【文章內容簡介】 選擇在“目錄名稱”中填寫之前通過“系統(tǒng)管理”模塊中已設置完畢的目錄名稱“new”，點擊“檢索”按鈕，系統(tǒng)彈出提示框（如圖）：page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書窗口詳細顯示了檢索的“new”目錄的細則情況，選擇點擊該目錄，最后點擊上述圖示中的“歸檔”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)彈出窗口：點擊確定按鈕，系統(tǒng)提示，“系統(tǒng)歸檔成功”，對于通過上述一系列操作而最終歸檔到“案卷目錄”的子目錄“new”下的文件，可以直接在“案卷目錄”的子目錄“new”下，對其進行“內部文件查看”操作，即可發(fā)現(xiàn)該文件正依存于“new”目錄下。如圖所示：現(xiàn)在在“案卷目錄”下的“文件目錄”中選擇另一條已歸檔完畢的檔案記錄，再次將鼠標移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：選擇點擊“檔案返回至文件管理”，這時系統(tǒng)會彈出提示框“是否確定返回至文件管理”，如用戶點擊確定，則將使這條已歸檔的檔案重新返回至文件管理的初始“未歸檔”狀態(tài)中，該功能在“以件歸檔”中同樣存在，方便用戶對已歸檔的檔案信息進行二次操作。由于實際用戶在進行檔案錄入信息的同時，不可避免的會出現(xiàn)多種檔案類別的區(qū)分，因此在本系統(tǒng)中，除提供了標準的檔案信息錄入外，還為用戶提供了多種檔案類別的整理操作，可以幫助用戶根據(jù)檔案信息不同類別進行自定義整理，從而使系統(tǒng)內的檔案文件更為清晰明了，便于檔案信息的二次利用及整理。用戶通過檔案整理功能，極大的幫助了檔案工作者減輕了工作負荷，提高了檔案錄入整理效率，同時又便于普通檔案利用者對檔案的查詢操作。page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書類似于本系統(tǒng)中的立卷歸檔操作流程，以件歸檔也是按照文件的來源方向分為“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內部文件登記”共三類的檔案錄入方式。相同于“立卷歸檔”操作，首先在“文件管理”的“收文登記”中選擇要錄入（著錄）的檔案文件，如圖所示：選擇完畢要著錄的檔案文件后，有別于立卷歸檔操作，請將鼠標移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：此時，注意請選擇“以件歸檔”選項，系統(tǒng)彈出提示框，如圖：點擊確定按鈕，系統(tǒng)彈出提示框，提示“檔案歸檔成功”，該檔案文件，將自動流入“以件歸檔”的“歸檔文件目錄”中，進行完上述操作步驟后，該檔案實際上已經(jīng)完成了以件歸檔的操作流程，如圖所示目錄：page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書用戶可在該目錄下直接查詢到所有以件歸檔文件，并進行等同于立卷歸檔的案卷歸檔、檔案整理、查詢，檢索等所有操作，用戶可參考立卷歸檔流程對以件歸檔進行相同操作。檔案整理操作是整個檔案管理系統(tǒng)中的重要組成部分，針對用戶通過“檔案錄入”功能錄入的多種類檔案，檔案管理部門必須要在本系統(tǒng)中創(chuàng)建各自對應的檔案種類類別，從而使檔案整理人員將錄入的檔案信息整理至上述各類對應的檔案種類內，最終達到規(guī)范化檔案管理的目標。對應檔案整理功能，隨之產生的需求首先就是創(chuàng)建對應的檔案種類，本系統(tǒng)根據(jù)用戶的實際需求提供了兩種檔案種類創(chuàng)建方式，一種為通過“系統(tǒng)管理”模塊中“歸檔類目管理”操作添加新建全宗，系統(tǒng)會默認自動添加標準常用的10大類檔案種類，這部分種類包含：立卷歸檔、以件歸檔、立卷整理、簡化整理、照片、錄像帶、錄音帶、電影帶、會計檔案、實物檔案。另一種可根據(jù)用戶自身需求，進行自定義創(chuàng)建，該功能同樣通過“系統(tǒng)管理”中的“歸檔類目管理”操作添加實現(xiàn)，創(chuàng)建完畢后的檔案種類將同樣顯示于“檔案整理”的左側樹狀欄中，方便用戶進行操作。了解到如何將一則檔案信息進行標準的立卷歸檔以及以件歸檔后，下面以“照片”類的檔案整理為例，了解如何對其進行檔案整理流程。首先，用戶點擊“檔案錄入”一級菜單，在“立卷歸檔”中的“文件目錄”下選擇一條已歸檔的檔案文件，然后將鼠標移至內容顯示區(qū)的“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，請點擊“檔案整理”選項，系統(tǒng)彈出對話框“您確定要整理嗎”，如圖所示：page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書點擊“確定”按鈕，出現(xiàn)提示框，如圖：選擇將該檔案信息要整理至的目錄，在這里，選擇首先將該檔案整理至”照片”類的文件目錄下，所以需要在“文件目錄”下選擇“照片”，點擊“整理”按鈕，出現(xiàn)提示框：選擇“確定”按鈕，出現(xiàn)提示框：通過上述一系列的操作，已將該檔案文件歸檔至“照片”檔案的“文件目錄”下，用戶可以通過點擊“檔案整理”一級菜單，在系統(tǒng)左側樹狀欄“照片”下的子樹“文件目錄”下page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書查詢到上述被整理的文件，如圖：如上圖所示，對于已經(jīng)被整理至“照片”子樹“文件目錄”下的檔案文件，系統(tǒng)顯示區(qū)同樣提供了“操作”，“工具”，“打印”“檢索”四個功能操作按鈕。用戶可將鼠標移至“操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，里面包含“修改”，“刪除”選項，用戶可在已選擇該檔案信息下，對該檔案文件行修改和刪除的操作。用戶同樣也可以在已選擇檔案信息的前提下，將鼠標移至“工具”按鈕，系統(tǒng)同樣出現(xiàn)下拉菜單，主要顯示內容為：“檔案返回至文件管理”與“檔案整理”，針對“檔案返回至文件管理”功能，主要是指用戶可將已整理完畢的檔案文件逆向流轉，重新使其返回到初始未歸檔文件狀態(tài)，至于“檔案整理”功能，主要是指針對上述整理完畢后的檔案文件將其重新整理歸檔至本類“照片”類檔案的“案卷目錄”中，或將其整理至本系統(tǒng)內的其他類別檔案的案卷目錄或子目錄中的操作。在進行“檔案整理”操作的過程中，系統(tǒng)彈出窗口為雙頁面，上述操作是選擇將該檔案直接整理至“照片”類的“文件目錄”下，與此同時，系統(tǒng)同樣提供了“案卷目錄”頁面，其操作原理與上述選擇“文件目錄”相同，用戶可進行參考操作將檔案整理至“案卷目錄”下，如圖：對比整理檔案至“文件目錄”下操作，用戶在選擇整理檔案至“案卷目錄”時，存在部分檔案種類的案卷目錄下包含子目錄或多級子目錄的情況，這樣，就給用戶帶來了無法直接便捷選擇整理該檔案的問題，因此，系統(tǒng)針對這個問題，提供了目錄“檢索”操作，該檢索又分為“普通檢索”與“跨目錄檢索”兩種方式，“普通檢索”面對對象主要是針對檔案目錄只存在一級目錄的情況，而“跨目錄檢索”主要面對對象為檔案目錄下包含多級子目錄的情況，如圖：page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書系統(tǒng)操作人員通過系統(tǒng)提供的上述檢索方式可以更加迅捷的查詢目標整理檔案目錄，提高了工作效率，減少了工作負荷，另一方面也使不同類別的檔案整理工作變的更加合理清晰。該功能模塊下含三個子功能模塊，分別為“檔案保管期限鑒定”、“密級鑒定”以及“檔案回收站”。檔案保管期限鑒定主要是針對“檔案整理”完畢后檔案文件的保管期限的鑒定設置，用戶可通過點擊系統(tǒng)左側樹狀欄“保管期限鑒定”子樹，進入“保管期間鑒定”內容顯示區(qū)對其進行詳細設置，如圖：系統(tǒng)內容顯示區(qū)為系統(tǒng)用戶展示了“操作”，“檢索”按鈕，可將鼠標移至“操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：首先點擊“添加”操作，系統(tǒng)彈出提示框：如圖：page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書用戶可通過系統(tǒng)提示窗口內文件目錄與案卷目錄進行查詢，對所查詢到的某個或多個檔案文件進行鑒定操作，選擇單獨一例檔案文件，系統(tǒng)內容顯示區(qū)顯示以下信息，如圖：用戶可在內容顯示區(qū)內對該檔案文件進行保管期限的鑒定操作，系統(tǒng)提供了“原保管期限”，“變更保管期限”“鑒定原因”“備注”等詳細細分選項，方便用戶對檔案文件進行保管期限鑒定的多種操作。對于已經(jīng)鑒定完畢的檔案文件，系統(tǒng)內容顯示區(qū)會自動顯示其記錄，如圖：用戶可憑借相應查詢權限的賦予，對已經(jīng)鑒定完畢的檔案進行“檢索”查詢，同時，也可以對已經(jīng)鑒定完畢的檔案，通過“操作”按鈕下賦予的“修改”“刪除”操作功能，對其進行二次操作。在檔案“保管期限鑒定”的操作中，系統(tǒng)對已經(jīng)鑒定完畢的檔案文件，同樣根據(jù)權限分配原則，賦予了部分檔案管理者對該檔案保管期限鑒定的“審批”功能，這部分的審批用戶可將鼠標移至每條鑒定完畢后的檔案條目“操作”上，如圖，選擇點擊審核 操作，系統(tǒng)內容顯示區(qū)出現(xiàn)該檔案的保管期限鑒定資料，如圖：page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書有所不同的是，由于本次操作是針對檔案保管期限鑒定的審核，因此，內容顯示區(qū)部分多出了“審核意見”欄，審核人員可將具體審核信息填寫于此，并進行保存或重置。至此完成了將一則檔案信息進行保管期限鑒定并審核的全部操作。密級鑒定操作原理檔案“保管期限鑒定”相同，有所不同的是密級鑒定是賦予系統(tǒng)檔案操作者對整理完畢的檔案信息進行密級鑒定分配的過程，包括檔案密級鑒定的審核等部分操作。系統(tǒng)“檔案回收站”功能類似于微軟視窗系統(tǒng)中的“回收站”功能，為用戶提供了一個避免由于誤操作或其他原因刪除檔案文件后而造成損失的解決方法，對于本系統(tǒng)所有已歸檔的檔案資料，如果通過刪除操作后，都將直接流轉到“檔案回收站”中，如圖所示：“檔案回收站”功能在系統(tǒng)內容顯示區(qū)提供了“工具”與“檢索”兩個操作按鈕，用戶在選擇一條已經(jīng)刪除的檔案資料后，將鼠標移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：用戶可對被選擇的檔案資料進行“徹底刪除”與“檔案還原”的操作，同時，針對已經(jīng)刪除的全部檔案資料，用戶也可將鼠標移至“檢索”按鈕，對“檔案回收站”中的已刪除檔案資料進行檢索查詢，并對檢索后的結果進行二次操作。這里需要重點說明的是，檔案管理系統(tǒng)在上述的檔案“徹底刪除”操作中，系統(tǒng)默認是對檔案資料的邏輯刪除，而非物理刪除，被“徹底刪除”后的檔案信息于系統(tǒng)中是無法查詢的，但系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中保留對其備份，采用這種方式來對檔案資料進行保管或銷毀的操作，主page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書要是考慮到最大限度保證用戶檔案信息資源安全，避免誤操作或其他非主觀性錯失操作造成的嚴重后果。4檔案檢索檔案資料最初的兩個基本需求應用，在解決檔案保存后，就要面對檔案資料的利用，在一則檔案信息被利用前，首先應該被檢索出來，本系統(tǒng)采用采用ajax概念技術，提供與服務器異步通信的能力，同時采用優(yōu)化了的系統(tǒng)搜索引擎，因此用戶在檢索檔案資料時將體驗到更為快捷、準確的檢索效果。本系統(tǒng)對檔案資料的檢索提供了：直接檢索、組合檢索、定制檢索、系統(tǒng)條件、歸檔檢索共五種檢索方式以供系統(tǒng)用戶進行檔案資料檢索操作。在本系統(tǒng)中，“直接檢索”可廣泛應用于對部分檔案利用者對其所要檢索的檔案信息了解不全的情況下的檢索，這部分需求用戶，他們很可能只知道檔案信息的一個或幾個有限字段，如檔案的提名、編號、成文日期，檔案類型等僅僅幾個條件，想藉此為查詢條件對所需求檔案進行檢索查詢。本系統(tǒng)提供模糊查詢功能，可對相似字段進行全部檢索并顯示，舉例說明，如用戶查詢的檔案題名為“test”,而實際檔案資料庫中也存在著檔案題名為“test1”的檔案文件，那么系統(tǒng)會自動將所有字段類似“test”的檔案文件全部顯示于系統(tǒng)的內容顯示區(qū)，供查詢用戶進行篩選，并最終確定正確檢索需求檔案文件。本系統(tǒng)提供了多達60多種關鍵字條件查詢，這就極大豐富了檔案利用者的檔案查詢條件，從而為檔案檢索后的申請借閱利用創(chuàng)造了良好的條件，同時，另一方面，對于檔案管理部門來說，也可以通過本系統(tǒng)的檔案檢索平臺，開放簡潔的檔案檢索操作，實現(xiàn)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化的檔案檢索借閱管理，加強有檔案利用需求的員工與檔案管理部門之間的在線互動，減少繁瑣的中間環(huán)節(jié)，使信息可以迅速、準確地互達，從而極大地降低檔案管理成本。以下圖示為本系統(tǒng)提供的直接檢索功能中涉及的部分關鍵字查詢，用戶可根據(jù)自身所了解的字段進行填寫，檢索，24 page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書本系統(tǒng)在部分關鍵字條件中提供了多項選擇條件，方便用戶縮小檢索范圍，提高檢索的精確度，如圖：用戶可根據(jù)實際檔案條件，選擇上述圖示中任意條件，而取得更好的檢索效果。對于通過上述檢索條件設置，而最終檢索出的檔案文件，如果該檢索用戶具備系統(tǒng)賦予的相關權限，這部分權限包含：原文訪問、附件訪問等。那么該用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的上述權限，對該檢索后的檔案文件進行對應權限操作。如該用戶不具備上述任意權限，那么系統(tǒng)還在檢索后的檔案列表上提供了兩個操作按鈕：“工具”，“返回”，如圖：用戶可將鼠標移至“工具”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：用戶可在選擇一條檔案信息后點擊“借閱創(chuàng)建”按鈕，則該條被申請的檔案信息將自動page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書流轉至“檔案借閱”模塊中的“借閱審批”子模塊。這里需要注意的是，在用戶點擊借閱申請按鈕后，系統(tǒng)將默認申請用戶創(chuàng)建了一個檔案借閱申請請求，而非最終將該申請直接提交到檔案借閱審批員處，申請用戶可在本系統(tǒng)“借閱申請”模塊中，通過點擊“我的申請”中的“未提交”功能樹，查閱之前用戶提交的借閱申請檔案信息并點擊“提交申請”操作，完成檔案檢索后的申請借閱全部流程。用戶在“我的借閱”功能樹的未提交列表中可對申請借閱信息進行刪除和修改操作，即停止檔案借閱申請流程或對已創(chuàng)建的檔案借閱申請進行細則修改操作后再提交。對于提交申請的借閱信息，將自動流轉至“借閱審批”功能中“未處理”模塊，由檔案管理部門的檔案借閱審批人員根據(jù)用戶提交的檔案申請借閱信息細則，確定是否通過審核，予以借用。如果說簡單檢索是只通過對單一條件的選擇進行檢索操作，那么組合檢索就意味著可以為系統(tǒng)用戶提供多條件的、復合式的、可多項選擇的檢索操作，該功能相對比于簡單檢索，在設置檢索條件時可供選擇的范圍更為廣闊，精確度更高，但同時也帶來了操作流程相對比簡單檢索更為系統(tǒng)化、復雜化的問題。用戶鼠標點擊“組合檢索”菜單，系統(tǒng)內容顯示區(qū)如下：在內容顯示區(qū)的首行，系統(tǒng)除了提供組合條件選項外，還增加了內容添加區(qū)，用戶首先點擊“全宗號”后的下拉箭頭菜單，出現(xiàn)以下圖示：page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書系統(tǒng)下拉菜單顯示諸如“父目錄號”“檔案編號”“檔案題名”等眾多的組合條件選項，用戶可自定義選擇其中任意一項后，選擇內容區(qū)首行后的關系條件“包含”“不包含”等，在前兩項條件組合選擇完畢后，繼續(xù)點擊系統(tǒng)內容顯示區(qū)首行第三組條件，系統(tǒng)會彈出提示框，或為目錄，或為時間，或為人員，其彈出的窗口情況是根據(jù)用戶選擇的前兩組組合條件而定，在用戶選擇自定義條件組合后，系統(tǒng)會自動根據(jù)前列組合條件進行相關數(shù)據(jù)的匹配，便捷用戶的操作檢索。由于是組合檢索，因此，用戶可在完成一個或