【文章內容簡介】 紙張等用品應擺放整齊。工作位隔板上不得張貼，離開辦公位應及時將座椅歸位。第四條 :接電話時先說 您好 ，再報 出公司名稱。接聽電話應簡單明了，盡量小聲，以免影響其他同事辦公。第五條 :如部門同事不在辦公位，應及時接聽其電話，待同事返回時告之。 第六條 :接待來訪、業(yè)務洽談應在指定區(qū)域或會議室，避免影響他人辦公。來賓一般不得進入辦公區(qū)，如確因工作需要，應由相關部門人員帶入。第七條 :辦公時間應堅守工作崗位，暫時離開時應知會同事或上級領導。第八條 :辦公區(qū)域內不準大聲喧嘩、聊天，禁止吸煙、就餐、吃零食。第九條 :上班時間不允許看報刊雜志及與工作無關的網站、書籍。第十條 :職員下班離開公司前應關閉電腦主機和顯示屏電源。第十一條 :行政 部將每月定期進行全面檢查與不定期的抽查，任何形式的批評都將會影響到部門負責人和其本人的績效考核成績。第七章會議管理第一條 :公司規(guī)定每周六下午 17:30 分為公司每周例會；每月月末的 17:30 分為公司每月總結及下月規(guī)劃會議。第二條 :會議組織者應在會議前準備好會議相關資料。第三條 :參加會議應準時，因故不能按時到達應事先向會議組織者請假，參加公司級會議未請假遲到者將被處以罰款。第八章辦公用品管理第一條 :所有辦公用品及設備均由總務處統(tǒng)一采購。第二條 :辦公用品領用程序 各部門需指定一人負責本部門辦公用品領用，領用時填 寫； 開大型會議或舉辦活動需申請辦公用品，由會議或活動負責人填寫，并提前一天通知辦公用品管理員進行準備； 如有新職員加入，待新職員到公司報到后，在總務處領取統(tǒng)一標準的辦公用品，并在中簽字確認。第三條 :辦公用品的保管 :辦公用品領用后，由領用人妥善保管。計算器、訂書機、筆筒等耐用品，原則上遺失不補。如領用人因工作調動或辭職等原因離開公司，須歸還辦公用品管理員處。第四條 :申購電腦、打印機、復印機、掃描儀、數碼相機、文件柜等固定資產填寫。第五條 :辦公用品的申領，應結合實際需要，慎重申領，節(jié)約使用。第九章資產管理 第一條 :固定資產的管理總務處辦公室負責對公司及項目部資產的實物管理，負責對公司電腦類資產進行專項管理，須對電腦類資產的購進、配置、使用、維修及報廢等進行全面的登記和管理。第二條 :資產登記的要求 :分別做好固定資產、低值易耗品的登記，登記的格式可參考。 為方便公司資產的統(tǒng)計，各部門統(tǒng)一按上述資產大類及總分類進行固定資產登記。第三條 :資產管理指引 :資產的購置、調撥、轉讓、報廢等均須按程序審批，未經批準，不能辦理相關手續(xù)。 資產管理需統(tǒng)一，并在資產上粘貼標識，確定資產責任人，確保資產的合理使用及管理。 未經公司同意，不得將資產外借和供無關人員使用。 資產的使用部門和使用人須合理使用設備，嚴格按規(guī)程操作，并注意設備維護、保養(yǎng)。由于使用、保管不善造成的遺失和損毀，責任人按資產價格或資產管理部門的評估價值賠償公司損失。第四條 :資產購置、調拔、轉讓、報廢的審批權限和審批程序 :資產購置 :有關部門提出申請，填制并按規(guī)定申報流程和審批權限獲批后，方可進行資產的購置。 資產轉讓、報廢 :有關部門提出申請，填制，并按規(guī)定申報流程和審批權限獲批后，方可進行資產轉讓和資產殘骸的處理。報廢資產有殘值的，經資產主管部門估價 、處理后，回收的資金應及時上繳公司財務管理部。第十章印章證照管理第一條 :印章管理 各類公章必須指定專人負責和保管。公章不得隨意存放，任意使用。 需蓋公章的部門或個人須說明蓋章的目的、用途、范圍，填寫，經領導批準后，方可蓋章并填寫。 各部門新刻或改制印章，須報公司總經理批準后方可辦理，并由行政部登記備案。 印章如遇丟失、損壞或被盜時，應及時向公司總經理匯報并予以備案，并及時辦理補刻手續(xù)。第二條 :公司公章 因工作需要以公司名義對外發(fā)文、上報材料或有關資料需蓋公司公章的，須說明用途、范圍，經有關用章審批 人批準后方能加蓋公司公章； 凡因特殊原因需借公章外出公干，須書面申請說明用途和特殊原因，并經用章批準人同意方可借出；歸還公章時，須將借用公章所蓋文件的復印件一并交付備查；凡發(fā)現借用公章加蓋其他文件或空白紙張或因此而發(fā)生問題，將嚴肅追究借用人的責任； 公章保管人外出時，應將公章交給總務處指定的臨時代管人保管，不得擅自交給他人代管代用。第三條 :公司公章、部門印章使用審批規(guī)定 以公司名義張貼、外發(fā)的各類文件需加蓋公司印章。 以部門名義張貼、外發(fā)的各類文件需加蓋部門印章。 各部門應指定專人對部門印章進行保 管。第四條 :各類證照的管理 各部門在取得各類證照時，應同意交行政部進行存檔管理，并登記在上。 如需使用各類證照，使用人需經總經理辦公室負責人同意后，方可使用。第五條 :印章使用審批規(guī)定印章的審批使用應由總經理簽字后方可使用。任何個人和負責人嚴禁私自使用印章，一經發(fā)現公司將從嚴從重處理。因私自使用公章為公司造成重大損失的，公司將追究其法律責任和損失賠償，并給予辭退處理。第十一章名片管理第一條 :新職員入職后即可申請印制名片，逐項按名片標準格式填寫后發(fā)至人事部門，人事部門批準后發(fā)至總務處，即可辦理。第二條 :職員 名片標準 :公司統(tǒng)一模板 +部門 +公司號 +手機 +郵箱地址；主管以上人員名片標準 :公司統(tǒng)一模板 +部門 +職位 +公司號 +手機 +郵箱地址。第三條 :未經公司任命的職位不得印制在名片上，所有申請了手機報銷的必須將手機號印制在名片了。第四條 :學位、職稱等若因工作需要在名片上印制，須經總經理辦公室驗證同意后方可印制。 目的和范圍 :為公司全體員工服務，通過規(guī)范公司后勤保障管理，保證公司各項業(yè)務正常運作，從而，為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，提高員工工作效率。主要包括采購及倉庫管理、車輛管理、郵政通迅事務管理、安全衛(wèi)生管理及電腦管理等 。職責 1 人力資源部后勤保障人員服務于公司全體員工，保證各項辦公物資及時送達，提供便捷的交通工具和整潔的工作環(huán)境，合理安排各項行政開支、節(jié)省費用。 2 人力資源部后勤保障人員致力于為公司員工創(chuàng)造良好的工作氛圍，進而提升人力資源物理環(huán)境管理水平。 工作流程 : 1 辦公用品管理制度 1 公司辦公用品由人力資源部指定專人負責管理。 2 各部室應于每月 1 5 日，將部門經理審簽過的當月份報人力資源部統(tǒng)一購置、領用。 3臨時需要購置的特殊用品，應報總經理批準，由人力資源部統(tǒng)一按總經理批示辦理。 4 各部門的辦公用品應指定專人統(tǒng)一簽領。凡屬固定資產的物品，領用者應填寫財產領用單。 5 工作調動或離開本公司者，必須先辦理原領用物品的清查及上繳手續(xù)。 6上繳回歸之物品要完整齊備，若已損壞，應作合理解釋，故意損壞或遺失者，除照價賠償外，還應酌情處罰。 2 公用辦公設備的使用規(guī)定 1 復印機 :人力資源部派專人負責維護，以便及時排除故障。 2 傳真機 :人力資源部為每部傳真機設登記冊，上詳列日期、發(fā)送地、頁數、發(fā)件者等項目。各部門傳真時要認真填寫。凡未在公司本部的傳真機，也應參照本通知精神， 制定有關規(guī)定，并由專人管理，人力資源部根據電信局的月底對帳單進行監(jiān)控。 3 車輛管理辦法 1 公司駕駛班隸屬人力資源部。駕駛員實行崗位責任制，包干使用和維護車輛。 2 各部門因公用車，報由人力資源部行政內務主任統(tǒng)籌安排。 3 凡公司外聯人員的摩托車，每輛每月包干使用汽油 20 公升。公司配發(fā)的摩托車每年的包干維修費用為 400 元 /輛，超出部分自理，但其年檢、保險費用由公司負責繳納。 4 駕駛員的一切違章罰款均不能報銷。 5 員工需要用車時，由申請人填寫，經所在部門經理簽字，再交人力資源部派車。 駕駛員憑單出車，第二聯由人力資源部留存，保管期限為一個月。 6 所有車輛均在人力資源部指定點進行維修、清洗。 7 用車畢，車輛統(tǒng)一停放在元洪大廈地下室規(guī)定的車位，不得私自將車開走。 8 各分公司若借用公司車輛，應在一周前提出有關方案。在借用期內所發(fā)生油費、通行費、停車費及駕駛員的加班費等費用均由借用單位承擔，具體辦法如下 :駕駛員負責記錄該車的起始與終止公里數，并負責收集所發(fā)生的通行費、停車費等票據；由公司人力資源部提供該車的行車標準，如實統(tǒng)計本次借車的油費及其他有關費用，并將費用提交借車單位，由 借車單位承擔該筆發(fā)生額。 4 郵政通訊事務管理制度 1 個人通訊費用報銷標準 a、公司副總經理、工程材料部經理、外聯經理、經營銷售部經理等每人每月可報銷手提電話費1000 元。 b、公司部門正職經理，每人每月可報銷手提電話費 500 元。c、公司部門副經理，每人每月可報銷手提電話費 300 元。 d、公司中級職員，每人每月可報銷手提電話費 200 元。 e、除駕駛員及外聯人員外，其他人員的傳呼費用不予報銷。 2 做好與公司業(yè)務有關的國際、國內長話登記。 3 每年年底，與圖書檔案室密切配合，做好公司下一年度的報刊、書籍 訂閱工作。 4 人力資源部委派專人每月定期前往電信局，辦理手機、傳呼機繳費及打印詳情單等電信業(yè)務。 5 員工因公需辦理快件、平信等郵政事務，可委托人力資源部代辦。 5 采購與倉庫管理辦法 1 采購范圍 :公司辦公所需的用品用具。 2 規(guī)范采購點 :所有物品均需定點采購，建立合格供應商檔案。 3 申購程序申請部門人力資源部審核、采購登記入庫發(fā)放至申購者 4 倉管員需對所采購的物品憑申購單進行登記、核實，并做好入庫登記手續(xù)，然后按申購單發(fā)放。倉管員應定期對倉庫進行盤點，統(tǒng)計辦公用品的使用金額 。 5 倉管員對所有物品應整齊、有序地予以擺放。 6 倉管員應定期對倉庫進行清理，保持倉庫整潔。 7 倉管員應對庫存物品妥善保管，不得丟失。 8 倉管員應為倉庫采取定期除濕等有效措施，避免產生物品腐爛、變質等現象。 9 倉管員要樹立安全防患意識，避免產生火災、盜竊現象。 6 安全、衛(wèi)生管理辦法 1 辦公場所嚴禁吸煙，注意用電安全，嚴禁亂拉線、亂搭線以及違章使用電器；注意防火，如發(fā)現事故苗頭，必須立即處理并及時報告人力資源部，及時消除隱患。 2 注意將貴重物品、重要文件妥善保管，人 員離開應將抽屜或保險柜鎖好，提高防盜意識。 3 公司辦公場所須保持整潔、有序的辦公環(huán)境以提高員工的工作效率，提升公司的對外形象。 4 各部門員工須嚴格遵守公司，自覺維護辦公場所的環(huán)境衛(wèi)生，各部門應對本部門的辦公環(huán)境負責，并落實到個人。 5 公司人力資源部每周定期開展衛(wèi)生檢查活動，對各部門的環(huán)境衛(wèi)生情況進行評比并給予公開通報。 7 各售樓部的財產管理辦法 1 各售樓部在籌備之時，需配備辦公設備。應由該部門提出申請，經總經理批準后，人力資源部的采購員與申請部門的申請人共同采購。 2 各部室所 需物品，原則上由人力資源部的采購員統(tǒng)一采辦。由于各售樓部受地域因素的限制，部分急需物品經口頭請示后，可自行采購。事后，需到人力資源部倉管員處補辦進、出倉手續(xù)。 3 購得物品，申請部門的申請人員需到人力資源部辦理相關手續(xù)，即填寫及，并報財務計統(tǒng)部統(tǒng)一作賬。 4 當售樓部需撤點時，必須以書面形式通知人力資源部。人力資源部的倉管員到現場進行財產清點，并辦理相應的財產轉移、入庫等手續(xù)。 5 各部室指定財產管理員對各部室財產進行統(tǒng)一管理，財務計統(tǒng)部與人力資源部對公司財產進行每年一次的盤點。 8 電腦管理程 序 1 電腦的軟硬件的維護 1 在使用電腦的過程中，如發(fā)現軟件操作與安裝問題，致電于人力資源部電腦管理員，由電腦管理員在電話中進行指導。 2 電腦出現系統(tǒng)崩潰或死機，將由電腦管理員根據報修順序在 1 個工作日內給予解決。 3 電腦管理員在維護的過程中，判定為硬件問題的，將由電腦管理員根據該機的供應商進行報修，從報修之日起 3 個工作日內給予解決。 4打印機的硬件故障由電腦管理員送到指定的維護站給予維修，從送修之日起 5 個工作日內給予解決。 2 各部門應用軟件的申購流程、培訓及 使用 1 應用軟件的申請必須經過部門經理的批準，然后報于人力資源部，由人力資源部根據實際情況進行分析及價格與功能的確認，最后報總經室批準。 2 當應用軟件購買后，由該部報人力資源部進行軟件使用的培訓，由人力資源部的培訓口和軟件供應商安排培訓事宜。 3 總經室確定該軟件正式使用日期和軟件系統(tǒng)管理員后，由系統(tǒng)管理員分配該部門中使用人員的權限，并根據實際情況予以指導。 4 在該軟件經銷商許可下，電腦管理員及該軟件系統(tǒng)管理員均要對該軟件的安裝程序、產品序列號和使用說明書進行備份。 3 電腦操作使用制度 1電腦使用者領用電腦前，須經過電腦管理員的操作常識培訓和測試，測試合格者方能使用電腦。 2 不得將外來的與工作無關的光盤或軟盤帶到公司的電腦中使用。不得擅自安裝與工作無關的軟件或游戲。