如何成為主管得力助手(w013)(編輯修改稿)
2025-03-10 13:20 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ”，并存入檔案 ? 事前先確認(rèn)上司活動(dòng)所使用的場(chǎng)地是否安排妥當(dāng) ? 臨時(shí)性的日程，衡量輕重后，可立即與上司商量插入，并安排其他受影響的活動(dòng)，再將更動(dòng)情形，通知相關(guān)人員或單位 40 把握今天 因?yàn)樽蛱觳贿^(guò)是一場(chǎng)夢(mèng) 而明天只是一個(gè)幻影。 但是好好地度過(guò)今天， 就會(huì)讓每一個(gè)昨天都是一場(chǎng)美夢(mèng)， 而每個(gè)明天都是可預(yù)見(jiàn)的希望。 因此，好好地把握今天。 41 有效率的整理辦公桌 ? 桌面的整理 ? 辦公桌抽屜的安排 ? 除非是極機(jī)密的文件，公司的文件資料應(yīng)盡量放在公開(kāi)的柜、架上 ? 在自己專用或私人文具上做明顯記號(hào) ? 個(gè)人辦公環(huán)境可以適當(dāng)?shù)乇憩F(xiàn)個(gè)人品位 42 桌面的整理 ?用一只組合式文具把常用的文具放在里面，如各式各色的筆、訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)釘、剪刀、美工刀、小尺、回紋針、大頭針、圖釘、修正液等。 ?其他如：計(jì)算器、印臺(tái)、名片整理盒、便條紙、桌歷、公文夾等都可以放在桌面上，以便方便取用。 43 辦公桌抽屜安排 ? 可以按自己的習(xí)慣做分類整理，私人物品（如皮包、化妝品、衛(wèi)生用品、私人物件、衣物 …. ）應(yīng)集中放置，一面公司物品混淆，以使得自己或他人找不著公司文件。 44 個(gè)人辦公環(huán)境可以適當(dāng)?shù)乇憩F(xiàn)個(gè)人品位 ? 種一盆水生植物、養(yǎng)有尾小魚(yú)、插鮮花或干燥花，掛幅藝術(shù)作品，桌墊下壓一張藝術(shù)作品，或隔板墻上掛一幅自己欣賞的詩(shī)句 ….. 在求同存異中可以幫助上司和同事更了解你。 ? 在適當(dāng)?shù)奈恢梅N植綠色植物。如：會(huì)客室茶幾上、門與走道之間、主管辦公桌對(duì)角上（財(cái)位）、辦公室的死角上等。 45 一切由我開(kāi)始 ? 生長(zhǎng)在沒(méi)有根據(jù)的民族，我們都有著壯志凌云 , ? 當(dāng)我還年輕的時(shí)候，我決定改變世界 , ? 在我年長(zhǎng)一點(diǎn)的時(shí)候，我發(fā)現(xiàn)這個(gè)志向過(guò)于宏大 , ? 所以我決定改變我的國(guó)家 , ? 等我更老成的時(shí)候，我又發(fā)現(xiàn)這個(gè)志向太遙遠(yuǎn) , ? 所以我決定改變我的城市 , ? 后來(lái)我發(fā)現(xiàn)連這個(gè)也辦不成的時(shí)候 , ? 我決定改變我的家人 . ? 現(xiàn)在，在我生命的晚年，我才了解我應(yīng)該改變自己 . ? 如果，我“從自己開(kāi)始” ? 我就可能回改變我的家人，我的城市，甚至我的國(guó)家 . ? 誰(shuí)知道，說(shuō)不定我可以改變世界 ………. 一位猶太長(zhǎng)老的臨終遺言 46 會(huì)議記錄與安排 47 為什么要開(kāi)會(huì) 開(kāi)會(huì)最主要的目的就是傳遞信息 (information)與達(dá)成決議 /任務(wù)（ mission) ?信息布達(dá) ?意見(jiàn)溝通 ?達(dá)成決議 ?解決問(wèn)題 ?開(kāi)發(fā)創(chuàng)意 ?激勵(lì)士氣學(xué)習(xí)與經(jīng)驗(yàn)分享 48 會(huì)議的規(guī)劃與安排 會(huì)議前的準(zhǔn)備： ? 決定日期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)者 ? 擬定會(huì)議議程 ? 分發(fā)開(kāi)會(huì)通知 ? 準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)資料 ? 察看布置場(chǎng)地 ? 安排會(huì)議器材、用品 ? 安排茶點(diǎn)、住宿、交通 49 會(huì)議規(guī)劃與安排 ? 投影片的制作要點(diǎn)： ? 清晰，易說(shuō) ? 每張字型不超過(guò)兩種 ? 每張顏色不要太多 ? 一張一個(gè)主題 ? 字?jǐn)?shù)不可太多 ? 清單行例整齊，條理不亂 ? 多用圖形 50 會(huì)議的規(guī)劃與安排 會(huì)議當(dāng)天的準(zhǔn)備 : 查看會(huì)議場(chǎng)所的布置 ? 視聽(tīng)器材，桌椅安排 ? 報(bào)到手續(xù)、資料分發(fā) ? 貴賓與講員接待 ? 文具用品、茶點(diǎn)安排 51 會(huì)議記錄三步驟 ? 聽(tīng) ? 做筆記 決議，負(fù)責(zé)人，完成期限是重點(diǎn) Who do what and when 使用縮略語(yǔ) 使用速記符號(hào) ? 撰寫(xiě)會(huì)議記錄 52 會(huì)議記錄 時(shí)間： 地點(diǎn)： 出席者： 列席者： 缺席： 記錄： 決議事項(xiàng) 負(fù)責(zé)人 完成期限 53 Symbol Meaning = Equals,is 即、是 ? Is not equal to 不是、不等于 ? Approximately ,about 大概、大約 ? Leads to ,results in 導(dǎo)致 ? The result of ,due to 由于、因?yàn)? ? Drops ,reduces 下降、減少 ? Rises,increase 上升、增長(zhǎng) ∵ Because of 因?yàn)? ∴ Therefore 所以 54 與會(huì)者應(yīng)注意事項(xiàng) ? 了解會(huì)議的性質(zhì)、目的、出席人員 ? 充分了解自己負(fù)責(zé)的議題 ? 準(zhǔn)備好足夠的資料提供與會(huì)者 ? 準(zhǔn)時(shí)出席 熱心參與 ? 記得帶筆記本做筆記 有專業(yè)精神 ? 遵守發(fā)言程序，規(guī)定及時(shí)間限制 ? 不在會(huì)議中打或接聽(tīng)行動(dòng)電話 55 與會(huì)者應(yīng)注意事項(xiàng) ? 發(fā)言切題，適時(shí)，簡(jiǎn)明扼要，有組織 ? 討論時(shí)應(yīng)尊重對(duì)方不同意見(jiàn)并仔細(xì)聆聽(tīng) ? 服從多數(shù)尊重少數(shù) ? 不在會(huì)議中交頭接耳，或有不當(dāng)肢體語(yǔ)言 56 會(huì)議效率評(píng)估 會(huì)議評(píng)量 ? 是否準(zhǔn)備議程 ? 開(kāi)會(huì)目的清楚與否 ? 是否指定會(huì)議記錄者 ? 是否準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始與結(jié)束 ? 是否照議程進(jìn)行 ? 適時(shí)整合眾人意見(jiàn) ? 決議工作分配妥當(dāng) ? 對(duì)主席之建議：該如何提升會(huì)議品質(zhì) 57 充分準(zhǔn)備 善用檢核表 58 會(huì)議 /座談會(huì) 檢查表 一、一般設(shè)備 桌子 椅子 簡(jiǎn)報(bào)架 講臺(tái) 空調(diào)、聲光 茶水及餐點(diǎn) 黑（白）板、麥克筆 /電子白板 二、文具 筆 訂書(shū)機(jī) /針 膠帶 日歷 橡皮筋 便條紙 回紋針 三、視聽(tīng)器材 麥克風(fēng) 錄音機(jī) 錄放影機(jī) 延長(zhǎng)線 電視機(jī) 幻燈機(jī)
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