某市建設(shè)電子文件與電子檔要求及管理辦法(編輯修改稿)
2025-02-26 09:32 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 累時均應進行登記，填寫建設(shè)電子文件登記表（附錄 A、附錄 B）。 應采取嚴密的安全措施，保證建設(shè)電子文件在形成和處理過程中不被非正常改動。積累過程中更改建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件應按規(guī)范要求填寫更改記錄表（附錄 C）。 應定期備份建設(shè)電子文件，并存儲于能夠脫機保存的載體上。對于多年才能完成的項目，應實行分段積累，宜一年拷貝一次。 對通用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件應轉(zhuǎn)換成通用型建設(shè)電子文件。 附錄 C 建設(shè)電子文件更改記錄表 序號 電子文件名 更改單號 更改者 更改日期 備注 對內(nèi)容信息是由多個子電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的建設(shè)電子文件，鏈接的電子文件或數(shù)據(jù)應一并歸檔，并保證其可準確還原；當難以保證歸檔建設(shè)電子文件的完整性與穩(wěn)定性時，可采取固化的方式將其轉(zhuǎn)換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式，如文件格式。 與建設(shè)電子文件的真實性、完整性、有效性、安全性等有關(guān)的管理控制信息（如電子簽章等）必須與建設(shè)電子文件一同收集。 對采用統(tǒng)一套用格式的建設(shè)電子文件，在保證能恢復原格式形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可不按原格式存儲。 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及與建設(shè)電子文件處理有關(guān)的著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等必須與建設(shè)電子文件一同收集。 收集積累建設(shè)電子文件，均應進行登記，電子文件登記表應與電子文件同時保存。 對已登記的建設(shè)電子文件必須進行初步鑒定，并將鑒定結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。 對經(jīng)過初步鑒定的建設(shè)電子文件應進行著錄，并將結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。 對已收集積累的建設(shè)電子文件，應按業(yè)務(wù)案件或工程項目來組織存儲。 對存儲的建設(shè)電子文件的命名，宜由三位阿拉伯數(shù)字或三位阿拉伯數(shù)字加漢字組成，數(shù)字是本文件保管單元內(nèi)電子文件編排順序號，漢字部分則體現(xiàn)本電子文件的內(nèi)容及特征或圖紙的專業(yè)名稱和編號。建設(shè)電子文件保管單元的命名應與相應的紙質(zhì)文件名稱一致。 建設(shè)電子文件與相應的紙質(zhì)文件應建立關(guān)聯(lián)，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應保持一致。 六、建設(shè)電子文件的整理與歸檔 整理 建設(shè)電子文件的形成單位應做好電子文件的整理工作。 對于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件，業(yè)務(wù)案件辦理完結(jié)或工程項目完成后，應在收集積累的基礎(chǔ)上，對該案件或項目的電子文件進行整理。 整理應遵循建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件的自然形成規(guī)律，保持案件或項目內(nèi)建設(shè)電子文件間的有機聯(lián)系，便于建設(shè)電子檔案的保管和利用。 返回目錄 同一個保管單元內(nèi)建設(shè)電子文件的組織和排序可按相應的建設(shè)紙質(zhì)文件（標準目錄）整理要求進行。 建設(shè)電子文件的整理 每個項目按文件夾樹型結(jié)構(gòu)組成：項目名稱 案卷題名 文件材料題名。 2 每個案卷內(nèi)文件的序號編碼為： 001 N。 3 每張光盤必須在刻盤時錄入正確的盤符編號，盤符編號的規(guī)范是“項目名稱每個字的首字字母組合” +“刻盤當天日期”。例如 ,項目名稱 :世紀城，日期為 2023年12月 1日，則光盤盤符編號為“ 20231201”。注：光盤盤符編號不能超過 16個字符，如有超出的情況，請移交檔案人員進行調(diào)整。 建設(shè)電子文件的分類應按照《城建檔案分類大綱》進行。 建設(shè)電子文件的著錄應按照現(xiàn)行國家標準《城建檔案著錄規(guī)范》（ 503232023）進行，同時應按照保證其真實性、完整性、有效性的要求補充建設(shè)電子文件特有的著錄項目和其他標識信息與數(shù)據(jù)。 鑒定 鑒定工作應貫穿于建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理的全過程。電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定歸檔范圍和劃定保管期限。 歸檔前，建設(shè)電子文件形成單位應按照規(guī)定的項目，對建設(shè)電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定。 建設(shè)電子文件的歸檔范圍、保管期限應按照國家關(guān)于建設(shè)紙質(zhì)文件材料歸檔范圍、保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。建設(shè)電子文件元數(shù)據(jù)的保管期限應與內(nèi)容信息的保管期限一致。 歸檔 建設(shè)電子文件形成單位應按照相關(guān)規(guī)定把經(jīng)過鑒定合格的電子文件向昆明市城建檔案館歸檔移交。 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的歸檔應與相應的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理紙質(zhì)或其他載體形式文件同時歸檔。工程電子文件應與相應的工程紙質(zhì)或其他載體形式的文件同時歸檔。 建設(shè)電子文件形成單
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