【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。（四）公文歸檔和銷(xiāo)毀1．公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照公司《檔案管理制度》，及時(shí)將公文原稿、正本和有關(guān)材料送到人事行政部進(jìn)行歸檔，以備后查。2．公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準(zhǔn)確反映本公司的主要工作情況。3．公文被取消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產(chǎn)生效力。4．不具備歸檔保存價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷(xiāo)毀。２ / 9 銷(xiāo)毀帶有密級(jí)的公文，應(yīng)向公司總經(jīng)理申請(qǐng)并進(jìn)行登記。四、公文分類決定——適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，對(duì)有關(guān)部門(mén)及人員的獎(jiǎng)懲，組織變更或人事任免等；決議——適用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)； 通告——適用于公開(kāi)發(fā)布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)；通知——適用于公布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來(lái)文件，要求各部門(mén)、公司員工周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；通報(bào)——適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況；報(bào)告——適用于下級(jí)向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)工作、反映情況、提出申請(qǐng)或建議； 請(qǐng)示——適用于下級(jí)請(qǐng)上級(jí)部門(mén)指示或批準(zhǔn)；批復(fù)——適用于答復(fù)申請(qǐng)、報(bào)告、請(qǐng)示的事項(xiàng)。批復(fù)可簡(jiǎn)化為直接在申請(qǐng)、報(bào)告、請(qǐng)示文件上批復(fù)；函——適用于對(duì)外溝通，對(duì)內(nèi)用于各部門(mén)之間商洽工作或協(xié)作處理有關(guān)事項(xiàng)（工作函、聯(lián)系函）；規(guī)定（或辦法）——適用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度；會(huì)議紀(jì)要——適用于記載、督辦、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。五、公文級(jí)別和簽批（一）根據(jù)公司實(shí)際情況，公司內(nèi)部公文分為以下三級(jí)： 一級(jí)公文包括：決定、決議、規(guī)定；二級(jí)公文包括：通告、通報(bào)、通知、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要； 三級(jí)公文包括：請(qǐng)示、函及其他。（二）一級(jí)公文必須經(jīng)總經(jīng)理簽批，二、三級(jí)公文由副總經(jīng)理簽批。（三）需簽批文件只在原稿上簽批存檔，印制文件時(shí)不再標(biāo)注簽批字樣。六、公文格式（一）公文適用范圍1．公文分為紅頭文件和普通公文；2．一、二級(jí)公文使用紅頭文件印發(fā)，三級(jí)公文用公司普通信紙印發(fā)；３ / 93．紅頭文件對(duì)外行文只能以公司名義發(fā)文，任何部門(mén)不得使用紅頭文件進(jìn)行發(fā)文；4．紅頭文件對(duì)內(nèi)行文可以以公司總經(jīng)辦名義行文。（二）公文編號(hào)，由人事行政部統(tǒng)一編號(hào) 1．紅頭文件編號(hào)（1）以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律中君恒基字〔xxxx年〕xxx號(hào)；（2）公司總經(jīng)辦文，用總字〔xxxx年〕xxx號(hào)；（3）財(cái)務(wù)部發(fā)文，用財(cái)字〔xxxx年〕xxx號(hào)；（4）市場(chǎng)部發(fā)文，用市字〔xxxx年〕xxx號(hào)；（5）客服部發(fā)文，用客字〔xxxx年〕xxx號(hào)；（6）網(wǎng)絡(luò)部發(fā)文，用網(wǎng)字〔xxxx年〕xxx號(hào)；（7）技術(shù)部發(fā)文，用技字〔xxxx年〕xxx號(hào)；（8）人事行政部發(fā)文，用人字〔xxxx年〕xxx號(hào)； 2．普通文件編號(hào)（1）公司總經(jīng)辦文，用ZJHJZBxx年xxx號(hào)；（2）財(cái)務(wù)部發(fā)文，用ZJHJCWxxxx年xxx號(hào)；（3）市場(chǎng)部發(fā)文，用ZJHJSCxxxx年xxx號(hào)；（4）客服部發(fā)文，用ZJHJKFxxxx年xxx號(hào)；（5）網(wǎng)絡(luò)部發(fā)文，用ZJHJWLxxxx年xxx號(hào)；（6）技術(shù)部發(fā)文，用ZJHJJSxxxx年xxx號(hào)；（7）人事行政部發(fā)文，用ZJHJHRxxxx年xxx號(hào)；(三)發(fā)文字號(hào)1．使用“紅頭”時(shí)發(fā)文字號(hào)用4號(hào)仿宋體“中君恒基字[****]*號(hào)”，紅線上居中排布；2．使用普通模式發(fā)文時(shí)，發(fā)文字號(hào)用（）號(hào)仿宋體“中君恒基**字[****]*號(hào)”，3．公文密級(jí)和保密期限（1）公文秘密等級(jí)分為：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。（2）文件如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用4號(hào)黑體，頂格標(biāo)識(shí)在第一行右上角，如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，則在秘密等級(jí)后加同樣字體的保密期限，中間用★隔 ４ / 9開(kāi)。4．公文標(biāo)題（1）使用“大紅頭”時(shí)用小2號(hào)宋體。使用“小紅頭”時(shí)用小2號(hào)黑體使用非“紅頭”時(shí)不做統(tǒng)一規(guī)定。（2）標(biāo)題可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。5．主送機(jī)關(guān)標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用四號(hào)仿宋體，回行時(shí)頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。6．正文每段首空兩字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行，用四號(hào)仿宋體。7．附件在正文下空一行，空兩格用四號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)序號(hào)。8．成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫(xiě)為“〇”，與正文右對(duì)齊。9．印章要求上不壓正文，下壓成文日期。10．主題詞“主題詞”用三號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；11．抄報(bào)、抄送、抄發(fā)機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)于黑色反線下，左右各空一字，用四號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)公司間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的文字對(duì)齊；最后標(biāo)句號(hào)。抄報(bào)機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)上級(jí)單位；抄送機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)平級(jí)或不相隸屬單位；抄發(fā)機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)下級(jí)單位。12．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用四號(hào)仿宋體。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。５ / 913．公文用紙和結(jié)構(gòu)層次（1）公文用紙一般為A4型，左側(cè)裝訂。（2）公文標(biāo)題結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”第五層為“①”。七、公文辦理 1．內(nèi)部發(fā)文辦理（1）發(fā)文辦理指以本公司名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、復(fù)核、簽發(fā)、打印、蓋章、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。（2）公司內(nèi)部公文送總經(jīng)理簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由總經(jīng)辦進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本規(guī)范的規(guī)定等。（3）公文正式下發(fā)，需進(jìn)行登記并填寫(xiě)《發(fā)文登記表》。（4）各部門(mén)收到文件時(shí)應(yīng)做好《收文記