【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 項(xiàng)目結(jié)構(gòu)分解合同事件表特殊問(wèn)題的 合同分析合同總體分析 文件合 同 分 析合同價(jià)格及 成本分析總工期 要求第四節(jié) 工程項(xiàng)目文檔管理 一、文檔管理的任務(wù)和基本要求 二、項(xiàng)目文件資料的特點(diǎn) 三、文檔系統(tǒng)的建立 to 一、文檔管理的任務(wù)和基本要求 文檔管理指的是對(duì)作為信息載體的資料進(jìn)行有序地收集、加工、分解、編目、存檔，并為項(xiàng)目各參加者提供專用的和常用的信息的過(guò)程。文檔系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是管理信息系統(tǒng)有效率運(yùn)行的前提條件。 文檔系統(tǒng)有如下要求： 1. 系統(tǒng)性 ， 即包括項(xiàng)目相關(guān)的 ， 應(yīng)進(jìn)入信息系統(tǒng)運(yùn)行的所有資料 。 事先要羅列各種資料并進(jìn)行系統(tǒng)化 。 2. 各個(gè)文檔要有單一標(biāo)志 ， 能夠互相區(qū)別 ， 通常通過(guò)編碼區(qū)別 。 3. 文檔管理責(zé)任的；落實(shí) ， 即有專門人員或部門負(fù)責(zé)資料工作 。 對(duì)具體的項(xiàng)目資料要確定具體的問(wèn)題 (見圖 187)。 4． 內(nèi)容正確 、 實(shí)用 ， 在文檔處理過(guò)程中不失真 。 return 圖 187 圖1 8 7項(xiàng)目實(shí)施活動(dòng)資料負(fù)責(zé)活動(dòng)結(jié)果=資料時(shí)間使用誰(shuí)？什么？為誰(shuí)？何時(shí)？ return 二、項(xiàng)目文件資料的特點(diǎn) 資料是數(shù)據(jù)或信息的載體。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中資料上的數(shù)據(jù)有兩種 (見圖 188)： 1．內(nèi)容性數(shù)據(jù) 2．說(shuō)明性數(shù)據(jù) 圖1 8 8 兩種數(shù)據(jù)資料內(nèi)容性數(shù)據(jù) 說(shuō)明性數(shù)據(jù)三、文檔系統(tǒng)的建立 (一 )資料特征標(biāo)識(shí) (編碼 ) 1．有效范圍 2．資料種類 3．內(nèi)容和對(duì)象 4．日期／序號(hào) 這里必須對(duì)每部分的編碼進(jìn)行設(shè)計(jì)和定義 。 例如某工程用 l1個(gè)數(shù)碼作資料代碼 ， 見圖 l89。 圖1 8 9 某工程資料編碼結(jié)構(gòu)B G B G S L T 2 0 1 5范圍 種類 對(duì)象 序號(hào)辦公樓 設(shè)計(jì)變更 樓梯間 第1 5 號(hào)變更(二 )索引系統(tǒng) 為了資料使用的方便 ， 必須建立資料的索引系統(tǒng) ， 它類似于圖書館的書刊索引 。 項(xiàng)目相關(guān)資料的索引一般可采用表格形式 。 在項(xiàng)目實(shí)施前 ，它就應(yīng)被專門設(shè)計(jì) 。 表中的欄目應(yīng)能反映資料的各種特征信息 。 不同類別的資料可以采用不同的索引表 ， 如果需要查詢或調(diào)用某種資料 ， 即可按圖索驟 。 例如信件索引可以包括如下欄目：信件編碼 ， 來(lái) (回 )信人 ，來(lái) (回 )信日期 ， 主要內(nèi)容 ， 文檔號(hào) ， 備注等 。 這里要考慮到來(lái)信和回信之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系 ， 收到來(lái)信或回信后即可在索引表上登記 ， 并將信件存入對(duì)應(yīng)的文檔中 。 索引和文檔的對(duì)應(yīng)關(guān)系可見圖 1810。 return return 圖1 8 1 0 索引和文檔的關(guān)系 信件索引信件1 ??信件2 ??信件3 ?? 會(huì)議紀(jì)要索引會(huì)議紀(jì)要1 ??會(huì)議紀(jì)要2 ??會(huì)議紀(jì)要3 ??信件2信件3信件1會(huì)議紀(jì)要1會(huì)議紀(jì)要2會(huì)議紀(jì)要3??第五節(jié) 項(xiàng)目管理中的軟信息 一、軟信息的概念 二、軟信息的作用 三、軟信息的特點(diǎn) 四、軟信息的獲取 五、現(xiàn)在要解決的問(wèn)題 return 一、軟信息的概念 有許多信息是很難用信息形式表達(dá)和通過(guò)正規(guī)的 信息渠道溝通的 。 這主要是反映項(xiàng)目參加者的心 理行為 ， 項(xiàng)目組織狀況的信息 。 例如： 參加者的期望和管理者的工作作風(fēng) 、 對(duì)項(xiàng)目工作的興趣； 各工作人員的積極性； 項(xiàng)目的軟環(huán)境狀況； 項(xiàng)目的組織程度及組織效率； 項(xiàng)目組織與環(huán)境 ， 項(xiàng)目小組與其它參加者 ， 項(xiàng)目小組內(nèi)部的關(guān)系； 業(yè)主或上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目的態(tài)度 、 信心和重視程度 項(xiàng)目小組精神；組織約束程度； 項(xiàng)目實(shí)施的秩序程度等 。 它們無(wú)法或很難定量化 ， 甚至很難用具體的語(yǔ)言表達(dá) 。 return 二、軟信息的作用 軟信息在管理決策和控制中起著很大的作用 。 它能更快 、 更直接她反映深層次的 ， 帶根本 性的問(wèn)題 。 它也有表達(dá)能力 ， 對(duì)項(xiàng)目組織 、 項(xiàng)目參加者行為狀況的反映 ， 能夠預(yù)見項(xiàng)目的危機(jī) ， 可以說(shuō)它對(duì)項(xiàng)目未來(lái)的影響比硬信息更大 。 它能夠直接揭示問(wèn)題的實(shí)質(zhì) ， 根本原因 。 而通常的硬信息只能說(shuō)明現(xiàn)象 。 在項(xiàng)目管理的決策支持系統(tǒng)和專家系統(tǒng)中 ， 必須考慮軟信息的作用和影響 ， 通過(guò)項(xiàng)目的整體信息體系來(lái)研究 、 評(píng)價(jià)項(xiàng)目問(wèn)題 ， 作出決策 ， 否則這些系統(tǒng)是不科學(xué)的 ， 也是不適用的 。 軟信息還可以更好地幫助項(xiàng)目管理者研究和把握項(xiàng)目組織 ，造成對(duì)項(xiàng)目組織的激勵(lì) 。 在趨向分析中應(yīng)考慮硬信息和軟信息 ， 描述必須與目標(biāo)系統(tǒng)一致 ， 符合特定的要求 。 return 三、軟信息的特點(diǎn) 1． 軟信息尚不能在報(bào)告中反映或完全正確的反映 ， 缺少表達(dá)方式和正常的溝通渠道 。 2． 由于它無(wú)法準(zhǔn)確地描述和傳遞 ， 所以它的狀況只能由各自領(lǐng)會(huì) ， 仁者見仁 ， 智者見智 ， 不確定性很大 ， 這便會(huì)導(dǎo)致決策的不確定性 。 3． 由于很難表達(dá) ， 不能傳遞 ， 很難進(jìn)入信息系統(tǒng)溝通 ， 則軟信息的使用是局部的 。 真正有決策權(quán)的上層管理者 (如業(yè)主 、投資者 )由于不具備條件 (不參與實(shí)際操作 )， 所以無(wú)法獲得和使用軟信息 ， 因而容易造成決策失誤 。 4． 軟信息目前主要通過(guò)非正式溝通來(lái)影響人們的行為 。 例如人們對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的專制作風(fēng)的意見和不滿 ， 互相訴說(shuō) ， 以軟抵抗對(duì)待項(xiàng)目經(jīng)理的指令 、 安排 。 5． 軟信息必須通過(guò)人們的模糊判斷 ， 通過(guò)人們的思考來(lái)作信息處理 ， 常規(guī)的信息處理方式是不適用的 。 return 東南大學(xué)遠(yuǎn)程教育 工程項(xiàng)目管理 第四十七 講 主講教師： 成 虎 四、軟信息的獲取 目前由于在正規(guī)的報(bào)告中比較少地涉及軟信息 ， 它又不能通過(guò)正常的信息流通過(guò)程取得 ， 而且 即使獲得也很難說(shuō)是準(zhǔn)確的 ， 全面的 。 它的獲取方式通常有： 1． 觀察 。 通過(guò)觀察現(xiàn)場(chǎng)以及人們的舉止 、 行為 、 態(tài)度 ，分析他們的動(dòng)機(jī) ， 分析組織狀況； 2． 正規(guī)的詢問(wèn) ， 征求意見； 3． 閑談 、 非正式溝通； 4． 要求下