【文章內(nèi)容簡介】 這是SAP項(xiàng)目中的第一步，也是最奇特的一步。在商業(yè)環(huán)境中不允許有“夢想”，但僅僅回答“我們在這方面就是這樣干的”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠了。現(xiàn)在請你想象一個以最佳方式工作著的公司。這是個為進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組定基調(diào)的階段，你應(yīng)該認(rèn)真進(jìn)行，就好象你要將公司推倒重建一樣。這不是個小修小補(bǔ)的階段，也不是進(jìn)行作簡單微調(diào)的時候。你應(yīng)該從一種嶄新的角度來審視公司，著重注意以下問題： 為什么你的公司在做它正在做的事？ 你的戰(zhàn)略目標(biāo)是什么？為什么考慮實(shí)施SAP？ 什么樣的變化將可能產(chǎn)生最具戲劇性的利益？ 阻礙這些變化的關(guān)鍵在那里？如何才能消除這些障礙？這樣的問題應(yīng)該在金字塔般結(jié)構(gòu)的企業(yè)內(nèi)，由上至下在各個層次，各個部門，各個處室提出，也應(yīng)對現(xiàn)有的公司結(jié)構(gòu)提出疑問，這樣業(yè)務(wù)流程重組就能在破墻式的斜向面上進(jìn)行。即將支持你新的業(yè)務(wù)流程的SAP軟件是一種斜向的應(yīng)用程序，這意味著它將支持整個跨越部門界限和公司結(jié)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。讓我們重新回到“破墻式的斜向面”這個詞語。它聽上去很順耳，在項(xiàng)目計(jì)劃書上看上去也很順眼，但是事實(shí)上，一個破墻式的斜向面正是大多數(shù)人將抵制的內(nèi)容，因?yàn)樗粌H會影響他們以后工作的方式，而且也可能會使他們丟掉飯碗或者進(jìn)入完全不同的工作崗位。SAP在任何情況下都不要求進(jìn)行這樣的結(jié)構(gòu)重新調(diào)整，但認(rèn)真地進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組以使公司和SAP有機(jī)會在一起創(chuàng)造奇跡，就有可能帶來這樣明顯的結(jié)果。在認(rèn)真努力下，決策權(quán)力將會被重新分配，正是在這個地方，你會發(fā)現(xiàn)遇到最強(qiáng)有力的抵抗。有些員工會因?yàn)槭?quán)力而心存不滿，而有些則會對新賦予的職責(zé)惟避不及。文化上的變動將是令人驚奇的，至少在一開始，會讓人措手不及。沒有必要為一套完美的業(yè)務(wù)流程找一個完美的計(jì)劃。在項(xiàng)目的這個階段，你應(yīng)該大刀闊斧地工作，而將涉及具體流程重新設(shè)計(jì)的細(xì)枝末節(jié)留到以后。如果你在這個關(guān)口就精耕細(xì)作的話，那末項(xiàng)目就會陷入困境而停頓下來。制定實(shí)施計(jì)劃在確定項(xiàng)目的范圍時你將是在為大量的實(shí)施問題提供答案打基礎(chǔ)，而這些問題必須在計(jì)劃中予以解決。范圍的要素包括： 考慮到了多少個地點(diǎn)、公司實(shí)體和用戶？ 哪些遺留系統(tǒng)將被保留？是暫時的，還是永久的？要求有什么樣的接口？ 那捉摸不定的20％部分有多重要？是否必須在實(shí)施的第一階段就予以處理？（對于這個問題的回答通常是個堅(jiān)定的“不”字，但針對這些問題會有許多會議召開，多得大部分項(xiàng)目經(jīng)理難以承受。） 使用SAP能得到的最大利益是什么？只要能實(shí)現(xiàn)這些利益，不管是什么，都應(yīng)該被置于項(xiàng)目范圍的中心。實(shí)施計(jì)劃草案將涉及一個重要的決定，其結(jié)果的重要性再怎么強(qiáng)調(diào)也不過分：你將如何實(shí)施？是一步一步地干（經(jīng)常有人稱之為循序漸進(jìn)式的實(shí)施）還是所有的內(nèi)容一起上，也就是一次性完全實(shí)施。要是對此的答案能象這些詞語說起來那么簡單就好了。循序漸進(jìn)式實(shí)施一次性完全實(shí)施有些功能都很快地實(shí)施好只有當(dāng)所有業(yè)務(wù)單位都準(zhǔn)備好后才能實(shí)施在系統(tǒng)啟用之初能使用的功能范圍較窄在系統(tǒng)啟用之初，能使用的功能范圍很寬有些集成工作被延誤集成工作隨即完成需要編寫臨時接口程序不需要接口中等風(fēng)險(xiǎn)中等至高等風(fēng)險(xiǎn)在循序漸進(jìn)式實(shí)施中，每次只實(shí)施一到兩項(xiàng)單個的功能或流程，直到所有的功能都完全實(shí)施好。有些循序漸進(jìn)式實(shí)施是基于地理位置進(jìn)行的（一個地點(diǎn)接一個地點(diǎn)），有些是基于領(lǐng)域的（先進(jìn)行財(cái)務(wù)，然后是銷售和分銷，再是物料管理，等等），而有些是根據(jù)需要程度進(jìn)行的。譬如有時候某些業(yè)務(wù)部門實(shí)施準(zhǔn)備工作比其它部門做得早。在“一次性完全實(shí)施”式的實(shí)施中，所有的功能和處理同時啟動實(shí)施。不管你選擇了哪一種情形，實(shí)施計(jì)劃中必須包括能達(dá)到的里程碑（或者限期，如果我們必須用這個詞的話）和能每天衡量的項(xiàng)目流程。為了精簡，我們不準(zhǔn)備詳細(xì)列出這些具體任務(wù)，因?yàn)椴还茉趺凑f它們是顯而易見的。公司的規(guī)模，用戶的人數(shù)，實(shí)施的種類，要實(shí)施的應(yīng)用程序的數(shù)量和種類，這些都會使具體的時間段和項(xiàng)目周期發(fā)生變化。組隊(duì)設(shè)想成熟以后，你就要組成一支實(shí)施隊(duì)伍來實(shí)現(xiàn)你的設(shè)想。對于傳統(tǒng)的系統(tǒng)項(xiàng)目，這樣的隊(duì)伍將包括一位項(xiàng)目經(jīng)理，一些系統(tǒng)分析員，用戶代表和一些既懂分析又會編程的技術(shù)人員。簡單地說，信息系統(tǒng)人員太多。對于一個SAP項(xiàng)目，組成人員完全不同：將你公司的業(yè)務(wù)人員同外來的更傾向于業(yè)務(wù)而不是信息系統(tǒng)的咨詢顧問組織起來。在傳統(tǒng)系統(tǒng)中，實(shí)施小組象棒球隊(duì)，先由業(yè)務(wù)人員揮棒擊球，然后是分析員，再是編程人員，再是測試分析員，再又是業(yè)務(wù)人員進(jìn)行接受性測試。SAP的實(shí)施小組則更象是支足球隊(duì)，每個人必須與其他人協(xié)同工作。外來咨詢顧問和內(nèi)部實(shí)施人員的關(guān)系有點(diǎn)兒象網(wǎng)球雙打，每個成員盡力發(fā)揮自己的強(qiáng)處，而由隊(duì)友來彌補(bǔ)弱點(diǎn)。請考慮以下的員工構(gòu)成表：在這個安排下，你的員工將由業(yè)務(wù)流程經(jīng)理組成，每個業(yè)務(wù)流程經(jīng)理將負(fù)責(zé)一個具體的應(yīng)用程序（或者一套應(yīng)用程序）。他們將掌握功能性方面的內(nèi)容，了解那個模塊的集成點(diǎn)。在較小的公司里，可能可以讓一個人負(fù)責(zé)一整套應(yīng)用程序，比如從銷售分銷（SD）到物料管理（MM）。在項(xiàng)目開始之初，每個業(yè)務(wù)流程經(jīng)理將有一位專職或兼職的“影子”咨詢顧問，取決于范圍要求。這些咨詢顧問應(yīng)該具有豐富的SAP經(jīng)驗(yàn)和知識，而業(yè)務(wù)流程經(jīng)理們則應(yīng)該在一開始就鼓勵知識轉(zhuǎn)移。注意這些流程經(jīng)理不應(yīng)該是信息系統(tǒng)人員，而應(yīng)是來自與這些應(yīng)用相關(guān)部門的業(yè)務(wù)人員。他們應(yīng)該善于交流，頭腦清醒，能輕易取得別人的一致看法，喜歡變革，熱情高漲；他們還應(yīng)該擁有高級便攜式電腦及所有配件，漂亮的衣服，飛快的汽車和極好的耐心。除此之外，他們必須要有權(quán)力。他們必須要有權(quán)進(jìn)行新的業(yè)務(wù)流程，采用新的做法，有權(quán)作出決定，讓公司使用SAP來實(shí)現(xiàn)他們的業(yè)務(wù)流程。如果他們只被看作是“協(xié)調(diào)人員”，幾乎得不到高級管理層的支持，這個練習(xí)就等同于_____（在此填上你公司的名稱）大學(xué)，在這所大學(xué)里，你公司成了許多學(xué)期論文的主題，但得不到實(shí)質(zhì)性的改善。對于這些人員，另有一點(diǎn)必須搞清：他們必須要有時間投身于該項(xiàng)目。業(yè)務(wù)流程經(jīng)理應(yīng)是專職，而相關(guān)的員工也應(yīng)該至少花上一半時間在項(xiàng)目上，否則該項(xiàng)目肯定要偏離目標(biāo)。信息系統(tǒng)方面的功能必須有專職負(fù)責(zé)SAP項(xiàng)目的信息系統(tǒng)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)。這位負(fù)責(zé)人不應(yīng)當(dāng)同時在SAP項(xiàng)目和現(xiàn)有系統(tǒng)上花時間。項(xiàng)目中信息系統(tǒng)的活動可能包括用ABAP/4語言作一些定制式編程，以填補(bǔ)功能性方面的缺陷。有了影子咨詢，你的信息系統(tǒng)人員應(yīng)該在BASIS和ABAP/4編程方面得到充分培訓(xùn)。在項(xiàng)目進(jìn)行過程中的某一時刻，你應(yīng)該能夠降低咨詢時間和在場時間的比率。記住你們的目標(biāo)是利用咨詢顧問，使他們在開始時提供知識和經(jīng)驗(yàn)，并讓那種知識和經(jīng)驗(yàn)向你公司轉(zhuǎn)移。這個時候，應(yīng)該為項(xiàng)目的余下階段制定一個基本實(shí)施計(jì)劃。在下個階段（實(shí)施SAP）以后，實(shí)施計(jì)劃就能有血有肉，具體到任務(wù)一級。在購買和實(shí)施SAP以前，嘗試制定極其詳細(xì)的主計(jì)劃并不可取，除非你的實(shí)施小組對即將實(shí)施的預(yù)先設(shè)置好的軟件也很熟悉。在這個時候，也應(yīng)該開始培訓(xùn)工作。這個計(jì)劃不完全呈線性，所以你可能會為獲得某些指導(dǎo)，而短暫地向前跳到培訓(xùn)部分。盡快實(shí)施SAP這話聽上去比看上去要容易些，因?yàn)镾AP的實(shí)施過程可能是無休無止的。SAP只提供很少的實(shí)施支持，而依賴于它的第三方伙伴（也就是平臺和/或咨詢公司）提供需要的幫助。這就是為什么你自己的實(shí)施小組應(yīng)該已經(jīng)到位的原因。為了使不可避免的設(shè)置過程更為簡短、更加合理，你應(yīng)該作好準(zhǔn)備實(shí)施一個預(yù)先設(shè)置好的“香草”系統(tǒng)。所謂“香草”，我們是指系統(tǒng)已按普通的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置完畢，這樣大多數(shù)一般常用的標(biāo)準(zhǔn)流程已經(jīng)到位。所謂“預(yù)先設(shè)置好的”，我們是指要實(shí)施的基本設(shè)置將適合于你們工作的產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域。要尋找一個預(yù)先設(shè)置好的系統(tǒng)，可以聯(lián)系SAP或者你地區(qū)的工業(yè)技術(shù)中心（ICOE）（對此后有詳細(xì)介紹）。如果不行，找一、二家與你公司相似，而已使用SAP的公司，看看你是否可以安排些什么。如果可能的話，盡量不要實(shí)施一套基本的、原廠包裝的SAP，許多以后的設(shè)置工作會因此非常復(fù)雜和費(fèi)時，這毫無必要。還是把時間花在尋找一套別人為此冥思苦想過的設(shè)置方案，由此繼續(xù)下去為好。在搜尋已完成的設(shè)置方案上的花時間是會有回報(bào)的，在以后的實(shí)施過程中，你會省下大量的時間。定義SAP的結(jié)構(gòu)這可能是整個SAP實(shí)施過程中最為痛苦的一部分，因?yàn)檫@觸及到你公司如何運(yùn)作的中心。在具有高度垂直結(jié)構(gòu)（即統(tǒng)管生產(chǎn)和銷售全部過程）的公司里，各個部門擁有極大的工作自主權(quán)，這種公司會發(fā)現(xiàn)SAP正在“逼迫”他們更加趨向于水平式的結(jié)構(gòu)。一直以獨(dú)立王國運(yùn)作的部門很難融入SAP集成式計(jì)劃。懸而未決的問題是即將建立的報(bào)告、成本核算和控制的結(jié)構(gòu)。有些公司通過在不同的業(yè)務(wù)實(shí)體中運(yùn)行多個SAP系統(tǒng)以回避這個問題。這些公司為集成式的系統(tǒng)投入了巨大的資金，然后又決定跳過系統(tǒng)集成。因此我們可以認(rèn)定這不是值得推薦的做法。比較開竅的公司則努力調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，在報(bào)告和數(shù)據(jù)共享的概念上充分利用現(xiàn)在的垂直運(yùn)作方式。從底層上說，SAP追求在整個范圍內(nèi)建立財(cái)務(wù)控制系統(tǒng)，將范圍內(nèi)的每個業(yè)務(wù)單位（處，科，室）看成一個成本核算和盈利中心。引人注目的一點(diǎn)是，不管有多少已建立的獨(dú)立王國，或者有多少實(shí)施好的展示服務(wù)器，數(shù)據(jù)庫只有一個。注：，SAP將分割成物、財(cái)、人三個組成部分。這些組成部分將以獨(dú)立的應(yīng)用程序套件運(yùn)作或者通過傳統(tǒng)的單個數(shù)據(jù)庫互相連接。只有當(dāng)組織結(jié)構(gòu)牢固地建立起來并得到大家的同意以后，實(shí)施項(xiàng)目才會成功地繼續(xù)。因此，管理層是個關(guān)鍵。如果上層人物不參與組織結(jié)構(gòu)的建立，阻力將永遠(yuǎn)存在。許多SAP實(shí)施項(xiàng)目就在這些頑石前停滯不前。有些公司喜歡在項(xiàng)目范圍完全確定以及新的業(yè)務(wù)流程定位以后，建立一個運(yùn)作模型或原型。一個合適模型的存在能帶來巨大的好處，包括： 會產(chǎn)生結(jié)果或平行差距分析，你就能發(fā)現(xiàn)SAP所不能滿足的功能或特性。 通過提供一個所使用系統(tǒng)的等比例模型（以及定義了的業(yè)務(wù)流程），向那些反對實(shí)施項(xiàng)目的人們“證明”實(shí)施的必要性。 會產(chǎn)生第一個你公司將來工作量的詳細(xì)面貌，項(xiàng)目計(jì)劃可以因此得到調(diào)整。“玩沙箱”是個有時被使用的詞語，而且形象很貼切。你正在做的就是在建造一座沙丘城堡。如果你不喜歡，只要推倒它再來就行了。在整個反復(fù)進(jìn)行的重組階段，原型可以隨時更改，直到共同認(rèn)可一種“完美無缺”的模型為止。在繼續(xù)下去到業(yè)務(wù)流程重組部分以前，我們覺得有必要就差距分析堅(jiān)定地說幾句話。如果咨詢顧問或者用戶對于R/3能為他們做什么或不能做什么，匆忙作出定論，就會造成巨大的資金和時間上的浪費(fèi)。簡單的習(xí)慣性行為方式是計(jì)劃進(jìn)行附加功能編程，或者更糟的是購買其他軟件，以用于修補(bǔ)完成 R/3表面看來不能滿足的功能。錯誤之處在于在項(xiàng)目的這個階段，你的員工顯然還不太了解 R/3，以致于提出這樣的要求，而且你的咨詢顧問可能也是如此糟糕。因此，差距分析還得慢慢來。如果你急于處理每一個找到的差距，尤其是使用“加入的”新軟件，你將會首先損失你花錢買來的主要功能，也就是集成性。在項(xiàng)目進(jìn)行的后期，隨著你 R/3知識的不斷加深和拓寬，你會發(fā)現(xiàn)許多原來找到的差距問題干脆消失了。當(dāng)然也會有 R/3不能提供的功能和特性。但你也必須問問自己這些功能的價(jià)值是否比在時間、金錢上的花費(fèi)以及 R/3集成性的喪失更為重要。下面還將進(jìn)一步談到這個問題。重組業(yè)務(wù)流程你需要知道的有關(guān)業(yè)務(wù)流程重組內(nèi)容無法用幾句話說清，這是個好幾冊書才能恰當(dāng)說明的主題。我們明確地建議任何考慮購買和實(shí)施SAP的人都應(yīng)該熟知業(yè)務(wù)流程重組的準(zhǔn)則和做法。為達(dá)到這一目的，我們提供了一些基本要點(diǎn)。1. 業(yè)務(wù)流程重組不是對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行修飾和優(yōu)化，而是在最底層上重新建立業(yè)務(wù)流程，其目的為了在客戶服務(wù)和/或經(jīng)濟(jì)狀況方面根本性改善公司現(xiàn)狀。2. 一個業(yè)務(wù)流程不是一個狐立的行為，如一次任務(wù)，一次輸入或一次輸出，而是以為用戶帶來附加值的輸出或結(jié)果告終的一系列活動。一個流程的例子是以收到來自用戶的定單開始，然后用戶收到所定貨物，最后以收到貨款結(jié)束。3. 要保證給予業(yè)務(wù)流程經(jīng)理們充分的職責(zé)，完成每個單獨(dú)的業(yè)務(wù)流程。是他們必須向阻礙實(shí)施的人灌輸新的想法，并確保重組工作順利完成。這些人在公司里應(yīng)順理成章地具有足夠的影響力和可信度。如果沒有這些能力，即使最優(yōu)秀的新流程方案可能也不會順利地得到貫徹。你一開始假設(shè)（通常是正確的）SAP能提供支持你所設(shè)想的新組織結(jié)構(gòu)必要的集成功能和系統(tǒng)表現(xiàn)，因此，這個時候你就要詳細(xì)描繪你公司將轉(zhuǎn)變成的絕佳的業(yè)務(wù)新世界。描繪可以有許多形式，但SAP實(shí)施中最有用的描繪是可視性描繪，譬如使用過程圖和數(shù)據(jù)流圖。SAP R/3包含了一套稱作為“分析者”（Analyzer）的工具。盡管用戶在使用這套工具可行性方面意見不一，但是對于有人在使用上猶豫不決，人們還是疑惑不解的。人們對這套工具多少有些誤解，在下一節(jié)中，將討論 R/3“參考模型”。在項(xiàng)目的這個階段，可以使用“分析者”將現(xiàn)存的業(yè)務(wù)流程繪成圖表，以便于設(shè)計(jì)出新的、更理想的業(yè)務(wù)流程。“分析者”和“參考模型”合在一起同其它一些次小組成部分，現(xiàn)在被稱作為“業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)工作臺”。我們不想就你將選擇的工具發(fā)表這樣那樣的評論。ARIS, Visio等供應(yīng)商也提供具有類似功能的軟件。我們聽到了有關(guān)這些軟件中每一個優(yōu)點(diǎn)的激烈辯論，對此我們只能聳聳肩不予理睬。一個男人的錘子是另一個女人的壘球棒──各人用途不一。我們還是讓你自己選擇。對于一家心情迫切的公司來說，將現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程繪成圖表可能只是在浪費(fèi)大量時間。實(shí)際上，你可能要花上幾周甚至幾個月來整理你打算推翻的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)。所以最好還是繼續(xù)下去，開始為將來建立模型。然而，一家竭力想創(chuàng)建嶄新的業(yè)務(wù)流程的公司可能會發(fā)現(xiàn)用“分析者”將現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程繪成圖表很有指導(dǎo)意義。一些多余的活動和無意義的處理將在圖表上變得一目了然，而且圖表本身也將迅速記錄下討論內(nèi)容。不管你選擇哪條道路，現(xiàn)在的關(guān)鍵是你的業(yè)務(wù)流程將得到改善，而不是僅僅有變化。要避免使用一些抽象、嘈雜的詞語，諸如“強(qiáng)化”、“增效”、“團(tuán)隊(duì)”等等，集中精力于起因和結(jié)果。每個新的業(yè)務(wù)流程應(yīng)該有一個確定了的觸發(fā)因素（客戶要求定購）和一個確定了的結(jié)果，或者一系列結(jié)果（定單輸入系統(tǒng)，開出定購確認(rèn)書，根據(jù)要求發(fā)貨）。一個特定的結(jié)果會轉(zhuǎn)而成為另一個流程的觸發(fā)因素。你正在尋找的是工作流，是通過消除不必要的人為干預(yù)或者系統(tǒng)缺陷，對于業(yè)務(wù)