商務(wù)禮儀項(xiàng)目六商務(wù)通信禮儀(編輯修改稿)
2025-03-05 20:08 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 商務(wù)信函的內(nèi)容及其格式 （一）國(guó)內(nèi)商務(wù)信函的內(nèi)容及其格式 國(guó)內(nèi)商務(wù)信函的內(nèi)容主要包括開(kāi)頭、正文、結(jié)尾、署名和日期 5個(gè)部分。 1．開(kāi)頭 商務(wù)信函的開(kāi)頭包括稱謂和問(wèn)候兩個(gè)部分。稱謂是寫(xiě)信人對(duì)收信人的稱呼，應(yīng)在信紙的第一行頂格寫(xiě)，其后應(yīng)加冒號(hào)；問(wèn)候語(yǔ)應(yīng)在稱謂的下一行空兩個(gè)書(shū)寫(xiě)，常自成一段。 2．正文 正文是信函的核心部分，用于敘述商業(yè)往來(lái)中的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題。 3．結(jié)尾 結(jié)尾可寫(xiě)明希望對(duì)方答復(fù)信函的要求，如“特此函達(dá)，尚望函復(fù)”等。同時(shí)，也可寫(xiě)上表示祝愿或敬意的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。 其中，祝愿或敬意的話應(yīng)分為兩行書(shū)寫(xiě)，“此致”或“敬?！笨删o隨正文，也可另起一段空兩格寫(xiě)，“敬禮”或“健康”則應(yīng)轉(zhuǎn)行頂格書(shū)寫(xiě)。 4．署名 即寫(xiě)信人簽名。在以單位名義發(fā)出的商務(wù)信函上署名時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明單位名稱、具體部門(mén)名稱和寫(xiě)信人的姓名。對(duì)于重要的信函，則還應(yīng)加蓋公章。署名通常寫(xiě)在結(jié)尾右下方的后半行的位置。 5．日期 日期一般寫(xiě)在署名下一行或同一行偏右下方的位置。商務(wù)信函的日期不可遺漏。 （二）涉外商務(wù)信函的內(nèi)容及其格式 涉外商務(wù)信函的內(nèi)容主要包括信頭、信文和信尾 3個(gè)部分。 1．信頭 信頭一般包括寄信人地址、發(fā)信日期、封內(nèi)地址和事由。 （ 1）寄信人地址 寄信人地址應(yīng)寫(xiě)在信紙右上方的位置，其書(shū)寫(xiě)格式與信封上寄信人地址的格式相同。若商務(wù)組織專門(mén)印制了信紙，則便不必再寫(xiě)寄信人地址。 （ 2）寫(xiě)信日期 寫(xiě)信日期應(yīng)寫(xiě)在寄信人地址下一行的左邊（頂格寫(xiě)），其書(shū)寫(xiě)格式有以下兩種： ① “日 ― 月 ― 年”格式，如 10 June 2023； ②“月 ― 日 ― 年”格式，如 June 10， 2023。 其中，序數(shù)詞和月份均不能使用縮寫(xiě)形式。 （ 3）封內(nèi)地址 封內(nèi)地址即寫(xiě)在信函中的收信人地址，應(yīng)寫(xiě)在寫(xiě)信日期下一行的左邊（頂格寫(xiě)），其寫(xiě)法同信封上收信人地址的寫(xiě)法相同。 （ 4）事由 事由即信函的主題，如“ Delayed arrival of your product（關(guān)于延遲到貨）”，應(yīng)寫(xiě)在封內(nèi)地址下一行的左邊（頂格寫(xiě)）。 2．信文 信文一般包括稱呼、開(kāi)頭語(yǔ)、正文和結(jié)束語(yǔ)。信文部分的內(nèi)容均應(yīng)從信紙左邊頂格寫(xiě)。 （ 1）稱呼 即對(duì)收信人的稱呼，其寫(xiě)法通常為“ Dear Mr/Mrs/Miss/Ms”后加收信人姓名，其后應(yīng)加逗號(hào)，并獨(dú)立成段。 （ 2）開(kāi)頭語(yǔ) 開(kāi)頭語(yǔ)通常用于敘述寫(xiě)信的目的、收到信函的日期或做必要的自我介紹，其內(nèi)容簡(jiǎn)單明了，并與正文分開(kāi)，自成一段。 （ 3）正文 正文是信函的主體，其內(nèi)容與國(guó)內(nèi)商務(wù)信函的正文內(nèi)容基本相同。 （ 4）結(jié)束語(yǔ) 結(jié)束語(yǔ)通常只有一句話，用于總結(jié)正文所談的事項(xiàng)或提示對(duì)收信人的要求，其通常自成一段。 3．信尾 信尾主要包括敬辭、簽名和附件。信尾部分的內(nèi)容也應(yīng)從信紙左邊頂格寫(xiě)。 （ 1）敬辭 敬辭是結(jié)束信函時(shí)的一種客套語(yǔ)，如“ Yours Sincerely”、“ Yours Affectionately”、“ Yours”等。敬辭后應(yīng)加逗號(hào)，其應(yīng)寫(xiě)在結(jié)束語(yǔ)下方，并與結(jié)束語(yǔ)隔開(kāi)一行。 （ 2）簽名 涉外信函尊重“見(jiàn)字如見(jiàn)面”的傳統(tǒng)，因而簽名最好采用手寫(xiě)體。簽名應(yīng)為寫(xiě)信人的全名，應(yīng)寫(xiě)在敬辭的下方。簽名的下方最好寫(xiě)上寫(xiě)信人的職位。 （ 3）附件 若信中有附件，則應(yīng)在簽名的左下方標(biāo)明“ Enc”或“ Encs”，并寫(xiě)上附件名稱，如“ （附寄目錄冊(cè) 1份）”或“ list 2（附寄價(jià)格單 2份）”等。 三、商務(wù)信函的禮儀要求 （一）用語(yǔ)規(guī)范 禮貌： 應(yīng)多使用禮貌用語(yǔ)，處處體現(xiàn)出對(duì)收信人的尊重或體諒，切勿使用指責(zé)、諷刺、貶低或懷疑對(duì)方的詞匯或句子； 簡(jiǎn)潔： 商務(wù)場(chǎng)合十分重視效率，因而商務(wù)信函的語(yǔ)言務(wù)必簡(jiǎn)潔明了，切勿使用長(zhǎng)句冗詞和不必要的修辭語(yǔ)； 準(zhǔn)確： 為避免引起誤解或被人利用，商務(wù)信函的語(yǔ)
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