【文章內容簡介】 管理員使用手冊 系統(tǒng)管理中的其他功能 在其他功能管理中，主要介紹了統(tǒng)計方案的設置，頗為重要的緩存管理，還講解了與系統(tǒng)相結合的短消息、論壇等功能的設置與調整。 注：這里所指的數(shù)據(jù)庫是傳統(tǒng)意義上數(shù)據(jù)庫中各個數(shù)據(jù)表，也就是 Table。為了和辦公自動化系統(tǒng)中各種報表區(qū)別開來，使用數(shù)據(jù)庫代替。 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 ７ 奧碼 OA 管理員使用手冊 第二章、初始化 始化的執(zhí)行順序應該是先設定 職務級別 ，然后是 部門 /崗位 、 崗位 /人員 ， 再調整 權限初始化 、 群組設置 、 超級權限 。 ? 職務級別： 設置具體的職位層次 ? 部門 /崗位： 設置企業(yè)的部門與崗位及其對應關系 ? 崗位 /人員： 設置企業(yè)的崗位與人員及其對應關系 ? 權限初始化： 不同部門的權限快速復制 ? 群組設置： 針對臨時的項目組而專門設計的人員集合 ? 超級權限： 對系統(tǒng)中的所有權限進行人員上的分配與管理 初始化 是開始使用本系統(tǒng)所要執(zhí)行的第一步，現(xiàn)在我們所提供的 OA版本基本上都是帶有初始數(shù)據(jù)的，因此只要對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行調整或更改即可，如果現(xiàn)有初始配置完全與當前客戶的實際情況不符合，可以刪除后再重新配置，但要注意的是系統(tǒng) 管理員不要刪除（否則進不了系統(tǒng)，除非熟悉 OA數(shù)據(jù)庫操作的高級管理人員）。 以下是對該部分的菜單功能的詳細介紹： 職務級別 其中顯示了已經(jīng)添加的五個職務級別，單擊添加 /編輯還可以新添其它的職務。 建立職務級別的主要目的是為了可以對客戶公司的某一個級別以上的人員統(tǒng)一發(fā)送通知或者其他重要信息，而不用單獨將所有該級別以上的人員一個個找出來，從而簡化了應用時的操作，如選人圖例所示。 初 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 ８ 奧碼 OA 管理員使用手冊 部門 /崗位 點擊進入部門 /崗位后，左邊顯示公司的部門圖，右邊顯示公司部門所對應的崗位樹狀圖。 添加／編輯 部門 添加部門的時候要注意：添加的順序是從高層到中層到基層，比如應該先添加總經(jīng)理部門，然后再添加營銷中心，研發(fā)中心等。當部門結構樹為空的時候，這時要定義一個根節(jié)點，如下圖的總經(jīng)理，尤其要注意的是， 某個部門的歸屬部門 編號 和它自身的部門編號一致時，才能夠使得該部門成為部門結構樹的根節(jié)點。 鼠標左鍵點擊具體的部門圖中的部門可以看到相關操作，包括：編輯、刪除、添加子部門、添加主管等。“ 添加／編輯主管崗位”是一個很重要的功能，通過這個功能把部門組織結構和崗位組織結構有機的聯(lián)系在一起。 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 ９ 奧碼 OA 管理員使用手冊 點擊 ，可以修改部門的名稱； 歸屬部門，主管崗位都以編號的形式顯示，是在添加部門和崗位的時候系統(tǒng)自動生成，不需要手工填寫。 注：有時需要知道某個部門的部門編號，操作方法是進入該部門的編輯界面，然后單擊“保存查看”按鈕，之后的詳細頁面上就能看到該部門的部門編號。 修改完成后保存返回即可。 新建部門 新建一個部門的時候，我們首先要確認新建部門的上級部門是哪一個部門。在這個部門的彈出菜單上點擊 ，可以添加當前部門的下級部門。 在彈出窗口中，輸入新建部門名稱，保存即可 添加完成后顯示如下： 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 １０ 奧碼 OA 管理員使用手冊 使用已有部門 我們也可以選擇已經(jīng)存在的部門作為當前部門的下級，只要在選擇功能上選擇相應的部門即可： 保存后顯示如下： 新添加的部門 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 １１ 奧碼 OA 管理員使用手冊 這個功能也可解決把那些沒有在部門組織結構樹中的部門加載入部門組織結構樹的問題。 同級別部門之間的排序 在上級部門的彈出菜單中，點擊 ，可以調整下級部門的排列順序。 添加／編輯崗位 添加崗位的方法和添加部門的方法類似。也要注意自頂向下的順序。 在部門圖中可以直接添加主管崗位 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 １２ 奧碼 OA 管理員使用手冊 這種方法僅僅適用于某個部門的主管崗位。 鼠標左鍵點 擊部門圖中具體部門，有添加 /編輯主管崗位的選項： 點擊 ，可以添加當前部門的主管崗位，與添加部門類似可以直接添加新的崗位名稱，也可以選擇現(xiàn)有的崗位作為所需添加的崗位，具體方法與添加部門類似： 添加完成保存后，可以在崗位圖中看到相應的崗位： 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 １３ 奧碼 OA 管理員使用手冊 在崗位圖中添加 在崗位圖中添加崗位，是一種比較通行的方法。 注：如果某個部門的主管崗位也使用崗位圖添加的話，最后一定要在部門圖中把這個主管崗位設置到相應的部門。否則部門組織結構圖和崗位組織結構圖就會相互隔離起來，無法實現(xiàn)正常的組織結構甚至權限的管理。 鼠標左鍵點擊具體的崗位圖中的崗位可以看到相關操作，可以在現(xiàn)有崗位的基礎上進行修改，使之符合企業(yè)本身的崗位設置要求： 點擊 ，可以添加當前崗位的下級崗位，添加方法與在部門圖中添加類似： 點擊 ，可以修改崗位的名稱；歸屬部門，上級崗位都以編號的形式顯示，是在添加部門和崗位的時候系統(tǒng)自動生成： 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 １４ 奧碼 OA 管理員使用手冊 修改完成后保存即可。 同級別崗位之間的排序 點擊彈出菜單中 ，可以調整下級崗位的排列順序，調節(jié)方法與調節(jié)部門順序類似。 崗位 /人員 進入崗位 /人員后顯示如下，其中顯示組織的 崗位圖，以及對應的人員圖： 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 １５ 奧碼 OA 管理員使用手冊 這里我們講解一個概念。在奧碼 OA 系統(tǒng)中，組織結構樹是經(jīng)過嚴密的邏輯設計的。組織結構中，主要涉及的三種概念：部門、崗位、人員分別可以生成樹形圖。崗位是連接部門和人員的橋梁。它們之間的關系如下圖所示： 部門和崗位之間的關系通過：添加／編輯部門中的主管崗位來實現(xiàn) 崗位和人員之間的關系通過：添加／編輯崗位中的人員來實現(xiàn) 注：這個概念很重要，作為系統(tǒng)管理員，要很好的理解三者之間關系和在奧碼 OA 平臺系統(tǒng)中實現(xiàn)的方法，它對于系統(tǒng)的 權限和應用起到了舉足輕重的作用。 添加人員 直接添加 可以直接點擊 按鈕，填寫人員姓名后保存： （崗位圖） （人員圖） 部門 崗位 人員 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 １６ 奧碼 OA 管理員使用手冊 保存后新添加的人員在“沒有在人員樹中的人員”下面列出，這是因為我們并沒有給新添加的人員設置崗位。鼠標左鍵點擊人員姓名后顯示相關操作： . 點擊 按鈕，其中員工編號為系統(tǒng)自動生成，對于部門主管，上級主管，職務 級別，崗位，部門，是否允許登錄等字段是必須填寫或進行選擇的， 其中密碼字段已經(jīng)自動填上了員工登錄 OA時的密碼，默認為 1234。 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 １７ 奧碼 OA 管理員使用手冊 選擇相關信息后保存返回，可以在人員圖中看到人員信息，并且我們可以看到張三名字后面有他的崗位名稱。 鼠標左鍵點擊具體人員顯示相關操作，可以點擊 調整人員的崗位信息： 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 １８ 奧碼 OA 管理員使用手冊 在崗位圖中添加人員 鼠標左鍵點擊崗位圖中具體崗位，也有添加 /編輯人員選項： 權限初始化 權限初始化中所指的權限包括系統(tǒng)中所有設計到應用權限的地方，包括數(shù)據(jù)庫權限，流程權限以及菜單使用權限等等，由 于我們在提供給客戶的初始奧瑪 OA系統(tǒng)時已經(jīng)給出了一套虛擬的部門和崗位，并對系統(tǒng)中各種權限也按照這種虛擬的部門和崗位進行了權限賦予，而當前客戶的部門或崗位名稱可能與這個虛擬的部門或崗位名稱不一樣，但可能部門或崗位的職能是相同的，那么就可以采用權限初始化來方便的進行權限快速變更設置，使原來賦予給虛擬部門的權限轉移到現(xiàn)有的部門上來。比 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 １９ 奧碼 OA 管理員使用手冊 如在 A5＋版中默認人事部有簽到簽退表、請假記錄庫、請假審批表、人事合同管理等三十幾個數(shù)據(jù)庫的編輯、添加權限，但在我們公司管人事的部門叫“人力資源部”，通過權限初始化將原標識的“人事部 ”更改到現(xiàn)在的“人力資源部”，從而就能很快解決此類權限問題。 權限初始化是一項非常重要的工作。它主要用來解決客戶企業(yè)中具體的部門名稱和系統(tǒng)中部門名稱有區(qū)別的問題，這個問題對權限的影響很大。比如系統(tǒng)中的“人事部”，企業(yè)叫做“人力資源部”。如果客戶在組織結構樹中，使用了人力資源部代替人事部，并且在人力資源部中增加了崗位和人員，并且希望這些人員使用人事部的權限（比如各種數(shù)據(jù)表和流程等等），就必須使用權限初始化來解決這個問題。 ? 步驟一、通過“部門 /崗位”添加新的部門“人力資源部”，并且添加相應的崗位和人員； ? 步驟 二、通過權限初始化將“人事部”變更為“人力資源部”，提交即可。 在這里我們可以看到，界面上不僅僅能夠實現(xiàn)部門名稱變化后權限的初始化，而且對于崗位也同樣可以處理。 部門 崗位 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 ２０ 奧碼 OA 管理員使用手冊 從圖中看出，系統(tǒng)在每個名稱左右各加了一對括號， 這種標識方法在奧碼 OA平臺系統(tǒng)中基本上通用的，很多地方都會陸續(xù)見到這種標識方法。 其中 大括號｛｝中的是部門，中括號［］中的是崗位 ，小括號（）中的是級別 。 注意：權限初始化并不影響具體數(shù)據(jù)表或者流程的原始權限設置，而是系統(tǒng)在權限判斷的時候，統(tǒng)一執(zhí)行了新舊名稱的翻譯過程。 人員群組設置： 問 題的提出：比如我們成立了多個項目小組，這些項目小組的生命周期比較短，有可能各個部門都有人參加，項目結束后項目小組自動解散。這種結構在目前比較先進的人事結構中經(jīng)常存在，它們和傳統(tǒng)的部門崗位等形成了一種網(wǎng)狀交叉，通常稱之為：矩陣式組織結構。 群組設置是專門針對這些相對臨時的項目組，或者無法規(guī)范到標準組織結構中的人群類型而專門設計的。 自定義群組 點擊 進入，輸入組名并選擇相關人員，確認提交即可 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 ２１ 奧碼 OA 管理員使用手冊 系統(tǒng)中選人的功能中“其他”類別中，就會 看到我們新添加的自定義群組。 條件群組 對于有規(guī)律的群組，我們也可以這樣設置，點擊 “群組設置” 進入，條件部分需要輸入符合 SQL語法的查詢語句。其中，［］內表示數(shù)據(jù)表中的中文字段名，在此處使用的是用戶庫中的字段。 說明：對于將應用于 SQL 語句的數(shù)據(jù)庫字段，可以直接采用“［中文字段名］”的方式來進行引用， 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 ２２ 奧碼 OA 管理員使用手冊 如下圖為查尋“姓劉的”的人員 ，“［姓名］”為用戶庫中對應的人員“姓名”中文字段 。 。 超級權限 超級權限管理是對系統(tǒng)所有用戶的權限管理 。 點擊 進入，進行設置，如圖所示，總經(jīng)理有超級權限（報表管理、數(shù)據(jù)庫管理、流程管理、系統(tǒng)庫管理、資料庫管理、模塊 /菜單管理、幫助管理、多索引目錄管理、統(tǒng)計報表等 9 項功能的管理權限，該管理權限不受用戶自己設定的讀權限、寫權限的限制），而行政經(jīng)理只有資料庫管理這一項的管理權限。 注意：超級權限的設置是相關人員權限的改變，如要進入管理，還要通過菜單系統(tǒng)的調整，把相應功能的入口開放，二者缺一不可。 北京奧碼天地信息技術有限公司 版權所有 ２３ 奧碼 OA 管理員使用手冊 第三章、數(shù)據(jù)庫維護 菜單說明： ? 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫 奧碼 OA 運行的基礎，用戶不需調整 ? 普通數(shù)據(jù)庫： 用戶可在此自由建立、維護數(shù)據(jù)庫 ? 資源數(shù)據(jù)庫： 日程安排、會議室、車輛等有資源占用的數(shù)據(jù) ? 工程動作： 二次開發(fā)的接口，用戶一般不需掌握 ? 數(shù)據(jù)恢復： 選擇必要的數(shù)據(jù)進行恢復 ? 數(shù)據(jù)備份： 選擇必要的數(shù)據(jù)進行備份 系統(tǒng)、普通、資源數(shù)據(jù)庫 在奧碼 OA 平臺系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫分為三種。