整理整頓細(xì)化及目視化管理_2(編輯修改稿)
2025-03-22 16:05 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 現(xiàn)“雜物”標(biāo)識(shí) 清理不要物； 各文件、物品必須分層、分類(lèi)管理 標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)、記錄類(lèi)、通知類(lèi)、日常管理類(lèi)、規(guī)定規(guī) 范、參考資料、事務(wù)管理類(lèi)、品質(zhì)管理類(lèi)、生產(chǎn) 計(jì)劃類(lèi)、報(bào)告類(lèi)、人事管理、檔案類(lèi)、工藝文 件、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、空白表格 …… 各文件柜、架內(nèi)物品都必須按輕重決定置于哪 層。一般輕的物品、文件放上層，重的放下層， 各文件柜、架內(nèi)物品都必須按使用的頻率決定置 于哪層？一般為使用頻率高的置于中間拿取方便 的位置。使用頻率低的置于偏高或偏低的層次； 標(biāo)識(shí)明確； 定期清掃，保持干凈無(wú)塵。 三、柜架管理 文件柜分類(lèi)標(biāo)識(shí) 清理過(guò)期的資料； 每?jī)?cè)資料都需要有明確的標(biāo)識(shí)； ①資料名稱(chēng) ②定位標(biāo)識(shí) ③管理者標(biāo)識(shí) 每次使用過(guò)的資料都必須按指定的位置歸回原處； 保持資料干凈整齊。 四、資料 \物品歸位 文件資料清理的要點(diǎn) ?首先明確本部門(mén)的文件資料類(lèi)型，避免盲目進(jìn)行文件清理歸類(lèi)，導(dǎo)致歸類(lèi)不清晰； ?按照類(lèi)型清理所有資料文件； ?本部門(mén)發(fā)出的文件可以按照類(lèi)型進(jìn)行歸類(lèi)整理存檔； ?從其它部門(mén)接受的文件，有效期過(guò)后，在本部門(mén)只保存接受臺(tái)帳（在接受時(shí)就做記錄），如果以后需要查閱，根據(jù)臺(tái)帳到發(fā)出部門(mén)借閱。 ?要避免一份文件在各部門(mén)都有存檔管理（既消耗空間、又要花時(shí)間管理）。 五 .電腦文件 5S 建立電腦文件目錄文檔 個(gè)人文件與公司文件區(qū)分放置，并標(biāo)識(shí)清楚個(gè)人文件不做要求 公司文件要進(jìn)行文件分類(lèi)并標(biāo)識(shí)清楚（思路見(jiàn)后） 公司文件加密與不加密的文件要用標(biāo)識(shí)區(qū)分清楚 C盤(pán) 我的文檔 私人文件 *****文件 品質(zhì)文件 培訓(xùn)文件 JIT文件 *****文件 效率文件 電腦文件分類(lèi) （例）： 工廠(chǎng) JIT文件分類(lèi)實(shí)例 六、空白表單管理 部門(mén)內(nèi)有多種表格時(shí)，需分類(lèi)管理； 為了方便查找，建議用不同顏色分開(kāi)； 為了防止急用時(shí)沒(méi)有的現(xiàn)象，建議有復(fù)印提示 定期清理不用、過(guò)期的表格。 案例練習(xí) 抽屜里放著《生產(chǎn)日?qǐng)?bào)》空白表格一疊，每天各班定時(shí)來(lái)這里取空表做生產(chǎn)日?qǐng)?bào)。有一天，張三取走了最后一張表格，心理暗自慶幸自己運(yùn)氣好 …… 第二天，張三象往常一樣，來(lái)取空白表格，拉開(kāi)抽屜，發(fā)現(xiàn)表格沒(méi)有了，開(kāi)始四處尋找 …… 思考：你會(huì)怎么樣解決這種問(wèn)題？ 代表各種表單， 自主管理表單 采用不同顏色代表各種表單，用提示方法來(lái)自主管理表單 清理不要物； 可定置于桌面的物品為：電腦、文件欄、電話(huà)、 筆筒、臺(tái)歷、茶杯，并要求定位； 工作時(shí)可有需處理的文件資料等置于桌面，但 人長(zhǎng)時(shí)間（ ）離開(kāi)時(shí)，文件、資料必須 歸位； 桌面文件狀態(tài)可按“待處理”、“已處理”、“處理中” 保持桌面清潔 七、桌面狀態(tài) 清理不要物（包括私人鞋物）； 文件資料 /產(chǎn)品等不可直接置于桌底； 離開(kāi)座位時(shí)，椅子要推近桌子； 保持地面干凈。 八、桌底狀態(tài) 不要物的清理 辦公用品、文件資料、私人用品必須按類(lèi)別分 抽屜放置； 一個(gè)抽屜內(nèi)有幾種物品時(shí)， 想辦
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