【正文】 Access 是一種關(guān)系數(shù)據(jù)庫工具，關(guān)系數(shù)據(jù)庫是已開發(fā)的最通用的數(shù)據(jù)庫之一。第二章怎樣開發(fā)一個(gè)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？編程環(huán)境的選擇微軟公司的Visual Basic ，使目前最為廣泛的、易學(xué)易用的面向?qū)ο蟮拈_發(fā)工具。在中小學(xué)中用計(jì)算機(jī)管理學(xué)生檔案的意義現(xiàn)在我國的中小學(xué)校中檔案的管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，這樣的機(jī)制已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，因?yàn)樗速M(fèi)了許多人力和物力，在信息時(shí)代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息管理所取代。ABSTRACTThe system of managing student file is a typical application of managing information system（know as MIS）,which mainly includes building up database of backend and developing the application interface of former required consistency and integrality and security of later should make the application powerful and easily looking up lots of datum, we selected Visual Basic presented by Microsoft because of its objective tools in offered a series of ActiveX operating a can give you a shortcut to build up a prototype of system prototype could be modified and developed till users are satisfied with : ActiveX , Form , 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)教育單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對(duì)于學(xué)校的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以學(xué)生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄?。在OA系統(tǒng)使用中產(chǎn)生的文件與信息，如會(huì)議管理、郵件管理、傳閱信息、通知公告、任務(wù)管理、公用文檔等，都可以直接的自動(dòng)歸入檔案管理中進(jìn)行管理。人數(shù)根據(jù)實(shí)際情況和需要而定。page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書與此同時(shí)，本系統(tǒng)同時(shí)應(yīng)用了ajax(交互式網(wǎng)頁應(yīng)用開發(fā)技術(shù))技術(shù)，該技術(shù)最大的優(yōu)勢為在不更新整個(gè)頁面的前提下維護(hù)數(shù)據(jù)，使得Web應(yīng)用程序更為迅捷地回應(yīng)用戶動(dòng)作，為系統(tǒng)使用用戶提供了更為良好的系統(tǒng)操作體驗(yàn)。首先，普通用戶通過對(duì)“資料檢索”而形成的“借閱申請”資料信息會(huì)進(jìn)入到“我的借閱”模塊中的“未提交”列表中，用戶可選擇該條借閱申請信息，選擇點(diǎn)擊“提交申請”按鈕，對(duì)資料借閱進(jìn)行正式保存提交操作，在上述操作后，該條信息將自動(dòng)流入“借閱審批”page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書中的“未處理”模塊，由資料管理員進(jìn)行查閱審批并授權(quán)借閱，如圖：系統(tǒng)資料管理審批員，將根據(jù)該列表內(nèi)提供的信息對(duì)借閱申請進(jìn)行批復(fù)審閱，對(duì)于已經(jīng)處理完畢的借閱申請信息，在通過“已處理”列表進(jìn)行顯示的同時(shí)還將顯示于資料借閱者“我的借閱”模塊中的“已處理”，“已通過”，“未通過”列表中。首先，用戶可通過點(diǎn)擊“操作”下的“添加”按鈕，添加位置索引信息，具體功能如圖：在添加索引信息完畢后，通過點(diǎn)擊系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)左上角的“保存”按鈕，可將該條索page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書引信息直接保存，在完成諸多條索引信息的建立后，用戶可通過點(diǎn)擊“檢索”按鈕，根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行實(shí)物檔案的檢索查詢。6檔案借閱檔案管理系統(tǒng)檔案借閱功能模塊，以檔案借閱面對(duì)使用對(duì)象為條件劃分為兩類，一類為面對(duì)檔案管理者，對(duì)應(yīng)功能模塊為“借閱審批”；另一類為面對(duì)普通的檔案借閱用戶。本系統(tǒng)在檔案檢索功能中還提供了系統(tǒng)條件檢索，該功能是本系統(tǒng)為簡化系統(tǒng)查詢條件而提出的檢索方式；主要提供了檔案資料是否：有刪除、有附件、已歸檔的條件檢索，系統(tǒng)提供了并與或得選擇，有效的簡化了系統(tǒng)檢索流程，同時(shí)，完善了系統(tǒng)檢索的內(nèi)涵，提高了檔案資料的檢索成功率。用戶鼠標(biāo)點(diǎn)擊“組合檢索”菜單，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)如下：在內(nèi)容顯示區(qū)的首行，系統(tǒng)除了提供組合條件選項(xiàng)外，還增加了內(nèi)容添加區(qū)，用戶首先點(diǎn)擊“全宗號(hào)”后的下拉箭頭菜單，出現(xiàn)以下圖示：page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書系統(tǒng)下拉菜單顯示諸如“父目錄號(hào)”“檔案編號(hào)”“檔案題名”等眾多的組合條件選項(xiàng)，用戶可自定義選擇其中任意一項(xiàng)后，選擇內(nèi)容區(qū)首行后的關(guān)系條件“包含”“不包含”等，在前兩項(xiàng)條件組合選擇完畢后，繼續(xù)點(diǎn)擊系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)首行第三組條件，系統(tǒng)會(huì)彈出提示框，或?yàn)槟夸?，或?yàn)闀r(shí)間，或?yàn)槿藛T，其彈出的窗口情況是根據(jù)用戶選擇的前兩組組合條件而定，在用戶選擇自定義條件組合后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)前列組合條件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的匹配，便捷用戶的操作檢索。以下圖示為本系統(tǒng)提供的直接檢索功能中涉及的部分關(guān)鍵字查詢，用戶可根據(jù)自身所了解的字段進(jìn)行填寫，檢索，24 page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書本系統(tǒng)在部分關(guān)鍵字條件中提供了多項(xiàng)選擇條件，方便用戶縮小檢索范圍，提高檢索的精確度，如圖：用戶可根據(jù)實(shí)際檔案條件，選擇上述圖示中任意條件，而取得更好的檢索效果。密級(jí)鑒定操作原理檔案“保管期限鑒定”相同，有所不同的是密級(jí)鑒定是賦予系統(tǒng)檔案操作者對(duì)整理完畢的檔案信息進(jìn)行密級(jí)鑒定分配的過程，包括檔案密級(jí)鑒定的審核等部分操作。用戶可將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，里面包含“修改”，“刪除”選項(xiàng)，用戶可在已選擇該檔案信息下，對(duì)該檔案文件行修改和刪除的操作。用戶通過檔案整理功能，極大的幫助了檔案工作者減輕了工作負(fù)荷，提高了檔案錄入整理效率，同時(shí)又便于普通檔案利用者對(duì)檔案的查詢操作。針對(duì)本系統(tǒng)中所有的檔案信息錄入，即“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內(nèi)部文件登記”，任意一類形式檔案信息，在經(jīng)過初始的信息錄入填寫保存，并進(jìn)行“立卷歸檔”操作后，都會(huì)統(tǒng)一流轉(zhuǎn)至“立卷歸檔”下的“文件目錄”中，如圖：page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書如上圖所示，對(duì)于已歸檔的所有檔案信息，系統(tǒng)在內(nèi)容顯示區(qū)的左上角均提供了“操作”，“工具”，“檢索”的操作按鈕。本系統(tǒng)提供了兩種檔案錄入方式：一種為傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)立卷歸檔模式；另一種為以件歸檔模式。本系統(tǒng)的界面風(fēng)格均采用這種窗口布局方式。page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書四 功能介紹檔案管理系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)圖檔案管理系統(tǒng)功能模塊分為兩類：基礎(chǔ)模塊、后臺(tái)模塊。來規(guī)范用戶訪問系統(tǒng)流程，通過系統(tǒng)的授權(quán)，可控制用戶訪問檔案資源的范圍，防止非授權(quán)訪問，保證系統(tǒng)的安全。本檔案系統(tǒng)采用java技術(shù)開發(fā)，具有跨平臺(tái)的先天性優(yōu)勢，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，對(duì)信息進(jìn)行充分的發(fā)掘利用，最終為各項(xiàng)工作的決策提供充分詳實(shí)的數(shù)據(jù)參考信息。，無法滿足跨區(qū)域異地檔案申請檢索、查閱、調(diào)用功能。，尤其是在面臨大容量檔案庫的情形下，更加凸顯工作效率較低的難題。除了將上述紙質(zhì)檔案電子化，實(shí)施具體的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)入庫之外，系統(tǒng)還為用戶提供了包括影像、照片等多類別的電子檔案歸檔入庫整理操作；這些措施為標(biāo)準(zhǔn)檔案庫的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理系統(tǒng)在用戶權(quán)限設(shè)置方面，采用了將用戶操作權(quán)限與用戶主題權(quán)限雙頁面單獨(dú)設(shè)置的模式，其優(yōu)勢是避免了系統(tǒng)超級(jí)管理員對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行無限制的增、刪、改、查的操作，從而對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的安全性造成巨大威脅。同比asp及php開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，在功能的擴(kuò)展方面更是asp及php開發(fā)平臺(tái)所不能比擬的。導(dǎo)航欄分布著系統(tǒng)的一級(jí)菜單，點(diǎn)擊一級(jí)菜單，窗口左側(cè)樹狀結(jié)構(gòu)菜單對(duì)應(yīng)顯示。用戶選擇點(diǎn)擊“新建word文檔”按鈕后，系統(tǒng)顯示以下界面：page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書如圖所示，系統(tǒng)提供了多達(dá)20余種檔案錄入正文本操作，可實(shí)現(xiàn)痕跡顯示、文檔保護(hù)、簽名印章等高級(jí)功能，使系統(tǒng)具備任意用戶操作的完整記錄，通過嚴(yán)格的安全認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)操作的不可推諉性。對(duì)已保存的檔案錄入信息，系統(tǒng)的操作按鈕提供了“修改”與“刪除”操作，用戶可對(duì)該檔案信息進(jìn)行修改以及刪除的操作。首先點(diǎn)擊“普通檢索”按鈕，系統(tǒng)彈出提示窗口（如圖）：系統(tǒng)提供了“目錄編號(hào)”，“目錄名稱”等多個(gè)關(guān)鍵字做為的用戶提供檢索條件，用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選擇填寫，在這里選擇在“目錄名稱”中填寫之前通過“系統(tǒng)管理”模塊中已設(shè)置完畢的目錄名稱“new”，點(diǎn)擊“檢索”按鈕，系統(tǒng)彈出提示框（如圖）：page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書窗口詳細(xì)顯示了檢索的“new”目錄的細(xì)則情況，選擇點(diǎn)擊該目錄，最后點(diǎn)擊上述圖示中的“歸檔”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)彈出窗口：點(diǎn)擊確定按鈕，系統(tǒng)提示，“系統(tǒng)歸檔成功”，對(duì)于通過上述一系列操作而最終歸檔到“案卷目錄”的子目錄“new”下的文件，可以直接在“案卷目錄”的子目錄“new”下，對(duì)其進(jìn)行“內(nèi)部文件查看”操作，即可發(fā)現(xiàn)該文件正依存于“new”目錄下。另一種可根據(jù)用戶自身需求，進(jìn)行自定義創(chuàng)建，該功能同樣通過“系統(tǒng)管理”中的“歸檔類目管理”操作添加實(shí)現(xiàn)，創(chuàng)建完畢后的檔案種類將同樣顯示于“檔案整理”的左側(cè)樹狀欄中，方便用戶進(jìn)行操作。對(duì)于已經(jīng)鑒定完畢的檔案文件，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)會(huì)自動(dòng)顯示其記錄，如圖：用戶可憑借相應(yīng)查詢權(quán)限的賦予，對(duì)已經(jīng)鑒定完畢的檔案進(jìn)行“檢索”查詢，同時(shí)，也可以對(duì)已經(jīng)鑒定完畢的檔案，通過“操作”按鈕下賦予的“修改”“刪除”操作功能，對(duì)其進(jìn)行二次操作。在本系統(tǒng)中，“直接檢索”可廣泛應(yīng)用于對(duì)部分檔案利用者對(duì)其所要檢索的檔案信息了解不全的情況下的檢索，這部分需求用戶，他們很可能只知道檔案信息的一個(gè)或幾個(gè)有限字段，如檔案的提名、編號(hào)、成文日期，檔案類型等僅僅幾個(gè)條件，想藉此為查詢條件對(duì)所需求檔案進(jìn)行檢索查詢。用戶在“我的借閱”功能樹的未提交列表中可對(duì)申請借閱信息進(jìn)行刪除和修改操作，即停止檔案借閱申請流程或?qū)σ褎?chuàng)建的檔案借閱申請進(jìn)行細(xì)則修改操作后再提交。該檢索功能的提出主要是針對(duì)組合檢索功能的升華，在用戶的實(shí)際使用過程中，存在著大量的具備同一組合條件的重復(fù)檢索情況，而檔案管理者在實(shí)際系統(tǒng)操作中，由于每次同一組合檢索條件的添加而產(chǎn)生了大量的重復(fù)性工作，因此，本系統(tǒng)提供了定制檢索這一功能來解決上述問題，該功能主要可以根據(jù)系統(tǒng)常用的組合檢索條件進(jìn)行定制，定制之后，無論是檔案操作人員還是普通檔案使用人員，只要具備系統(tǒng)賦予的相關(guān)權(quán)限，就可以根據(jù)已經(jīng)定制的組合條件進(jìn)行檢索操作，這一功能避免了檔案工作者的重復(fù)檢索設(shè)置流程，提高了工作效率，并為檔案申請使用者提供了更為迅捷的檢索方案，提升了普通檔案需求者對(duì)檔案管理部門檔案服務(wù)的滿意度。 檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)模塊中，本系統(tǒng)為檔案管理部門及檔案工作者提供的是“條件式”檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)為檔案部門以及工作者提供了諸如：全宗號(hào)、類別（模版）范圍、等多達(dá)80種條件，并可對(duì)上述80種條件選擇“并且”，“或者”的組合式條件檢索數(shù)量統(tǒng)計(jì)，最后系統(tǒng)還提供了對(duì)該統(tǒng)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表打印的功能，如圖：page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書類似于“組合檢索”功能模塊，在檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)中，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)同樣以組合條件的窗口顯示，用戶可根據(jù)實(shí)際需要來對(duì)檔案組合條件進(jìn)行設(shè)置并依據(jù)上述組合條件而進(jìn)行檢索統(tǒng)計(jì)操作。7檔案保管針對(duì)庫房溫濕度登記，檔案工作者可根據(jù)各自檔案管理單位定制情況，對(duì)本系統(tǒng)提供的相關(guān)參數(shù)進(jìn)行自定義設(shè)置，如圖：page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書在定義完畢上述具體參數(shù)后進(jìn)行日常的登錄登記，如圖：用戶可將具體測量數(shù)值填寫入內(nèi)，并進(jìn)行保存或查閱。資料創(chuàng)建完畢后，點(diǎn)擊“返回”按鈕，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)顯示以下界面：page of 44數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書用戶可通過點(diǎn)擊“工具”下的“歸檔”按鈕，對(duì)已經(jīng)創(chuàng)建保存的資料選擇“歸檔”操作，系統(tǒng)自動(dòng)彈出提示框，如圖：系統(tǒng)提示框里顯示為通過“目錄管理”而創(chuàng)建的資料目錄列表。在備份操作完畢后，如系統(tǒng)用戶需要對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)還原，則可通過本模塊下的“數(shù)據(jù)還原”操作進(jìn)行，點(diǎn)擊檔案表或目錄表的下拉箭頭提示框，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉提示框，提示用戶選擇具體某一點(diǎn)的備份進(jìn)行還原，如圖：用戶選擇還原點(diǎn)后，點(diǎn)擊內(nèi)容顯示區(qū)內(nèi)的數(shù)據(jù)還原按鈕，即可完成對(duì)備份數(shù)據(jù)的還原操作。（4）定期走訪專人定期、不定期走訪，調(diào)查項(xiàng)目實(shí)施和維護(hù)情況，現(xiàn)場解決用戶存在問題。檔案管理模塊還可以與OA其他功能模塊相關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔功能。而對(duì)于后者則要求應(yīng)用程序功能完備,易使用等特點(diǎn)。因此，開發(fā)這樣一套管理軟件成為很有必要的事情,在下面的各章中我們將以開發(fā)一套學(xué)生檔案管理系統(tǒng)為例,談?wù)勂溟_發(fā)過程和所涉及到的問題及解決方法。學(xué)生檔案的設(shè)計(jì)分析根據(jù)實(shí)際情況，我們使用原型法（Rapid Prototyping）即以少量代價(jià)快速地構(gòu)造一個(gè)可執(zhí)行的軟件系統(tǒng)模型。數(shù)據(jù)表示圖提供了一種類似于 Excel 的電子表格，可以使數(shù)據(jù)庫一目了然。Visual Basic、Access以及其他微軟的軟件產(chǎn)品都是通過共用JET數(shù)據(jù)庫引擎，從而給用戶提供了豐富的數(shù)據(jù)類型。關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的實(shí)現(xiàn)Access2000 就是關(guān)系數(shù)據(jù)庫開發(fā)工具，數(shù)據(jù)庫能匯集各種信息以供查詢、存儲(chǔ)和檢索。歸納起來，好處大約有以下幾點(diǎn)：1． 可以存儲(chǔ)歷屆的學(xué)生檔案，安全、高效；2． 只需一到二名檔案錄入員即可操作系統(tǒng)，節(jié)省大量人力； 3． 可以迅速查到所需信息。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理,:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長、成本低等。第三篇：學(xué)生檔案管理系統(tǒng)目錄 摘要ABSTRACT 前言第一章 為什么要開發(fā)一個(gè)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)？ 第二章 計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為我們學(xué)習(xí)和工作的得力助手 1．1 在中小學(xué)中用計(jì)算機(jī)管理學(xué)生檔案的意義 1．2 為將來學(xué)校上網(wǎng)做好準(zhǔn)備 1．4 學(xué)生檔案的設(shè)計(jì)分析第三章 怎