【文章內(nèi)容簡介】 A/0 編號： DWWY/Q 3 0010 頁次 :4/4 11 1 目的 對與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行控制，確保質(zhì)量管理體系運行的各個場所使用有效版本文件 2 適用范圍 適用于東吳物業(yè)管理有限公司各單位（部門 /中心 /分部）與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的控制 3 職責 辦公室編制和組織實施《文件控制管理規(guī)定》，負責文件的識別、登記、評審、發(fā)放、回收和歸檔 。 公司 總 經(jīng)理 （ 管理者代表 ） 負責 審 批 、發(fā)布《 管理手冊 》，負責審批各單位《管理規(guī)范》。 各單位（部門 /中心 /分部） 負責人 負責所 在 單位 《管理規(guī)范》 的 編制，單位下屬項目部、班組《作業(yè)指導(dǎo)書》的審核。 公司《人資與品管部》負責各單位下屬項目部、班組《作業(yè)指導(dǎo)書》的批準。 各單位辦公室負責本單位文件的編制、標識、更改、報批、發(fā)放、回收、登記和歸檔 4 程序 文件的分類 質(zhì)量管理體系文件 a) 公司《 管理手冊 》 b) 各單位《管理規(guī)范》、各單位下屬項目部、班組《作業(yè)指導(dǎo)書》 c) 支持性文件 (如與質(zhì)量活動相關(guān)的 投標文件 、標準、規(guī)程、制度、圖紙等 ) 行政文件 與質(zhì)量活動相關(guān)的人事任免、授權(quán)書、機構(gòu)變動、通知、規(guī)定等文件 其他相關(guān)文件 合同文件 采購文件 合格供方清單、物資、設(shè)備采購的計劃等 各類標準 a) 國家頒布的質(zhì)量管理標準 b) 國家、行業(yè)發(fā)布的技術(shù)標準、驗收規(guī)范等 c) 企業(yè)發(fā)布經(jīng)政府主管部門備案的產(chǎn)品標準或企業(yè)發(fā)布的服務(wù)標準 (規(guī)范 ) d) 國家、行業(yè)發(fā)布的適用的法律法規(guī) 承載媒體不是 紙張的文件，如光盤、軟件、聲錄象帶等 各種記錄表式 文件的編號與標識 質(zhì)量管理體系文件的編號 注：對于各單位 XXX為： 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00101 頁次 :1/4 12 □ / □（ 空格 ）□ ———— □（空格） XXX 辦公室 BGS、人資與品管部 RP、市場與護衛(wèi)部 SH、工程部 GCB、 東區(qū) 服務(wù)中心 XFD、校部 服務(wù)中心XFA、北區(qū) 服務(wù)中心 XFB、南區(qū) 服務(wù)中心 XFC、 獨墅湖 校區(qū)物業(yè)分部 DSH、 樓宇物業(yè) 中心 LYWY、學生宿舍服務(wù)中心 SG、 后莊物業(yè)分部 HZ、 水電服務(wù)中心 SD、綠化服務(wù)中心 LW、 留學生與成教 接待服務(wù)中心 JD、文化休閑中心 XX、園區(qū)物業(yè)分部 YQWY、城區(qū)物業(yè)分部 CQWY、昆山分公司 KSWY。 a. 公司碼 東吳物業(yè)公司固定為 DWWY。 b. 文件類別 ISO 9000 文件為 Q，記錄為 QD； ISO9000 與 ISO14001 整合型體系文件為 QE，記錄為 QED； c. 文件階層 3) 三階文件 各單位《管理規(guī)范》，《作業(yè)指導(dǎo)書》固定為 3 4) 四階文件 記錄、表單 d. 流水號 : 00 00 003等序號 外來文件的 說明 外來文件包括國內(nèi)外技術(shù)標準、產(chǎn)品標準、國家及行業(yè)的法規(guī)性文件、蘇州大學的文件等仍沿用原編號，不再另行編號。 公司外來文件由公司辦公室統(tǒng)一更新，并發(fā)布在公司 OA系統(tǒng)內(nèi)部交流論壇中，供各單位負責人選擇參照執(zhí)行。 行政文件的編號 東吳物業(yè)字 (XXXX) XX號 發(fā)放文件順序號 發(fā)文年份 .如 2020 東吳物業(yè)管理有限公司的簡稱 公司內(nèi)部其他文件可采用 或 規(guī)定編寫 文件的 版號與修訂狀態(tài) 文件的版號以英文大寫字母 A、 B、 C ?? 表示， A表示第一版、 B表示修訂后的第二版，以此類推 流水號 文件階層 部門代碼（可無） （（（（（（（（（（（ 可 文件類別 公司代碼 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00101 頁次 :2/4 13 修訂狀態(tài)以阿拉伯數(shù)字 0、 3 ?? 表示修改次數(shù)， 0表示未修改 : 注：文件封面只需注明版號即可 A / 0 表示修改次數(shù)，“ 0” 為未修改， “1” 為第一次修改，依此類推 表示第一版，“ B” 為第二版，以此類推 文件的編寫、審核、批準、發(fā)放 文件實行二級管理，分級審批，發(fā)放前對文件進行評審，并應(yīng)得到授權(quán) 人批準，確保文件是充分、適宜的，質(zhì)量管理體系文件的最后部分應(yīng)有該文件的“修改記錄”具體格式參照本文件。 《 管理手冊 》 由辦公室負責編寫， 公司 總經(jīng)理 （ 管理者代表 ） 負責 審 批 、發(fā)布《 管理手冊 》。 ，各單位（部門 /中心 /分部）質(zhì)量管理體系文件由各單位負責編寫， 各單位《管理規(guī)范》由各單位負責人編制，送總經(jīng)理（管理者代表）審批后實施。各單位下屬項目部、班組負責編制《作業(yè)指導(dǎo)書》，由本單位負責人審核后交公司《人資與品管部》批準后實施。 應(yīng)確保文件使用的各場所都能得到相關(guān)文件現(xiàn) 行有效的適用版本，文件發(fā)放、回收應(yīng)填寫《文件發(fā)放 /回收記錄》，按規(guī)定的發(fā)放范圍發(fā)放 。 文件的受控狀況 文件分 “ 受控 ” 和 “ 非受控 ” 凡與質(zhì)量管理體系運行緊密相關(guān)的文件為 “ 受控 ” 文件，文件清單由各單位提出，報辦公室編制《現(xiàn)行修訂狀態(tài)文件清單》，經(jīng) 公司 管理者代表批準后執(zhí)行 文件發(fā)放前，對接受更改控制的文件，加蓋 “ 受控文件 ” 印章，并注明分發(fā)號，對不接受更改控制的受控文件只進行編號 ，各單位“受控文件”印章如下：辦公室（ 2）、東區(qū)服務(wù)中心（ ）、校部服務(wù)中心（ ）、南區(qū)服務(wù)中心（ ）、北區(qū)服務(wù)中心（ ）、城區(qū)物業(yè)分部 ()、樓宇物業(yè)中心（ ）、后莊物業(yè)分部（ ）、學生宿舍服務(wù)中心（ ）、水電服務(wù)中心 ()、綠化服務(wù)中心（ ）、留學生與成教接待中心（ ）、文化休閑中心（ ）、昆山分公司（ ）、獨墅湖 校區(qū)物業(yè)分部 （ ）、園區(qū)物業(yè)分部（ ）。 文件的更改 《 管理手冊 》的 更改由辦公室組織 ；具體操作時 由辦公室填寫《文件申請單》， 由公司 管理者代表審核 并 報 公司 總經(jīng)理批準 后由公司總經(jīng)理頒布實施 ， 并由辦 公室 負責 保留文件 更改內(nèi)容的記錄 。 其他文件 的 更改由各相應(yīng)單位填寫《文件申請單》，經(jīng)原審批單位審批 ； 如指定其他單位審批時，該單位應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料 。 所有被更改的原文件必須由辦公室收回，文件被更改處作好 “*” 或 “ ? ”標記，文件修改頁上做適當記錄，以確保有效文件的唯一性。 文件的領(lǐng)用 、 保存、作廢與銷毀 具體參見教服集團《程序文件》－《文件控制程序》 5．相關(guān)文件 《記錄控制 管理制度 》 《公司現(xiàn)行修訂狀態(tài)文件清單》 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00101 頁次 :3/4 14 6．記錄 《文 件發(fā)放 /回收記錄》 《文件申請單》 《歸檔登記表》 《單位受控文件清單》 《外來文件登記表》 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00101 頁次 :4/4 15 對質(zhì)量管理體系所要求的記錄予以控制 ,為產(chǎn)品 /服務(wù)符合規(guī)定要求和質(zhì)量管理體系有效運行提供證據(jù)和改進依據(jù) 。 適用于質(zhì)量管理體系內(nèi)所有的相關(guān)記錄 ,和來自供方的部分記錄的控制 。 辦公室編制和組織實施《記錄控制 管理規(guī)定 》 ,負責記錄格式的審定、標識、儲存、保護、檢索、保存期限和處置的控制 。 各單位負責本單位記錄的設(shè)計、收集、整理、保管和保存期的確定和處置。 記錄的填寫 ,使用人員對所記錄的每一個數(shù)據(jù)、文字負責 。 記錄的分類與控制 記錄分為以下幾類 a) 與質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄 b) 與產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量要求有關(guān)的記錄 c) 來自供方的記錄 記錄原則上采用“發(fā)生地歸口管理”的辦法 ,即由產(chǎn)生記錄的單位負責管理 ,記錄的編號執(zhí)行《文件控制程序》中的有關(guān)規(guī)定 記錄的收集、保管、與歸檔 管理評審記錄、內(nèi) 審記錄、用戶投訴、不合格品 /不合格服務(wù)記錄和糾正和預(yù)防措施的記錄由辦公室、 品管 部收集和保存 下列記錄分別由各單位收集和整理 a) 合同評審記錄 ,供方的質(zhì)量記錄 ,供方的評價記錄 b) 監(jiān)視和測量記錄 (產(chǎn)品檢驗記錄 ,服務(wù)質(zhì)量特性檢查記錄 ,顧客滿意程度的測量記錄 ) c) 設(shè)備和設(shè)施的維修 ,保養(yǎng)記錄 ,監(jiān)視和測量裝置的周期 檢 定記錄 d) 操作控制、項目及產(chǎn)品實現(xiàn)過程的相關(guān)作業(yè)記錄 ,服務(wù)記錄及糾正和預(yù)防措施記錄 e) 各單位組織的人員培訓(xùn)記錄 (公司 組織的人員培訓(xùn)記錄由 公司人力資源部 收集和保存 ) f) 其他與 產(chǎn)品 /項目 /服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的記錄和質(zhì)量管理體系策劃、運行、控制的記錄 各單位負責各自記錄的設(shè)計 /編制和更改 ,各單位應(yīng) 編制本單位使用的記錄清單 ,并送交 公司 辦公室 品管部將各單位的記錄清單匯總，編制公司的《記錄清單》，經(jīng)公司管理者代表審批后執(zhí)行 記錄填寫原則 記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰、不得隨意涂改 ,若因某種原因不能填寫的項目 ,應(yīng)說明理由 ,并將該項目用單杠劃去 ,相關(guān)人員簽名 ,不允許空白 各類記錄 ,表單必須按時正確逐項填寫 ,簽 名必須用全名 填寫錯誤時 ,只能劃改 ,并在劃改處圈出 ,旁注劃改人 ,用單杠劃去原數(shù)據(jù) /文字 ,蓋或簽上更改 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00102 頁次 :1/2 16 人的章或姓名、日期 記錄的保存、保護 各單位 辦公室把所有記錄分類 ,按日期順序整理好 ,存放于干燥、通風的地方 .所有記錄保持清潔 ,按規(guī)定期限保存記錄 記錄保存期限由各單位根據(jù)使用要求或可追溯性要求規(guī)定 ,一般至少保存一年以上 ,五年以下 ,設(shè)施檔案等保存至設(shè)施報廢后兩年 ,有行業(yè)規(guī)定的按行業(yè)規(guī)定對記錄進行保存， 公司品管部 每年檢查一次各 單位 記錄使用和 管理情況 對電子媒體形式的記錄 ,如軟盤等應(yīng)保存在防磁、防熱、防潮的環(huán)境下 ,并作好標識 . 記錄的處置 超過保存期的記錄 ,由各部門填寫《文件申請單》 ,經(jīng)單位負責人批準后銷毀 5. 相關(guān)文件 《文件控制 管理制度 》 6. 記錄 《文件申請單》 《記錄清單》 (各 單位 ) 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00102 頁次 :2/2 17 1. 目的 為使文書管理制度化，以提高工作效率，制定本規(guī)定。 2. 適用范圍 東吳物業(yè)公司各類文書的管理。 3. 職責 公司辦公室負責統(tǒng)籌管理 ,公司辦公室和各單位辦公室具體負責。 4. 管理制度 。 、電報、傳真等項。發(fā)文主要是公司內(nèi)部文件和對外業(yè)務(wù)文件。 ：由公司辦公室承辦，登記到收文登記簿。 ：由相關(guān)職能部門擬稿后，填寫擬文稿紙后，由公司辦公室編列文號，印制下發(fā)。 （ 1）收文處理流程圖 （ 2）公文傳閱流程圖 收文 —— 填寫傳閱文件登記簿 —— 交有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)傳閱 —— 閱文簽字 —— 交還辦公室人員 —分類存檔或返還。 注：文件不能橫向傳閱，第一位閱示人文件看完簽字后應(yīng)交辦公室，由辦公室再傳遞第二位閱示人，以此類推。 （ 3）公文承辦流程圖 辦公室人員閱文 —— 登記填寫辦文單 —— 填寫擬辦意見 —— 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示 —— 交承辦部 門辦理—— 填寫承辦結(jié)果 —— 辦文單存檔。 （ 4）發(fā)文處理流程圖 擬稿人擬稿 —— 辦公室人員核稿、編號 —— 送有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)會稿 —— 總經(jīng)理簽發(fā) —— 辦公室人員繕印、校對、填寫發(fā)文登記簿 —— 復(fù)印、蓋印、投送相關(guān)部門或人員。 辦公室簽收 分類登記 分送相關(guān)部門或相關(guān)人員 外來文件或上級來文 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00103 頁次 :1/1 18 1. 目的 為規(guī)范檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案于各項工作的開展，對檔案管理過程中涉及的各項因素進行控制，以滿足