【文章內(nèi)容簡介】 同的顏色，病例室的工作人員根據(jù)管子的顏色，就知道應該把病歷放到哪個區(qū)域。開放式的檔案管理一目了然，便于檢索，取資料的時候比較容易，其缺點是任何人都可以查閱，使用頻繁，容易遺失，不適用于機密性的檔案管理。3．穿孔式活頁夾穿孔式的活頁夾最大的優(yōu)點就是易于保存資料，不必擔心資料次序錯亂或遺失。其缺點是必須先對文件資料進行打孔作業(yè)，有孔資料需要改孔，有些檔案、樣品格式會被夾住，或被穿孔破壞，無法展現(xiàn)完整內(nèi)容。這種方式一般用來保存重要的參考目錄等。4．檔案盒檔案盒的一般規(guī)格是，寬315ｍｍ，高220ｍｍ，深100ｍｍ，這個標準現(xiàn)在全世界通用。這種檔案盒的特點是能實現(xiàn)數(shù)據(jù)單元化、分類分盒放好，適合用來存放新產(chǎn)品開發(fā)企劃書、資料影印文件、圖片、慣用表格、常用記事本等資料。5．金屬文件夾金屬文件夾里面有一個彈簧片，可以很方便地拉起來，再扣下去，夾住資料。金屬文件夾適合于開會的時候或者批閱資料的時候使用，可以隨時取放資料，其缺點是不能存放太多的資料，而且容易脫落。6．透明資料袋透明資料袋一般被用來暫時保存文件資料，使得資料不會被弄濕、弄臟或弄丟，它的好處是方便拿取，因為透明，人們一眼就知道里面放的是什么資料。如果不是很重要的資料，都可以暫時用透明資料袋來保存。7．兩層或四層資料盒這種資料盒一般放在桌面上，人們可以隨時拿取其中的資料，像表格、便條紙或者其他經(jīng)常用到的東西，都可以放在資料盒里。四層的資料盒一般上面兩層放本年度的相關檔案或者經(jīng)常需要查閱的資料，下面兩層放去年的或其他不常用的資料，這是根據(jù)人的身體特征來設計的，四層的資料盒中，上面兩層便于拿取，所以放常用的資料，下面兩層要躬身拿取，所以放不常用的資料。【自檢】請做下面的連線題，把各種檔案管理方式與它們的特點連起來。1．透明資料袋 ａ．易于保密，不易損壞2．抽屜式直立檔案柜 ｂ．具有標準的尺寸3．檔案盒 ｃ．一眼就可以判斷里面裝的是什么資料4．金屬文件夾 ｄ．檢索方便，容易拿取5．開放式橫向檔案柜 ｅ．可以隨時取放資料，但不能放太多見參考答案3－1檔案管理的方法檔案管理要有具體的管制方法。有些檔案一旦被借出，如果不能進行有效的管理，到最后就會無從查找，不了了之，造成檔案的遺失或損壞，所以要設計完善的借出卡，在借出卡上詳細地記錄檔案的借出日期、檔名、借閱人姓名及歸還日期等信息，將每個檔案都落實到某個具體的人負責。1．運用顏色管理運用顏色來區(qū)分不同的檔案是一種直接有效的方法，通過這種方法可以一目了然地找到所需要的資料。在運用顏色管理的時候，有如下幾個方面要注意：198。使用顏色區(qū)分時，顏色種類不宜太多，一般以紅、藍、黃、褐、綠五色為佳，中間色及粉嫩色容易造成混淆，要盡量少用。198。檔案夾本身要用同一色系，一般不采用檔案夾的顏色來區(qū)分檔案，顏色太多，會使人眼花繚亂，不能區(qū)分。198。應該避免同時使用過于接近的顏色，比如青色、藍色、紫藍色等，顏色太過接近，不容易一眼就區(qū)分開來。198。顏色如果不夠用，可以增加卷標，如貼二個紅色卷標或粘貼一個紅色一個藍色表示不同的檔案，5種顏色互相配合，可得出若干種不同組合，應用的范圍就更廣了。此外，還可以考慮顏色和數(shù)字的組合，比如紅黃2等等，使得檔案區(qū)域無限的延伸。2．尺寸要統(tǒng)一要想進行高效率的檔案管理，應該使資料具有統(tǒng)一的規(guī)格和尺寸，這樣才能便于辨認和管理。3．檔案堆放的技巧檔案應該豎起來擺放，整齊的排列，這樣相關人員尋找資料的時候就可以一目了然，而且可以很方便地取出來。如果一層層地疊放資料，上面的資料壓著下面的資料，要想拿下面的資料就比較困難，需要費力的抽出來，而且不容易找到相關資料。4．檔案的分類方式一般有五種檔案分類方式：198。按對象劃分根據(jù)資料來自何人，與哪些企業(yè)有關進行劃分。198。按主題劃分根據(jù)不同的主題進行劃分，比如把資料分成技術開發(fā)領域的資料和銷售領域的資料，或者按照產(chǎn)品名稱區(qū)分資料。198。按形式劃分根據(jù)形式的不同進行劃分，如適用于會議記錄的資料，或者規(guī)定格式的文檔等。198。按項目劃分項目也叫專案，可以針對某個具體的項目劃分檔案，比如要做情人節(jié)的專案，可以把歷年來情人節(jié)的專案資料進行歸類、分析。198。按時間劃分按時間劃分是比較常用的分類方法，比如可將2002年的資料都收集在一個資料夾里，將2003年的資料收集在另一個資料夾里。名片的檔案管理名片雖然小，卻是人們拓展人際關系的橋梁，所以要認真地收集好名片，作為秘書，還要替上司管理好名片，在上司需要的時候，能隨時為他找到所需的名片。1．管理名片的工具我們常?？吹接行┤税衙孟鹌とθζ饋恚S意放在抽屜里，這樣做容易造成名片的破損或丟失，我們應該利用專門的工具來存放名片。當名片的數(shù)量較少時，可以使用最常見的名片簿，當名片的數(shù)量較多時，可以使用名片箱，此外，還可以使用便攜式的電子記事簿，把名片資料輸入，隨時可以查找。2．名片的分類方法對名片進行分類，可以有效地管理、查找名片。3．名片的整理方法對名片進行適當?shù)恼?，可以便于保存和查找名片?98。對于超大型的名片，應該將其仔細修剪成正常尺寸，或者用計算機另外打一張，也可縮小影印后再建檔。198。收到名片后，應在空白處記下見面日期、地點、談話主題和重點、對方特征、業(yè)務項目，便于以后回想。198。對于長期中止聯(lián)絡的人的名片，可以將其過濾出來，放在固定的地方，或者丟棄，否則日積月累，名片會泛濫成災。198。如果客戶變更了地址、電話，秘書應主動向客戶要張新名片，將舊名片更換掉，或者在名片上進行更正、補充。運用電腦管理檔案在現(xiàn)代社會中，電腦是必備的辦公工具，利用電腦來管理檔案是秘書應該掌握的技能。1．利用文件夾管理檔案建立專門的文件夾來管理檔案是一種科學的做法。文件夾可以根據(jù)檔案的內(nèi)容和自己的習慣進行分組，否則檔案會越積越多。全部存在Ｃ盤或Ｅ盤同一個目錄下，當需要某一個資料的時候，僅僅是瀏覽各個文件夾的名稱就要消耗很多的時間和精力?！九e例】對于專業(yè)秘書訓練的資料，可以在總文件夾里根據(jù)內(nèi)容的不同建立各個子文件夾，比如外形包裝、社交禮儀、崗位技能等，每個文件夾里存放各類具體的培訓教材，這樣就便于進行尋找、修改以及管理各部分的資料。2．定期備份檔案備份是保證檔案不丟失的最好辦法，檔案備份的方法有以下幾種：198。最簡單的方法直接將檔案進行復制并存到另一個檔案路徑，但是一旦硬盤發(fā)生了問題，備份的檔案也會丟失。198。ＮＯＲＴＯＮ ＧＨＯＳＴ2002把整個硬盤或硬盤分割扇區(qū)所有檔案做為映像文件，當系統(tǒng)損毀時通過映像文件直接覆蓋硬盤或磁盤來恢復系統(tǒng)，并提供硬盤及磁盤的直接拷貝映像文件的檢視及編修功能。198。數(shù)據(jù)處理器（Ｄａｔａ Ｐｒｏｃｅｓｓ Ｕｔｉｌｉｔｙ）專門用來備份編輯中的檔案，可以針對同一件檔案進行多份備份。198。壓縮程序當檔案必須存放在磁盤時，可以通過壓縮方式進行區(qū)分，這樣以后可以解壓縮使用。198。Ｗｉｎｄｏｗｓ備份精靈如果把檔案存在“我的文檔”中，就會自動把資料備份一份。198。光盤刻錄機可以將檔案刻錄到光盤中保存，這種方式比較簡單、可靠。3．對重要文檔進行加密對于一些重要的、機密的資料，人們必須具有保密意識，否則機密的泄漏會給公司、企業(yè)以及個人帶來很大的危害。要避免在無意中被別人看到機密，使用者就需要對自己的重要文檔進行加密。ｏｆｆｉｃｅ程序中提供了加密的功能，專業(yè)秘書應該學會應用該功能。Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ的加密步驟很類似，其具體步驟如下：圖3－1 文檔加密步驟示意圖【自檢】電腦在現(xiàn)代辦公中發(fā)揮著重要的作用，您會使用電腦來管理文檔嗎？請?zhí)顚懴旅娴谋砀?。檢查自己是否已經(jīng)掌握了剛才所學的知識。操作要求操作方法或步驟建立文件夾備份檔案對重要文檔加密見參考答案3－2【本講小結】本講介紹了數(shù)字時代的檔案管理。首先，講解了檔案管理的基本原則和管制方法；其次，列舉了包括抽屜式直立檔案管理、開放式橫向檔案管理、穿孔活頁夾等在內(nèi)的七種常見的檔案管理方法；然后，介紹了檔案管理的技巧，即運用顏色進行管理、尺寸要統(tǒng)一、檔案的擺放技巧以及檔案的分類方式；接下來，提出要管理好名片，包括管理名片的工具、名片的分類方法、名片的整理方法三個方面；最后，強調(diào)了必須要學會用電腦來管理文檔，分別講解了建立文件夾、備份文檔、給重要文檔加密等內(nèi)容。在數(shù)字時代，一定要努力學習、勤于鉆研，做到熟練的運用電腦來管理檔案?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________如何建立專業(yè)形象秘書的形象常常代表著公司的形象，所以秘書一定要注意自己的儀表。秘書的專業(yè)形象包括穿著、精神、態(tài)度、語言、動作等多方面的內(nèi)容，只有一一進行訓練，才能使自己的形象變得完美。優(yōu)雅的儀態(tài)能夠顯示一個人的教養(yǎng)和內(nèi)涵，使別人不由自主的對他（她）產(chǎn)生好感，所以儀態(tài)訓練是一名優(yōu)秀秘書的必修課。1．從容不迫的走路姿勢模特們在舞臺上走一字步，確實很好看，但是對工作中的秘書來說，這種步法并不實用。對秘書來說，走路的姿勢要自然、穩(wěn)重、從容不迫，收腹、抬頭挺胸，兩只腳走成平行線。2．優(yōu)雅得體的站姿秘書在站立的時候一般采用丁字步，這樣站的好處是，因為弧度的傾斜，側身的時候會有三條線：一個是臀線，一個是腰線，一個是胸線，這三條線形成一個曲線，看起來會比較優(yōu)雅。如果采用立正式的站姿，短時間站立還可以忍受，站久了就會覺得很疲倦，因為兩只腳平放在地面上，久而久之雙腿會發(fā)麻。而采用丁字步的站法，可以左腳在前，把重心放在右邊，過一段時間站累了，可以不露痕跡地把重心移到左邊，讓右腳輕松一下，這樣兩只腳就可以輪流休息了。如果是男秘書，站立的時候兩腳應稍微跨開，保持一定的距離，手輕輕地放在腹部或者貼在大腿側，要注意的是，一定要精神抖擻。3．穩(wěn)重端莊的坐姿坐的姿勢非常重要，因為人們?nèi)粘Ｗ臅r間很長，平時工作、開會或與朋友聚會的時候，大部分時間都是坐著的，而有些人有各種不良的坐姿習慣，比如抖腿、駝腰、過于前傾或后倒等等，這些都會給人留下不好的印象。坐的時候要保持身體的挺直，大概坐椅子的三分之二，雙手輕輕的擱在大腿中央，至于男士，可以將雙手放在大腿兩側，男士也可以兩腳稍微跨開，與肩同寬。有的人習慣翹腳，同時將身體歪在一邊，這個動作會影響自己的專業(yè)形象，應避免采用這種坐姿。當與他人談話或傾聽他人的意見時，身體應輕微地向前傾，表示對對方的尊重和重視，但是不要過于前傾，否則會顯得不自然。4．適當?shù)闹w語言人們在說話的時候經(jīng)常要運用手勢，手勢運用得當，能夠有效地增加說話的效果，但是如果運用不當，則會適得其反。有的手勢在某些地方具有特定的含義，我們要先弄清楚具體含義再使用，比如在馬來西亞，豎起一根手指是罵人的動作，如果隨便使用，很有可能會引起誤會。此外，人們還可以運用眼神來進行表達，尤其在面對客戶的時候，雙眼注視客戶是表示對客戶的尊重和對客戶意見的重視，反之，如果眼睛到處亂看，或者一直垂下眼簾不看客戶，則會給客戶留下很不好的印象。男性的穿著藝術1．正裝上班族的穿著有一個基本的原則，那就是根據(jù)場合選擇服裝，比如陪同主管去應酬，就要穿得正式一些，如果是公司組織出去郊游，則應該穿得休閑一些。198。西裝西裝分為很多款式，有單排扣的，有雙排扣的。選擇西裝款式的主要依據(jù)除了流行因素以外，就是身高了：個子比較矮小的男士，最好不要選擇雙排扣的西裝，因為雙排扣的西裝會使腿顯得短；對于身材比較高的男士，雙排扣的西裝是一個不錯的選擇，會使你顯得更加挺拔。西裝的長度標準一般是：當手下垂的時候，西裝外套的邊緣剛好貼在手背?？傊x擇西裝的目的就是拉長身材，使自己顯得高大挺拔，而不是壓縮自己的身高。198。襯衫與西裝搭配可以選擇小翻領的襯衫，高領襯衫，或者豎領襯衫。選擇襯衫的基本原則是款式要簡潔，顏色不能過于花哨，尤其是上班時穿的襯衫，一定要大方、穩(wěn)重，這樣才能給人以可信賴的感覺。前兩年非常流行條紋式的襯衫，近年又開始流行淺色的襯衫，如米黃色的、鵝黃色的、粉紅色的、粉紫色的等等，要注意不是所有流行的衣服都適合上班的時候穿著，對于那些過于復雜或夸張的服裝，最好留在下班以后或者休閑娛樂時再穿。198。領帶隨著時尚潮流的變化，領帶的寬度長了又減，減了又長，不管怎樣，選擇適合自己的領帶是一位男士所必備的。在選擇領帶的時候，一般要根據(jù)當年的流行因素選擇一兩條領帶，但是不要太多，因為時尚是經(jīng)常變化的，而且?guī)啄曛笥謺喕?。佩帶領帶時，很多時候要用領帶夾，領帶夾的使用也很有講究，男士上衣的左胸口部位一般有一個口袋，這個口袋的中間位置就是夾領帶夾的標準高度，如果太低會使得上半身拉長，如果太高則會凸現(xiàn)大腹便便。2．服裝配件服裝配件包括皮帶、皮鞋、襪子、眼鏡等等，這些配件是整體著裝的點睛之筆，專業(yè)秘書不但要使配件與正裝搭配得當，而且可以通過配件來顯示自己的品味和修養(yǎng)。3．禮服在一些非常正式的場合，男士必需穿禮服出席，比如參加一個國際會議，舉行一個晚宴，這時禮服就是必備的服裝了。禮服又分為早禮服、晚禮服和燕尾服，下面將分別進行介紹：198。早禮服（Ｍｏｒｎｉｎｇ Ｃｏａｔ）早禮服盛行于18～19世紀的上流社會，適用于在早晨至下午6點前的典禮，一般是單排扣或者只有一粒鈕扣，禮服的下擺順著腰際斜削下來，目前只有在非常正式的場合，才會看到早禮服。198。晚禮服（Ｆｏｒｍａｌ ｄｒｅｓｓ）晚禮服出現(xiàn)于18世紀初期，現(xiàn)在在各種正式的宴會中最常用的就是晚禮服，晚禮服一般就是小禮服，這種禮服的衣領部位常常鑲綢緞，有的是絲瓜領，有的是標準的西裝領，在腰際平行裁剪，由腰側斜下