【文章內(nèi)容簡介】 其他會議文書 除此三文件之外，還必須準(zhǔn)備好會議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表，等等。 對會場的要求總體上是： 整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、一應(yīng)設(shè)備齊全、利于安全和保密。 （ 4）會場準(zhǔn)備?會場布置?主席臺席位?會場設(shè)施?其他準(zhǔn)備 會場除了整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全等要求之外，還應(yīng)考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。 小型會議可安排在一般會議室，會議室有方形、長方形、圓形、橢圓形等。會議室的中央放置長方形或長圓形會議桌，桌上正中可以放置一兩盆鮮花，四邊供與傳教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數(shù)量視人數(shù)而定。 主席的位置一般在會議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側(cè)。多邊會議采用正圓形會議桌，或多邊形桌位，因為正圓形或多邊形會議桌的席位無主次之分。大中型會議則安排在會議廳，扇形會議廳比長方形的效果要好。會議廳的前方安排主席臺與講臺。主席臺應(yīng)用長方形桌，上鋪白色、天藍色或其他顏色桌面。臺上方或后方懸掛會標(biāo)。會標(biāo)一般用紅底白字，企業(yè)也可用紅底金字。講臺不宜過大過高，應(yīng)與講話人的身材比例協(xié)調(diào)。臺前可放置花草盆景，使主席臺整體上顯得色彩和諧，舒心悅目。 會場布置 面對主席臺的是與會者席位，應(yīng)有桌有席。便于放置文件和做記錄，席位之間不應(yīng)太擠，便于進出活動。研討會、座談會可將桌椅排成半圓形或小方塊形， 席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應(yīng)多備話筒，便于與會者原桌發(fā)言和多向交流。 會場大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)，與其過大，不如偏小。會場過大則顯得松散，容易產(chǎn)生遲到、早退現(xiàn)象，不利于產(chǎn)生好的會議效果；偏小反而顯得緊湊，容易使人思想集中。情緒飽滿。 工作會議或同一系統(tǒng)會議，與會者的席位依職務(wù)高低為序，職務(wù)越高者離主席席位越近，兩邊入席，左高右低，前高后低。研討會、座談會之類的會議，與會者可隨到隨坐，不指定席位。重要的大中型會議，則應(yīng)按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，與會者由秘書或服務(wù)人員引領(lǐng)入席。 重大會議的主席臺席位應(yīng)講究排列。主席臺席位視人數(shù)設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位應(yīng)為單數(shù)。 席位的次序應(yīng)以主席團成員職務(wù)高低，對會議的重要程度而定。邀請的貴賓或來賓如安排在主席臺就坐的也按照同樣原則。 第一排的正中為首席．其次是左位，再次為右位 先左后右，左高右低．前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。 主席臺席位 會場一應(yīng)設(shè)施都必須在開會前準(zhǔn)備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試 (如擴音器 的音量大小 )，以免臨時發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯。 會場設(shè)施 會期較長的會議應(yīng)準(zhǔn)備與會人員的就餐、住宿。 會場外應(yīng)有醫(yī)護人員值班。 遠道而來的應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛。 會議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。 重要會議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。 會議計劃中如安排參觀、考察、游覽等活動，或贈送圖片、資料、紀(jì)念品等，都應(yīng)在會前做好準(zhǔn)備。 其他準(zhǔn)備 會議的議程包括：程序議程日程表作息表議程清晰，會議有條不紊！議程清晰，會議有條不紊！ 會議通常有一個或幾個相關(guān)的議會議通常有一個或幾個相關(guān)的議題。若有多個議題，應(yīng)根據(jù)這些議題的題。若有多個議題，應(yīng)根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，編排內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，編排議程，印成文字，就是議程表，會前發(fā)議程，印成文字，就是議程表，會前發(fā)給與會人員。給與會人員。 （ 1）議程（ 2）程序 會議內(nèi)容除了議題之外，還有一些禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項目，如宣布會議開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發(fā)言、致閉幕詞、宣布會議結(jié)束等。把第一次會議的這些項目和內(nèi)容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書，就是程序表。 程序表最好能列上時間安排，具體到幾點幾分。 （ 3）日程表 即將會議的全部內(nèi)容 (包括參觀和文娛活動 )分解安排在會期幾天的各單元 (如分上午、下午、晚上 )或時數(shù) (幾點至幾點 )內(nèi)，以簡短的文字表達，制成表格。 （ 4）作息時間表 即將每天的起居、用餐、參加會議或其他活動、休息等時間安排制成表格。安排作息時間應(yīng)考慮到勞逸結(jié)合、冬夏時令特征等因素。 會前一切準(zhǔn)備就緒之后，就應(yīng)及時發(fā)送會議通知。本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請 信。 邀請性會議為準(zhǔn)確統(tǒng)計與會人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備，通知時應(yīng)提前 7天以上并附加回執(zhí)。 ① 會議召開的時間、需用時間或會期，地點 (會址 )。 ② 會議名稱和主要議題。 ③ 參加對象。 ④ 須作什么準(zhǔn)備。 ⑤ 報到日期、地點、接站辦法等。 ⑥ 召集單位署名、通知發(fā)出日期，