流程設計及繪制方法培訓課件(編輯修改稿)
2025-02-09 01:08 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 ? 用適當?shù)臉I(yè)務控制滿足并超越客戶現(xiàn)在和將來的服務期望 (如 增加項目的一次性成功率，與客戶合作或參與產(chǎn)品設計 )? 縮短業(yè)務處理時間，增加業(yè)務機會，超越客戶需求，降低成本，提高質(zhì)量 (如 , 縮短付款單據(jù)處理時間及服務和交付時間 )? 降低資源消耗，爭取競爭機遇 (如 , 降低每次付款和發(fā)票處理的成本，進行采購合并，增加折扣 )質(zhì)量成本時間成功重組原則167。 項目重組的成功實施必須注重質(zhì)量、成本和時間并權(quán)衡選擇各種解決方案以確保新設計的流程能符合這些重要原則。流程重組可以帶來很多收益，其中分析類型是最有價值的，因為它可以從工作中許多方面確定應當改善的地方，例如：216。 了解工作流程：流程圖可以幫助每個人了解在組織內(nèi)部正在運轉(zhuǎn)的流程和每個員工工作的具體內(nèi)容。對特定活動以及這些活動和其它活動之間的關(guān)系的較好的理解使經(jīng)理可以制訂有效的決策并形成部門之間良好的工作關(guān)系。216。 資源的利用：流程圖可以幫助經(jīng)理有效地使用人力和物力。流程圖使那些較多參與流程的人來決定怎樣有效的利用資源。例如：流程圖包含的信息可以顯示將某一雇員的才能用來檢查工作是一種浪費，而應主動地用來生產(chǎn)。轉(zhuǎn)換分配的任務的可以更好地利用他們的才能。216。 培訓過程：繪制流程圖所形成的文檔提供了管理階層和雇員培訓計劃的基礎，因為該文檔描述了每一項工作所包含的任務以及執(zhí)行每項任務的順序。流程圖文檔描述了組織的功能并顯示怎樣實現(xiàn)這些功能，因此它對于一位新經(jīng)理來說更為有用。216。 工作流：通過分析流程圖文檔，我們可決定改善工作流的方法。在一些情況下，我們或許會發(fā)現(xiàn)一些任務被毫無理由地重復執(zhí)行，通過減少不必要的重復任務，我們可以改善工作流程。在另一些情況下，我們或許會發(fā)現(xiàn)如果使用自動化設備，可高效率地執(zhí)行一些任務，從而降低成本。流程重組的收益福特公司的美國總部有 500多名財務人員，其單據(jù)往來十分繁雜。通常程序是：采購部與供應商制訂購貨合同，同時送一份副本給會計部門；供應商交貨時開發(fā)票；倉庫管理員驗收貨物后出具驗收單，會計部門核對合同、發(fā)票、驗收單，二者一致辦理付款，否則需派人調(diào)查原因。如圖 1所示。 公司原狀公司原狀流程重組成功案例福特公司票據(jù)往來管理福特公司建立了計算機系統(tǒng)，使采購、倉庫、會計部門都應用計算機處理各自的業(yè)務，裁掉了 20％的冗員，并以為這樣很不錯了。但是當他們知道日本馬自達公司完成同樣的職能只有 5個人時，他們震驚了。因為即使考慮到福特公司的規(guī)模比馬自達大，他們最多也只應有 100名左右會計人員，問題在哪里？這就需要從根本上再造整個工作過程和工作內(nèi)容。調(diào)查表明，很多傳統(tǒng)的習慣是不必要的，例如在會計部門和采購部門以及供應商之間有很多冗余的單據(jù)往來，要花不少人力去核對單據(jù)。據(jù)統(tǒng)計，盡管不一致的情況只占少數(shù)，但會計部門卻有 80％的人花大量時間處理這類少數(shù)事件。又因經(jīng)手人多，出錯的機會也多，一旦單據(jù)之間不相符，就要花更多人力去追查，最后會計部門憑多次核對的發(fā)票付款。存在問題流程重組成功案例福特公司票據(jù)往來管理（續(xù)）福特公司再造了這一過程，引入了公用數(shù)據(jù)庫，采購訂單進入數(shù)據(jù)庫并送給供應商，當倉庫管理員收到貨物時。從數(shù)據(jù)庫中調(diào)出相應的訂貨合同，兩者相符則驗收入庫、更新生產(chǎn)計劃并自動開出支票，反之則拒絕收貨。這樣發(fā)票及其它往來單據(jù)不再需要。使得會計部門減少了 75％的冗員，同時過程的速度、成本和質(zhì)量亦都有極大改善。如圖 2所示。流程重組流程重組成功案例福特公司票據(jù)往來管理（續(xù)）流程圖的繪制q 流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動，幫助確定改善機會。q 一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所要求的輸出的一系列的步驟。流程圖的概念q 要改善流程，你必須了解流程q 流程的復雜程度和缺乏對流程必要的了解限制了管理階層改善流程的努力q 分析技能和流程圖技能使我們可以了解流程，并就此和管理階層進行溝通為什么要使用流程圖繪制流程圖的過程如下 …選擇流程核心小組審閱繪制現(xiàn)行流程并發(fā)現(xiàn)改善機會計劃和安排資源(流程所有人，日期、時間、物料、議程等）選擇技術(shù) 進行個人訪談如有必要，同重新設計 /設計階段連接進行集中討論并設計怎樣繪制流程圖q 如何準備 使用標準的流程圖符號從上至下繪制流程圖和了解流程的人員一起準備q 如何執(zhí)行與流程所有人進行小組討論必要時進行個人訪談執(zhí)行時了解成本、質(zhì)量和時間（流程運行時間和共用時間）明確流程的關(guān)鍵控制點執(zhí)行時對用于改善流程的業(yè)務需求、人員、步驟和技術(shù)進行歸檔q 如何歸檔使用最適宜的流程以及成本、時間和質(zhì)量衡量標準文檔在標準格式中獲得所有改善機會怎樣繪制流程圖流程圖繪制主要包括以下 三項內(nèi)容 ：流程圖繪制編制流程圖 完善流程圖理解流程流程圖繪制 基礎216。 有明確定義的開端和結(jié)束216。 有輸入必有輸出216。 在整個企業(yè)組織中 “ 流動 ”216。 不局限于單一的功能和部門流程輸入 輸出流程圖繪制（續(xù)）完成企業(yè)特殊目的的現(xiàn)有流程：216。 履行核心企業(yè)活動（為外部客戶服務）216。 提供支持服務（為內(nèi)部客戶服務）流程圖繪制（續(xù)）管理支持流程績效評估管理財務管理公共關(guān)系管理信息系統(tǒng)管理人力資源管理資產(chǎn)管理采購管理營運流程戰(zhàn)略管理市場客戶調(diào)查分析管理研究管理市場管理資金運作管理業(yè)務管理業(yè)務實現(xiàn)及結(jié)算管理售后
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