【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 、人力資源等專(zhuān)項(xiàng)管理，而且同時(shí)有著大量的日常辦公工作，有著大量不同職位、不同部門(mén)間的協(xié)同工作。企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是通過(guò)應(yīng)用軟件為企業(yè)的日常辦公、協(xié)作提供支撐的平臺(tái)。 企業(yè)OA的典型功能企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(企業(yè)OA)通常包括以下主要部分：工作流、協(xié)同工作、知識(shí)管理、公文處理、行政辦公等。● 工作流一般包括可以對(duì)流程進(jìn)行配置的工具和能夠自動(dòng)運(yùn)行的工作流引擎，通過(guò)工作流功能以電子化的方式實(shí)現(xiàn)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程的網(wǎng)上運(yùn)轉(zhuǎn)?！?協(xié)同工作：以工作流引擎為基礎(chǔ)，為企業(yè)各部門(mén)員工提供了強(qiáng)有力的溝通手段。企業(yè)各部門(mén)可以在電子化的方式協(xié)同完成完整的業(yè)務(wù)流程，各環(huán)節(jié)可以有機(jī)結(jié)合，無(wú)縫銜接。對(duì)于各職位之間的協(xié)同工作情況可以進(jìn)行有效控制?！?知識(shí)管理：對(duì)企業(yè)內(nèi)部的文檔進(jìn)行有序管理，提供強(qiáng)有力的檢索功能和權(quán)限控制。● 公文處理：公文處理是辦公自動(dòng)化中非常重要的組成部分。傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)往往以O(shè)A為核心，在現(xiàn)代以工作流為核心的企業(yè)OA中，公文也仍然占據(jù)重要地位。公文處理一般包括收、發(fā)文的管理、文件修改、審批，流程查看等，其中比較先進(jìn)的功能包括基于Word的文件處理和痕跡保留、進(jìn)展短信通知等?！?行政辦公：一般在企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中均包括了企業(yè)日常行政辦公的常用流程，如信息發(fā)布、會(huì)議管理、工作計(jì)劃、會(huì)議室預(yù)定、出差申請(qǐng)、辦公用品管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)、文件流程等，以幫助企業(yè)提高日常辦公的效率。企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(企業(yè)OA)經(jīng)歷了數(shù)代發(fā)展，目前形成了以工作流技術(shù)為核心、以B/S應(yīng)用模式為主流、多種支撐平臺(tái)并存的技術(shù)方向。對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，成功實(shí)施企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(企業(yè)OA)可以說(shuō)是推動(dòng)企業(yè)信息化發(fā)展的一條捷徑 如何成功實(shí)施企業(yè)OA 可能是由于開(kāi)發(fā)的門(mén)檻比較低吧，也或者是與企業(yè)的主要業(yè)務(wù)（比如：產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、財(cái)務(wù)、進(jìn)銷(xiāo)存及生產(chǎn)管理等）沒(méi)有直接的關(guān)系，目前在企業(yè)的信息化工作中，大家對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)似乎不屑一顧。但現(xiàn)在從我對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展趨勢(shì)的認(rèn)識(shí)以及對(duì)企業(yè)實(shí)際需求的了解和感受來(lái)看，我并不認(rèn)為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是可有可無(wú)的，我甚至認(rèn)為對(duì)大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)反而應(yīng)該優(yōu)先考慮應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。理由如下：１．企業(yè)普遍存在著部門(mén)內(nèi)和部門(mén)間的信息溝通和共享方面的問(wèn)題；（需要一個(gè)信息交流和溝通平臺(tái)）２．在企業(yè)的運(yùn)作過(guò)程中，存在大量的文檔需要在不同的人員和部門(mén)間簽核流轉(zhuǎn)，特別是那些管理水平比較高、嚴(yán)格按照質(zhì)量認(rèn)證體系執(zhí)行的企業(yè)更是如此；（需要一個(gè)靈活的工作流處理機(jī)制和協(xié)同辦公系統(tǒng)）。３．知識(shí)管理對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，其作用已經(jīng)越來(lái)越重要了。如何將企業(yè)員工頭腦中的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)盡快和盡可能地保留在公司的知識(shí)庫(kù)中，提供多種形式的共享和轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)化為企業(yè)的智力資源，這對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)將是至關(guān)重要的；（需要建立企業(yè)的知識(shí)管理體系和系統(tǒng)）４．企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出決策需要及時(shí)獲得來(lái)自各種渠道的信息和數(shù)據(jù)，包括企業(yè)外部的以及企業(yè)內(nèi)部的各種信息。如何將這些信息資源做到有效利用并能很快發(fā)布給相關(guān)人員（當(dāng)然包括各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)）作為開(kāi)展業(yè)務(wù)和做出決策的參考，也是企業(yè)非常重要和急需的需求；（需要有效的信息資源利用機(jī)制和整合信息的系統(tǒng)）以上是從企業(yè)的應(yīng)用需求來(lái)看，急切需要具備上述功能的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。另一方面，從我國(guó)企業(yè)信息化的曲折歷程、投資效益以及目前的現(xiàn)狀來(lái)看，也應(yīng)該優(yōu)先考慮應(yīng)該辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：１．有效利用硬件網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和相應(yīng)的資金投入。由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以涉及企業(yè)的每個(gè)部門(mén)的每個(gè)人員，所以對(duì)于那些已投入了很大的資金全面建立起了企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用能充分發(fā)揮硬件網(wǎng)絡(luò)資源的效率；２．與應(yīng)用類(lèi)似ERP和PDM等軟件系統(tǒng)相比，應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅投入小，而且實(shí)施應(yīng)用難度小，容易取得成功。對(duì)于我們的大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，避開(kāi)投入大、實(shí)施成功率很低的ERP等系統(tǒng)，先應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將是一個(gè)明智的選擇。特別是我國(guó)的很多企業(yè)對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)和基礎(chǔ)很有限，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普遍應(yīng)用將很好的提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及員工對(duì)企業(yè)信息化的認(rèn)識(shí)，提升企業(yè)信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)。同時(shí)能增強(qiáng)大家對(duì)信息化應(yīng)用的信心，以利于逐步應(yīng)用更艱難的ERP等系統(tǒng)。總之，綜合來(lái)看，我覺(jué)得具有中國(guó)特色的企業(yè)信息化應(yīng)用之路至少應(yīng)該包括優(yōu)先考慮應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。 工作流管理應(yīng)具備的主要功能幾乎目前所有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，都把流程化管理作為必不可少的重要部分，并且普遍采用了工作流技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。工作流管理一般應(yīng)該具備以下功能：◆ 從使用角度：＊ 表單的電子填報(bào)；＊ 表單和事件在不同節(jié)點(diǎn)之間的自動(dòng)流轉(zhuǎn)；＊ 根據(jù)不同業(yè)務(wù)要求，使用不同的流程；＊ 流程的動(dòng)態(tài)化，比如典型的根據(jù)報(bào)銷(xiāo)金額的不同，相應(yīng)轉(zhuǎn)入不同人員審批；＊ 靈活的簽批功能，包括轉(zhuǎn)發(fā)、抄送、批注等等；◆ 從設(shè)計(jì)角度：＊ 靈活的表單設(shè)計(jì)功能，一般應(yīng)該可以自由地放置標(biāo)簽、文本字段、選擇框、圖片等等，好一些的產(chǎn)品還可以增加明細(xì)內(nèi)容（比如，一個(gè)銷(xiāo)售訂單，包括訂貨方、日期等主表單中的內(nèi)容，也要包括訂貨的明細(xì)項(xiàng)目，即明細(xì)行）。＊ 靈活的流程設(shè)計(jì)功能：可以根據(jù)職務(wù)、崗位、角色等，靈活設(shè)計(jì)各種流轉(zhuǎn)方式◆ 從管理角度：＊ 對(duì)于流程的監(jiān)控、定時(shí)提醒等功能；＊ 人員的審批權(quán)限控制；＊ 代辦（授權(quán)）功能：這是一個(gè)容易忽略、但非常重要的功能，如果一個(gè)人出差，可以將他的審批權(quán)限授權(quán)給其他人。以上主要是從對(duì)知識(shí)、文檔的基本管理角度。然而，知識(shí)管理有更深刻的含義，就是不僅要電子化地管理企業(yè)的知識(shí)，而且要通過(guò)知識(shí)管理系統(tǒng)，推動(dòng)企業(yè)知識(shí)的積累。因此，知識(shí)管理還應(yīng)該具備另外的一些重要功能：＊ 閱讀統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)不同文檔被閱讀的次數(shù)，統(tǒng)計(jì)最受歡迎的文檔等等；＊ 知識(shí)貢獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)各部門(mén)、員工貢獻(xiàn)的文檔的篇數(shù)等；＊ 知識(shí)地圖：將不同內(nèi)容的文檔根據(jù)不同主題組織起來(lái)，提供快速掌握相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)容的指南；＊ 與其他功能的關(guān)聯(lián)：與企業(yè)的客戶信息、項(xiàng)目信息、業(yè)務(wù)流程等建立緊密的關(guān)系，可以方便地查找相關(guān)的內(nèi)容。協(xié)同辦公OA系統(tǒng)是功能強(qiáng)大、細(xì)致入微的協(xié)同辦公自動(dòng)化平臺(tái)，它通過(guò)有效整合的基礎(chǔ)辦公、知識(shí)管理、流程管理、公文處理、報(bào)表中心等核心辦公需求，為企業(yè)迅速搭建起一 6個(gè)協(xié)同、高效、集成的現(xiàn)代化的辦公自動(dòng)化環(huán)境，使企業(yè)用最少的投入迅速提高企業(yè)的運(yùn)作效率，改進(jìn)對(duì)信息的掌握和利用，全面提升企業(yè)在信息化新時(shí)代的核心競(jìng)爭(zhēng)力。第2章OA軟件的模塊功能介紹在辦公OA系統(tǒng)里，最基本的功能就是基礎(chǔ)辦公模塊，基礎(chǔ)辦公模塊主要包含三方面的內(nèi)容。其一：個(gè)人辦公功能，其二：綜合行政功能，其三：網(wǎng)上交流功能。 個(gè)人辦公功能：短消息文件傳送個(gè)人文件柜電子郵件手機(jī)短信工作日程工作日記工作計(jì)劃個(gè)人考勤通訊錄時(shí)間 amp。 任務(wù) 我的工作日程他人工作日程工作任務(wù)工作日記工作計(jì)劃 綜合行政功能：考勤管理：工作時(shí)間設(shè)定補(bǔ)簽登記請(qǐng)假登記外出登記出差登記考勤查看請(qǐng)假查詢外出查詢出差查詢會(huì)議管理車(chē)輛管理辦公用品圖書(shū)管理固定資產(chǎn)：論壇投票實(shí)時(shí)聊天視頻會(huì)議單位的各種知識(shí)和資源的共享中心，相當(dāng)于一個(gè)信息庫(kù)，可以將單位所有資料分門(mén)別類(lèi)的存放，便于日后方便的查閱，不同的類(lèi)別設(shè)置不同的目錄，可以使成功案例、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)方法、各種表單、文件資料等資源在這里共享，便于大家共同學(xué)習(xí)、使用，快速提高?？梢杂上嚓P(guān)的人進(jìn)行負(fù)責(zé)，由此人負(fù)責(zé)對(duì)這個(gè)目錄賦予相關(guān)人一定的權(quán)限，允許其是否可以修改還是只讀，這樣就能保證單位的資料不被任何人進(jìn)行修改。知識(shí)管理既可以按資料來(lái)建不同的目錄，也可以按部門(mén)來(lái)建不同的目錄，同一部門(mén)的人只能進(jìn)自己部門(mén)的目錄來(lái)查詢資料，這樣也可以避免各部門(mén)之間材料的保密性。知識(shí)管理最重要的特點(diǎn)就是能夠通過(guò)設(shè)置權(quán)限來(lái)保護(hù)機(jī)密資料的安全性。審批流轉(zhuǎn)是協(xié)同辦公里最基本也是最重要的功能，通過(guò)審批流程管理，可以將一些常務(wù)工作固定化流程化，比如請(qǐng)假申請(qǐng)，轉(zhuǎn)正申請(qǐng)，離職申請(qǐng)等簡(jiǎn)單的行政人事流程都可以通過(guò)電子化的審批流轉(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)行。而一些比較復(fù)雜的財(cái)務(wù)申請(qǐng)，比如出差借款申請(qǐng)，也同樣可以通過(guò)ENOA的審批管理輕松實(shí)現(xiàn)，通過(guò)表單設(shè)計(jì)，對(duì)表單里每個(gè)輸入字段進(jìn)行設(shè)置，可以分別對(duì)金額，部門(mén)，人員等字段進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，控制財(cái)政支出。OA的流程管理主要包括下面幾個(gè)部分：● 起草申請(qǐng) ● 我的申請(qǐng)查詢 ● 待我審批● 經(jīng)我審批 ● 表單管理 ● 審批管理在協(xié)同辦公里，針對(duì)不同類(lèi)別的表單進(jìn)行分類(lèi)管理，客戶也可以根據(jù)自己的需求進(jìn)行表單管理。OA支持用戶靈活地定義表單，不僅支持表單格式、內(nèi)容的自定義，還支持明細(xì)表單（比如報(bào)銷(xiāo)單明細(xì)），從而實(shí)現(xiàn)表單中帶有明細(xì)條目的復(fù)雜表單。OA提供了強(qiáng)有力的流程控制功能，我們來(lái)具體看看基于表單的流程是如何流轉(zhuǎn)，如何進(jìn)行相關(guān)統(tǒng)計(jì)的，這樣更能一目了然：申請(qǐng)人提出財(cái)務(wù)借款申請(qǐng)（比如出差借款），先經(jīng)過(guò)本部門(mén)的經(jīng)理同意，再轉(zhuǎn)到歸屬部門(mén)總監(jiān)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，如果是市場(chǎng)系統(tǒng)，自動(dòng)流轉(zhuǎn)到市場(chǎng)總監(jiān)審批，如果是硬件部門(mén)就自動(dòng)到硬件部門(mén)總監(jiān)