于天榮郟縣檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)(編輯修改稿)
2025-03-05 20:02 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ，應(yīng)以是否與本單位工作有直接關(guān)系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否查考利用為確定文件歸檔范圍的出發(fā)點(diǎn)。 技術(shù)示范：文件歸檔 ? 企業(yè)在 籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件 都應(yīng)納入歸檔范圍。 ? 國(guó)有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合 《 企業(yè)檔案管理規(guī)定 》（檔發(fā) [2023]4號(hào)）文件要求。 ? 歸檔文件的主要來(lái)源有： ? 本企業(yè)形成的文件；本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。 （四）文件歸檔時(shí)間 ? 企業(yè)文件歸檔時(shí)間主要有 2種： 定期歸檔和 隨時(shí)歸檔 。 ? 一般情況，管理類、科技類、會(huì)計(jì)類文件都采用 定期歸檔 ； ? 臨時(shí)歸檔、即時(shí)歸檔 等方式都屬于隨時(shí)歸檔，這是收集企業(yè)文件的補(bǔ)充形式，也是確保企業(yè)文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的有效方式， 產(chǎn)品更新、項(xiàng)目改擴(kuò)建、設(shè)備開(kāi)箱等文件的收集歸檔適用于此種方式。 技術(shù)示范 ? 經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作 形成的文件一般應(yīng)在 辦理完畢后第二年一季度 歸檔。 ? 科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)形成的文件應(yīng)在其 項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔 ， (竣工驗(yàn)收后 3個(gè)月內(nèi)向相關(guān)單位檔案機(jī)構(gòu)移交 ) 周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。 ? 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件 應(yīng) 隨時(shí)歸檔 ； 外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng) 在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后 即時(shí)登記歸檔 。 ? 會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料 應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔， 保管一年后 向檔案部門(mén)移交。 ? 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件 應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相對(duì)應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。 ? 更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退 的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件，其它活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。 （五）電子文件歸檔 ? 電子文件 邏輯歸檔 宜定時(shí)進(jìn)行 ， 物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門(mén)類或內(nèi)容的其它載體歸檔時(shí)間一致 。 ? 邏輯歸檔： 是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位臵而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。電 子文件的邏輯歸檔可實(shí)時(shí)或定時(shí)進(jìn)行，權(quán)限移交到檔案部門(mén)后，檔案部門(mén)要做如下幾件工作： ? ； ? ； ? ； ? 。 ? 物理歸檔： 是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。物理歸檔應(yīng)按照有關(guān)紙質(zhì)文件的規(guī)定期完成，物理歸檔的主要有 8點(diǎn)要求 ? ，均應(yīng)定期完成物理歸檔； ? 體上，一式 3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝； ? ，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。不許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體； ? ? ，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件； ? 、相關(guān)軟件、其它說(shuō)明等一同歸檔，并附 《 歸檔電子文件登記表 》 ； ? ，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄； ? ，電子文件形成部門(mén)應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。 （六）文件歸檔技術(shù)要求 ? 、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門(mén)、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。 ? 責(zé)任制主要內(nèi)容： （ 1）注意文件的形成；（ 2）注意文件的收集和積累；（ 3）按單位確定的文件整理辦法進(jìn)行預(yù)整理；（ 4）注意將預(yù)整理后的文件及時(shí)移交歸檔。 ? 、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等）標(biāo)稱的質(zhì)量要求。 ? 。因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。 ? 。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。 ? 。重要的、利用頻繁的和有專門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。 ? ，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求，主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。 ? 檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。 ? 檔案入庫(kù)前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救。對(duì)于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。 ? 《 檔案交接登記表 》 。重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門(mén)編寫(xiě)歸檔說(shuō)明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。 七、企業(yè)檔案的利用 八、檔案庫(kù)房 庫(kù)房管理 ? 基本要求： ? 庫(kù)房管理應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，具備基本的保護(hù)措施。 ? 細(xì)則： ? 、整潔，并具備放火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能。 ? 、濕度應(yīng)符合 《 檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范 》、 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 和 《 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范 》 對(duì)各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登
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