前臺文員工作細則(編輯修改稿)
2024-09-01 03:17 本頁面
【文章內容簡介】 進行整理、匯總，將原始數(shù)據(jù)及單據(jù)交人事專員。 3)考勤管理相關流程： 2 、負責考勤/門禁系統(tǒng)的管理。要求：①負責員工指紋的錄入、員工信息錄入考勤門禁系統(tǒng)，及時將離職員工信息刪除。在接到人事專員通知后，及時將涉及人事調動的員工的信息在考勤系統(tǒng)中進行修改；②負責考勤管理系統(tǒng)及考勤機的維護以及聯(lián)系考勤系統(tǒng)供應商處理考勤系統(tǒng)故障等，保障考勤機、考勤系統(tǒng)穩(wěn)定運行。 負責人員外出及出差管理。 1)負責人員外出登記管理。①保管各部門的《外出審批表》、《外出登記表》，并進行按部門分類管理；②核對《外出審批表》相關領導簽字，監(jiān)督外出人員在《外出登記表》上進行外出及返回登記。 2）負責出差人員登記及考勤管理。①負責《出差審批表》、《出差登記表》的管理；②負責核對《出差審批表》，確保相關簽核完整無誤，監(jiān)督出差人員在《出差登記表》上進行出差登記；③負責出差人員電話考勤管理，監(jiān)督及核實出差人員每天電話進行簽到；④負責根據(jù)出差人員返回的車票、機票進行出差返回時間核對及監(jiān)督出差人員進行登記。 3）出差審批流程負責每月月底提交當月考勤匯總表，次月月初通知員工進行考勤確認、簽字。確保以上相關原始單據(jù)無涂改、遺失，對有涂改的，要求相關人員在涂改處簽名確認。崗位職責7訂票管理： 負責為公司領導的飛機票、火車票、酒店的預訂。 負責為公司安排出差的人員訂票。 要求：原則上，出差人員需提前5天和前臺說明出差時間、出差地點、選擇的出行方式，費用是否由財務支付或先墊付后報銷，提供身份證及聯(lián)系方式，收到訂票信息后及時跟前臺反饋。若需要訂票人員未進行相關信息說明，前臺必須及時提醒。了解到相關信息后，及時進行記錄、確認，并將訂票結果及時反饋給相關人員，確保準確無誤，不延誤相關人員出行。崗位職責8文印管理：前臺日常工作以前臺接待為主，復印、打印工作為輔。協(xié)助人事、行政專員進行復印、打印以及幫公司領導進行打印、復印。必須掌握復印機、傳真機、復印機、掃描儀的使用方法。負責上述儀器的管理及維護，及時更換紙張及打印碳粉、硒鼓。指導復印、打印者嚴格按照操作規(guī)范進行，如在使用過程中遇到不會處理的故障，要及時向行政部反應，以便及時請專業(yè)人員進行維修出現(xiàn)故障時及時報行政部相關領導處理。注意保密，未獲得允許，不得翻看他人的打印、復印資料。對可能涉及公司秘密、會議、報告、通知及員工人事資料、聯(lián)系方式等信息的單面紙及廢棄紙張及時交行政專員處理。負責每天上班開機，下班前檢查是否關機，是否切斷電源，以免發(fā)生事故，若下班后有復印、打印者，必須做好復印登記，并在使用完后關機。為防止復印、打印機卡紙，禁止使用非復印紙、已皺折或超出復印、打印尺寸的紙。卡紙時，及時按操作規(guī)程進行檢查處理。做好打印耗材的管理，及時申購打印紙、傳真紙、碳粉、硒鼓等耗材。復印多份時，應先復印一份，檢查無誤后再復印。注意環(huán)保節(jié)約，避免浪費。不得幫他人打印、復印與本公司工作無關的資料。崗位職責9會議室管理：負責會議室管理，實行會議室使用預約登記制度，需要使用會議室者必須在前臺處做好相關登記。前臺必須及時核對、確認登記的日期、時間是否會使用到相關儀器、設備等相關信息，有提醒及指導如何正確登記的義務。（公司各部門使用會議室須提前1天告知行政部）負責協(xié)助行政部協(xié)調會議室的使用，遇到會議室使用有時間上的沖突時，及時向行政專員及申請使用者說明情況。原則上按照先預約先使用安排會議室的使用，但需要視具體情況的緊急重要程度而定。如會議室已經(jīng)排滿，公司高層領導需要臨時使用會議室時，由行政部負責協(xié)調，以保證公司高層領導的正常使用。在會議開始前15分鐘，檢查會議室的使用、會議室的環(huán)境、相關設備及茶水擺放等具體狀況。必要時，請求行政
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