商務(wù)電子郵件撰寫禮儀(編輯修改稿)
2025-03-26 10:52 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 有關(guān)主送、抄送機關(guān)的規(guī)范 2．不應(yīng)當(dāng)抄送的情況 （ 1）請示郵件不得抄送其下級部門或個人； （ 2）接受抄送公文的部門或個人不必再向其他機關(guān)轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送； （ 3） 凡與公文辦理無關(guān)的單位一律不予抄送 。 電子郵件的其他重要事項 郵件主題 ? 如果一次要和對方討論的事情是不同的主題，建議分開不同的電郵傳送 ? 也就是說，每封信的主題最好只有一個，這樣對方會比較好針對單純的主題加以回信。 商務(wù)郵件的修辭 ? 撰寫商務(wù)電郵前，不妨想到此時是面對著對方，而不是面對鍵盤與屏幕，這樣可以讓語氣溫暖一點； ? 書寫時要比口語對話再稍微正式一點 ? 設(shè)想對方看了你的信之后可能有的觀點，也就是要在別人的思考里思考 ? 了解對方和你一樣都是大忙人，講重點即可 ? 多一點體貼，想辦法讓你的電郵，看起來簡短扼要，有親和力但不失禮。 郵件結(jié)構(gòu) ： 第一段與最后一段是重點 ? 電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點，也就是說，重點在最前面的第一段 ? 如果信件很長，最好在結(jié)尾的部分，再度強調(diào)第一段的重點。 要求： 主動說出你期待對方做的事情 ? 當(dāng)你想要收件者采取行動時，如果電郵的內(nèi)容長，在信件的一開始，就說明你的要求 ? 如果內(nèi)容很短，不超過一個屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。 日期： 郵件的日期與時間要明確 ? 在電郵中提到的日期與時間，一定要具體，你說的下個月或是下周三到底是什么時候 ?因此最好改成「下周三 (如 3月 7日 )」「下個月 (如 8月 )」，時間也要明確，是上午還是下午 ?是以自己或?qū)Ψ降臅r區(qū)為準(zhǔn) ?以免雙方認知不同而產(chǎn)生誤會。 回復(fù)郵件： ? 如果你回復(fù)對方的來信時，使用對方的主旨回復(fù)，讓對方知道這是來自于你的回復(fù)。此外，如果想要在主旨點出回復(fù)的重點，可以在郵件本文內(nèi)容里寫上「回復(fù)主旨： XXXXXX」讓對方知道這是回復(fù)哪一封信。 風(fēng)格： ? 檢查自己寫的電郵時
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