【文章內(nèi)容簡介】 管理員使用手冊 系統(tǒng)管理中的其他功能 在其他功能管理中，主要介紹了統(tǒng)計方案的設(shè)置，頗為重要的緩存管理，還講解了與系統(tǒng)相結(jié)合的短消息、論壇等功能的設(shè)置與調(diào)整。 注：這里所指的數(shù)據(jù)庫是傳統(tǒng)意義上數(shù)據(jù)庫中各個數(shù)據(jù)表，也就是 Table。為了和辦公自動化系統(tǒng)中各種報表區(qū)別開來，使用數(shù)據(jù)庫代替。 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 ７ 奧碼 OA 管理員使用手冊 第二章、初始化 始化的執(zhí)行順序應(yīng)該是先設(shè)定 職務(wù)級別 ，然后是 部門 /崗位 、 崗位 /人員 ， 再調(diào)整 權(quán)限初始化 、 群組設(shè)置 、 超級權(quán)限 。 ? 職務(wù)級別： 設(shè)置具體的職位層次 ? 部門 /崗位： 設(shè)置企業(yè)的部門與崗位及其對應(yīng)關(guān)系 ? 崗位 /人員： 設(shè)置企業(yè)的崗位與人員及其對應(yīng)關(guān)系 ? 權(quán)限初始化： 不同部門的權(quán)限快速復(fù)制 ? 群組設(shè)置： 針對臨時的項(xiàng)目組而專門設(shè)計的人員集合 ? 超級權(quán)限： 對系統(tǒng)中的所有權(quán)限進(jìn)行人員上的分配與管理 初始化 是開始使用本系統(tǒng)所要執(zhí)行的第一步，現(xiàn)在我們所提供的 OA版本基本上都是帶有初始數(shù)據(jù)的，因此只要對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整或更改即可，如果現(xiàn)有初始配置完全與當(dāng)前客戶的實(shí)際情況不符合，可以刪除后再重新配置，但要注意的是系統(tǒng) 管理員不要刪除（否則進(jìn)不了系統(tǒng)，除非熟悉 OA數(shù)據(jù)庫操作的高級管理人員）。 以下是對該部分的菜單功能的詳細(xì)介紹： 職務(wù)級別 其中顯示了已經(jīng)添加的五個職務(wù)級別，單擊添加 /編輯還可以新添其它的職務(wù)。 建立職務(wù)級別的主要目的是為了可以對客戶公司的某一個級別以上的人員統(tǒng)一發(fā)送通知或者其他重要信息，而不用單獨(dú)將所有該級別以上的人員一個個找出來，從而簡化了應(yīng)用時的操作，如選人圖例所示。 初 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 ８ 奧碼 OA 管理員使用手冊 部門 /崗位 點(diǎn)擊進(jìn)入部門 /崗位后，左邊顯示公司的部門圖，右邊顯示公司部門所對應(yīng)的崗位樹狀圖。 添加／編輯 部門 添加部門的時候要注意：添加的順序是從高層到中層到基層，比如應(yīng)該先添加總經(jīng)理部門，然后再添加營銷中心，研發(fā)中心等。當(dāng)部門結(jié)構(gòu)樹為空的時候，這時要定義一個根節(jié)點(diǎn)，如下圖的總經(jīng)理，尤其要注意的是， 某個部門的歸屬部門 編號 和它自身的部門編號一致時，才能夠使得該部門成為部門結(jié)構(gòu)樹的根節(jié)點(diǎn)。 鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊具體的部門圖中的部門可以看到相關(guān)操作，包括：編輯、刪除、添加子部門、添加主管等?！?添加／編輯主管崗位”是一個很重要的功能，通過這個功能把部門組織結(jié)構(gòu)和崗位組織結(jié)構(gòu)有機(jī)的聯(lián)系在一起。 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 ９ 奧碼 OA 管理員使用手冊 點(diǎn)擊 ，可以修改部門的名稱； 歸屬部門，主管崗位都以編號的形式顯示，是在添加部門和崗位的時候系統(tǒng)自動生成，不需要手工填寫。 注：有時需要知道某個部門的部門編號，操作方法是進(jìn)入該部門的編輯界面，然后單擊“保存查看”按鈕，之后的詳細(xì)頁面上就能看到該部門的部門編號。 修改完成后保存返回即可。 新建部門 新建一個部門的時候，我們首先要確認(rèn)新建部門的上級部門是哪一個部門。在這個部門的彈出菜單上點(diǎn)擊 ，可以添加當(dāng)前部門的下級部門。 在彈出窗口中，輸入新建部門名稱，保存即可 添加完成后顯示如下： 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 １０ 奧碼 OA 管理員使用手冊 使用已有部門 我們也可以選擇已經(jīng)存在的部門作為當(dāng)前部門的下級，只要在選擇功能上選擇相應(yīng)的部門即可： 保存后顯示如下： 新添加的部門 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 １１ 奧碼 OA 管理員使用手冊 這個功能也可解決把那些沒有在部門組織結(jié)構(gòu)樹中的部門加載入部門組織結(jié)構(gòu)樹的問題。 同級別部門之間的排序 在上級部門的彈出菜單中，點(diǎn)擊 ，可以調(diào)整下級部門的排列順序。 添加／編輯崗位 添加崗位的方法和添加部門的方法類似。也要注意自頂向下的順序。 在部門圖中可以直接添加主管崗位 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 １２ 奧碼 OA 管理員使用手冊 這種方法僅僅適用于某個部門的主管崗位。 鼠標(biāo)左鍵點(diǎn) 擊部門圖中具體部門，有添加 /編輯主管崗位的選項(xiàng)： 點(diǎn)擊 ，可以添加當(dāng)前部門的主管崗位，與添加部門類似可以直接添加新的崗位名稱，也可以選擇現(xiàn)有的崗位作為所需添加的崗位，具體方法與添加部門類似： 添加完成保存后，可以在崗位圖中看到相應(yīng)的崗位： 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 １３ 奧碼 OA 管理員使用手冊 在崗位圖中添加 在崗位圖中添加崗位，是一種比較通行的方法。 注：如果某個部門的主管崗位也使用崗位圖添加的話，最后一定要在部門圖中把這個主管崗位設(shè)置到相應(yīng)的部門。否則部門組織結(jié)構(gòu)圖和崗位組織結(jié)構(gòu)圖就會相互隔離起來，無法實(shí)現(xiàn)正常的組織結(jié)構(gòu)甚至權(quán)限的管理。 鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊具體的崗位圖中的崗位可以看到相關(guān)操作，可以在現(xiàn)有崗位的基礎(chǔ)上進(jìn)行修改，使之符合企業(yè)本身的崗位設(shè)置要求： 點(diǎn)擊 ，可以添加當(dāng)前崗位的下級崗位，添加方法與在部門圖中添加類似： 點(diǎn)擊 ，可以修改崗位的名稱；歸屬部門，上級崗位都以編號的形式顯示，是在添加部門和崗位的時候系統(tǒng)自動生成： 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 １４ 奧碼 OA 管理員使用手冊 修改完成后保存即可。 同級別崗位之間的排序 點(diǎn)擊彈出菜單中 ，可以調(diào)整下級崗位的排列順序，調(diào)節(jié)方法與調(diào)節(jié)部門順序類似。 崗位 /人員 進(jìn)入崗位 /人員后顯示如下，其中顯示組織的 崗位圖，以及對應(yīng)的人員圖： 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 １５ 奧碼 OA 管理員使用手冊 這里我們講解一個概念。在奧碼 OA 系統(tǒng)中，組織結(jié)構(gòu)樹是經(jīng)過嚴(yán)密的邏輯設(shè)計的。組織結(jié)構(gòu)中，主要涉及的三種概念：部門、崗位、人員分別可以生成樹形圖。崗位是連接部門和人員的橋梁。它們之間的關(guān)系如下圖所示： 部門和崗位之間的關(guān)系通過：添加／編輯部門中的主管崗位來實(shí)現(xiàn) 崗位和人員之間的關(guān)系通過：添加／編輯崗位中的人員來實(shí)現(xiàn) 注：這個概念很重要，作為系統(tǒng)管理員，要很好的理解三者之間關(guān)系和在奧碼 OA 平臺系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)的方法，它對于系統(tǒng)的 權(quán)限和應(yīng)用起到了舉足輕重的作用。 添加人員 直接添加 可以直接點(diǎn)擊 按鈕，填寫人員姓名后保存： （崗位圖） （人員圖） 部門 崗位 人員 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 １６ 奧碼 OA 管理員使用手冊 保存后新添加的人員在“沒有在人員樹中的人員”下面列出，這是因?yàn)槲覀儾]有給新添加的人員設(shè)置崗位。鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊人員姓名后顯示相關(guān)操作： . 點(diǎn)擊 按鈕，其中員工編號為系統(tǒng)自動生成，對于部門主管，上級主管，職務(wù) 級別，崗位，部門，是否允許登錄等字段是必須填寫或進(jìn)行選擇的， 其中密碼字段已經(jīng)自動填上了員工登錄 OA時的密碼，默認(rèn)為 1234。 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 １７ 奧碼 OA 管理員使用手冊 選擇相關(guān)信息后保存返回，可以在人員圖中看到人員信息，并且我們可以看到張三名字后面有他的崗位名稱。 鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊具體人員顯示相關(guān)操作，可以點(diǎn)擊 調(diào)整人員的崗位信息： 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 １８ 奧碼 OA 管理員使用手冊 在崗位圖中添加人員 鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊崗位圖中具體崗位，也有添加 /編輯人員選項(xiàng)： 權(quán)限初始化 權(quán)限初始化中所指的權(quán)限包括系統(tǒng)中所有設(shè)計到應(yīng)用權(quán)限的地方，包括數(shù)據(jù)庫權(quán)限，流程權(quán)限以及菜單使用權(quán)限等等，由 于我們在提供給客戶的初始奧瑪 OA系統(tǒng)時已經(jīng)給出了一套虛擬的部門和崗位，并對系統(tǒng)中各種權(quán)限也按照這種虛擬的部門和崗位進(jìn)行了權(quán)限賦予，而當(dāng)前客戶的部門或崗位名稱可能與這個虛擬的部門或崗位名稱不一樣，但可能部門或崗位的職能是相同的，那么就可以采用權(quán)限初始化來方便的進(jìn)行權(quán)限快速變更設(shè)置，使原來賦予給虛擬部門的權(quán)限轉(zhuǎn)移到現(xiàn)有的部門上來。比 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 １９ 奧碼 OA 管理員使用手冊 如在 A5＋版中默認(rèn)人事部有簽到簽退表、請假記錄庫、請假審批表、人事合同管理等三十幾個數(shù)據(jù)庫的編輯、添加權(quán)限，但在我們公司管人事的部門叫“人力資源部”，通過權(quán)限初始化將原標(biāo)識的“人事部 ”更改到現(xiàn)在的“人力資源部”，從而就能很快解決此類權(quán)限問題。 權(quán)限初始化是一項(xiàng)非常重要的工作。它主要用來解決客戶企業(yè)中具體的部門名稱和系統(tǒng)中部門名稱有區(qū)別的問題，這個問題對權(quán)限的影響很大。比如系統(tǒng)中的“人事部”，企業(yè)叫做“人力資源部”。如果客戶在組織結(jié)構(gòu)樹中，使用了人力資源部代替人事部，并且在人力資源部中增加了崗位和人員，并且希望這些人員使用人事部的權(quán)限（比如各種數(shù)據(jù)表和流程等等），就必須使用權(quán)限初始化來解決這個問題。 ? 步驟一、通過“部門 /崗位”添加新的部門“人力資源部”，并且添加相應(yīng)的崗位和人員； ? 步驟 二、通過權(quán)限初始化將“人事部”變更為“人力資源部”，提交即可。 在這里我們可以看到，界面上不僅僅能夠?qū)崿F(xiàn)部門名稱變化后權(quán)限的初始化，而且對于崗位也同樣可以處理。 部門 崗位 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 ２０ 奧碼 OA 管理員使用手冊 從圖中看出，系統(tǒng)在每個名稱左右各加了一對括號， 這種標(biāo)識方法在奧碼 OA平臺系統(tǒng)中基本上通用的，很多地方都會陸續(xù)見到這種標(biāo)識方法。 其中 大括號｛｝中的是部門，中括號［］中的是崗位 ，小括號（）中的是級別 。 注意：權(quán)限初始化并不影響具體數(shù)據(jù)表或者流程的原始權(quán)限設(shè)置，而是系統(tǒng)在權(quán)限判斷的時候，統(tǒng)一執(zhí)行了新舊名稱的翻譯過程。 人員群組設(shè)置： 問 題的提出：比如我們成立了多個項(xiàng)目小組，這些項(xiàng)目小組的生命周期比較短，有可能各個部門都有人參加，項(xiàng)目結(jié)束后項(xiàng)目小組自動解散。這種結(jié)構(gòu)在目前比較先進(jìn)的人事結(jié)構(gòu)中經(jīng)常存在，它們和傳統(tǒng)的部門崗位等形成了一種網(wǎng)狀交叉，通常稱之為：矩陣式組織結(jié)構(gòu)。 群組設(shè)置是專門針對這些相對臨時的項(xiàng)目組，或者無法規(guī)范到標(biāo)準(zhǔn)組織結(jié)構(gòu)中的人群類型而專門設(shè)計的。 自定義群組 點(diǎn)擊 進(jìn)入，輸入組名并選擇相關(guān)人員，確認(rèn)提交即可 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 ２１ 奧碼 OA 管理員使用手冊 系統(tǒng)中選人的功能中“其他”類別中，就會 看到我們新添加的自定義群組。 條件群組 對于有規(guī)律的群組，我們也可以這樣設(shè)置，點(diǎn)擊 “群組設(shè)置” 進(jìn)入，條件部分需要輸入符合 SQL語法的查詢語句。其中，［］內(nèi)表示數(shù)據(jù)表中的中文字段名，在此處使用的是用戶庫中的字段。 說明：對于將應(yīng)用于 SQL 語句的數(shù)據(jù)庫字段，可以直接采用“［中文字段名］”的方式來進(jìn)行引用， 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 ２２ 奧碼 OA 管理員使用手冊 如下圖為查尋“姓劉的”的人員 ，“［姓名］”為用戶庫中對應(yīng)的人員“姓名”中文字段 。 。 超級權(quán)限 超級權(quán)限管理是對系統(tǒng)所有用戶的權(quán)限管理 。 點(diǎn)擊 進(jìn)入，進(jìn)行設(shè)置，如圖所示，總經(jīng)理有超級權(quán)限（報表管理、數(shù)據(jù)庫管理、流程管理、系統(tǒng)庫管理、資料庫管理、模塊 /菜單管理、幫助管理、多索引目錄管理、統(tǒng)計報表等 9 項(xiàng)功能的管理權(quán)限，該管理權(quán)限不受用戶自己設(shè)定的讀權(quán)限、寫權(quán)限的限制），而行政經(jīng)理只有資料庫管理這一項(xiàng)的管理權(quán)限。 注意：超級權(quán)限的設(shè)置是相關(guān)人員權(quán)限的改變，如要進(jìn)入管理，還要通過菜單系統(tǒng)的調(diào)整，把相應(yīng)功能的入口開放，二者缺一不可。 北京奧碼天地信息技術(shù)有限公司 版權(quán)所有 ２３ 奧碼 OA 管理員使用手冊 第三章、數(shù)據(jù)庫維護(hù) 菜單說明： ? 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫 奧碼 OA 運(yùn)行的基礎(chǔ)，用戶不需調(diào)整 ? 普通數(shù)據(jù)庫： 用戶可在此自由建立、維護(hù)數(shù)據(jù)庫 ? 資源數(shù)據(jù)庫： 日程安排、會議室、車輛等有資源占用的數(shù)據(jù) ? 工程動作： 二次開發(fā)的接口，用戶一般不需掌握 ? 數(shù)據(jù)恢復(fù)： 選擇必要的數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù) ? 數(shù)據(jù)備份： 選擇必要的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份 系統(tǒng)、普通、資源數(shù)據(jù)庫 在奧碼 OA 平臺系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫分為三種。