【文章內(nèi)容簡介】 建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別按年度、項(xiàng)目的單項(xiàng)或單位工程整理。 勘察、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理。 施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè)、階段整理；檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。 設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理；現(xiàn)場使用的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、竣工圖 、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件、工程事故處理文件由施工單位整理。 項(xiàng)目文件的組卷 組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。 項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項(xiàng)目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、 單位工程組卷。 案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。 案卷與卷內(nèi)文件的排列 管理性文件按問題、時間或重要程度排列。 施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實(shí)驗(yàn)記錄、評定、驗(yàn)收排列。 設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。 竣工圖按專業(yè)、圖號排列。 卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。 卷內(nèi)文件頁號的編寫 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號；頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標(biāo)題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號；各卷之間不連續(xù)編頁號。 卷內(nèi)目錄的編制 卷內(nèi)目錄包括的內(nèi)容如下： —— 序號，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從 1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個文件一個號； 153 —— 文件編號，應(yīng)填寫文件文號或圖樣的圖號，或設(shè)備、項(xiàng)目代號； —— 責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成部 —— 文件題名，應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱； —— 日期，應(yīng)填寫文件形成日期； —— 頁號，應(yīng)填寫每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號； —— 備注（需要時填寫）。 案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式，主要內(nèi)容如下： —— 案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項(xiàng)目名稱、代字、代號及結(jié)構(gòu)、部件、階段的代號和名稱等；項(xiàng)目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計(jì)（包 — — —— —— 保管期限，應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限； —— 密級，應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級； —— 檔號，應(yīng)依據(jù)建設(shè)單位提供的項(xiàng)目檔案分類編號方案，填寫檔案的項(xiàng)目代號、分類號和案卷流水號。 案卷脊背，應(yīng)填寫保管期限、檔號和案卷題名或關(guān)鍵詞。 案卷封面及脊背的檔號，暫用鉛筆填寫；移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。 —— 卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的 件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量（見示例），說明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時間等； 示例：文字材料 20件， 100頁，照片 10 張，附圖 1 張。 —— 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后； —— 互見號應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號，并 文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；圖紙可不裝訂，但同一項(xiàng)目 單份文件裝訂時，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件 首頁右上方加蓋、填寫檔號章。檔號章內(nèi)容有：檔號、序號。 外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。 卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格及制成材料 卷皮一般采用卷盒、卷夾兩種。其外表規(guī)格為 310ｍｍ 220ｍｍ，厚度分別為10ｍｍ、 20ｍｍ、 30ｍｍ、 40ｍｍ、 50ｍｍ，用牛皮紙板雙裱壓制。 案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的尺寸為 297ｍｍ 210ｍｍ。 聲像材料整理 聲像材料整理時應(yīng)附文字說明 ，對事由、時間 、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。 項(xiàng)目文件的歸檔 建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后，將經(jīng)整理、編目后所形成的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。 根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn)，歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可在單項(xiàng)工程或單位 154 工程完成并通過竣工驗(yàn)收后與竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。 歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過程；真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工時的實(shí) 際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質(zhì)量應(yīng)符合 。 勘察、設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附錄 A的要求單獨(dú)立卷歸檔。 外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文；經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。 項(xiàng)目文件的歸檔審查 施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集、編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會審；經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記 錄全部交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)。 項(xiàng)目文件的歸檔時間 除受委托進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總整理外，各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔；有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時歸檔。 8 項(xiàng)目檔案的整理與移交 項(xiàng)目檔案的整理 a)根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號規(guī)則以及項(xiàng)目實(shí)際情況，設(shè)計(jì)、制定統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案分類編號體系。小型項(xiàng)目直接按項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類；大中型項(xiàng)目按工程或?qū)I(yè)分類，下設(shè)屬類； b)依據(jù)項(xiàng)目檔案分類編號體系對全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編號；生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進(jìn)行分類和編號的，建設(shè)單位（并責(zé)成設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位）可用鉛筆臨時填寫檔案號； c)對全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編目，并編制項(xiàng)目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明； d)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格。