【正文】 第一篇：怎樣做個好秘書（標題、摘要、正文、參考文獻 封面、封底 秘書的角色條件 形成對秘書角色的正確認識 職業(yè)要求 能力）１）文秘專業(yè)是一個傳統(tǒng)的人文類基礎(chǔ)性專業(yè)，隨著市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展，整個社會對文秘人才的需求狀況正在發(fā)生深刻的變化。目前，文秘人員的就業(yè)渠道已經(jīng)由原來的面向行政事業(yè)單位為主轉(zhuǎn)向企業(yè)單位，尤其是正在成長發(fā)展的各類中小型企業(yè)單位。這類企業(yè)規(guī)模相對較小，工作分工細化程度不高，因而對文秘人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求。文秘人員往往身兼多職，集文秘工作、財務(wù)、統(tǒng)計、人事、檔案管理等多種工作于一身，除了必須具備的文秘專業(yè)知識和能力之外，還要掌握其他非文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識；不僅要具備辦文辦事、熟悉掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力，還要有熟悉駕馭語言的能力和較強的社會活動能力。他們既要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)當“門面”、當“窗口”，搞接待、公關(guān)，還要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出謀獻策、輔助決策。從需求數(shù)量上看，被調(diào)查的民企百分之百需要文秘人才，百分之九十以上單位需要12個，100%的單位需要35個或更多；從需求層次上看，80%以上的單位選擇了大專（高職）畢業(yè)生，只有20%左右的單位需要本科生及本科生以上的畢業(yè)生，他們更看重的是文秘人才的專業(yè)素養(yǎng)；從需求的類型上看，65%的單位選了復(fù)合型秘書，15%的選用了應(yīng)用型秘書，10%的選用了創(chuàng)新型秘書，5%的單位選了操作型、技術(shù)型秘書。其次，企業(yè)等就業(yè)崗位注重文秘專業(yè)畢業(yè)生的綜合素質(zhì)，從高至低依次為：思想和道德素質(zhì)（33%）、文化素質(zhì)（27%)、業(yè)務(wù)素質(zhì)（13%）、心理素質(zhì)（8%）、團隊協(xié)作精神和溝通協(xié)調(diào)能力（5%)等。（２）日前各行各業(yè)對秘書的要求也在不斷提高，只會打雜的“聽話”秘書已經(jīng)難以再滿足職場的需求，擁有高學歷的高級秘書證書正逐漸成為人才市場上的緊俏資源。秘書“是世界范圍內(nèi)最廣泛的社會職業(yè)之一”,秘書工作在當前瞬息萬變的社會中越來越多地顯現(xiàn)出其重要性。更多人看重秘書這個工作,但是怎樣做一個合格秘書,如何制定自己的秘書職業(yè)生涯的規(guī)劃,可能還是很多身為秘書的人所不能認識和不能做到的。秘書不是決策人,但又是決策層中一個不可缺少的組成部分,對保障整個組織工作的順利運作乃至成功起著重要作用。在一個組織中,秘書既要參與策劃又要參與管理還要參與決策,起著上情下達、下情上傳的溝通作用,還起著協(xié)調(diào)基層管理人員、員工與決策層關(guān)系的作用,因而秘書是沒有職務(wù)的特殊領(lǐng)導(dǎo)人（３）秘書并不是一種簡單重復(fù)上司指令的的工具，它不僅能發(fā)揮自己的創(chuàng)造性，而且也需要她們發(fā)揮自己的創(chuàng)造性，這就是秘書工作最大的優(yōu)點。作為現(xiàn)代人，他們在選擇自己的職業(yè)時，雖然他們還看重工資報酬、勞動環(huán)境和條件，但越來越多的人更看中工作中的人與人之間的關(guān)系。因此，能與企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人一起工作的感受，能極大地激發(fā)他們的主觀能動性，也是人們追求的工作意義和自我實現(xiàn)的目標，因此，秘書正成為一種能自我提高的黃金職業(yè)。由于秘書工作范圍比較廣，需要自己隨機應(yīng)變處理的事情多，與公司高層領(lǐng)導(dǎo)人接觸的機會多，在激勵自我提高的同時，擴充了自己的社會關(guān)系網(wǎng)絡(luò)；在從事多種業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上積累的秘書經(jīng)驗，為自己將來轉(zhuǎn)到別的部門發(fā)揮自己的優(yōu)勢提供了保證?，F(xiàn)在社會上很多有名的政治家和企業(yè)家，當初都是以鯉魚跳龍門的方式從秘書崗位上脫穎而出的。職責素描：1．負責上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和校內(nèi)各單位來文的辦理工作。2．負責黨委、行政、辦公室發(fā)文的管理工作。3．負責收文和發(fā)文執(zhí)行情況的督查工作。4．負責涉密文件、資料的保密工作，做好保密宣傳教育工作。5．負責辦公室資料、報刊的管理。如何做個好秘書？（1）傳統(tǒng)觀念上覺得秘書是吃“青春飯”的,“行行出狀元”,？我想我們秘書這一職業(yè)有時候也需要類似的人才,甚至可以說是“全能型”,——通常指英語,這是最基本的條件；做文秘的人工作在辦公室,文字處理的工作特別多,所以對一些現(xiàn)代化機器的熟練掌握也是不用多說的最基本的能力,秘書的職業(yè)道德備受重視,每一行有每一行的規(guī)矩,秘書是工作在老板身邊最親近的人,老板出差不便看郵件時,我們要處理一些文件,除了講一口流利的英語、熟練使用計算機和擬寫各種文件外,還有很重要的是應(yīng)具備良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預(yù)見能力、,真正的好秘書是不會倚仗這種手段在職場上攀升的?！苊貢鳰onica（2）時常聽到一些對秘書的普遍性描述：聰明、細心、謹慎、,秘書還應(yīng)該有靈氣、有悟性、有團結(jié)能力；能提出有創(chuàng)造性的建議,但是客戶們一進門先瞅見我,、另類,只要大方得體就行,不僅要和客戶打交道,夾在上下兩級之間,一定要尋求到好的一個平衡點,正確傳達領(lǐng)導(dǎo)的意思表示,、秘書這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務(wù),難以避免要打電話去催客戶支付費用,說得難聽點有點“討債”的味道,但這是我工作的一部分,總結(jié)了一套經(jīng)驗技巧,?！貢鳭essy（3）我曾經(jīng)在一家公司做文秘,深覺女秘書不好當,特別碰著這么一個上司,自己再怎么端莊嚴謹,有時候也很無奈！上司不好伺候,更不好得罪,那時我就隱隱意識到潛在的危機：萬一工作出了什么紕漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相威脅,畢竟我知道我是為了什么而工作,、銜接好各種差旅日程、起草財務(wù)或者人事方面的報告、,我這個女老板性子急起來容易沖人發(fā)脾氣,通常情況而言,：萬一在老板心情不好時處理不當,要么使老板小看你,要么激化雙方的矛盾,同時提高工作能力和辦事效率?！貢〗恪ⅲ阂陨腺Y料均來自無憂網(wǎng)針對以上信息，我再次做下小結(jié)：要成為一個優(yōu)秀的秘書人員，對大學生的要求主要有以下幾點：，普通話流利，英語水平四級以上 ２．具有良好的專業(yè)技能，必須聰明、謹慎、細心、主動、考慮周到、忠誠，像老板一樣熱愛公司，一切為公司的利益著想。３．必須具備的素質(zhì)有保守機密，良好的文字處理能力，要有主動性和可靠性，信息準確無誤，能隨機應(yīng)變，認同不同的個性，冷靜處事４．具有良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預(yù)見能力、創(chuàng)新能力、．有靈氣、有悟性、有團結(jié)能力；能提出有創(chuàng)造性的建議,并且凡事懂得分出輕重６．必須學會察言觀色，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行有效率的工作身為秘書，在工作中應(yīng)注意的問題：：秘書地位的特殊性，很多時候會尷尬。因此，要與上司成為朋友，但不能親密無間，太隨便，或是輕視上司，這是根本性的錯誤；不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默無聞，讓他感到你的存在，但非無所不在。體諒上司的勞苦，分擔他的壓力。要觀察細致，盡可能考慮周到。不急于表功。要把功勞讓給上司，表面上他可能會謙虛一番，私下底他會對你存有好感。不忙著提建議。你的建議都表明對上司目前工作運作的不滿，所以要選擇好時間場合，才會有助于問題的解決。不依靠上司，要保持工作積極態(tài)度，主動幫助、輔佐上司，要有相應(yīng)的獨立性。2．與工作人員關(guān)系協(xié)調(diào)：要和同事們和平共處，不搞派系。在工作角色上，大家是平等的。要有合作精神，主動幫助同事，消除隔閡，創(chuàng)造和睦的工作氣氛。要寬容體諒他人，不強求別人。不同的人能力素質(zhì)不同，要善待世事。要勇于承擔責任。這一點很重要，工作中難免有錯誤，“心底無私天地寬”，有了問題能勇于承認錯誤和承擔責任，反而會得到別人的原諒和敬重。此外，秘書的禮節(jié)、儀表、服飾和幽默感會影響到你公司的文化氛圍、職員們的精神面貌等諸多方面，不能簡單敷衍了培養(yǎng)秘書口頭報告能力秘書人員的口頭報告能力，是一個人分析能力、協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力、表達能力的綜合體現(xiàn)。迅速、簡潔、準確的口頭報告，有利于領(lǐng)導(dǎo)及時掌握情況，迅速作出決策。培養(yǎng)秘書人員的口頭報告能力，要從以下細節(jié)著于：一、精心過濾，區(qū)別處理、區(qū)別對待、慎重處理，以免干擾領(lǐng)導(dǎo)的正常工作，甚至給領(lǐng)導(dǎo)造成被動。二、弄清原委，力求準確。視信息的真實性、完善性為生命，按時間、地點、人物、事件、經(jīng)過、結(jié)果六要素調(diào)查了解，構(gòu)建完善的信息。三、打好腹稿，簡明扼要。說話要講究層次，抓住主要事實；語言要精煉，不能重復(fù)；客觀陳述，不攙雜個人觀點，以免影響領(lǐng)導(dǎo)獨立思考。四、舉止沉穩(wěn)，口齒清晰。無論大事小事、難事易事、急事緩事，都要做到舉止沉穩(wěn)，語調(diào)節(jié)器平和，口齒清晰，不卑不亢。五、把握時機，靈活對待。在人員較多的場合，一般應(yīng)注意保密，宣向領(lǐng)導(dǎo)個別報告。領(lǐng)導(dǎo)情緒不好時，要盡量做到語言平實、平鋪直述，以免引起領(lǐng)導(dǎo)情緒波動，影響對事情的正確答復(fù)或處理。不是特別急的事情，還可緩一步報告。領(lǐng)導(dǎo)正在講話或聚精會神地處理某一文件，一般不要立即報告。秘書日常工作程序3領(lǐng)導(dǎo)文具、茶水準備、家具、物品有序擺放4分拆信件、分送報紙5領(lǐng)導(dǎo)到達時6提示領(lǐng)導(dǎo)本日日程 匯報有關(guān)事項 詢問領(lǐng)導(dǎo)本日日程7督辦重要事項，急事急辦8進行正常事務(wù)工作9接聽電話 接待來賓 資料整理 撰寫文稿 打印復(fù)印 來往文件 領(lǐng)導(dǎo)隨并記錄 并校對 收發(fā)傳真 處理催辦 叫服務(wù)10領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他任務(wù)11下班時間向領(lǐng)導(dǎo)征詢需辦事項12確定是否陪領(lǐng)導(dǎo)或在家加班13檢查文件、鎖具、電器、電源情況后下班領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火時秘書如何對待人都有脾氣，誰都有發(fā)脾氣的時候，終生不發(fā)一次脾氣的人是沒有的。其區(qū)別僅僅在于，有人脾氣大，有人脾氣小，有人是亂發(fā)脾氣，有人故意用發(fā)“脾氣”去達到一定的目的。老板是人，自然具有人的一切屬性，即老板當然也會發(fā)脾氣。就通常的情況來看，老板發(fā)脾氣往往與工作有關(guān)，即老板們常常是有意無意地在用發(fā)脾氣的手段去達到一定的工作目的。發(fā)脾氣對于一般人而言是一種應(yīng)該控制的不良情緒，但對于老板而言往往代表著一定的權(quán)威，這一點可以從戰(zhàn)場上前線指揮員的行為態(tài)度得到驗證。不少指揮員在激戰(zhàn)時都是發(fā)著脾氣指揮作戰(zhàn)。發(fā)脾氣往往能使對方產(chǎn)生心理震撼。而下屬、員工的心里震撼，常常是老板希望看到的應(yīng)激效果。假如，老板在指揮工作時，其指令不能對下屬產(chǎn)生心理震撼，往往影響其工作效率。所以，就一般情況而論，權(quán)力越大的人其脾氣往往也就越大。當然，所說的脾氣是指理智控制下的“脾氣”，超過理智界線的“脾氣”常常導(dǎo)致相反的效果。員工在與老板打交道、相處時，必須正確對待和妥善處理老板發(fā)脾氣的問題。否則，要么會使老板小看你，要么激化以方的矛盾，從而使一方、或雙方遭受不應(yīng)有的損失。對待老板發(fā)脾氣的正確態(tài)度是：只要老板不是有意侮辱人格，或故意找岔子，你應(yīng)該以忍讓為上。特別是當員工在工作上出了差錯，老板為此發(fā)脾氣時，你不僅應(yīng)該忍耐，而且應(yīng)主動表示認錯或道歉。因為，事實證明，糾正一個人的錯誤的最好方法，與其說是和風細雨，不如說是適當?shù)匕l(fā)點脾氣，只要不超分寸，后者的教育效果往往優(yōu)于前者。因此，對待老板因工作問題發(fā)脾氣的正確態(tài)度是忍耐、自我反省、總結(jié)教訓。假如在老板發(fā)脾氣時，你認為自己受到了委屈，也不應(yīng)該當場頂撞和對抗，同樣應(yīng)該忍耐，不同的是，你可等老板冷靜之后再向其做解釋。當然，這是指比較重大的事情，對于一些不涉及切身利益和個人尊嚴的小事情，你則大可不必與老板斤斤計較。值得指出的是，那些在老板對其發(fā)脾氣之后，特別是受到委屈對待時，能主動向老板表示親近的員工，將會被視為聰明、有理智的人。這不是委屈求全、而是一種良好的素質(zhì)修養(yǎng)。此時，最愚蠢的行為，莫過于當場與老板對抗、頂撞。當然，地于那些品質(zhì)惡劣、視員工為奴隸，動輒以發(fā)脾氣來壓服下屬、員工的老板，筆者并不提倡逆來順受。具體的處理方法有三：一是“綿里藏針”。即你可采取比較溫和的態(tài)度，強硬的措辭，向老板表示反抗，比如，你可用和藹的語氣，向老板說出一些有份量的話；二是“旁敲側(cè)擊”。即你可以采用“借喻”、“比喻”、“喑喻”的手法，向老板表示反抗。三是“針鋒相對”。對于低素質(zhì)的老板，你不必過于忍讓?！搬樹h相對”往往能使對方的行為有所收斂。但是必須注意有理、有利、有節(jié)，不可隨意擴大矛盾。秘書寶典十招有些事要想到領(lǐng)導(dǎo)前邊雖然你要聽領(lǐng)導(dǎo)布置工作，但有些事情，秘書要想在領(lǐng)導(dǎo)前邊，當好領(lǐng)導(dǎo)參謀。這樣做，領(lǐng)導(dǎo)才會感到你是一個好秘書。領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要提前交卷如寫材料、搞調(diào)查等，一定爭取按領(lǐng)導(dǎo)要求提前一點完成，對于按照要求完不成的任務(wù)，要提前向領(lǐng)導(dǎo)打招呼，使領(lǐng)導(dǎo)早有安排，免得被動。注意保密工作秘書和在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的職員，知道好多機密事情，有的事要比其他群眾早一些時候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會給領(lǐng)導(dǎo)添麻煩的。負責做領(lǐng)導(dǎo)與他人的溝通工作當領(lǐng)導(dǎo)與另外領(lǐng)導(dǎo)或其他人發(fā)生矛盾時，做秘書工作的不能在領(lǐng)導(dǎo)面前火上加油，而要做領(lǐng)導(dǎo)的思想工作，使其消氣，并為領(lǐng)導(dǎo)向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會以為秘書的行動是受他的領(lǐng)導(dǎo)指使的。平時多給領(lǐng)導(dǎo)提供資料領(lǐng)導(dǎo)比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有關(guān)資料及時提供給領(lǐng)導(dǎo)，這會對他的決策有參考價值。善于聽取領(lǐng)導(dǎo)意見對領(lǐng)導(dǎo)的批評或要求，要認真聽取，不要因小事而同領(lǐng)導(dǎo)翻臉。有不同意見，可慢慢與領(lǐng)導(dǎo)溝通。不要輕易在領(lǐng)導(dǎo)面前告別人的狀輕易告別人的狀，影響領(lǐng)導(dǎo)對他人的看法，如果看錯了人，領(lǐng)導(dǎo)會從內(nèi)心埋怨秘書。最好，只同領(lǐng)導(dǎo)談某些工作，不做那種議論是非的事。不向領(lǐng)導(dǎo)提過高的有利于自己的要求比如機關(guān)要分房子，秘書已經(jīng)有了不錯的住房，還想要一套。這樣的事會使領(lǐng)導(dǎo)為難的。如果辦不成，以后領(lǐng)導(dǎo)會過敏地認為你不滿意了，即便辦成，影響也不好。多到群眾中去聽聽群眾對一些事情的議論和看法，以便提供給領(lǐng)導(dǎo)。秘書做到及時反映群眾要求，可以使領(lǐng)導(dǎo)辦事不脫離群眾，群眾也會對秘書反映群眾情緒的作法極為滿意。要關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)的生活經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身旁工作，對領(lǐng)導(dǎo)的飲食、作息時間、身體健康多進行關(guān)懷照顧，既體現(xiàn)了關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)，又反映了同事之情。秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的組成于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個方面:基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、相關(guān)知識一、基礎(chǔ)知識秘書工作者知識的第一個層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣，基礎(chǔ)知識要扎實。為此秘書工作應(yīng)掌握以下三個方面的知識。基礎(chǔ)知識的基礎(chǔ)，包括語文、數(shù)學、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字