2流程梳理與優(yōu)化培訓(xùn)v13(編輯修改稿)
2025-03-26 22:04 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 新舊流程切換 新舊流程切換會 上線 EMAIL通知 IT的上線通知 上線及問題處理 5 新舊流程切換 ——時間跨度比較大的項(xiàng)目，必要時可以用“上線倒計(jì)時計(jì)劃”來推動準(zhǔn)備工作的順利開展 如果說優(yōu)化方案是 100分，那么新舊流程切換工作的好壞直接決定項(xiàng)目最終產(chǎn)出是 120分還是 60分！ 5 新舊流程切換 ——上線問題閉環(huán)跟進(jìn)解決 6 項(xiàng)目關(guān)閉 ?制度完善及發(fā)布。 ?成果匯報(bào)： 制作項(xiàng)目成果匯報(bào) PPT。 向公司 領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)項(xiàng)目成果。 ?解散團(tuán)隊(duì)： 項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)一封郵件給所有成員及其上司，對成員在項(xiàng)目工作上的成績表示肯定和感謝，同時解散臨時團(tuán)隊(duì)。 ?評優(yōu)與激勵： 評委會根據(jù) 各項(xiàng)目產(chǎn)出 /難度等多個維度，評選優(yōu)秀，并發(fā)放激勵。 第二部分 第三部分 第一部分 什么是流程 目 錄 流程優(yōu)化方法 建立 流程體系 第四部分 流程文件編寫方法 32 什么（ What） ? 客戶需要什么？ ?哪些活動是必須的？ 如何做（ How） ? 流程如何實(shí)施？ ?是否有更好的方法、程序或設(shè)備可供使用？ 何時（ when） ? 流程完成時間是多少？ ?是否存在瓶頸或過度延遲？如何減少等待時間？ 誰（ who） ? 誰在實(shí)施每一流程？ ?是否能夠重新設(shè)計(jì)流程以便減少勞動時間和降低對勞動技能的要求？ 哪里（ where） ? 流程中每種活動在什么地方進(jìn)行？ ?能否改進(jìn)布置來減少移動距離？ ? 如何編寫流程文件 —— 流程編制的要點(diǎn) 2R:記錄和資源 ? 做的目的是什么？ 為什么做（ Why） ? 工作的輸出是什么？ ? 需要那些資源？ 流程文件編寫的要點(diǎn) ? 如何編寫文件 —— 流程文件的詳略程度： 每個 組織確定其所需流程 /規(guī)范的多少和詳略程度及使用的媒體。取決于下列因素： ? 組織的類型和規(guī)模； ? 過程的復(fù)雜性和相互作用； ? 產(chǎn)品的復(fù)雜性； ? 顧客要求； ? 適用的法律法規(guī)要求； ? 人員能力以及滿足要求所需證實(shí)的程度。 ? 不 追求流程的數(shù)量； ? 流程 宜簡不宜繁； ? 盡量 按一事一文的原則； ? 不要 試圖在流程中規(guī)定所有的要求； ? 不是 所有的事情都要有文件規(guī)定 的； 流程文件的詳略程度 ? 如何編寫流程和規(guī)范 —— 原則 遵循 “ 一文一事 ” 的原則； 按業(yè)務(wù)和職能編寫 ,打破部門界線； 通過流程明確各部門 /崗位的工作接口和聯(lián)系通道； 流程中各項(xiàng)活動或過程應(yīng)體現(xiàn) P D C A的閉環(huán)管理原則； 流程中某一活動或過程能用文字簡要清楚的 ， 按照 5W1H2R直接在流程中描述清楚 ， 不能描述清楚且存在多環(huán)節(jié)或活動的 ， 可引出相關(guān)的分流程或規(guī)范 。 流程文件編寫的原則 流程目標(biāo) 簡要概括制定文件的目的 。 適用范圍 明確管理范圍 (該文件描述的過程 、 活動或區(qū)域 ） 。 定義與術(shù)語 本文需要解釋的定義和 術(shù)語 職責(zé)分工 與文件描述的過程 、 活動或區(qū)域有關(guān)的部門和崗位 的職責(zé)和權(quán)限 相關(guān)政策與 制度 流程關(guān)鍵控制點(diǎn) 流程圖 流程說明 流程模板與表單 更改歷史 ? 流程 /規(guī)范的文件的主體內(nèi)容 流程文件的主體內(nèi)容 ? 記錄表格是一種特殊的文件 ? 表格是未記載 “ 證據(jù) ” 前的記錄存在的文件形式； ? 表格的總要求是：確?？梢垣@得必要的資源和信息 ， 以支持這些過程的運(yùn)作和監(jiān)控得到證實(shí)的證據(jù) 。 ? 記錄表格的設(shè)計(jì) ? 表格的要求應(yīng)與流程 /規(guī)范的要求相一致； ? 表格的設(shè)計(jì)應(yīng)與所填寫的內(nèi)容相一致； ? 應(yīng)能為填寫人提供指導(dǎo) ， 應(yīng)能說明填寫的要求； ? 表格應(yīng)盡可能簡化 ， 減少表格的數(shù)量； ? 相近要求表格應(yīng)考慮合并 ， 盡可能設(shè)計(jì)通用表格； ? 欄目的空間要根據(jù)信息量的大小來預(yù)留 ， 考慮記錄的管理 （ 標(biāo)識 、 檢索 、 電子化 ） 需要。 流程文件中表單的設(shè)計(jì) 菜單欄 工具欄 模具 形狀窗口 繪圖頁面 形狀 Visio的界面 流程圖的描述方法 ? 兩個維度 活動流轉(zhuǎn) 流程要素 階段維 部門/崗位維 每一個流程都是由不同的階段組成的，要識別每一個流程大的階段，這是認(rèn)識流程的第一步，不要一開始就深入細(xì)節(jié) 某活動是由哪個部門或崗位來完成的 活動的流轉(zhuǎn) 某 活 動某 活 動判 斷N某 活 動Y流程的目標(biāo) 流程的客戶 流程的觸發(fā)事件 流程的輸入、輸出 流程的關(guān)鍵控制點(diǎn) 流程的要素 每個網(wǎng)格內(nèi)的活動是由該部門該崗位在該階段作的活動 流程圖的布局 流程名稱 流程相關(guān)部門、相關(guān)崗位 編號 。版本號 流程階段 編寫人 電 話 訂 貨貨 物 裝 箱寄 出電 話 訂 貨有 貨 ？是否貨 物 裝 箱寄 出聯(lián) 系 倉 庫倉 庫 直 接 寄 出三種基本的流程圖結(jié)構(gòu)： 向 新 客 戶 推 薦 商品包 裝 客 戶 選 定 的商 品送 客 戶 出 店 門收 款順序 選擇 循環(huán) 打開 Visio； 關(guān)閉向?qū)В? 點(diǎn)擊工具欄上 “ 新建 ” 按鈕
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