【文章內(nèi)容簡介】 溫度（ ℃ ）： 1035 濕度（ %）： 2080 ? 設(shè)備供電及接地要求 ? 服務(wù)器要求 UPS 供電 ? 各工作站，要求電源安全接地 XXXXXXXXXX 檔案管理系統(tǒng) 項目 需求調(diào)研報告 6 系統(tǒng)軟件配置 序號 軟件類型 軟件名稱 技術(shù)要求 數(shù)量 用途說明 1 網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng) MS Windows 2020 Enterprise server 服務(wù)器高級版，簡體中文 1 網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)平臺。 2 工 作站操作系統(tǒng) Windows XP/windows 7 工作站專業(yè)版，簡體中文 各工作站的操作系統(tǒng) 3 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) ORACLE10G ORACLE 10G Advanced Server標(biāo)準(zhǔn)版， 10并發(fā) 用戶 1 整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，完成數(shù)據(jù)倉儲和數(shù)據(jù)管理。 ． 總體功能處理模式 系統(tǒng)應(yīng)用軟件功能 針對 XXXX檔案業(yè)務(wù) 需求 及管理要求， XXXXXXXX公司 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能： 1) 檔案的收集 部門兼職檔案管理員對本部門產(chǎn)生的文件進行錄入；對電子文件進行掛接；向檔案館移交。 2) 檔案信息的整編和 審核歸檔 檔案信息由 檔案館進行審核、整理、歸檔；部門兼職檔案員和檔案館信息可以 交互 （接收、打回）。 3) 館藏檔案的管理 對館中的檔案進行權(quán)限管理、銷毀管理等 。 4) 館藏檔案的利用 對館藏檔案進行統(tǒng)計，可以統(tǒng)計總量也可以按照檔案類型進行分類統(tǒng)計；利用館藏檔案信息進行編研；借閱管理。 5) 報表打印 根據(jù)需要打印各種標(biāo)準(zhǔn)格式的檔案報表；根據(jù) 檔案館 提供的樣式定制 XXXXX檔案館 年報；其它各種表格 。 6) 檔案信息的查詢 建立檔案查詢網(wǎng)站，滿足 XXXX 網(wǎng)內(nèi)授權(quán)用戶的檔案信息查詢、檔案原文瀏覽XXXXXXXXXX 檔案管理系統(tǒng) 項目 需求調(diào)研報告 7 及檔案原文下載 等需求。 7) 與其它信息系統(tǒng)的接口 將 OA 系統(tǒng)中需要歸檔的信息轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中 。 系統(tǒng)內(nèi)角色的劃分 XXXXXXXXXXXXXXXXX 檔案管理系統(tǒng) 中主要 設(shè)定 以下角色： 名稱 操作模塊 角色解釋 備注 系統(tǒng)管理員 系統(tǒng)維護 檔案結(jié)構(gòu)管理；角色 (操作類 )和用戶管理；系統(tǒng)運行參數(shù)的設(shè)定；報表樣式修改等； 檔案 管理員 檔案管理 檔案利用 檔案數(shù)據(jù)的維護； 檔案權(quán)限 (數(shù)據(jù) )管理 ；檔案銷毀管理；檔案編研；檔案借閱管理；工作量統(tǒng)計；統(tǒng)計年報等； 收集整編 〔接收〕或〔打回〕 部門兼職管理員 提交的檔案信息； 維護待歸檔的檔案信息；檔案信息的〔 歸檔〕等； 部門兼職檔案管理員 收集整編 檔案信息的錄入、整編；〔移 交〕至 檔案館 進行審核等； 查詢?nèi)藛T 檔案查詢 用戶在 設(shè)定的權(quán)限范圍內(nèi)對檔案進行目錄信息查詢、原文瀏覽、原文下載等 操作 ； 數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)過程 歸檔前庫（整編庫） 歸檔后庫（檔案庫） 操作角色 操作 屬性描述 操作角色 操作 數(shù)據(jù)屬性 部門兼職檔案管理員 錄入 〔移交〕 待檔案館〔接收〕 檔案管理員 〔接收〕 〔打回〕 待整編 等待部門兼職檔案管理員處理 〔歸檔 〕 歸檔數(shù)據(jù) XXXXXXXXXX 檔案管理系統(tǒng) 項目 需求調(diào)研報告 8 檔案管理員 檔案數(shù)據(jù)維護 系統(tǒng)管理員 設(shè)定數(shù)據(jù)訪問權(quán)限 具有權(quán)限屬性的數(shù)據(jù) 查詢?nèi)藛T 查詢 訪問權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù) ． 主要業(yè)務(wù)流程 總體流程：檔案員利用本系統(tǒng)進行檔案文件的接收、整編、歸檔形成電子檔案庫，實現(xiàn) 檔案 的借閱、編研、統(tǒng)計、工作量統(tǒng)計、統(tǒng)計年報的信息化管理，同時滿足公司內(nèi)授權(quán)用戶的檔案查詢、原文利用。 檔案整理流程： ? 整 理： 部門兼職檔案管理員進行入 整編庫 錄入 文件 目錄信息 ， 上傳相應(yīng) 電子 文件， 在系統(tǒng)中將最終確認(rèn)的電子移交清單提交給檔案館，同期將實物和 打印的移交清單報送檔案館。 ? 審核 接收 ： 檔案館根據(jù)《移交清單》 核對檔案記錄信息和實物是否相符； 相符則 接收 部門兼職檔案管理員 提交的文件， 如有問題則打回給部門兼職檔案管理員，兼職檔案管理員重新整理后再移交；檔案館對接收到整編庫中的文件進行鑒定、分類、整理、編號、裝盒；打印盒內(nèi)文件目錄、備考表等報表； ? 歸 檔：檔案館將檔案歸檔放入庫房， 檔案整 理完成 。 ? 各類檔案的歸檔 業(yè)務(wù) 流程如下圖所示： 數(shù) 據(jù) 導(dǎo) 入數(shù) 據(jù) 導(dǎo) 入 、 手 工 錄 入歸 檔 入 庫外 部 系 統(tǒng) 數(shù)據(jù)P 1公 司 內(nèi) 部 各部 門 數(shù) 據(jù)P 2檔 案 整 編 庫D 1檔 案 庫D 3檔 案 整 編 庫D 2數(shù) 據(jù) 移 交 XXXXXXXXXX 檔案管理系統(tǒng) 項目 需求調(diào)研報告 9 圖表說明： P1 公司內(nèi)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)（ OA）通過數(shù)據(jù)接口導(dǎo)入到檔 案管理系統(tǒng)整編庫中。 P2 公司 內(nèi)部各部門產(chǎn)生的 需要向檔案部門移交的 檔案資料 可以Excel 格式文件的形式向檔案資料部上交， 并 導(dǎo)入到 檔案管理系統(tǒng)中，或者通過賦予兼職檔案員權(quán)限，將需要歸檔文件錄入檔案管理系統(tǒng)。兼職檔案員一般為：公司文書、部門文書、項目主管等。兼職檔案員可在收集整編中對數(shù)據(jù)進行鑒定、整理等工作。 D1 通過 P P2 兩 種方式進入 檔案管理系統(tǒng) 的數(shù)據(jù)是 未 整理 檔案數(shù)據(jù) ，先存放到檔案 整編 庫，在 檔案整編庫 中， 部門兼職 檔案員 （公司文書、部門文書、項目主管等） 要對這些數(shù)據(jù)進行整理， 判斷其價值及保管期限， 完 善之后 選擇移交操作 ,數(shù)據(jù)改變狀態(tài)并移交給檔案管理員。 D2 檔案員檢查無誤后進行檔號賦予并 歸入到檔案 庫中 。 D3 歸檔 庫中存放的是正式檔案，向用戶提供借閱，瀏覽等服務(wù)。 檔案 利用 業(yè)務(wù)流程： ? 每個用戶根據(jù)角色劃分，有一個默認(rèn)權(quán)限，在默認(rèn)權(quán)限允許的范圍內(nèi)可以進行網(wǎng)上利用； ? 當(dāng)需要越權(quán)操作時，需要先進行賦權(quán)申請。 ? 權(quán)限申請 ： 可分別設(shè)置 實物 借閱 ，電子原文 瀏覽、打印、下載權(quán)限 申請 。 ? 借閱流程：普通用戶發(fā)起，部門賦權(quán)人審批并填寫審批意見，檔案管理員審批是否存在此申請檔案并填寫審批意見，檔案員有通過、駁回功能。 ? 實物借閱操作為檔案管理員根據(jù) 借閱人手工填寫的借閱單， 登記 檔案管理系統(tǒng)借閱 信息 。 (說明 :檔案員 將紙質(zhì)借閱 登記借閱 信息錄入檔案系統(tǒng) ) ? 審批通過權(quán)限可賦予 N 天權(quán)限（可定制） ,超過固定期限系統(tǒng)自動回收權(quán)限?；驒?quán)限通過次數(shù)限制，超過賦權(quán)次數(shù)系統(tǒng)自動回收權(quán)限。 ? 借閱審批完成后，可以到檔案資料部門辦理借閱手續(xù)。 XXXXXXXXXX 檔案管理系統(tǒng) 項目 需求調(diào)研報告 10 檔案 利用 流程圖 ：P 3檔 案 部 門 審 核通 過 檔 案