大型活動(dòng)的組織技巧(編輯修改稿)
2025-03-19 11:49 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 其他會(huì)議文書(shū) 除此三文件之外，還必須準(zhǔn)備好會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性文書(shū)材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議議程表、日程表、作息時(shí)間表、與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表，等等。 對(duì)會(huì)場(chǎng)的要求總體上是： 整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、一應(yīng)設(shè)備齊全、利于安全和保密。 （ 4）會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備?會(huì)場(chǎng)布置?主席臺(tái)席位?會(huì)場(chǎng)設(shè)施?其他準(zhǔn)備 會(huì)場(chǎng)除了整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全等要求之外，還應(yīng)考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。 小型會(huì)議可安排在一般會(huì)議室，會(huì)議室有方形、長(zhǎng)方形、圓形、橢圓形等。會(huì)議室的中央放置長(zhǎng)方形或長(zhǎng)圓形會(huì)議桌，桌上正中可以放置一兩盆鮮花，四邊供與傳教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數(shù)量視人數(shù)而定。 主席的位置一般在會(huì)議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側(cè)。多邊會(huì)議采用正圓形會(huì)議桌，或多邊形桌位，因?yàn)檎龍A形或多邊形會(huì)議桌的席位無(wú)主次之分。大中型會(huì)議則安排在會(huì)議廳，扇形會(huì)議廳比長(zhǎng)方形的效果要好。會(huì)議廳的前方安排主席臺(tái)與講臺(tái)。主席臺(tái)應(yīng)用長(zhǎng)方形桌，上鋪白色、天藍(lán)色或其他顏色桌面。臺(tái)上方或后方懸掛會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)一般用紅底白字，企業(yè)也可用紅底金字。講臺(tái)不宜過(guò)大過(guò)高，應(yīng)與講話人的身材比例協(xié)調(diào)。臺(tái)前可放置花草盆景，使主席臺(tái)整體上顯得色彩和諧，舒心悅目。 會(huì)場(chǎng)布置 面對(duì)主席臺(tái)的是與會(huì)者席位，應(yīng)有桌有席。便于放置文件和做記錄，席位之間不應(yīng)太擠，便于進(jìn)出活動(dòng)。研討會(huì)、座談會(huì)可將桌椅排成半圓形或小方塊形， 席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應(yīng)多備話筒，便于與會(huì)者原桌發(fā)言和多向交流。 會(huì)場(chǎng)大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)，與其過(guò)大，不如偏小。會(huì)場(chǎng)過(guò)大則顯得松散，容易產(chǎn)生遲到、早退現(xiàn)象，不利于產(chǎn)生好的會(huì)議效果；偏小反而顯得緊湊，容易使人思想集中。情緒飽滿。 工作會(huì)議或同一系統(tǒng)會(huì)議，與會(huì)者的席位依職務(wù)高低為序，職務(wù)越高者離主席席位越近，兩邊入席，左高右低，前高后低。研討會(huì)、座談會(huì)之類的會(huì)議，與會(huì)者可隨到隨坐，不指定席位。重要的大中型會(huì)議，則應(yīng)按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，與會(huì)者由秘書(shū)或服務(wù)人員引領(lǐng)入席。 重大會(huì)議的主席臺(tái)席位應(yīng)講究排列。主席臺(tái)席位視人數(shù)設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位應(yīng)為單數(shù)。 席位的次序應(yīng)以主席團(tuán)成員職務(wù)高低，對(duì)會(huì)議的重要程度而定。邀請(qǐng)的貴賓或來(lái)賓如安排在主席臺(tái)就坐的也按照同樣原則。 第一排的正中為首席．其次是左位，再次為右位 先左后右，左高右低．前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。 主席臺(tái)席位 會(huì)場(chǎng)一應(yīng)設(shè)施都必須在開(kāi)會(huì)前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機(jī)、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試 (如擴(kuò)音器 的音量大小 )，以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。 會(huì)場(chǎng)設(shè)施 會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐、住宿。 會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。 遠(yuǎn)道而來(lái)的應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛。 會(huì)議要通過(guò)新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。 重要會(huì)議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。 會(huì)議計(jì)劃中如安排參觀、考察、游覽等活動(dòng)，或贈(zèng)送圖片、資料、紀(jì)念品等，都應(yīng)在會(huì)前做好準(zhǔn)備。 其他準(zhǔn)備 會(huì)議的議程包括：程序議程日程表作息表議程清晰，會(huì)議有條不紊！議程清晰，會(huì)議有條不紊！ 會(huì)議通常有一個(gè)或幾個(gè)相關(guān)的議會(huì)議通常有一個(gè)或幾個(gè)相關(guān)的議題。若有多個(gè)議題，應(yīng)根據(jù)這些議題的題。若有多個(gè)議題，應(yīng)根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，編排內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，編排議程，印成文字，就是議程表，會(huì)前發(fā)議程，印成文字，就是議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。給與會(huì)人員。 （ 1）議程（ 2）程序 會(huì)議內(nèi)容除了議題之外，還有一些禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項(xiàng)目，如宣布會(huì)議開(kāi)始、奏樂(lè)、致開(kāi)幕詞、小組討論、發(fā)言、致閉幕詞、宣布會(huì)議結(jié)束等。把第一次會(huì)議的這些項(xiàng)目和內(nèi)容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書(shū)，就是程序表。 程序表最好能列上時(shí)間安排，具體到幾點(diǎn)幾分。 （ 3）日程表 即將會(huì)議的全部?jī)?nèi)容 (包括參觀和文娛活動(dòng) )分解安排在會(huì)期幾天的各單元 (如分上午、下午、晚上 )或時(shí)數(shù) (幾點(diǎn)至幾點(diǎn) )內(nèi)，以簡(jiǎn)短的文字表達(dá)，制成表格。 （ 4）作息時(shí)間表 即將每天的起居、用餐、參加會(huì)議或其他活動(dòng)、休息等時(shí)間安排制成表格。安排作息時(shí)間應(yīng)考慮到勞逸結(jié)合、冬夏時(shí)令特征等因素。 會(huì)前一切準(zhǔn)備就緒之后，就應(yīng)及時(shí)發(fā)送會(huì)議通知。本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話、書(shū)面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書(shū)面通知，邀請(qǐng)性會(huì)議則可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng) 信。 邀請(qǐng)性會(huì)議為準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備，通知時(shí)應(yīng)提前 7天以上并附加回執(zhí)。 ① 會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、需用時(shí)間或會(huì)期，地點(diǎn) (會(huì)址 )。 ② 會(huì)議名稱和主要議題。 ③ 參加對(duì)象。 ④ 須作什么準(zhǔn)備。 ⑤ 報(bào)到日期、地點(diǎn)、接站辦法等。 ⑥ 召集單位署名、通知發(fā)出日期，
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