公司采購業(yè)務運作精要1(3)(編輯修改稿)
2025-01-30 20:57 本頁面
【文章內容簡介】 供應商后，進行價格談判。 5. 訂單安排。即于價格談妥后，應辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單或合約，均屬具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求及權利義務，須予列明。 采購作業(yè)流程 TG20230426 19 PURCHASING COURSE 6. 訂單追蹤與稽核。即簽約訂貨之后，為求銷售廠商之如期、如質、如量交貨，應依據(jù)合約規(guī)定，督促廠商按規(guī)定交運，并予嚴格檢查收入庫。 7. 核對發(fā)票。廠商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時，對于發(fā)票的內容是否正確，應先經(jīng)采購部門核對，財務部門才能 辦理付款。 8. 不符與退貨處理。即凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗收不合格者，應依照合約規(guī)定退貨。并立即辦理重購，予以結案。 9. 結案。即凡驗收合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結案手續(xù)，清查各項書面資料有無缺失，績效好壞等，簽報高階層管理或權責部門核閱批示。 10. 記錄與檔案維護。即凡經(jīng)結案批示后之購案，應列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問題之查考。檔案都有一定保管期限之規(guī)定。 舉例：介紹美國采購學者威斯訂（ ） 采購作業(yè)步驟（ 2） 采購作業(yè)流程 TG20230426 20 PURCHASING COURSE 一般采購作業(yè)流程設計的關鍵點 : 1. 注意先后順序及時控制。 即應注意其流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時限。譬如，避免同一主管對同一采購案件，做數(shù)次的簽核；避免同一采購案件，在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免一個采購案會簽部門太多，影響作業(yè)時效。 2. 注意關鍵點之設置。 即為便于控制，使各項在處理中的采購作業(yè)，在各階段均能追蹤管制。如：國外采購，從詢價，報價、申請輸入許可證、開信用狀、裝船、報關、提貨等均有管制要領或辦理時限。 3. 注意劃分權責或任務。 即各項作業(yè)手續(xù)及查核責任，應有明確權責規(guī)定及查核辦法。如：請購、采購、驗收、付款等權責均應予區(qū)分，并指定主辦單位。 4. 避免作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復與混亂。 即注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)事件之因應法則，譬如“緊急采購”及“外部授權”，系有權宜辦法或流程來特別處理。 采購作業(yè)流程 TG20230426 21 PURCHASING COURSE 5. 程序繁簡或被重視的程度 ,應與所處理業(yè)務或采購項目的重要性或價值的大小相適應。 即凡涉及數(shù)量較大，價值較高或易發(fā)生舞弊之作業(yè)，應有較嚴密之處理監(jiān)督。反之，則可略予放寬，以求提高工作效率。 6. 處理程序應合時宜。 即應注意程序的及時改進，早期設計的處理程序和流程，經(jīng)過若干時日后，應加以檢討，不斷改進，以因應組織的變更，或作業(yè)上的實際需求。 7. 配合作業(yè)方式的改善。 譬如手工的作業(yè)方式改變?yōu)殡娔X化作業(yè)，因此流程與表單需作相當程度的調整或重新設計。 一般采購作業(yè)流程設計的關鍵點 : 采購作業(yè)流程 案例 TG20230426 22 PURCHASING COURSE ? 流程是指使用資源將輸入轉化為輸出的活動或一組活動。 ? 流程控制是指系統(tǒng)的識別和管理組織內所應用的流程，特別是這些流程之間的相互作用。 ? 流程控制力求實現(xiàn)持續(xù)改進的動態(tài)循環(huán)，使組織獲得可觀的收益，典型表現(xiàn)在產(chǎn)品，業(yè)績，有效性，效率和成本方面。 A C P D A C P D 時間 改善目標 手法 : PDCA（策劃 做 檢查 行動 ) P(策劃 ):根據(jù)顧客的要求和組織的方針為提供結果建立必要的目標和流程 . D(做 ):實施流程 . C(檢查 ):根據(jù)方針 ,目標和產(chǎn)品要求 ,對流程和產(chǎn)品進行監(jiān)視和測量 ,并報告結果 . A(行動 ):采取措施 ,以 持續(xù) 改進流程業(yè)績 . 采購作業(yè)流程 TG20230426 23 PURCHASING COURSE ? 采購作業(yè)流程 —— 以采購表單進行其實際申請及承辦手續(xù)。 ? 采購表單設計 采用一次自動套寫（ One writing system) 采用單一功能（ MultiFunction or Users) 請購單（ Purchase Requisition_ PR) 訂購單（ Purchase Order _ PO) 案例 采購作業(yè)流程 TG20230426 24 PURCHASING COURSE 采購需求描述 TG20230426 25 PURCHASING COURSE ? 采購的核心工作 ? 采購規(guī)格 ? 其他采購說明 ? 如何選擇正確的方法描述采購需求 采購需求描述 TG20230426 26 PURCHASING COURSE 采購的核心工作： 采購描述（ Purchase Description) 采購需求描述 TG20230426 27 PURCHASING COURSE ? 采購描述直接影響了采購商品的品質、功能與價款價格。 ? 采購描述要提供下述幾個目標。 1. 所欲購買的產(chǎn)品為何？ 2. 采購訂單主要內容。 3. 建立驗收，測試與品質檢查的標準。 ? 采購說明可分為兩大類： 詳細式的規(guī)格 其他采購說明 采購需求描述 TG20230426 28 PURCHASING COURSE ? 產(chǎn)品制作規(guī)格包含四要素： 1. 基本功能的設計要素； 2. 消費者可接受程度的行銷要素； 3. 符合經(jīng)濟效
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