[專業(yè)文獻]淺談電子政務(wù)環(huán)境下電子公文與數(shù)字檔案管理策略(編輯修改稿)
2024-09-17 13:42 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 檔案信息。要制定《電子檔案管理標準》、《電子檔案長期保管標準》等一系列管理規(guī)范，并與政府部門共同制定《通用銷毀條例》、《專用銷毀條例》等一整套的文件銷毀指導(dǎo)書，指導(dǎo)政府機構(gòu)對電子公文進行價值鑒定，幫助政府部門對所形成的電子公文根據(jù)價值進行網(wǎng)上移交歸檔和銷毀工作，并要求政府部門按照規(guī)定的文件標準格式進行電子公文的移交。移交方式可以通過網(wǎng)絡(luò)進行，也可以移交硬盤。移交的時間根據(jù)協(xié)議進行，可以定期也可以隨時移交。在數(shù)字檔案長久保管方面，要綜合考慮信息載體、計算機語言、軟件、電子公文內(nèi)容的完整性，以及在長期保管期間數(shù)字檔案的真實性等多方面因素，在標準、規(guī)范和系統(tǒng)建設(shè)中不斷地進行修改和完善。在文件載體方面，數(shù)字檔案信息中心要有雙備份系統(tǒng)，具有自動同步、檢查和修復(fù)的功能。在文件格式方面，使用通用性較高的文件格式，如PDF、JPGE等。在文件內(nèi)容方面，要保證其真實性和權(quán)威性，重視背景資料的采集，要求政府機構(gòu)提供電子公文的元數(shù)據(jù)，以了解文件的形成過程。要求政府機構(gòu)按統(tǒng)一的管理系統(tǒng)將WORD文件轉(zhuǎn)換成PDF文件，保證文件的真實性。同時要保證沒有人能對數(shù)據(jù)進行修改，要有專人進行管理并有身份認證、操作記錄和數(shù)碼簽字確認。，推動數(shù)字檔案系統(tǒng)的應(yīng)用數(shù)字檔案管理中心可通過網(wǎng)絡(luò)將數(shù)字檔案管理系統(tǒng)提供給各政府機構(gòu)使用，同時在網(wǎng)上提供詳細的培訓(xùn)計劃和資料。并配備專門的技術(shù)顧問及軟件工程師，對各政府機構(gòu)使用管理系統(tǒng)時出現(xiàn)的問題給予解決。管理中心每年要對所服務(wù)的政府機構(gòu)發(fā)放調(diào)查表，以了解對數(shù)字檔
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