【文章內(nèi)容簡介】 策的形成、實施、反饋、評估、完善為導(dǎo)向，抓住決策前的調(diào)查研究，決策中的對策建議，決策后的宣傳、督查、反饋等主要環(huán)節(jié)來設(shè)計流程，使各項工作均依流程運行。為確保辦公室各項工作有章可循，規(guī)范有序，辦公室必須建立一套科學(xué)的規(guī)章制度，將辦公室各項工作及辦公室人員的行為納入管理 規(guī)范之中，以條文的形式加以明確，從而建立辦公室工作“法治”秩序。要對現(xiàn)行制度進行認真清理，保留合理的，補充必要的，廢止過時的，形成完善、管用、有效的制度體系。要根據(jù)辦公室工作職能和流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位，制訂詳細的“崗位操作手冊”。把辦公室的工作任務(wù)分解并明確地落實到具體個人身上，實現(xiàn)人人有事做，事事有人管的管理目標(biāo)，使辦公室每個成員都各司其職，優(yōu)質(zhì)高效地完成各自承擔(dān)的工作任務(wù)。對工作計劃、工作任務(wù)和重要工作部署落實、進展情況進行嚴格監(jiān)督考核，可以確保每一項工作都得到具體落實和實施。對工作啟動慢，未能按計劃完成工作等情況，嚴格的監(jiān)督考核有助于發(fā)現(xiàn)問題所在，找出差距，從而及時改進工作方式方法。辦公室推行科學(xué)化、精細化管理，要按照獎優(yōu)、治庸、罰劣的原則，探索開展績效考核，為提高管理水平提供可靠保障。推行辦公室工作精細化管理，要高度重視精神的作用，重視文化建設(shè)，形成每個辦公室成員都自覺認同并努力為之奮斗的核心價值觀。要把精細化管理當(dāng)作一種工作要求，一種精神境界，一種文化素養(yǎng)，真正融入工作、生活當(dāng)中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實踐，創(chuàng)造一流工作業(yè)績。辦公室在實施精細化管理的過程中，必須關(guān)注科學(xué)技術(shù)在管理中的應(yīng)用。精細化管理要產(chǎn)生大量的信息流、數(shù)據(jù)流，針對這些資料如何收集、整理、篩選、加工、分析、應(yīng)用，目前軟件市場也推出了數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，各類組織都可以找到適合本組織規(guī)模的數(shù)據(jù)庫軟件包。辦公室工作科學(xué)化、精細化管理必須依托先進的信息技術(shù)手段的 支持，實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化是提升辦公室管理水平的必然要求。因此，辦公室必須改變傳統(tǒng)運作模式，加快信息化建設(shè)步伐，充分利用現(xiàn)代技術(shù)以適應(yīng)形勢發(fā)展需要。四、結(jié)合本單位實際情況制定以下管理制度為了加強辦公室管理，明確內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)部管理工作更加精細化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實際情況，特制訂本制度。一、工作規(guī)范（一）、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細則執(zhí)行。（二）、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。二 辦公室事務(wù)管理（一）、文書管理制度文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規(guī)定。文件管理制度 第一條 管理要點為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、精細化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達無歧義。根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。第二條 制度規(guī)范文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責(zé)執(zhí)行。公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在公司經(jīng)理，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。公司對內(nèi)公開文件由辦公室負責(zé)起草和審核，公司經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由公司經(jīng)理負責(zé)起草，行政人事部負責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由公司經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報公司簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進行處理。第三條 文件管理流程設(shè)計內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀文書管理制度 第一條 管理要點為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整。根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條 制度規(guī)范根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。按照文書管理范圍，發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》，所有文書原稿均分類存檔備查。按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向公司經(jīng)理報告，若未查明原因，則由辦公室負責(zé)承擔(dān)。第三條 流程設(shè)計起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀檔案管理制度 第一條 管理要點為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。第二條 制度規(guī)范應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。各部門需借閱相關(guān)檔案，須由公司經(jīng)理簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴格做好記錄。第三條 流程設(shè)計根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退(二)辦公用品管理制度 第一條 管理要點為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高利用效率。辦公用品管理人員負責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴格要求，無私自挪用現(xiàn)象。辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。辦公用品的采購，應(yīng)進行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。第二條 制度規(guī)范公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由辦公室全權(quán)負責(zé)。辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，財務(wù)部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。根據(jù)物品所