【文章內(nèi)容簡介】 書與傳統(tǒng)秘書的根本之處，是現(xiàn)代秘書職能范疇中最高級的職能。在這項職能中，秘書需要采用調(diào)查研究的方法，以信息工作為基礎(chǔ)，參謀咨詢上級領(lǐng)導(dǎo)及管理原則、會議決策等，統(tǒng)籌各方，運用自己的專業(yè)知識，幫助領(lǐng)導(dǎo)更好地解決問題?？偠灾?，智能服務(wù)是以輔助管理、輔佐決策為根本內(nèi)容的。 有學(xué)者把秘書分為若干型，如秀才型、辦事型、技術(shù)型、綜合型等，筆者認為，現(xiàn)代秘書則應(yīng)該是智囊型的，也必須是智囊型 2。理由如下： 第 12 頁 共 26 頁 隨著辦公自動化的普及，現(xiàn)在許多日常工 作和事務(wù)已經(jīng)可以用電腦來完成，秘書不再需要進行手工式的勞動，而應(yīng)該從事更復(fù)雜的智力活動如幫助領(lǐng)導(dǎo)提建議等。 秘書撰擬的信件或文件大部分都是屬于指示性或指導(dǎo)性的，這些文件的主要內(nèi)容來自于領(lǐng)導(dǎo)層的決策和指揮。秘書要想寫好這些文件，領(lǐng)導(dǎo)層的決策活動就必須要參加，這樣才能真正領(lǐng)會決策的內(nèi)涵，也就是客觀上要求秘書成為 ? 智囊型 ? 人才。 決策是領(lǐng)導(dǎo)層的高級活動，公司事業(yè)的進展很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)的決策。在這些重大問題上，秘書有必要也有責(zé)任幫助領(lǐng)導(dǎo)層出謀劃策，設(shè)計方案并優(yōu)化方案，如此才能夠體現(xiàn)出 秘書才能和作用。雖然并不是所有的秘書都必須是智囊型的，但是，作為現(xiàn)代秘書主體和骨干的如秘書長、辦公廳（室）負責(zé)人、掌握信息和起草文件的秘書等，一定要是智囊型的。綜上所述，現(xiàn)代秘書這一概念中，專業(yè)性與綜合性相統(tǒng)一無疑是最重要也是最主要的因素。 信息樞紐的傳達特點 信息時代的到來使企業(yè)之間交流更方便，相應(yīng)地，秘書工作的科技含量也就越來越高。 21 世紀的秘書行業(yè)，將是一個知識、信息高度密集的行業(yè)。秘書所從事的工作已不僅僅限于辦文、辦事、辦會這樣的一般事務(wù)性工作，而更多的是以信息為載體，將采集 到的各種信息進行分析、處理、加工，然后提出預(yù)案，把做 第 13 頁 共 26 頁 好信息工作作為參謀協(xié)調(diào)、催辦督辦的前提和手段，主動為領(lǐng)導(dǎo)決策降低風(fēng)險度。從某種意義上說，準確有效的信息是幫助領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)決策必不可少的工具，因此秘書提供的信息是否使用直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策的是否高明。由此可見，現(xiàn)代秘書必須具有很強的信息收集利用意識和信息服務(wù)能力。也就是說現(xiàn)代秘書的第二個特點便是信息樞紐的傳達特點。作為信息樞紐，秘書利用信息來服務(wù)的能力 3 主要包括五個方面的內(nèi)容： 獲取信息的能力。內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)是秘書部門獲取信息最主要的途 徑，另外，秘書還應(yīng)建立并掌握其他常規(guī)的信息渠道，善于開發(fā)新的信息資源，以便準確、及時、系統(tǒng)全面地獲取所需信息。 篩選信息的能力。作為秘書，對信息進行分類篩選并整理是一項必備的專業(yè)技能，這要求秘書能準確無誤地識別、理解所采集到的信息的表層及深層含義，正確判斷信息的價值與意義，全面衡量所獲信息對領(lǐng)導(dǎo)決策產(chǎn)生的影響并把握好提供信息的順序與程度。 預(yù)測信息的能力。這是一項較高層次的信息服務(wù)能力，它要求秘書人員在現(xiàn)有信息的基礎(chǔ)上，運用所學(xué)知識及經(jīng)驗理性地判斷形勢發(fā)展，以提出更合理的決策建議 。這項能力對秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策具有重要意義。 第 14 頁 共 26 頁 處理信息的能力。也就是指秘書對信息的調(diào)閱、儲存、吸收、加工、傳輸和開發(fā)等能力，具體來說就是能對信息進行排序、歸類整理和綜合分析。 運用信息的能力。秘書獲取、篩選和處理信息的最終目的都是為了運用信息，有效運用信息的能力是秘書的服務(wù)能力的綜合體現(xiàn)，秘書在獲取和處理信息之后，運用自己所積累的知識，加入一些自己的見解，并通過合理適當(dāng)?shù)那缹⑦@些信息傳遞給他人，與他人進行共享、交流和研討。如果一個秘書對信息的運用能力很強，他為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息 時便可以保證信息的及時性、準確性、有效性、完整性和針對性，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策添加保障。 工作中的輔助性 在傳統(tǒng)的秘書職業(yè)中，秘書只是被動地幫助領(lǐng)導(dǎo)處理一些一般性事務(wù)，但現(xiàn)代秘書的概念中要求秘書工作從被動輔佐職能向主動配合職能轉(zhuǎn)化。輔助性是與主導(dǎo)性相對的。我們可以從管理系統(tǒng)來討論，無論何時，領(lǐng)導(dǎo)是始終處于主導(dǎo)地位的，屬于管理決策的中心；秘書部門則屬于從屬者，其各項活動都是為了給領(lǐng)導(dǎo)中樞和領(lǐng)導(dǎo)層的工作創(chuàng)造各種方便條件，都是為了保證領(lǐng)導(dǎo)層能夠順利地開展工作。也就是說，秘書和秘書部門不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而單獨存在，其具有明顯的輔助性功能 4。秘書工作中的輔助性突出表現(xiàn)在：首先，領(lǐng)導(dǎo)工作就是秘書工作的導(dǎo)向，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪個領(lǐng)域，秘書工作就要延伸到哪個領(lǐng)域；第二，領(lǐng)導(dǎo)層的 第 15 頁 共 26 頁 各種會議都需要有秘書參加，在問題的研究過程中秘書也占據(jù)著不可或缺的地位，他們可以提出解決問題的意見和建議，但他們只有發(fā)言權(quán)，沒有表決權(quán)，更沒有決定權(quán)；第三，秘書必須按領(lǐng)導(dǎo)的決策和指示精神來處理事務(wù)，絕不能超越自己的職權(quán)范圍，更不能背離領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神自作主張。秘書工作的輔助性，可以說是秘書工作最根本的職業(yè)本質(zhì)之一。在管理活動中，我們可以把 領(lǐng)導(dǎo)管理工作視為主導(dǎo)系統(tǒng)，把秘書工作視為輔助系統(tǒng)，我們都知道，主導(dǎo)系統(tǒng)運行的狀況，在很大程度上是由輔助系統(tǒng)的運行效率來決定的。所以秘書工作的重要性不言而喻。秘書的主動配合職能體現(xiàn)著秘書的工作能力，更體現(xiàn)著秘書從業(yè)者的綜合素質(zhì)。 現(xiàn)代秘書可以為領(lǐng)導(dǎo)提供如下范疇內(nèi)的主動性服務(wù) 5： 主動輔助決策。秘書可以主動提供決策參考范圍，主動進行廣泛的調(diào)查研究，收集決策目標所處環(huán)境的各種信息資料，比如法律政策信息、行業(yè)信息、競爭對手信息以及理論依據(jù)和經(jīng)驗依據(jù)等；主動并適時、適地發(fā)表自己的獨立見解，提出 意見、建議供領(lǐng)導(dǎo)參考，充分體現(xiàn)秘書的參謀作用。 主動提供相關(guān)信息。在日常工作中，發(fā)揮主觀能動性，通過不同媒介、載體、途徑，主動收集與活動有關(guān)的各種有價值的信息，并時刻準備好為領(lǐng)導(dǎo)提供信息。在文書工作中，應(yīng)主動催閱、催退，并主動將辦文結(jié)果向主管領(lǐng)導(dǎo)和來文機關(guān)匯報。在 第 16 頁 共 26 頁 查辦工作中，對一些無人過問或辦理不力的問題，可以根據(jù)自己看到、聽到、查到的資料整理后主動向領(lǐng)導(dǎo)提出，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后進行查辦工作。在查辦過程中發(fā)現(xiàn)的問題、不完善之處應(yīng)主動進行智能加工，找出原因，提出意見、建議，提供解決方法、措施，以供領(lǐng)導(dǎo) 參考選擇。主動輔助是現(xiàn)代秘書職能的一大體現(xiàn)?？梢赃@樣說，秘書被動性的工作做好了，只能是一個稱職的秘書；如果能主動地提供服務(wù)，那他就是一個優(yōu)秀的秘書。 6現(xiàn)在中央領(lǐng)導(dǎo)明確要求政務(wù)秘書領(lǐng)域的秘書要當(dāng)好參謀和助手。他們不僅強調(diào)了秘書的助手作用，更強調(diào)了秘書的參謀作用，并把 ? 參謀 ? 的位置放到 ? 助手 ? 之前，這是新時期領(lǐng)導(dǎo)同志對秘書職業(yè)提出的新要求。在企業(yè)秘書這一領(lǐng)域中，領(lǐng)導(dǎo)者更需要秘書作為參謀來提建議，因為企業(yè)管理者很難有很多渠道來獲得真誠的參謀意見，那么為了在激烈的市場競爭中獲勝，企業(yè)管理者就更需要水平高 、能力強的秘書部門來做好參謀的工作，提出切實可行的意見和建議，推動企業(yè)發(fā)展，增強本企業(yè)的競爭力。 二、現(xiàn)代