電子政務(wù)系統(tǒng)檔案室的角色定位(編輯修改稿)
2024-10-01 00:56 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 管管理的時間點提前了，但檔案部門仍然是在歸檔之后才履行管理職責，管理權(quán)限并沒有擴展。歸檔前，電子文件的真實性、完整性、可靠性由文件形成部門負責；歸檔后則轉(zhuǎn)由檔案部門負責，文件形成部門可以對檔案進行利用，但無權(quán)對其進行更改、刪除等操作，這與傳統(tǒng)的檔案管理理論也是相符的。因此，從管理職責上看，電子檔案的管理并未發(fā)生根本性的改變。綜上，電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案室的管理工作有所提前，但工作范圍并沒有本質(zhì)性的擴張，管理邊界是和傳統(tǒng)的管理方式一致的。因此，檔案室并不需要推翻已有的管理理論，建立新的電子檔案管理理論，而應(yīng)該清楚地認識到電子政務(wù)環(huán)境給檔案工作帶來的“變”與“不變”，這樣才能正確地把握自己的角色定位，更好地開展核心業(yè)務(wù)。 四、電子政務(wù)環(huán)境中檔案室的角色定位 電子政務(wù)流程的再造與文檔管理活動的變化，雖未觸及檔案管理理論的本質(zhì)，但還是對檔案室的角色定位造成一定的改變，因此不可避免地要討論全程管理理論與前端控制理論的合理性與可行性。 （一）全程管理理論與前端控制理論的可行性探討 全程管理理論與前端控制理論的定義都是比較簡單明了的，但是關(guān)于如何操作、如何實施并沒有統(tǒng)一、具體的闡釋。目前對這兩個理論的研究主要存在兩個問題： ，難以實現(xiàn)。全程管理和前端控制理論構(gòu)建了一種理想狀態(tài)，即檔案部門可以對文件從形成直至銷毀或永久保存的全過程進行統(tǒng)一管理。然而，文件在不同階段是由不同的部門負責管理的，檔案部門與業(yè)務(wù)部門是平等的業(yè)務(wù)對接關(guān)系，不存在上下級的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。檔案室可以對業(yè)務(wù)部門的文件管理工作提出建議與意見，但并不能實施真正意義上的管理。此外，檔案部門包含了檔案室與檔案館，它們分屬不同的立檔單位，檔案館并無權(quán)限干涉不同立檔單位業(yè)務(wù)部門的文件管理工作；同理，檔案室既不能對前端的業(yè)務(wù)部門進行管理，也不能對后端的檔案館工作進行監(jiān)管，而是要接受檔案館對其檔案管理工作的指導(dǎo)與監(jiān)督。因此，無論是從權(quán)職劃分還是具體分工來看，檔案部門都無法實現(xiàn)對電子文件的全程統(tǒng)一管理。 ，混淆概念。有的學者認為“保存即歸檔”就是實現(xiàn)了前端控制，是把歸檔環(huán)節(jié)“納入到前端收、發(fā)文流程當中”。這種說法模糊了“控制”的真實涵義。保存即歸檔是歸檔時間的提前，實現(xiàn)了管理環(huán)節(jié)的交叉，但檔案室仍然負責歸檔工作，并沒有參與前端的文件形成的工作中去，更沒有對前端工作起到實質(zhì)性的“控制”作用?？?
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