【文章內(nèi)容簡介】 數(shù)據(jù)庫是對各種辦公信息進行有條理、有組織、合理的存儲的“數(shù)據(jù)倉庫”，用于對大量原始數(shù)據(jù)進行排序、檢索、分類、統(tǒng)計等操作，以得到所需的結(jié)果數(shù)據(jù)。根據(jù)存儲辦公信息的規(guī)模，可以選用不同種類的數(shù)據(jù)庫。目前常用的數(shù)據(jù)庫有 Foxpro、 DBase、 Access、 SQL Server、 Oracle、 Sybase、 Informix、 DB2等。 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫資源進行統(tǒng)一管理和控制，數(shù)據(jù)與應(yīng)用程序隔離，數(shù)據(jù)具有獨立性。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)使數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)存儲具有一定的規(guī)范性，減少了數(shù)據(jù)的冗余，有利于數(shù)據(jù)共享。它提供了安全性和保密性措施，使數(shù)據(jù)不被竊用。 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 30 2 應(yīng)用軟件是包括各種辦公事務(wù)處理的應(yīng)用程序和實用程序，可分為具有一定通用功能的應(yīng)用軟件和專用的應(yīng)用軟件。 (1) 通用的應(yīng)用軟件 較為通用的應(yīng)用軟件大多是一些工具型軟件，使用這些軟件可以處理辦公自動化系統(tǒng)中的一定應(yīng)用領(lǐng)域的各種業(yè)務(wù)。通用應(yīng)用軟件主要包括以下功能： ① 文字處理 主要進行文本的輸入、編輯、排版、打印等工作，可進行書信、公文、報告、論文、商業(yè)合同、寫作排版等工作。常用的文字處理軟件有微軟公司的 Word軟件、金山公司的 WPS軟件及 PageMaker軟件等。 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 31 ② 電子表格處理 電子表格處理主要完成對表格的輸入、處理、輸出等工作，實現(xiàn)表格處理自動化。除了具有生成表格速度快、準確性高等優(yōu)點外，電子表格處理軟件還提供計算公式、數(shù)據(jù)統(tǒng)計與匯總等功能，大大簡化辦公人員的工作。常用的電子表格處理軟件有微軟公司的 Excel軟件。 ③ 電子郵件收發(fā) 電子郵件（ Email）是現(xiàn)代通信技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)綜合發(fā)展的產(chǎn)物，它是指利用計算機網(wǎng)絡(luò)、通信線路快速傳遞電子信件的通信系統(tǒng)。每個 Email用戶都有電子郵箱來存放所收到的郵件。用戶通過郵箱名和密碼訪問電子郵箱。每個電子郵箱都有唯一的地址。 Inter上的電子郵箱地址格式為： 用戶名 主機的 IP地址或域名 ，比如 。 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 32 ④ 日程管理 用電子技術(shù)進行日程安排，給辦公人員提供個人時間管理、會議安排、約會安排等功能。 ⑤ 圖形、圖像處理 和文字相比，圖形、圖像是以更加直觀形象的方式來記錄大量信息，更加容易為人們所理解和記憶。圖形處理指在計算機上進行圖形設(shè)計處理，按設(shè)計者的要求生成各種圖形。圖像處理是指計算機輸入并處理圖像的過程，已經(jīng)廣泛應(yīng)用于辦公自動化系統(tǒng)中 。 要實現(xiàn)計算機的圖形、圖像處理，必須有相應(yīng)的硬件和軟件支持。硬件方面需要有鍵盤、掃描儀、光筆、坐標數(shù)字化儀、數(shù)字攝像機、圖形顯示器、繪圖儀等；軟件方面要有支持處理圖形和圖像的軟件。 ◆ 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 33 ⑥ 語音處理 在辦公活動中，除了使用計算機可以交流信息，語音也能起到此項作用。如果能使計算機和人之間通過聲音進行對話，人機信息交流方式將會發(fā)生根本的改觀，辦公效率將會顯著提高。 語音處理主要由語音合成技術(shù)和語音識別技術(shù)組成。能使計算機識別和合成出不同的聲音，在文字輸入、保密等方面將起到重要作用。目前已有一些語音處理系統(tǒng)的應(yīng)用，比如語音信箱。 (2) 專用應(yīng)用軟件 專用應(yīng)用軟件是為一種或多種具體辦公業(yè)務(wù)和其他業(yè)務(wù)使用的軟件，種類十分廣泛，比如：辦公用品管理軟件、出退勤管理軟件、會議室管理軟件等；醫(yī)院管理系統(tǒng)、商店管理系統(tǒng)、旅館管理系統(tǒng)等。 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 34 隨著網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的辦公自動化技術(shù)已進入新的層次，在這一層次中辦公自動化系統(tǒng)出現(xiàn)了以下四個新的特點： 1 軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成、人與系統(tǒng)的集成以及單一辦公系統(tǒng)與社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。 辦公自動化系統(tǒng)的特點及發(fā)展趨勢 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 35 2 面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動，如漢字識別、對公文內(nèi)容的理解和深層處理、輔助決策及處理意外等。 3 包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。 4 EDI） 通過數(shù)據(jù)通信網(wǎng)，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型辦公自動化系統(tǒng)和決策型辦公自動化系統(tǒng)。 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 36 辦公自動化的發(fā)展是一個不斷進化的過程 ,隨著電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而不斷進步，未來辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展將體現(xiàn)如下趨勢： 1 互聯(lián)網(wǎng)的使用，使得辦公人員能夠在全球范圍內(nèi)查詢所需的各種信息，增加了獲取信息的數(shù)量，提高了信息獲取的速度；能夠為決策人員提供全面的信息，提高了決策的準確性；通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞各種文件，接收和發(fā)送電子郵件，進行實時對話和交談，召開視頻電子會議等，加快了信息的流動，提高了辦公自動化的效率。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的使用，使企業(yè)的管理能力和競爭能力得到了進一步的增強 。 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 37 2 辦公自動化系統(tǒng)的使用，使各類信息在計算機上存儲或在計算機之間交換使用，大大加快了信息的傳遞速度，節(jié)省了人力資源，減少了紙張的使用，提高了工作效率，也能顯著降低成本，同時也會加強環(huán)保。 3 隨著計算機技術(shù)的不斷進步和計算機能力的不斷增強，各種信息處理和信息交換將由計算機自動完成，辦公自動化系統(tǒng)會代替人完成部分辦公事務(wù)，從而減少辦公人員配備，并最終實現(xiàn)辦公服務(wù)無人化。 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 38 4 計算機硬件的快速發(fā)展，使得辦公設(shè)備向著智能化、移動化、便攜化的方向發(fā)展，辦公設(shè)備的移動性也會不斷得到改進。 5 隨著辦公自動化技術(shù)的進步，人們的辦公思想也會趨于協(xié)同合作、和諧統(tǒng)一。 6 在辦公自動化系統(tǒng)中使用多媒體技術(shù)，使系統(tǒng)具有處理文字、聲音、圖形圖像等多種類型信息的能力，使信息以更加直觀生動的方式來表達，進一步提高辦公效率。 任務(wù) 1 智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的認知 back 39 辦公自動化系統(tǒng)涉及單位各個部門，實施起來有一定的難度，可將實施過程分為以下幾個階段，每個階段的工作分重點逐步開展。 1 辦公自動化系統(tǒng)雖然開發(fā)周期短、成效顯著，但仍建議不要急于進行實施，在推廣前要進行細致的需求調(diào)研工作，這對系統(tǒng)使用的安全性、穩(wěn)定性、易用性以及完善性將大有幫助。 任務(wù) 2 辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計過程與應(yīng)用案例 辦公自動化系統(tǒng)的實施過程 40 2 調(diào)研結(jié)束后，開始進入系統(tǒng)的開發(fā)階段，主要工作包括： (1) 基于調(diào)研結(jié)果，估算