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正文內(nèi)容

紙業(yè)采購管理系統(tǒng)系統(tǒng)分析報(bào)告(編輯修改稿)

2024-08-28 19:56 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 業(yè)務(wù)員33供應(yīng)業(yè)務(wù)員判斷是否為庫存物資發(fā)票手工供應(yīng)業(yè)務(wù)員是4否54供應(yīng)業(yè)務(wù)員將庫存物資發(fā)票直接送財(cái)務(wù)處,財(cái)務(wù)人員審核發(fā)票、入庫單內(nèi)容與采購訂單內(nèi)容是否一致手工財(cái)務(wù)人員是轉(zhuǎn)7否轉(zhuǎn)15如為費(fèi)用/固定資產(chǎn)發(fā)票,對于運(yùn)費(fèi)發(fā)票,供應(yīng)業(yè)務(wù)員還應(yīng)在發(fā)票上注明該發(fā)票對應(yīng)采購訂單號及物料號。業(yè)務(wù)員將發(fā)票直接送審計(jì)部門,審計(jì)人員則要審合同、驗(yàn)收單價格及內(nèi)容是否與發(fā)票內(nèi)容相符。手工審計(jì)人員是轉(zhuǎn)1否轉(zhuǎn)66發(fā)票經(jīng)審核后,審計(jì)部門負(fù)責(zé)人在費(fèi)用/固定資產(chǎn)發(fā)票上簽字。手工審計(jì)人員87如果庫存物資發(fā)票、入庫單、采購頂上的內(nèi)容相符,財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)中錄入發(fā)票。借:材料采購 貸:應(yīng)付帳款財(cái)務(wù)人員結(jié)束8如是費(fèi)用或固定資產(chǎn)發(fā)票需要財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)手工財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人99財(cái)務(wù)人員根據(jù)發(fā)票內(nèi)容在系統(tǒng)中錄入發(fā)票 借:項(xiàng)目投資或費(fèi)用等 貸:應(yīng)付帳款財(cái)務(wù)人員結(jié)束流程圖:圖 6 供應(yīng)商發(fā)票辦理流程圖(2) 采購?fù)素浟鞒躺婕安块T:車間或使用部門、技術(shù)部門、供應(yīng)處、物流中心、財(cái)務(wù)處信息憑證:退貨申請單、退貨單、采購訂單、采購發(fā)貨單、紅沖發(fā)票概要說明:本流程表示不同情況下如何將貨品退回給供應(yīng)商(由于材料質(zhì)量問題而造成生產(chǎn)無法使用,通常會向供應(yīng)商退貨或換貨。換貨全部在系統(tǒng)外進(jìn)行,由供應(yīng)業(yè)務(wù)員通知供應(yīng)商將不合格產(chǎn)品運(yùn)回,而再送回同規(guī)格品種的合格產(chǎn)品)。流程說明:表 5 采購?fù)素浟鞒滩襟E步驟說明工具/方式責(zé)任人/部門后續(xù)步驟1車間或者使用部門提出退貨申請手工使用部門22由技術(shù)部門鑒定后存在質(zhì)量問題手工技術(shù)中心是轉(zhuǎn)3否結(jié)束3通過技術(shù)部門鑒定后存在技術(shù)問題,供應(yīng)公司業(yè)務(wù)員直接與廠商聯(lián)系電話、傳真、口頭供應(yīng)業(yè)務(wù)員44與廠家協(xié)商鑒定是否存在商品質(zhì)量問題供應(yīng)商是轉(zhuǎn)5否結(jié)束5供應(yīng)處業(yè)務(wù)員根據(jù)供應(yīng)商鑒定的結(jié)果判斷是否直接換貨讓步接收手工供應(yīng)業(yè)務(wù)員是結(jié)束否轉(zhuǎn)66如果不能直接換貨,業(yè)務(wù)員則檢查是否已收到供應(yīng)商發(fā)票并開出退貨通知單手工供應(yīng)業(yè)務(wù)員是轉(zhuǎn)7否轉(zhuǎn)107倉庫保管員要沖銷對車間的發(fā)貨系統(tǒng)倉庫保管員88倉庫保管員要沖銷對采購訂單的收貨系統(tǒng)倉庫保管員99供應(yīng)業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中關(guān)閉采購訂單系統(tǒng)供應(yīng)業(yè)務(wù)員結(jié)束10如果已經(jīng)收到了供應(yīng)商的發(fā)票,供應(yīng)業(yè)務(wù)員要檢查發(fā)票是否已認(rèn)證手工供應(yīng)業(yè)務(wù)員是轉(zhuǎn)13否轉(zhuǎn)1111發(fā)票如沒有認(rèn)證,供應(yīng)業(yè)務(wù)員直接將發(fā)票退回供應(yīng)商手工供應(yīng)業(yè)務(wù)員1212財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)中沖銷發(fā)票校驗(yàn)借:應(yīng)付賬款 貸:材料采購系統(tǒng)財(cái)務(wù)人員713如果發(fā)票已認(rèn)證,供應(yīng)業(yè)務(wù)員則要求供應(yīng)商開具紅沖發(fā)票手工供應(yīng)商1414供應(yīng)負(fù)責(zé)人在紅沖發(fā)票上簽字手工供應(yīng)負(fù)責(zé)人1515供應(yīng)業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中做退貨訂單系統(tǒng)供應(yīng)業(yè)務(wù)員1616倉庫保管員沖銷對車間的發(fā)貨系統(tǒng)倉管保管員1717倉庫保管員對退貨單做收貨系統(tǒng)倉管保管員1818財(cái)務(wù)人員對退貨單進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)。借:材料采購 貸:應(yīng)付賬款系統(tǒng)財(cái)務(wù)人員結(jié)束流程圖:圖 7 采購?fù)素浟鞒虉D 系統(tǒng)本期預(yù)期實(shí)現(xiàn)的采購流程上面描述的流程中標(biāo)注了“系統(tǒng)”的,是公司希望在最終的系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)的。而由于本期不實(shí)現(xiàn)物料需求計(jì)劃功能和會計(jì)財(cái)務(wù)功能,即使是這一部分,也有很多功能暫時是不實(shí)現(xiàn)的。排除了一些功能后,就能看出流程本質(zhì)上的同質(zhì)性。下面根據(jù)實(shí)際情況,描述本階段采購系統(tǒng)中需要實(shí)現(xiàn)的經(jīng)過精華流程:(1) 正常采購流程與上面的現(xiàn)有流程相比,區(qū)別有:l 采購計(jì)劃暫不納入系統(tǒng),以后做物料需求計(jì)劃系統(tǒng)時直接實(shí)現(xiàn)自動化。l 審計(jì)處的審批暫不納入系統(tǒng)。l 供應(yīng)商送達(dá)的送貨單不納入系統(tǒng)。流程圖為:圖 8 系統(tǒng)中正常采購流程圖(2) 收貨/未開票退貨與上面的現(xiàn)有流程相比,區(qū)別有:l 與車間的交互暫時未納入系統(tǒng)流程圖為:圖 9 系統(tǒng)中采購收貨后退貨流程圖(3) 收貨/開票/未付款退貨(公司不會出現(xiàn)貨到?jīng)]開票的情況)與上面的現(xiàn)有流程相比,區(qū)別有:l 與車間的交互暫時未納入系統(tǒng)流程圖為:圖 10 系統(tǒng)中開票后退貨流程(4) 付款后退貨與上面的現(xiàn)有流程相比,區(qū)別有:l 與車間的交互暫時未納入系統(tǒng)流程圖為:圖 11 系統(tǒng)中付款后退貨流程以上各流程圖中的虛線流程是由于系統(tǒng)暫時不做會計(jì)功能,因而設(shè)立了一些數(shù)據(jù)專門記錄庫存、應(yīng)付賬款等重要數(shù)據(jù)。將現(xiàn)實(shí)中的流程精化成如上系統(tǒng)中的流程時,一個巨大的好處就是,將現(xiàn)實(shí)中繁雜、規(guī)律不明的異質(zhì)流程轉(zhuǎn)化成了一組由特定種類采購憑證前后環(huán)環(huán)相扣的同質(zhì)流程,提高了流程的清晰性與規(guī)范性,也便于以靈活的、可重用的方式進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。分析至此,可以給出用戶的需求描述。(5) 信息需求分析表 6 主要信息需求管理層次序號需要的信息說明決策層(公司高管)1庫存數(shù)量現(xiàn)有各種物料的數(shù)量2供應(yīng)商未清應(yīng)付賬款各供應(yīng)商的未清應(yīng)付賬款3未清單據(jù)列表各種未清采購單據(jù)的列表和匯總統(tǒng)計(jì)4采購匯總統(tǒng)計(jì)按供應(yīng)商/物料分類的采購數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計(jì)5成本信息當(dāng)前各種物料的移動平均成本和最近采購價格采購1供應(yīng)商信息各供應(yīng)商的詳細(xì)信息2物料信息各物料的詳細(xì)信息3以往采購信息統(tǒng)計(jì)按供應(yīng)商/物料分類的以往采購信息的匯總和明細(xì)統(tǒng)計(jì)4具體采購單據(jù)情況具體的采購單據(jù)情況的狀態(tài)和完成情況5價格信息各種物料的價格信息倉庫1收貨信息以往采購收貨信息2收貨后退貨信息以往收貨后退貨信息3庫存數(shù)量現(xiàn)有各種物料的數(shù)量財(cái)務(wù)1供應(yīng)商未清應(yīng)付賬款各供應(yīng)商的未清應(yīng)付賬款2應(yīng)付賬發(fā)票信息各應(yīng)付賬發(fā)票的狀態(tài)3成本信息當(dāng)前各種物料的移動平均成本和最近采購價格 功能需求分析表 7 主要功能需求序號名稱主要內(nèi)容輸入數(shù)據(jù)輸出數(shù)據(jù)圖形處理要求人工處理1正常采購管理采購執(zhí)行、收貨、發(fā)票處理、付款采購訂單收貨單、應(yīng)付賬發(fā)票、付款憑證無審批、檢驗(yàn)2收貨后退貨收貨后,未開發(fā)票前退貨檢驗(yàn)單退貨單無檢驗(yàn)3開票后退貨應(yīng)付賬發(fā)票入賬后,付款前退貨退貨請求應(yīng)付賬款貸項(xiàng)憑證無使用部門請求退貨4付款后退貨付款后再退貨退貨請求應(yīng)付賬款貸項(xiàng)憑證無使用部門請求退貨5應(yīng)收賬款管理按供應(yīng)商管理應(yīng)收賬款以往采購信息應(yīng)收賬款統(tǒng)計(jì)報(bào)表無輸入統(tǒng)計(jì)條件6供應(yīng)商信息管理長期維護(hù)供應(yīng)商信息供應(yīng)商信息,以往采購信息無整理供應(yīng)商信息7物料信息管理長期維護(hù)物料信息物料信息,庫存狀態(tài)無整理物料信息8價格管理長期維護(hù)價格清單和特殊價格供應(yīng)商信息、物料信息價格清單、特殊價格整理價格信息9未清單據(jù)查詢跟蹤各種未清的采購單據(jù)以往采購信息未清單據(jù)列表輸入查詢條件10采購分析給出采購的匯總和明細(xì)統(tǒng)計(jì)以往采購信息采購情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表輸入統(tǒng)計(jì)條件 輔助決策需求分析暫無。這是因?yàn)檩o助決策功能要結(jié)合后續(xù)階段的物料需求計(jì)劃系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)來做。4 邏輯模型設(shè)計(jì)(6) 概念數(shù)據(jù)模型設(shè)計(jì)下面給出本系統(tǒng)中的部分實(shí)體與聯(lián)系(屬性太多太雜,故不列舉):圖 12 采購管理局部ER圖圖 13 退貨管理局部ER圖圖 14 物料管理局部ER圖 編碼模型設(shè)計(jì)采購系統(tǒng)中需要編碼的對象主要有各種憑證,包括采購訂單、收貨單、應(yīng)付賬發(fā)票、付款憑證、退貨單、應(yīng)付賬款貸項(xiàng)憑證;物料;業(yè)務(wù)伙伴;部門;員工等。 單據(jù)類型編碼本系統(tǒng)擬專門為單據(jù)類型建一個表,從而實(shí)現(xiàn)單據(jù)之間靈活的關(guān)聯(lián)關(guān)系(設(shè)計(jì)文檔中會詳述)。該表中保存著各單據(jù)類型的編號、
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