文檔管理制度之培訓(xùn)教材0(編輯修改稿)
2025-03-27 18:29 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 專業(yè)系統(tǒng)，對個人電腦資料按要求保存 部門資料管理員對各崗位人員的電子存放情況進行監(jiān)督管理 四 崗位要求 電子文檔 ◆ 對服務(wù)器進行分區(qū)管理，設(shè)置文件夾、權(quán)限； ◆ 對服務(wù)器進行備份管理 信息管理中心 紙件文檔 整理要求 每天整理文件、記錄 ● 字跡清晰、工整，紙張及格式符合要求，禁止用鉛筆等易擦的 書寫工具 ● 按 《 文檔類別、級別及歸檔范圍一覽表 》 中“范圍”要求進行分類整理 ● 廢棄的資料銷毀或斜畫后二次使用 紙件文檔 文件夾、目錄要求 ● 各崗位人員須按 《 文檔類別、級別及歸檔范圍一覽表 》要求分類建立文件夾 ● 對文件夾及內(nèi)目進行標識 文檔整理 整理要求 ●用于大文件夾 ●用于小文件夾 紙件文檔 整理要求 區(qū)分擺放場所 ● 對于每天或每周需用到文件，一般擺放于崗位人員辦公桌面 ● 對于每月 /季度需用到的文件，一般擺放于部門文件柜保存 ● 半年以上需用到的文件，一般擺放于資料室 紙件文檔 整頓要求 確保文件標識與內(nèi)容一致，一般情況，單個文件夾只針對一個主題資料 各崗位人員每天下班前將文件、記錄分類整理 紙件文檔 送審文件或每天處理的文件可擺放于文件欄或文件夾 /袋中，須對狀態(tài)進行標識 送審 /每天 日常使用的文件直接打孔分類 存放于文件夾 /袋中。財務(wù)憑證使用專用方式捆綁整理 日常使用 移交資料室保管的文檔：普通文檔使用訂夾或裝訂線進行捆綁；絕密 /機密文檔使用文件袋 /文檔盒或裝訂線進行捆綁 移交文件 裝訂要求 ● 資料管理員對本部門人員工作輸出文件進行監(jiān) 督管理 ● 資料管理員每月初按要求收集本部門上月的相 關(guān)文檔，按要求進行分工類整理、標識、形成 明細后打包，附清單 ● 于年初將上年度的文檔進行移交 (對需要使用 的文件資料由部門資料管理員進行拷貝待用 )，移交時填寫 《 文檔移交明細 》 移交資料室 ● 專項獨立保存的以項目完結(jié)后整理、標識、 打包移交資料室 資料管理員 要求 五 資料管理員要求 文檔類別、級別及歸檔范圍一覽表 文檔管理人員名單及工作職責(zé)一覽表 六 資料室管理要求 ● 非文檔管理人員不得擅自進入資料室。如有需 要，必須由管理人員陪同方可進入 資 料 室 要 求 ● 不得于資料室內(nèi)抽煙、飲食，室內(nèi)應(yīng)保持整潔、空 氣流通、光線充足、溫 濕度適宜、定期打掃衛(wèi)生 ● 任何部門和個人不得私自提供贈送或出賣給外單位及個人，不得任意帶出本單位，不談?wù)摻^密 /機密內(nèi)容，違者嚴肅處理 ● 文檔人員要嚴格執(zhí)行保密紀律，對密級文檔要重點保管，嚴格文檔借閱手續(xù)，并不得隨便談?wù)撐臋n
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