【文章內(nèi)容簡介】 查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。（四）公文歸檔和銷毀1．公文辦理完畢后，應(yīng)當按照公司《檔案管理制度》，及時將公文原稿、正本和有關(guān)材料送到人事行政部進行歸檔，以備后查。2．公文歸檔，應(yīng)當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準確反映本公司的主要工作情況。3．公文被取消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產(chǎn)生效力。4．不具備歸檔保存價值的公文，經(jīng)過鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)批準，可以定期銷毀。２ / 9 銷毀帶有密級的公文，應(yīng)向公司總經(jīng)理申請并進行登記。四、公文分類決定——適用于對重要事項或重大行動做出安排，對有關(guān)部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；決議——適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項； 通告——適用于公開發(fā)布、全體員工應(yīng)當遵守或周知的事項；通知——適用于公布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來文件，要求各部門、公司員工周知或共同執(zhí)行的事項；通報——適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況；報告——適用于下級向上級部門匯報工作、反映情況、提出申請或建議； 請示——適用于下級請上級部門指示或批準；批復(fù)——適用于答復(fù)申請、報告、請示的事項。批復(fù)可簡化為直接在申請、報告、請示文件上批復(fù)；函——適用于對外溝通，對內(nèi)用于各部門之間商洽工作或協(xié)作處理有關(guān)事項（工作函、聯(lián)系函）；規(guī)定（或辦法）——適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度；會議紀要——適用于記載、督辦、傳達會議情況和議定事項。五、公文級別和簽批（一）根據(jù)公司實際情況，公司內(nèi)部公文分為以下三級： 一級公文包括：決定、決議、規(guī)定；二級公文包括：通告、通報、通知、批復(fù)、會議紀要； 三級公文包括：請示、函及其他。（二）一級公文必須經(jīng)總經(jīng)理簽批，二、三級公文由副總經(jīng)理簽批。（三）需簽批文件只在原稿上簽批存檔，印制文件時不再標注簽批字樣。六、公文格式（一）公文適用范圍1．公文分為紅頭文件和普通公文；2．一、二級公文使用紅頭文件印發(fā)，三級公文用公司普通信紙印發(fā)；３ / 93．紅頭文件對外行文只能以公司名義發(fā)文，任何部門不得使用紅頭文件進行發(fā)文；4．紅頭文件對內(nèi)行文可以以公司總經(jīng)辦名義行文。（二）公文編號，由人事行政部統(tǒng)一編號 1．紅頭文件編號（1）以公司名義對外發(fā)文，一律中君恒基字〔xxxx年〕xxx號；（2）公司總經(jīng)辦文，用總字〔xxxx年〕xxx號；（3）財務(wù)部發(fā)文，用財字〔xxxx年〕xxx號；（4）市場部發(fā)文，用市字〔xxxx年〕xxx號；（5）客服部發(fā)文，用客字〔xxxx年〕xxx號；（6）網(wǎng)絡(luò)部發(fā)文，用網(wǎng)字〔xxxx年〕xxx號；（7）技術(shù)部發(fā)文，用技字〔xxxx年〕xxx號；（8）人事行政部發(fā)文，用人字〔xxxx年〕xxx號； 2．普通文件編號（1）公司總經(jīng)辦文，用ZJHJZBxx年xxx號；（2）財務(wù)部發(fā)文，用ZJHJCWxxxx年xxx號；（3）市場部發(fā)文，用ZJHJSCxxxx年xxx號；（4）客服部發(fā)文，用ZJHJKFxxxx年xxx號；（5）網(wǎng)絡(luò)部發(fā)文，用ZJHJWLxxxx年xxx號；（6）技術(shù)部發(fā)文，用ZJHJJSxxxx年xxx號；（7）人事行政部發(fā)文，用ZJHJHRxxxx年xxx號；(三)發(fā)文字號1．使用“紅頭”時發(fā)文字號用4號仿宋體“中君恒基字[****]*號”，紅線上居中排布；2．使用普通模式發(fā)文時，發(fā)文字號用（）號仿宋體“中君恒基**字[****]*號”，3．公文密級和保密期限（1）公文秘密等級分為：“絕密”、“機密”、“秘密”。（2）文件如需標識秘密等級，用4號黑體，頂格標識在第一行右上角，如需同時標識秘密等級和保密期限，則在秘密等級后加同樣字體的保密期限，中間用★隔 ４ / 9開。4．公文標題（1）使用“大紅頭”時用小2號宋體。使用“小紅頭”時用小2號黑體使用非“紅頭”時不做統(tǒng)一規(guī)定。（2）標題可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。5．主送機關(guān)標題下空一行，左側(cè)頂格用四號仿宋體，回行時頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。6．正文每段首空兩字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行，用四號仿宋體。7．附件在正文下空一行，空兩格用四號仿宋體標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時用阿拉伯數(shù)字標識序號。8．成文日期用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“〇”，與正文右對齊。9．印章要求上不壓正文，下壓成文日期。10．主題詞“主題詞”用三號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；11．抄報、抄送、抄發(fā)機關(guān)標識于黑色反線下，左右各空一字，用四號仿宋體標識，后標全角冒號公司間用逗號隔開，回行時與冒號后的文字對齊；最后標句號。抄報機關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)上級單位；抄送機關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)平級或不相隸屬單位；抄發(fā)機關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)下級單位。12．印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用四號仿宋體。印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。５ / 913．公文用紙和結(jié)構(gòu)層次（1）公文用紙一般為A4型，左側(cè)裝訂。（2）公文標題結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”第五層為“①”。七、公文辦理 1．內(nèi)部發(fā)文辦理（1）發(fā)文辦理指以本公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、復(fù)核、簽發(fā)、打印、蓋章、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。（2）公司內(nèi)部公文送總經(jīng)理簽發(fā)前，應(yīng)當由總經(jīng)辦進行復(fù)核。復(fù)核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本規(guī)范的規(guī)定等。（3）公文正式下發(fā)，需進行登記并填寫《發(fā)文登記表》。（4）各部門收到文件時應(yīng)做好《收文記