第21章：收發(fā)通信管理標準-電子電信(編輯修改稿)
2025-08-18 18:49 本頁面
【文章內容簡介】 、包裹單、匯款單等，可以隨同公務信件一起登記，轉交給收件人所在部門，也可以通知收信人到收發(fā)室簽收領取。 收發(fā)室向各部門轉交信件時，要求收件人進行清點，并在“收入件登記簿”上簽字，以防止出現(xiàn)差錯，明確責任，便于以后查對。 二、發(fā)信工作 發(fā)信工作是指通過收發(fā)室向外發(fā)送本機關或單位的公務信件。這些信件一般有三個去向：一是通過郵電局，主要是一般的掛號信和平信；二是機要通信局，主要是發(fā)往外埠的機要信件；三是派通信員直接送達，或由公交交換站交換的發(fā)往本埠的機要信件。 發(fā)信工作的基本環(huán)節(jié)是：檢查、分揀、登記、投送。 收發(fā)室在接收本機關或單位辦公室和各部門送來外發(fā)的信件時，要進行檢查、驗收。檢查的主要方面有： (1)投送地點、收件人是否書寫清楚。 (2)信件封口是否牢固，密件是否有密封。 (3)信件的緩急和機密程度。 (4)包裝是否牢固 、結實，是否合乎要求，體積是否超標。 (5)封皮編號與登記是否相符。 （ 6）信件登記件數(shù)與實有件數(shù)是否相符。通過上述檢查，對不清楚的地方應立即弄清楚，不合格的地方應立即糾正，在檢查妥善后，收發(fā)員應在送件簿上簽字，以示負責，然后再進行分揀。 分揀就是將向外發(fā)出的信件按投送方向分開，把每一個收件部門的信件歸在一起，為投送作好準備。具體的方法是： (1)將發(fā)往本埠的信件按收件部門的投送路線排隊。 (2)將發(fā)往外埠的信件按郵電局、機要通信局等去向分開，將一般掛號信及平信歸送到郵電局一類，將機要信件歸送到機 要通信局一類。 (3)當區(qū)分開幾個投送方向后，在每個投送方向里，要將同一個收件部門的信件放在一起。 外發(fā)信件在分揀后，要進行登記。根據(jù)不同的要求，可以采用聯(lián)單式登記和簿式登記兩種方法進行登記。 通過郵電局、機要通信局外發(fā)的信件，可以采用統(tǒng)一印制的交寄三聯(lián)單進行登記，其中一聯(lián)在通信員簽收后由發(fā)文部門存查；一聯(lián)由機要通信局或郵局留存；一聯(lián)在郵電局或機要通信局簽收后由通信員帶回，交收發(fā)室存查。 由專人投送的信件，可采用簿式登記，即使用“發(fā)出件登記簿”進行登記。如果是由一個人投送，則應按投送路線上各個收件 部門先后順序排隊，先到的登在前面，后到的登在后面，依次排列，并將同一個收件部門的信件放在一起登記，以免影響投遞速度。如果是由幾個人分送，則應按各個分送路線上的先后順序依次排隊登記，其要求也與前述相同。 收發(fā)、通信部門將本機關或單位外發(fā)的公務信件投送到收件單位或個人。投送的方式一般有四種：普通郵寄、專人投送、機要通信和組織公文交換站。以下分別對這四種方式進行說明： (1)普通郵寄 普通郵寄即通過郵局，按普通郵件進行寄發(fā)。它可以根據(jù)輕重緩急等不同情況，以平信、掛號、特掛、航空四種類別寄發(fā)。比較重要的信 件為防止丟失，可以寄掛號信；郵寄實物或票證時可以用特掛；郵寄急件時可用航空信。通過郵局寄發(fā)的信件，必須是不涉及國家機密的普通文書和資料。凡是涉及國家機密的文件，都不能通過普通郵寄的方式寄送。 通過郵局寄發(fā)信件，必須向郵局支付郵資。為避免不必要的工作，許多大機關或大型企事業(yè)單位，信件數(shù)量多，且郵寄面廣，可以采取郵資總付的辦法，由郵局按大宗郵件統(tǒng)一結算。較小的企事業(yè)單位基層機關，由于發(fā)信量少，郵局一般不辦理郵資總付業(yè)務，但也可以個別辦理，并須索要收據(jù)，以備以后查詢。 (2)專人投送 專人投送一般說來，只有發(fā)往本 埠各機關或單位的信件須由通信員專程直接投送。但在必要時，發(fā)往外埠的重要、緊急的公文，也派通信員直接送達。有時，對于重要、緊急的信件也請下級機關或單位派人來取回。 通信員在投送信件時應該注意以下事項： ①應嚴格履行交接時簽收手續(xù)。要檢查信件是否應投送到這個機關或單位。還應注意收件人是不是這個機關或單位規(guī)定的收件人，如果是別人代收，還應弄清代收人是否屬于該機關或單位，是什么部門，做什么工作。 ②要事先將自己投送的信件按照路線的先后到達順序排列好，先到達的機關或單位的信件放在前面，后到達的放在后面。若不事先安排好 次序，當?shù)揭粋€機關或單位時，才臨時翻找該機關或單位的信件，這樣，不僅浪費時間，而且會翻亂所有的信件，容易造成遺漏或錯投的現(xiàn)象。 ③通信員在完成投送任務后，應該向派遣人員交代投送的情況及投送的憑證。 對于下級機關或單位派來領取信件的人員，應仔細地查驗他的證件，確定他是否是下級機關或單位派來的，然后再將信件交給來人清點簽收后取走。 (3)機要通信傳遞 通過機要通信傳遞機密文書，必須經(jīng)有關部門的批準，才能辦理具體傳遞手續(xù)。寄發(fā)機密信件的要求有： ①封皮要加蓋機密等級印章。 ②使用統(tǒng)一印刷的交寄三聯(lián)單進行逐件登記， 并辦理簽收手續(xù)。 ③信件要封口嚴密、包裝牢固。 (4)組織公文交換站 各省、市級機關文書處理部
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