檔案信息化理論與實踐講義(編輯修改稿)
2025-01-29 17:16 本頁面
【文章內容簡介】 檔案信息的固有特征（ 2） 聯(lián)系性 ： 檔案是以文件單體的形式陸續(xù)形成的 ， 而以文件組合體的形式持久地存在和運動 ， 因此 ， 檔案信息具有明顯的聯(lián)系性 ， 其表現(xiàn)是多方面的：第一 ， 表現(xiàn)為文件來源方面的聯(lián)系；第二 ， 表現(xiàn)為文件時間方面的聯(lián)系；第三 ， 表現(xiàn)為文件內容方面的聯(lián)系；第四 ， 表現(xiàn)為文件形式方面的聯(lián)系 。 分散性 ： 與檔案信息的聯(lián)系性特點相對的是檔案信息的非系統(tǒng)性 、 分散性 ， 這表現(xiàn)在：宏觀上 ， 檔案形成者數(shù)量眾多 、類型多樣 。 層次不一 、 職能和活動的內容千差萬別 ， 檔案形成者的這種廣泛性和分散性決定了檔案內容的廣泛性和分散性；微觀上 ， 由于檔案形成者的社會活動的過程性 、 階段性特點 ，有關形成者某一活動的檔案在時間上被分割 ， 在內容上被分散 ，在整體上變得零散 、 雜亂 。 另外 ， 由于文件數(shù)量急劇增長 ， 導致文件數(shù)量失控 、 質量下降 ， 檔案中摻雜了大量的沒有價值或價值很小的文件 ， 從而加劇了檔案信息的分散性 。 檔案信息的固有特征（ 3） 社會性 ：檔案是人類社會的產(chǎn)物 ， 具有廣泛的社會性 ， 主要表現(xiàn)在：首先 ， 檔案的形成者具有廣泛性；其次 ， 檔案的內容具有廣泛性；再次 ， 檔案對整個社會具有長遠的歷史價值；最后 ， 檔案管理系統(tǒng)受社會大環(huán)境的影響和制約 ， 同時也反作用于社會大環(huán)境 。 檔案信息的這種社會性使得檔案工作具有廣泛 、 堅實的社會基礎 ， 既有巨大的社會力量來源 ， 又能產(chǎn)生巨大的社會效應 。 內向性 ：在表現(xiàn)出社會性優(yōu)勢的同時 ， 檔案信息又顯示出內向性的劣勢 ， 其表現(xiàn)為：檔案是形成者在各自社會活動中形成的 ， 反映形成者自身的活動 。 而且 ， 檔案形成之后 ， 首先由形成者自己保存 ， 并在一定時間內主要為形成者自身服務 。 這種以自我為中心的形成 。 保管和利用過程 ， 是檔案所具有內向性特點所在 。 十、檔案信息的功能（ 1） 憑證功能 檔案信息的憑證功能是由其檔案的憑證性特點所決定的 。如科技成果檔案信息內容決定科技發(fā)明人及發(fā)明時間等重要事項 。 貯存 、 傳遞知識功能 檔案是人類活動的產(chǎn)物，檔案信息內容更是人類智慧、經(jīng)驗和知識的表現(xiàn)。檔案信息可以被貯存（通過各種方式），從而起到儲備知識的作用，這種儲備為軟件儲備，較之硬件儲備（如具體物質）更有意義。檔案信息可以通過各種形式進行縱向、橫向傳播，使得人類文明得以繼承和發(fā)展。 檔案信息的功能（ 2） 決策功能 檔案信息不斷地貯存和傳遞著各種方針政策和知識 ， 任何單位和個人在進行決策時必須根據(jù)已知的事實進行 。 決策的過程實際上是一個處理信息的過程 。 依據(jù)檔案信息作出正確的決策可以產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟效益和社會效益 。 協(xié)調 、 控制功能 人們對生產(chǎn) 、 建設工作全過程指揮 、 控制都必須通過信息進行 。 如各種規(guī)定 。 指令 、 符號 、 圖表 、 數(shù)據(jù) 、 計算 、 規(guī)章制度等都是檔案信息的表現(xiàn)形式 。 離開這些 ， 要么渠道不暢通 ，工作 、 生產(chǎn)就會失控；要么工作 、 生產(chǎn)建設中出現(xiàn)問題難以反饋到指揮中心 ， 無法及時糾正而造成損失 。 檔案信息的功能（ 3） 輻射 、 增殖功能 通過檔案信息的再生 ， 傳遞以及立體傳播 ， 可以使其信息得到更加廣泛的利用 ， 使其信息量和價值量增加 。 預測功能 通過分析不同行業(yè) 、 不同時間檔案信息的特點和規(guī)律 ， 可以預測事物發(fā)展的未來狀況 。 如氣象檔案信息對未來天氣的預測功能是顯而易見的 。 回溯功能 檔案信息是人類活動的歷史的再現(xiàn)，是研究社會發(fā)展、編史修志的重要依據(jù)。 十一、淺談信息化 信息化是 20世紀 60年代末日本最先提出的。 1963年，梅忠槕夫在其所著 《 信息產(chǎn)業(yè)論 》 一書中首先向人們描繪了 “ 信息革命 ”和 “ 信息化社會 ” 的前景。 第二次世界大戰(zhàn)以后 ， 在 20世紀的后半個世紀 ， 從 50年代中期開始 ， 已出現(xiàn)了五次信息化浪潮 ， 差不多每隔十年就有一次 ，而且一次高于一次 。 20世紀 60年代中期提出的 “ 信息化 ” 概念 ，實際上是在第一次信息化實踐 （ 其標志為 1956年美國社會的白領員工第一次超過了藍領員工 ） 的基礎上對后續(xù)信息化浪潮的導向所做的展望 。 70年代的微處理器和個人計算機革命標志著第三次信息化浪潮 。 我國在 70年代中期提出過電子革命的問題 ， 而在 80年代中期和 90年代中期則先后經(jīng)歷丁兩次世界性信息化高潮 ， 最近的一次由于因特網(wǎng)及其商業(yè)性應用的迅猛強勁發(fā)展 ， 信息化規(guī)模之大和影響之深遠達到了空前的地步 。 《 信息時代宣言 》 北京 信息基礎結構國際會議發(fā)表了《 信息時代宣言 》 ： 百萬年蒙昧，數(shù)萬年游牧，幾千年農(nóng)耕，八百年工商；如今目睹一場洶涌澎湃的信息化世紀風暴，正席卷著世界的每一個角落；從東到西，從南到北，從阿美利加到歐羅巴，從亞細亞到澳新大陸 …… 不分種族、膚色、信仰、語言；不分地域、國度，信息化已經(jīng)成為不可逆轉的歷史進程。 什么是信息化（ 1） informatization 信息化是 一個利用計算機、網(wǎng)絡、通信等技術不斷提高企業(yè)運營效率和管理水平的 過程。 信息化
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