【文章內容簡介】 解放區(qū)的政府建設中提出的，在企業(yè)采購管理組織設計中同樣有效，這個“精”指人員精干；“簡”是機構簡化，只有人員精干機構才能簡化；如果人員素質差而過分強調簡化機構，應該開展的工作開展不起來，應該完成的工作完成不了，同樣是不可取的。 第一節(jié) 采購組織結構的設計 （二）采購組織結構設計的影響因素 企業(yè)規(guī)模 經(jīng)營范圍 市場供應狀況 ? 供應點的分布情況 ? 市場供求態(tài)勢 第一節(jié) 采購組織結構的設計 信息傳遞形式與速度 采購人員素質 企業(yè)內部各部門的配合程度 其他因素 如國家相關政策、交通運輸條件、通信現(xiàn)代化水平、自然條件等都從不同的方面影響著一個企業(yè)的采購組織的設立。 第一節(jié) 采購組織結構的設計 三、采購部門在企業(yè)組織中的地位 （一）采購部門隸屬于生產(chǎn)部副總經(jīng)理 總經(jīng)理 行政副總經(jīng)理 生產(chǎn)副總經(jīng)理 業(yè)務副總經(jīng)理 產(chǎn)品管理 制造 采購 生產(chǎn)管制 倉儲 第一節(jié) 采購組織結構的設計 （二）采購部門隸屬于行政部副總經(jīng)理 總經(jīng)理 行政副總經(jīng)理 業(yè)務副總經(jīng)理 生產(chǎn)副總經(jīng)理 采 購 財務 人事 生產(chǎn) 管制 制造 品管 倉儲 第一節(jié) 采購組織結構的設計 （三）采購部門直接隸屬于總經(jīng)理 總經(jīng)理 人事副總經(jīng)理 業(yè)務副總經(jīng)理 生產(chǎn)副總經(jīng)理 行政副總經(jīng)理 采購副總經(jīng)理 第一節(jié) 采購組織結構的設計 （四）采購部門隸屬于資材部 總經(jīng)理 資料部副總經(jīng)理 業(yè) 務 副 總經(jīng)理 生 產(chǎn) 副 總經(jīng)理 生 產(chǎn) 副 總經(jīng)理 采購部長 第一節(jié) 采購組織結構的設計 四、采購管理機構的組織結構形式 （一）直線制的采購組織結構 直線制是由一個上級主管直接管理多個下級的一種組織結構形式，例如，由一個采購經(jīng)理直接管理多個采購員。 直線制采購組織的優(yōu)勢在于“直接指揮”，可以做到：①加強管理控制的力度；②實現(xiàn)有效溝通，使管理符合實際；③實現(xiàn)個性化管理。這種結構適合于中小型企業(yè)的采購管理。 第一節(jié) 采購組織結構的設計 （二）直線職能制的采購組織結構 這種組織形式是在直線制的基礎上，再加上相應的職能管理部門，幫助采購經(jīng)理決策，承擔管理的職能。職能部門對采購部門沒有直接管理權，采購部門接受采購經(jīng)理的直接管理。 第一節(jié) 采購組織結構的設計 （三）采購事業(yè)部制 事業(yè)部制又稱分權結構或部門化結構，首創(chuàng)于美國通用汽車公司，由通用汽車公司副總裁斯隆研究設計。事業(yè)部一般按“地區(qū)”或“產(chǎn)品類別”，對公司賦予的任務負全面責任。采購事業(yè)部組織結構適用于采購規(guī)模大及多品種、需求復雜、市場多變的企業(yè)采購。 第一節(jié) 采購組織結構的設計 （四）矩陣制采購組織結構 矩陣制是為了完成指定任務（項目）由各個方面的人員組成臨時的一個組織機構。當任務完成后，人員各自回原單位工作。這種組織結構突破了一名采購人員只受一個主管領導的管理原則，而是同時接受兩個部門的領導。主要適合于生產(chǎn)工序復雜的企業(yè)，由于新產(chǎn)品多，需要采購多種物料，優(yōu)點是采購的目的性強，組織具有柔性化的特點，能夠提高企業(yè)的采購效率，降低采購成本。缺點是雙重領導容易導致職能部門之間意見的不一致，影響業(yè)務活動的正常進行。 第一節(jié) 采購組織結構的設計 ? 五、采購部門的組建 ? （一）采購部門的建立方式 采購部經(jīng)理 采 購 科 科長 稽 催 科 科長 管 理 科 科長 研 究 科 科長 第一節(jié) 采購組織結構的設計 按物品類別劃分 按物品的類別將采購部門劃分為不同的采購小組，每一小組承擔某一物品采購的計劃制定、詢價、招標、比價、簽訂合同、貨款結算等一系列采購業(yè)務，這種采購部門的建立方式，可使采購人員對其經(jīng)辦的項目非常專業(yè)，比較能夠發(fā)揮“熟能生巧”以及“觸類旁通”的效果，也是最常用的采購部門建立方式，適合于采購物品品種繁雜的企業(yè)采用。具體形式，如圖所示。 采購部門 金 屬 材 料 非 金 屬 材 料 機 電 產(chǎn) 品 標 準 件 第一節(jié) 采購組織結構的設計 按業(yè)務過程劃分 按照采購業(yè)務過程，將采購計劃的制定、詢價、比價、簽訂合同、催貨、提貨、貨款結算等工作交給不同人員辦理。這種組織形式要求部門內各成員密切配合，適合采購量大、采購物品品種較少、作業(yè)過程復雜，交貨期長以及采購人員眾多的企業(yè)采用，具體形式，如圖所示。 采購部門 采采購計劃組 詢價招標組 議價簽約組 提貨驗收組 貨款結算組 第一節(jié) 采購組織結構的設計 按采購地區(qū)劃分 企業(yè)采購的貨源來自不同的地區(qū)。按照采購地區(qū)的不同，分別設立部門。此種分工方式，主要是基于國內、國外采購的手續(xù)及交易對象有顯著的差異，因而對于采購人員的工作條件亦有不同的要求。 由于國內、國外采購作業(yè)方式的不同，因此分別設立采購部門有利于管理。同時上級主管部門必須就所購買的物品比較國內、國外采購的憂劣，判定采購事務應交給哪個部門承辦，才能事半功倍。具體形式如圖所示。 采購部門 國外 國內 亞洲 歐洲 本地 外地 第一節(jié) 采購組織結構的設計 按采購物品的價值劃分 為加強對物品的管理，一般將采購的對象按其價值和品種分為 A、 B、 C三類， A類物品采購次數(shù)少、物品價值高，屬重要物品，其采購質量如何將直接影響到企業(yè)經(jīng)營的風險和成本，一般應由采購部門主管負責。而將采購次數(shù)繁多，但價值不高的 B、C類，物品，交給基層采購人員負責。 第一節(jié) 采購組織結構的設計 按照物品價值建立部門的方式，主要是保障主管對重大的采購項目能夠集中精力加以處理，達到降低成本以及確保來源的目的。此外，讓主管有更多的時間，對采購部門的人員與工作績效加以管理。 另外，可以依據(jù)產(chǎn)品對企業(yè)的重要性，將策略性項目 (利潤影響度高，供應風險大 )的決定權交給高級主管 (例如主管采購的行政副總經(jīng)理 )，將瓶頸項目 (利潤影響程度低，供應風險高 )交給基層主管 (例如采購科長 )，將非緊要項目 (利潤影響程度低，供應風險低 )交給采購人員；具體如圖所示。 采購部門 A 類物品 C 類物品 B 類物品 第一節(jié) 采購組織結構的設計 混合式組織形式 不同企業(yè)有不同的特點，在許多稍微具有規(guī)模的企業(yè)或機構中，通常會兼有以物品、地區(qū)、價值、業(yè)務等為基礎來建立采購部門的內部組織，可以形成不同的混合式組織形式。如圖 2一 10所示，先以地區(qū)劃分為外購科及內購科，分設科長掌管。然后再按物品類別，交由不同的采購人員承辦。同時，也以價值為基礎，另外沒立原料科，由副總經(jīng)理兼任科長來掌管。因主要原料約占整個部門采購金額的 70％，故由采購經(jīng)理直接洽商決定，交由原料科人員辦理有關交易的手續(xù)。 采 購 部門 外購科 原料科 標準件 機器零件 主要 零件 助劑染料 包裝材料 塑料制品 機器儀器 五金及其他 第一節(jié) 采購組織結構的設計 （二）采購部門組織方式優(yōu)劣比較 連貫作業(yè)的組織形式。 ? 優(yōu)點 ①一位采購人員可以綜合管理全部采購過程，權責明確，以防出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。 ②符合規(guī)模經(jīng)濟的原則。 ③采購人員應與供應商建立良好的合作關系，以便于今后開展工作。 ④由于對供應商有取舍的權利，因此可以增強及時交貨及改善品質的管理效能。 第一節(jié) 采購組織結構的設計 ? 缺點 ①采購人員負責采購全過程的各項作業(yè)，工作復雜，無法做到非常專業(yè)，影響工作效率。 ②全部采購過程由一人承擔，若沒有良好的監(jiān)督系統(tǒng)，會使采購人員權力過大，在與供應商的合作中，相互選用，損害企業(yè)的利益，如一些素質不高的采購人員會為私利收取供應商的賄賂，從供應商那里拿取回扣，采購一些質量差、價格高的物品或過多采購物品，加大庫存，給企業(yè)帶來損失。 第一節(jié) 采購組織結構的設計 2．分段作業(yè)的組織形式。 ? 優(yōu)點 ①每位采購人員只負責采購過程中的一部分，分工更細，便于熟能生巧，提高工作效率，減少失誤。 ②一項采購任務由幾個人共同完成，起互相監(jiān)督、互相牽制的作用，使采購工作更合理，使采購的價格、質量等有保證。 ③采購過程每一階段均由專業(yè)人員負責，可以大大提升采購作業(yè)的品質。 第一節(jié) 采購組織結構的設計 ? 缺點 ①采購過程由不同人員分段處理，收發(fā)轉接手續(xù)較多，延誤時效； ②分工太細，對內部人員的配合度要求更高，同時還會造成人員之間相互扯皮，影響采購工作。 ③各自為政，無人負責，而且采購與使用之間接手人員太多，會大量增加聯(lián)系上的困難。 第一節(jié) 采購組織結構的設計 （三）建立采購組織的步驟 明確采購組織的職能 考慮采購管理組織的任務量 確定采購管理組織機構 設計管理作業(yè)流程 設定崗位 為每個崗位配備合適的人員 第二節(jié) 采購隊伍建設 一、采購人員的工作職責 (一 )采購人員職位 與任何典型的員工組織一樣。采購部門的職位可以分為五類：管理者、采購員、專業(yè)人員、行政和培訓人員。職位頭銜有各種各樣，一般來說，部門由一名副董事長、總裁、采購經(jīng)理來領導，如果組織的經(jīng)營領域比較寬，可能還會包括一個供應經(jīng)理。 第二節(jié) 采購隊伍建設 非制造行業(yè)中可能還有有關“合同”的職位，比如合同管理經(jīng)理。員工的職務一般包括采購員、采購計劃人員、分析人員、行政管理者、協(xié)調者、工程師、質量管理員或者原料員。職責的本質和范圍并不一定取決于職務名稱。職位中戰(zhàn)略或戰(zhàn)術的應用程度取決于下面的一些因素：企業(yè)規(guī)模大小、公司前途、政策、采購耗費資源的程度和增強公司競爭力的能力。 第二節(jié) 采購隊伍建設 (二 )采購人員的工作職責 保證生產(chǎn)用料供應的不間斷 指導產(chǎn)品生產(chǎn)和工藝的改進 編報企業(yè)物資計劃 第二節(jié) 采購隊伍建設 (三 )不同職位采購人員的職責 采購主任的工作職責 新產(chǎn)品、新材料供應商的尋找、資料收集及開發(fā)工作；對新供應商品質量體系狀況的評估及認證；與供應商的比價、議價談判工作；及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況；采購計劃編排，物料訂購及交期控制，部門員工的管理培訓工作等。 第二節(jié) 采購隊伍建設 采購主管助理的工作職責 協(xié)助主管進行材料采購渠道的搜集；采購計劃的制定；市場行情的調查分析與統(tǒng)計分析；供應商評估數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析；采購有關文件的編寫工作等。 第二節(jié) 采購隊伍建設 采購工程師的職責 主要原材料的估價；供應商提供的材料樣板的品質初步確認；采購部門有關技術、質量文件的擬制與技術、質量部門有關的技術、質量問題的溝通與協(xié)調；與供應商有關技術、質量問題的溝通與協(xié)調等。 采購文員的工作職責 各種采購單據(jù)與報表的收集、整理與統(tǒng)計；采購品質量記錄的保管與維護；采購事務的傳達等。 第二節(jié) 采購隊伍建設 二、采購人員應具備的素質 (一 )思想品德素質 覺悟高、品行端正，愛崗敬業(yè)是一個采購員應有的基本素質。 (二 )知識素質 政策、法律知識 市場學知識 業(yè)務基礎知識 社會心理 第二節(jié) 采購隊伍建設 (三 )能力素質 分析能力 協(xié)作能力 表達能力 成本分析和價值分析能力 預測能力 第二節(jié) 采購隊伍建設 三、現(xiàn)代采購人員應具有的觀念 (一 )戰(zhàn)略觀念 即從企業(yè)大局出發(fā)，把握企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標，使采購工作符合企業(yè)整體發(fā)展要求。 (二 )經(jīng)濟觀念 即在采購過程中講究經(jīng)濟核算，提高購進環(huán)節(jié)的經(jīng)濟效益，盡量組織本地產(chǎn)品購進，貨比三家，擇優(yōu)而購，精打細算，節(jié)省開支。 (三 )市