第21章：收發(fā)通信管理標(biāo)準(zhǔn)-電子電信(編輯修改稿)
2024-08-18 18:49 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 、包裹單、匯款單等，可以隨同公務(wù)信件一起登記，轉(zhuǎn)交給收件人所在部門(mén)，也可以通知收信人到收發(fā)室簽收領(lǐng)取。 收發(fā)室向各部門(mén)轉(zhuǎn)交信件時(shí)，要求收件人進(jìn)行清點(diǎn)，并在“收入件登記簿”上簽字，以防止出現(xiàn)差錯(cuò)，明確責(zé)任，便于以后查對(duì)。 二、發(fā)信工作 發(fā)信工作是指通過(guò)收發(fā)室向外發(fā)送本機(jī)關(guān)或單位的公務(wù)信件。這些信件一般有三個(gè)去向：一是通過(guò)郵電局，主要是一般的掛號(hào)信和平信；二是機(jī)要通信局，主要是發(fā)往外埠的機(jī)要信件；三是派通信員直接送達(dá)，或由公交交換站交換的發(fā)往本埠的機(jī)要信件。 發(fā)信工作的基本環(huán)節(jié)是：檢查、分揀、登記、投送。 收發(fā)室在接收本機(jī)關(guān)或單位辦公室和各部門(mén)送來(lái)外發(fā)的信件時(shí)，要進(jìn)行檢查、驗(yàn)收。檢查的主要方面有： (1)投送地點(diǎn)、收件人是否書(shū)寫(xiě)清楚。 (2)信件封口是否牢固，密件是否有密封。 (3)信件的緩急和機(jī)密程度。 (4)包裝是否牢固 、結(jié)實(shí)，是否合乎要求，體積是否超標(biāo)。 (5)封皮編號(hào)與登記是否相符。 （ 6）信件登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。通過(guò)上述檢查，對(duì)不清楚的地方應(yīng)立即弄清楚，不合格的地方應(yīng)立即糾正，在檢查妥善后，收發(fā)員應(yīng)在送件簿上簽字，以示負(fù)責(zé)，然后再進(jìn)行分揀。 分揀就是將向外發(fā)出的信件按投送方向分開(kāi)，把每一個(gè)收件部門(mén)的信件歸在一起，為投送作好準(zhǔn)備。具體的方法是： (1)將發(fā)往本埠的信件按收件部門(mén)的投送路線排隊(duì)。 (2)將發(fā)往外埠的信件按郵電局、機(jī)要通信局等去向分開(kāi)，將一般掛號(hào)信及平信歸送到郵電局一類，將機(jī)要信件歸送到機(jī) 要通信局一類。 (3)當(dāng)區(qū)分開(kāi)幾個(gè)投送方向后，在每個(gè)投送方向里，要將同一個(gè)收件部門(mén)的信件放在一起。 外發(fā)信件在分揀后，要進(jìn)行登記。根據(jù)不同的要求，可以采用聯(lián)單式登記和簿式登記兩種方法進(jìn)行登記。 通過(guò)郵電局、機(jī)要通信局外發(fā)的信件，可以采用統(tǒng)一印制的交寄三聯(lián)單進(jìn)行登記，其中一聯(lián)在通信員簽收后由發(fā)文部門(mén)存查；一聯(lián)由機(jī)要通信局或郵局留存；一聯(lián)在郵電局或機(jī)要通信局簽收后由通信員帶回，交收發(fā)室存查。 由專人投送的信件，可采用簿式登記，即使用“發(fā)出件登記簿”進(jìn)行登記。如果是由一個(gè)人投送，則應(yīng)按投送路線上各個(gè)收件 部門(mén)先后順序排隊(duì)，先到的登在前面，后到的登在后面，依次排列，并將同一個(gè)收件部門(mén)的信件放在一起登記，以免影響投遞速度。如果是由幾個(gè)人分送，則應(yīng)按各個(gè)分送路線上的先后順序依次排隊(duì)登記，其要求也與前述相同。 收發(fā)、通信部門(mén)將本機(jī)關(guān)或單位外發(fā)的公務(wù)信件投送到收件單位或個(gè)人。投送的方式一般有四種：普通郵寄、專人投送、機(jī)要通信和組織公文交換站。以下分別對(duì)這四種方式進(jìn)行說(shuō)明： (1)普通郵寄 普通郵寄即通過(guò)郵局，按普通郵件進(jìn)行寄發(fā)。它可以根據(jù)輕重緩急等不同情況，以平信、掛號(hào)、特掛、航空四種類別寄發(fā)。比較重要的信 件為防止丟失，可以寄掛號(hào)信；郵寄實(shí)物或票證時(shí)可以用特掛；郵寄急件時(shí)可用航空信。通過(guò)郵局寄發(fā)的信件，必須是不涉及國(guó)家機(jī)密的普通文書(shū)和資料。凡是涉及國(guó)家機(jī)密的文件，都不能通過(guò)普通郵寄的方式寄送。 通過(guò)郵局寄發(fā)信件，必須向郵局支付郵資。為避免不必要的工作，許多大機(jī)關(guān)或大型企事業(yè)單位，信件數(shù)量多，且郵寄面廣，可以采取郵資總付的辦法，由郵局按大宗郵件統(tǒng)一結(jié)算。較小的企事業(yè)單位基層機(jī)關(guān)，由于發(fā)信量少，郵局一般不辦理郵資總付業(yè)務(wù)，但也可以個(gè)別辦理，并須索要收據(jù)，以備以后查詢。 (2)專人投送 專人投送一般說(shuō)來(lái)，只有發(fā)往本 埠各機(jī)關(guān)或單位的信件須由通信員專程直接投送。但在必要時(shí)，發(fā)往外埠的重要、緊急的公文，也派通信員直接送達(dá)。有時(shí)，對(duì)于重要、緊急的信件也請(qǐng)下級(jí)機(jī)關(guān)或單位派人來(lái)取回。 通信員在投送信件時(shí)應(yīng)該注意以下事項(xiàng)： ①應(yīng)嚴(yán)格履行交接時(shí)簽收手續(xù)。要檢查信件是否應(yīng)投送到這個(gè)機(jī)關(guān)或單位。還應(yīng)注意收件人是不是這個(gè)機(jī)關(guān)或單位規(guī)定的收件人，如果是別人代收，還應(yīng)弄清代收人是否屬于該機(jī)關(guān)或單位，是什么部門(mén)，做什么工作。 ②要事先將自己投送的信件按照路線的先后到達(dá)順序排列好，先到達(dá)的機(jī)關(guān)或單位的信件放在前面，后到達(dá)的放在后面。若不事先安排好 次序，當(dāng)?shù)揭粋€(gè)機(jī)關(guān)或單位時(shí)，才臨時(shí)翻找該機(jī)關(guān)或單位的信件，這樣，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且會(huì)翻亂所有的信件，容易造成遺漏或錯(cuò)投的現(xiàn)象。 ③通信員在完成投送任務(wù)后，應(yīng)該向派遣人員交代投送的情況及投送的憑證。 對(duì)于下級(jí)機(jī)關(guān)或單位派來(lái)領(lǐng)取信件的人員，應(yīng)仔細(xì)地查驗(yàn)他的證件，確定他是否是下級(jí)機(jī)關(guān)或單位派來(lái)的，然后再將信件交給來(lái)人清點(diǎn)簽收后取走。 (3)機(jī)要通信傳遞 通過(guò)機(jī)要通信傳遞機(jī)密文書(shū)，必須經(jīng)有關(guān)部門(mén)的批準(zhǔn)，才能辦理具體傳遞手續(xù)。寄發(fā)機(jī)密信件的要求有： ①封皮要加蓋機(jī)密等級(jí)印章。 ②使用統(tǒng)一印刷的交寄三聯(lián)單進(jìn)行逐件登記， 并辦理簽收手續(xù)。 ③信件要封口嚴(yán)密、包裝牢固。 (4)組織公文交換站 各省、市級(jí)機(jī)關(guān)文書(shū)處理部
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