物流公司01文件與資料管制程序-物流運(yùn)作(編輯修改稿)
2025-08-18 19:02 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 飼料市場(chǎng) Fodder Market FD 資源采購部 Resurce Purchase RP 信息系統(tǒng)部 Information System Department IS 質(zhì)量保證部 Quality Control Department QC 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 Accounting Department AD 人力資源部 Human Resource Department HR :一階文件 — 1,二階文件 — 2,三階文件 — 3。 :以三位數(shù)字表示 ,從“ 001”開始編號(hào) ,002,003依此類推。 :以兩 位數(shù)字表示 ,從 “01”開始編號(hào) ,02,03依次 。 表單版本 :此限于表單使用 ,用小寫英文字母表示 ,從“ａ”開始 ,修訂后為 “ b,c”依此類推。 、二、三階文件版本版次及頁次管理 : A/O 表示 ,A 版第一次修訂為 A/1版 ,依此類推。 ,凡版 次 經(jīng) 5次修訂后 ,或 文件一次 修訂之 內(nèi)容較多時(shí)，文件需進(jìn)行版本變更 , 發(fā)行 B、 C、 D… ..版，版次同 . 、二、三階文件總頁數(shù)包括封面正文和附件部分 ,表單不計(jì)入總 頁數(shù)由該文件引出文件類別 文件與資料管制程序 文件編號(hào) 版本版次 頁 次 程序文件 ETL2001 A/1 6/11 之表單附 于 后面 ,其余文件引出之表單而該文件也用 到 者 ,可以不用附于文件后面 , 以表單編號(hào)管制 . ,回收管制作業(yè) : 、二、三階文件收發(fā)管制 ,文件由文控中心統(tǒng)一打印。一、二階文件需要主要部門在文件第二頁會(huì)簽（無需所有部門都簽）后，交相關(guān)人員審批后由文控中心依照管理者代 表要求發(fā)放份數(shù)統(tǒng)一影印。復(fù)印后在封面上加蓋“受控文件” 并填寫日期作為發(fā)行日期， 加蓋接收部門的部門代碼章 （ 附件三）以識(shí)別保管部門。文件原件不蓋“受控文件”章， 由文控中心統(tǒng)一保存。接收文件人員須在“ 文件分發(fā)回收記錄表 ” 簽收表示收到文件并便 于適時(shí)回收。 ,舊版本失效之文件于新文件發(fā)行時(shí)回收 ,回收份 額 與發(fā) 行 份額數(shù)量一 致 ,內(nèi)容完整 ,若有遺失 ,記錄于“文件分發(fā)回收記錄表 ” 備注欄。 ，如屬特殊情況需由管理者代表或總經(jīng)理同意后方可發(fā) 行，外發(fā)文件不作記錄亦不再回收。 、廢止作業(yè)。 : ,非現(xiàn)場(chǎng)使用之文件由各部門自行集中管理。 (四階文件表單不 限制影印 )。 ,應(yīng)及時(shí)發(fā)行 ,“文件最新版本一覽 表”供使用部門核對(duì)其文件資料是否為最新版本 ,如有文件變動(dòng)時(shí) ,請(qǐng)使用部門在“文件最新版本一覽表”上自行作記錄。 ,字跡模糊 ,份數(shù)不足等需要補(bǔ)發(fā)時(shí) ,由需求部門填寫“文 件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單”注明申請(qǐng)?jiān)?,經(jīng)各單位主管審核后由文控中心予以補(bǔ)發(fā) ,損壞之文件回收 并記錄于“文件分發(fā)回收記錄表”上。 、二、三階的受控文件上加標(biāo)記或書寫任何字符。 接收部門應(yīng)保 持文件清 潔、無破損，不可有涂改現(xiàn)象。 ,文件管制須納入內(nèi)部審核項(xiàng)目中以確保文件資料之正確使 用。 ，在看板上標(biāo)明文件編號(hào)及版本版次，文件修訂時(shí)應(yīng)隨文件類別 文件與資料管制程
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