【文章內(nèi)容簡介】 工作，因而有必要建立資源協(xié)同，流程協(xié)同，人員協(xié)同的工作平臺環(huán)境，真正實(shí)現(xiàn)高效的以客戶為中心的CRM 管理。 具體應(yīng)用詳見后述方案。 2. 工作流程方面 常州浪潮世紀(jì)科技有限公司 公司地址：常州市新北區(qū)太湖東路 9 號 B 座 325 室 電話： 0519809191 822395 8223958 聯(lián)系人：張華（ 13806129919） 潘云祥（ 13327885789） EMAIL： 8 ********有限公司 協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)方案 Weaver Software Co., LTD. 如何 提高 工作效率 、解決跨部門溝通協(xié)作的難題， 減少各種辦公用品的損耗，那就必須考慮實(shí)現(xiàn)日常辦公的電子化，例如員工之間的交流可以使用郵件、留言、流程，提升企業(yè)的通訊協(xié)作交流效率 ，解決跨部門溝通協(xié)作的難題 。提高對相關(guān)的流程的電子化的實(shí)現(xiàn)，公司允許的話也可以實(shí)現(xiàn)即時通訊，事務(wù)性處理如：請假、出差、報告、 報銷 等各種審批工作完全可以用電子流程代替。結(jié)合知識文檔管理的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)對公司收文、發(fā)文、檔案管理，公共信息服務(wù)提供統(tǒng)一規(guī)范的平臺。泛微 enature系統(tǒng)可以為 *****提供滿足企業(yè)管理需求的自定義流程及表單，并通過 與平臺其他模塊協(xié)同達(dá)到高效協(xié)同管理，具體應(yīng)用詳見后述方案。 3. 知識文檔管理 *****要想建百年常青企業(yè)，企業(yè) 知識管理必須納入到企業(yè)管理內(nèi)容中。尤其是*****的 運(yùn)營 過程中會大量的文檔與數(shù)據(jù)， 應(yīng)該 將這些數(shù)據(jù) 及 文檔進(jìn)行有效的整理與管理，為其他部分的工作提供幫助，被 員工和伙伴 充分的利用與創(chuàng)新 。有效實(shí)現(xiàn)公司的知識庫的建立，完善，利用，創(chuàng)新的知識管理實(shí)現(xiàn)。使公司的文檔結(jié)構(gòu)化，創(chuàng)建個性化的信息門戶，為員工的工作提供知識地圖，信息管理。同時提供給*****員工之間一個互助、實(shí)時交流的平臺（電子論壇），使每位同事不論身在 何處都可以及時獲取自己想要的知識和信息并發(fā)表自己的看法。 大家常說人是企業(yè)最寶貴的財富，實(shí)際上，掌握企業(yè)經(jīng)營管理中要用到的知識的人才是企業(yè)最寶貴的財富。員工在企業(yè)創(chuàng)造直接效益之外，創(chuàng)造的企業(yè)經(jīng)營管理知識及信息，也許是企業(yè)更重要的財富！我們不能容忍企業(yè)知識財富隨著人員的流失而流失，企業(yè)知識財富必須要在積累的基礎(chǔ)上充分共享和不斷創(chuàng)新，才能真正持續(xù)創(chuàng)造價值！ 4. 工作日志管理 *****公司人員職責(zé)功能分明，同時也須使工作人員之間的工作能夠協(xié)作起來，以更高的提升工作效率，那公司的每份子都需要對自身的工作安排、以及上級 領(lǐng)導(dǎo)對下屬員工的工作均有個及時合理的安排。通過協(xié)同辦公系統(tǒng)也需要實(shí)現(xiàn)每個同事的工作日程安排以及任務(wù)管理。 5. 外部網(wǎng)站的一體化的管理（可選） *****是一個 面向客戶為中心 進(jìn)行銷售為主的公司，所以企業(yè)的網(wǎng)站的管理也是重要的部分，外部網(wǎng)站的內(nèi)容包括了產(chǎn)品，信息，招聘，活動，手冊，更新下載等方面的內(nèi)容， *****需要建立一個和內(nèi)部統(tǒng)一的管理平臺，實(shí)現(xiàn)外部網(wǎng)站和內(nèi)部系統(tǒng)的一體化的管理。 常州浪潮世紀(jì)科技有限公司 公司地址：常州市新北區(qū)太湖東路 9 號 B 座 325 室 電話： 0519809191 822395 8223958 聯(lián)系人：張華（ 13806129919） 潘云祥（ 13327885789） EMAIL： 9 ********有限公司 協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)方案 Weaver Software Co., LTD. 6. 決策信息化 通過對內(nèi)部信息的總結(jié)與整理，以報表的形式展現(xiàn)給相關(guān)管理層，讓決策層從宏觀上把握公司的情況，實(shí)現(xiàn)對公司的管理流程、公司 的發(fā)展做正確的判斷。當(dāng)然，決策信息化是一種工具，這種工具依賴于企業(yè)現(xiàn)有的系統(tǒng)與數(shù)據(jù)，如果企業(yè)缺少底層的系統(tǒng)活則數(shù)據(jù)的貧乏，很難做到?jīng)Q策信息化。因此，決策信息化是有一個過程，從簡單到復(fù)雜，從片面到全面。泛微的協(xié)同辦公系統(tǒng)支持企業(yè)的管理演變過程，隨著企業(yè)的信息化的逐步推進(jìn)，泛微的 enature也將隨著信息化的推進(jìn)，越來越發(fā)揮重要的作用。 二、 系統(tǒng)實(shí)施目標(biāo) 應(yīng)用泛微的協(xié)同辦公解決方案，以及功能強(qiáng)大的協(xié)同辦公軟件 — enature， 在協(xié)同信息平臺建設(shè)方面主要為 *****實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)： 1. 實(shí)現(xiàn)“零距離，分權(quán)化”管理。 ? 使得 *****領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)φ麄€公司運(yùn)營進(jìn)行有效掌控，既有宏觀面的把握和實(shí)時了解，又有層層追溯的深入功能； ? 提供完備的零距離垂直化管理模式，同時有效的將高層管理層的精力節(jié)約至戰(zhàn)略性發(fā)展問題； ? 建立職責(zé)明晰的崗位部門建制，將日常工作權(quán)力分化給協(xié)同工作的下屬中層管理人員； ? 提供全面掌控的管理模式，將企業(yè)體制及運(yùn)營納入一體化管理，使 *****的領(lǐng)導(dǎo)能夠通過瀏覽電腦里的信息實(shí)時了解企業(yè)狀況，便于決策和日常管理。 2. 實(shí)現(xiàn)整個公司層面的協(xié)同信息管理平臺，優(yōu)化提升信息管理水平。 ? 在分析原有系統(tǒng)功能及 *****新的管理需求情 況下，制定建立協(xié)同信息管理平臺的要則； ? 通過協(xié)同信息管理平臺的建立，統(tǒng)一整合公司信息資源，既滿足 *****現(xiàn)在的管理需求，同時又在技術(shù)上為未來的企業(yè)動態(tài)發(fā)展提供有力支持，并在此平臺上納入公司管理思想，建立真正隨需應(yīng)變的電子化企業(yè)； 3. 有效地組織和管理 *****的員工，以及他們的工作。 常州浪潮世紀(jì)科技有限公司 公司地址：常州市新北區(qū)太湖東路 9 號 B 座 325 室 電話： 0519809191 822395 8223958 聯(lián)系人：張華（ 13806129919） 潘云祥（ 13327885789） EMAIL： 10 ********有限公司 協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)方案 Weaver Software Co., LTD. 在系統(tǒng)中為每個員工建立信息檔案，需要時可快速地了解相關(guān)員工的信息；您可以確切地知道您的每一個員工的特點(diǎn)、專長、工作業(yè)績等；深入了解到每個員工所進(jìn)行的工作，所完成的工作以及完成情況；根據(jù)需要在系統(tǒng)中為相關(guān)員工分配和去除權(quán)限和工作 職責(zé)，增強(qiáng)組織的柔性；根據(jù)業(yè)務(wù)需要以及員工的工作安排情況，將他們組織到不同的項目中；總之，實(shí)現(xiàn)管理層與員工、員工之間的互動。建立 *****的組織架構(gòu)，方便管理層對整個公司的掌控并提供一定的決策支持； ? 定崗，定編，建立完善的符合現(xiàn)代化企業(yè)運(yùn)作的電子組織形式，使公司運(yùn)作順暢； ? 建立員工卡片，員工資料集中管理，查詢方便； ? 建立人力資源庫，實(shí)現(xiàn)從提請用人到新員工入職的全過程管理； ? 任務(wù)的下達(dá)、執(zhí)行自動化，提高工作效率； ? 勞資、培訓(xùn)、黨務(wù)等的管理流程化、規(guī)范化； ? 科學(xué)的業(yè)績考核方案； ? 完善靈活的人力資源狀況報表； 4. 通過建立 *****的知識文檔庫，實(shí)現(xiàn)知識文檔管理。 有關(guān)的所有信息，包括合同、項目方案書、工程進(jìn)度和計劃表、質(zhì)量情況表、研究報告、檔案、政策方針、法律法規(guī)、公文、工作計劃、發(fā)票、合同、會議通知、新聞等由信息系統(tǒng)集中管理；需要時可快速查詢相關(guān)信息，再不會發(fā)生信息丟失的現(xiàn)象；實(shí)時地了解到公司內(nèi)外所發(fā)生的任何事情；員工的知識、經(jīng)驗(yàn)記錄在系統(tǒng)中，避免公司的知識流失；方便地追蹤相關(guān)文檔的狀態(tài)、責(zé)任人等信息，提高管理效率。將現(xiàn)有電子郵件系統(tǒng)整合到系統(tǒng)當(dāng)中。 將公司的所有文檔進(jìn)行結(jié)構(gòu)化 的存儲，并提供各種途徑的查詢功能； ? 建立公司級的知識庫，并且將管理權(quán)限細(xì)化到不同類別的知識文檔； ? 分門戶、分權(quán)限、個性化管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部所有文檔； ? 建立公司內(nèi)部信息發(fā)布體系，使得新聞，人事任免，重大規(guī)章制度調(diào)整等做到及時有效的傳達(dá)給公司所有相關(guān)員工； 5. 利用 enature 進(jìn)行工作流管理，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。 辦公流程自動流轉(zhuǎn)，節(jié)省時間、提高效率、減少人為失誤；方便地查詢流程執(zhí)行情況，以及流程的責(zé)任人、相關(guān)文檔等信息；根據(jù)執(zhí)行狀態(tài)，自動進(jìn)行下一步操作及決定工作的執(zhí)行者。實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，企業(yè)中的所有文檔進(jìn)行集中的電子化管理，包括檔案、財務(wù)文檔、工程文 件、技術(shù)文檔、報告、合同等； 常州浪潮世紀(jì)科技有限公司 公司地址：常州市新北區(qū)太湖東路 9 號 B 座 325 室 電話： 0519809191 822395 8223958 聯(lián)系人：張華（ 13806129919） 潘云祥（ 13327885789） EMAIL： 11 ********有限公司 協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)方案 Weaver Software Co., LTD. ? 實(shí)現(xiàn)辦公流程規(guī)范化，包括公文流轉(zhuǎn)、報告的審批流程、人事管理流程、預(yù)算流程、采購流程、年（月）度計劃報批流程等，通過協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動運(yùn)轉(zhuǎn)； ? 內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)自動化，可根據(jù)文檔（如合同）的不同狀態(tài)自動進(jìn)行下步操作，并決定誰是相關(guān)責(zé)任人； ? 實(shí)現(xiàn)工作的執(zhí)行透明化，任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)查詢方便，實(shí)現(xiàn)管理者與員工之間的互動；實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部的協(xié)同工作； ? 個人工作的有效組織，便于管理層有效組織部門計劃； ? 會議全過程管理：會議建立，召集，議程管理，會議結(jié)束等； 通過 enature 產(chǎn)品，以及 Weaver Software 成熟的系統(tǒng)實(shí)施方法，使 *****在最短的時間里建立起一個運(yùn)作有序的協(xié)同辦公系統(tǒng)，提升內(nèi)部管理效率和核心競爭能力。在下節(jié)中將詳細(xì)介紹 Weaver Software 為 *****度身定做的協(xié)同辦公建設(shè)方案。 三、 *****的協(xié)同辦公系統(tǒng)的管理組織設(shè)計 國內(nèi)當(dāng)前很多企業(yè)已經(jīng)實(shí)施或正在實(shí)施以 ERP為核心的企業(yè)信息化，但是效果不是很明顯，很多企業(yè)盲目的認(rèn)為，實(shí)施信息化就是企業(yè)的最后一個救命稻草，但是事實(shí)真是這樣的嗎？實(shí)施成功的企業(yè)中，很多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了庫存降低、信息流轉(zhuǎn)加快、流程得到優(yōu)化等積極結(jié)果，但是 也有部分企業(yè)成功實(shí)施 ERP 后，感覺沒有什么太大變化，只是把手工處理的轉(zhuǎn)化為電子的罷了，而企業(yè)管理的實(shí)質(zhì)與原來并無兩樣。其實(shí)很重要的一點(diǎn)就是管理的問題，因此在完善信息的同時必須完善自身的管理體制、流程體制。泛微從以下幾個方面去體現(xiàn)自身的管理思路，比較正確的去反映管理與技術(shù)并重的信息化建設(shè)思路。 1. *****的組織結(jié)構(gòu)分析 傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)都是按等級劃分的一種“金字塔”形的層次結(jié)構(gòu)，每一個層次之間又是一種“煙囪式”的結(jié)構(gòu)，這種管理模式在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天已經(jīng)不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。 扁平化的管理模式是降低企業(yè)管理成 本，提高企業(yè)管理效率比較理想的模式，但是扁平化的管理同時也是有弊端。 ? 不便于企業(yè)員工與員工、部門與部門之間的交流，由于各自有自己的業(yè)務(wù)范圍，很少能夠與其他部門之間形成交流，無形中在阻礙了部門與部門之間的協(xié)同工作。而實(shí)際上現(xiàn)在的企業(yè)越來越強(qiáng)調(diào)員工之間的協(xié)同工作。 常州浪潮世紀(jì)科技有限公司 公司地址：常州市新北區(qū)太湖東路 9 號 B 座 325 室 電話： 0519809191 822395 8223958 聯(lián)系人：張華（ 13806129919） 潘云祥（ 13327885789） EMAIL： 12 ********有限公司 協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)方案 Weaver Software Co., LTD. ? 管理層的工作壓力，由于實(shí)現(xiàn)扁平化的管理模式，減少了很多的中間部門與環(huán)節(jié)，上下級的交流加強(qiáng)了，但是同時也加大了管理層的壓力，很多工作需要上級來協(xié)調(diào)和安排，上級領(lǐng)導(dǎo)反而成了企業(yè)的管理瓶頸。 ? 不能完全實(shí)現(xiàn)的對業(yè)務(wù)過程的支持等。 2. *****需要運(yùn)用信息化方 式建立的組織管理模式 在信息化的輔助下企業(yè)組織模式應(yīng)該是一種適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要以業(yè)務(wù)過程為中心、適應(yīng)市場發(fā)展變化（ *****現(xiàn)在需要考慮的方面）、滿足迅速決策需要（以敏捷為特點(diǎn)）和內(nèi)部與外部自由交流的一種網(wǎng)絡(luò)化的組織，這種組織結(jié)構(gòu)可以使各個部門之間根據(jù)業(yè)務(wù)過程的需要進(jìn)行自由交流。這種組織結(jié)構(gòu)不僅具有市場適應(yīng)能力，而且還有自我發(fā)展和自我完善能力。而要實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)由職能部門性向網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)換，必須實(shí)現(xiàn)企業(yè)組織的“ EAI”，進(jìn)行組織的橫向和縱向集成，打破企業(yè)及其職能部門之間的三維障礙 —— 橫向障礙、縱向障礙、外部障礙。 ? 橫向的企業(yè)集成 橫向的企業(yè)集成是指支持業(yè)務(wù)過程的不同功能領(lǐng)域的部門和應(yīng)用系統(tǒng)之間的集成，消除職能之間、部門之間、產(chǎn)品線之間或地理位置之間的界限。這種橫向集成可以看作是“煙囪式”的企業(yè)部門之間的橫向連接，橫向集成就是要消除部門之間的障礙，各個部門之間自由通信，實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)過程的支持。在工作的往復(fù)運(yùn)動中運(yùn)用信息技術(shù)打通信息的交流屏障。 ? 縱向的企業(yè)集成 縱向的企業(yè)職能部門集成是指在不同的控制和管理層的系統(tǒng)之間的集成，打破企業(yè)上下級之間的交流障礙。由于以前很多組織領(lǐng)導(dǎo)層次劃分成一種金字塔形，上下級之間具有明顯的等級關(guān) 系，縱向集成的目的就是為了實(shí)現(xiàn)上下級系統(tǒng)之間的關(guān)系和諧和交流暢通，以便共同分享企業(yè)信息，對業(yè)務(wù)過程中的一些問題迅速作出決策。橫向集成和縱向集成使企業(yè)內(nèi)部組織變成一個開放的“魔方”式結(jié)構(gòu)，企業(yè)的各個面向面向過程的職能部門通過業(yè)務(wù)過程貫穿起來。 ? 與外部的集成 一般情況下，外部集成強(qiáng)調(diào)的是與企業(yè)上下游的有效協(xié)同， *****目前 的管理重心在于 CRM，