于天榮郟縣檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)(編輯修改稿)
2025-03-05 20:02 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 ，應(yīng)以是否與本單位工作有直接關(guān)系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否查考利用為確定文件歸檔范圍的出發(fā)點。 技術(shù)示范：文件歸檔 ? 企業(yè)在 籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件 都應(yīng)納入歸檔范圍。 ? 國有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合 《 企業(yè)檔案管理規(guī)定 》（檔發(fā) [2023]4號）文件要求。 ? 歸檔文件的主要來源有： ? 本企業(yè)形成的文件；本企業(yè)引進(jìn)項目、外購設(shè)備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。 （四）文件歸檔時間 ? 企業(yè)文件歸檔時間主要有 2種： 定期歸檔和 隨時歸檔 。 ? 一般情況，管理類、科技類、會計類文件都采用 定期歸檔 ； ? 臨時歸檔、即時歸檔 等方式都屬于隨時歸檔，這是收集企業(yè)文件的補充形式，也是確保企業(yè)文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的有效方式， 產(chǎn)品更新、項目改擴建、設(shè)備開箱等文件的收集歸檔適用于此種方式。 技術(shù)示范 ? 經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作 形成的文件一般應(yīng)在 辦理完畢后第二年一季度 歸檔。 ? 科研開發(fā)、項目建設(shè)形成的文件應(yīng)在其 項目鑒定、竣工驗收前歸檔 ， (竣工驗收后 3個月內(nèi)向相關(guān)單位檔案機構(gòu)移交 ) 周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。 ? 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件 應(yīng) 隨時歸檔 ； 外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項目的文件應(yīng) 在開箱驗收或接收后 即時登記歸檔 。 ? 會計核算專業(yè)材料 應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理歸檔， 保管一年后 向檔案部門移交。 ? 磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件 應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相對應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。 ? 更新、補充的文件，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退 的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其它活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。 （五）電子文件歸檔 ? 電子文件 邏輯歸檔 宜定時進(jìn)行 ， 物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其它載體歸檔時間一致 。 ? 邏輯歸檔： 是指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位臵而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。電 子文件的邏輯歸檔可實時或定時進(jìn)行，權(quán)限移交到檔案部門后，檔案部門要做如下幾件工作： ? ； ? ； ? ； ? 。 ? 物理歸檔： 是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔應(yīng)按照有關(guān)紙質(zhì)文件的規(guī)定期完成，物理歸檔的主要有 8點要求 ? ，均應(yīng)定期完成物理歸檔； ? 體上，一式 3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝； ? ，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體； ? ? ，應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查看軟件； ? 、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔，并附 《 歸檔電子文件登記表 》 ； ? ，應(yīng)在每一個電子文件的載體中同時存有相應(yīng)的機讀目錄； ? ，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。 （六）文件歸檔技術(shù)要求 ? 、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。 ? 責(zé)任制主要內(nèi)容： （ 1）注意文件的形成；（ 2）注意文件的收集和積累；（ 3）按單位確定的文件整理辦法進(jìn)行預(yù)整理；（ 4）注意將預(yù)整理后的文件及時移交歸檔。 ? 、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備（打印機、復(fù)印機、掃描儀等）標(biāo)稱的質(zhì)量要求。 ? 。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。 ? 。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。 ? 。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。 ? ，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求，主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。 ? 檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。 ? 檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救。對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。 ? 《 檔案交接登記表 》 。重要項目文件歸檔時應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核簽字。 七、企業(yè)檔案的利用 八、檔案庫房 庫房管理 ? 基本要求： ? 庫房管理應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，具備基本的保護(hù)措施。 ? 細(xì)則： ? 、整潔，并具備放火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能。 ? 、濕度應(yīng)符合 《 檔案館建筑設(shè)計規(guī)范 》、 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 和 《 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范 》 對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登
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