企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范和技巧(編輯修改稿)
2025-02-25 13:19 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 事情的理解程度不同 – 有些指代要清楚，不用不常用的縮寫 ? 主體的內(nèi)容詳細(xì)程度取決于主題情境的事態(tài) – 資源是否充足 – 立場(chǎng)是否一致 資源充足 資源不充足 立場(chǎng)一致 立場(chǎng)不一致 簡(jiǎn)單羅列事實(shí)通知即可 是否有必要向上匯報(bào) 強(qiáng)調(diào)共同利益 說(shuō)明不良后果 羅列問(wèn)題 給出解決方案 ? 案例描述 – 情景、沖突、問(wèn)題、解決方案（建議） – 標(biāo)準(zhǔn)式：情境 —— 沖突、問(wèn)題 —— 解決方案 – 突出憂慮式：沖突、問(wèn)題 —— 情境 —— 解決方案 – 突出信心式：?jiǎn)栴} —— 情境、沖突 —— 解決方案 ? 分析報(bào)告 – 開(kāi)篇點(diǎn)明主題 – 清晰劃定報(bào)告范圍 – 對(duì)主要發(fā)現(xiàn)進(jìn)行摘要 – 以結(jié)論和建議措施結(jié)尾 ? 最好在郵件的第一段明確地說(shuō)出自己的主要目的 ? 郵件內(nèi)容里不可缺少的三個(gè)部分 – 如果想從對(duì)方那里得到我想要的信息，我需要給對(duì)方提供哪些信息 – 我希望對(duì)方采取哪些行動(dòng)措施 – 我需要對(duì)方什么時(shí)候給予回復(fù) ? 郵件內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要，行文通順 – Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。 – 正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件。 – 盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對(duì)。 ? 一次郵件交待完整信息 – 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件。 ? 行文時(shí)的注意事項(xiàng) – 明確簡(jiǎn)潔 ? 不要模棱兩可 ? 避免使用復(fù)雜的句子 ? 清單列表中列舉項(xiàng)的第一個(gè)詞的詞性盡量保持一致 – 換位思考 ? 強(qiáng)調(diào)對(duì)方利益 ? 可以強(qiáng)硬地表達(dá)立場(chǎng)，但最好不要使用責(zé)難、挖苦對(duì)方的語(yǔ)氣 ? 慎用大寫字母、紅色字體和感嘆號(hào) – 避免非相關(guān)主題性的言語(yǔ) ? 勿讓自己無(wú)心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話題 ? 注意郵件的論述語(yǔ)氣 – 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。 – 尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。 – 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。 ? 語(yǔ)氣專業(yè)，措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌。可以通過(guò)使用虛擬語(yǔ)氣委婉語(yǔ)氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求 ? 內(nèi)容和格式要相符，避免寫太多情感的東西 ? 切記收信對(duì)象是一個(gè)「人」，而不是一臺(tái)機(jī)器 – 許多情緒激動(dòng)的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對(duì)方甚至引起沖突 – 避免情緒激動(dòng)的時(shí)候回信（放 12天） – 確定是否必須以郵件回復(fù)：如果對(duì)方的內(nèi)容中帶有情緒，最好面對(duì)面回應(yīng) ? 有意見(jiàn)要提時(shí)，請(qǐng)先思考，這個(gè)問(wèn)題都需要哪些相關(guān)人知道，避免將事態(tài)擴(kuò)大 附件 ? 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 ? 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名 ? 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí) ? 附件數(shù)目不宜超過(guò) 4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件 ? 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用 ? 如果附件過(guò)大，應(yīng)事先了解接收方信箱接收郵件大小的限制，可分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送 簽名 ? 每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。 1. 簽名信息不宜過(guò)多 – 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò) 4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。 – 引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收
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