山東大學(xué)檔案管理規(guī)定(編輯修改稿)
2024-09-06 15:07 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 )產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。 (九 )出版物類：主要包括學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。 (十 )外事類：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國(guó)際會(huì)議、考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修的材料 。學(xué)校聘請(qǐng)的境外專家、教師在教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的材料 。學(xué)校 開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國(guó)或者港澳臺(tái)地區(qū)專家、教師、國(guó)際學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生等的材料 。學(xué)校授予境外人士名譽(yù)職務(wù)、學(xué)位、稱號(hào)等的材料。 (十一 )財(cái)會(huì)類：按財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》 (財(cái)會(huì)字 [1998]32 號(hào) )執(zhí)行。 (十二 )其他類：主要包括聲像檔案、人物檔案、其他專題檔案等 第十八條 學(xué)校檔案按照《山東大學(xué)檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范》進(jìn)行系統(tǒng)整理、科學(xué)分類與管理。 第十九條 歸檔的文件材料要求質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。電子文件的歸檔要求按照 國(guó)家和學(xué)校有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。紙質(zhì)文件材料和電子文件材料應(yīng)當(dāng)同步歸檔。 第二十條 學(xué)校實(shí)行文件材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。學(xué)校各部門、各課題組的專兼職檔案工作人員應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校檔案整理歸檔的有關(guān)要求，組織本部門或本課題組的教學(xué)、科研和管理等人員及時(shí)整理檔案。其職責(zé)是： (一 )按照文件材料的自然形成規(guī)律組卷 。 (二 )編制相應(yīng)的頁(yè)號(hào)或者件號(hào) 。 (三 ) 完成信息著錄，制作規(guī)范的卷內(nèi)目錄、移交目錄 。 (四 )經(jīng)由本部門或課題組檔案工作負(fù)責(zé)人審查合格后，向?qū)W校檔案館移交。 第二十一條 學(xué)校檔案材料歸檔時(shí)間為： (一 )學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年 6 月底前歸檔 。 (二 )各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔 。 (三 )科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔 。 (四 ) 辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的電子文件實(shí)時(shí)歸檔。 第二十二條 學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、鑒定和編號(hào)。 第二十三條 檔案館要定期組織檔案鑒定。要按照國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，確定檔案材料的保管期限。對(duì)保管期限已滿、已失去保存價(jià)值的檔案，要登記造冊(cè)報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。 第二十四條 學(xué)校與其他單位分工協(xié)作完成的項(xiàng)目，學(xué)校應(yīng)當(dāng)至少保存一整套檔案。協(xié)作單位要將承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案復(fù)制件送交學(xué)校檔案館
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