南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)[用戶需求說明書(編輯修改稿)
2024-08-16 12:01 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 .......................................................................13 與信息門戶系統(tǒng)的對(duì)接 ................................................................................................13 性能 ................................................................................................................................13 安全 ................................................................................................................................141 / 161 引言 編寫目的本功能說明書描述了南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)的功能需求。主要依據(jù)是南京農(nóng)業(yè)大學(xué)兩辦的辦公業(yè)務(wù)需求，主要目的是整理用戶的業(yè)務(wù)描述并使之確定化，提供由南京農(nóng)業(yè)大學(xué)和金智教育信息技術(shù)有限公司雙方共同確定的開發(fā)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)需求目標(biāo)，并對(duì)所實(shí)現(xiàn)的軟件功能做全面的規(guī)格描述，以便進(jìn)行下一步的設(shè)計(jì)工作。同時(shí)，在用戶業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上，經(jīng)過需求分析和數(shù)據(jù)整理，以向整個(gè)開發(fā)期提供關(guān)于南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)的技術(shù)信息和整體描述，成為軟件開發(fā)的技術(shù)基礎(chǔ)，也作為系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)及測(cè)試、驗(yàn)收依據(jù)。本說明書將作為系統(tǒng)測(cè)試的基本依據(jù)和系統(tǒng)驗(yàn)收的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。本說明書同時(shí)提供給用戶和設(shè)計(jì)開發(fā)人員及相關(guān)測(cè)試人員，經(jīng)雙方協(xié)商后定稿。 文檔書寫約定OA 為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 術(shù)語定義無2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能需求 系統(tǒng)總體目標(biāo)本系統(tǒng)以南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公信息的采集和處理為中心，覆蓋學(xué)校兩辦日常行政辦公各個(gè)方面，通過計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)存儲(chǔ)、處理和發(fā)布學(xué)校辦公信息，從而使學(xué)校日常辦公實(shí)現(xiàn)無紙化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。 系統(tǒng)框架2 / 16通過對(duì)南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公環(huán)境和業(yè)務(wù)流程的分析，我們提出南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能需求，OA 的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要包含內(nèi)容為：公文管理（發(fā)文管理、收文管理、請(qǐng)示報(bào)告、督辦管理） ；日常事務(wù)（會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議管理、接待管理） ；個(gè)人辦公（待辦事宜、常用意見、個(gè)人配置） ；系統(tǒng)管理（用戶管理、部門管理、群組管理、角色管理、權(quán)限分配、模塊管理、模板管理、數(shù)據(jù)字典、系統(tǒng)日志） ，下面分別詳細(xì)描述。 公文處理 發(fā)文管理實(shí)現(xiàn)發(fā)文的網(wǎng)上擬稿、部門領(lǐng)導(dǎo)審核、跨部門會(huì)簽、審稿、簽發(fā)、編號(hào)、成文、用印、校對(duì)、發(fā)布、歸檔等功能，其中管理員用戶可以定制文件流轉(zhuǎn)過程，系統(tǒng)按照預(yù)先定義的工作流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)提供嚴(yán)密的授權(quán)管理，保證文件不被未授權(quán)人處理和查看，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔傳遞過程中有效的實(shí)時(shí)監(jiān)控，保證文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)準(zhǔn)確。發(fā)文表單的字段有：標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、緩急（一般、緊急、加急） 、主送、抄送、抄報(bào)、擬稿部門、擬稿人、擬稿日期、標(biāo)題、主題詞、附件、文件日期、簽發(fā)人等。發(fā)文管理的功能組成如下：? 痕跡保留：通過保留 WORD 文檔的修訂痕跡來實(shí)現(xiàn)區(qū)別不同人員的修改。? 發(fā)文擬稿：由擬稿人選擇公文流轉(zhuǎn)類型編寫并填寫相關(guān)的文稿信息；同時(shí)按照預(yù)先定義的流程進(jìn)行發(fā)送。? 部門審核：審稿人員審核并提出意見，修改文稿并保留修改痕跡。? 發(fā)文會(huì)簽：由部門秘書發(fā)給是相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽并提出修改意見，修改文稿并保留修改痕跡。? 辦公室審稿：審稿人員審核并提出意見，修改文稿并保留修改痕跡。? 發(fā)文簽發(fā)：擬稿部門秘書將文件送給會(huì)簽部門電子公文秘書，再由相應(yīng)會(huì)簽部門電子公文秘書將文件送給本部門領(lǐng)導(dǎo)審簽。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)填寫部門會(huì)簽意見，修改文稿并保留修改痕跡。? 文件發(fā)送：將文件發(fā)送到各部門相關(guān)人員。? 意見查閱：只要流轉(zhuǎn)過程中用戶都可以查閱文件處理過程中別人簽署的意見。? 文件查詢：通過各種條件組合，實(shí)現(xiàn)查詢。3 / 16? 流程跟蹤：自動(dòng)跟蹤并顯示文件的流轉(zhuǎn)過程，可以查看流轉(zhuǎn)的情況，文件流轉(zhuǎn)時(shí)間，經(jīng)手人，執(zhí)行的操作，將要執(zhí)行的操作。? 發(fā)文傳閱：校級(jí)秘書可以將文件傳閱給校領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門電子公文秘書，各部門電子公文秘書可以將收到的發(fā)文傳閱給本部門的相關(guān)人員。? 自動(dòng)編號(hào)：文件每年度按機(jī)關(guān)代字的流水自動(dòng)進(jìn)行編號(hào)，其中機(jī)關(guān)代字，系統(tǒng)提供可以維護(hù)功能。各部門的機(jī)關(guān)代字與各部門綁定，發(fā)文編號(hào)在各部門領(lǐng)導(dǎo)審批通過后由各部門電子公文秘書完成，各部門只能按自己部門的機(jī)關(guān)代字進(jìn)行編號(hào)。? 電子簽章：流程中有用印權(quán)限的人員可以在正文（Word）文件加蓋電子印章的功能。加蓋電子印章的 Word 文件不可再修改。如實(shí)在要修改，需要將文件撤消印章后才可再修改。修改完后再重新加蓋電子印章。? 模板定義：管理員可自定義各類公文的紅頭模板，包括文件內(nèi)容格式和排版格式。模板制作使用 Word 文檔，方便易用。? 發(fā)文登記簿：對(duì)于辦理完成的文件，系統(tǒng)提供發(fā)文登記簿方便統(tǒng)計(jì)查詢。? 流程收回：供發(fā)送人收回已經(jīng)發(fā)送的發(fā)文，避免由于接收人外出或有事的情況下延誤發(fā)文過程。收回功能必須在提交的下一步處理人未將文件提交至下一環(huán)節(jié)時(shí)才可以使用。? 流程跟蹤：自動(dòng)跟蹤并顯示文件的流轉(zhuǎn)過程，可以查看流轉(zhuǎn)的情況，文件流轉(zhuǎn)時(shí)間，經(jīng)手人，執(zhí)行的操作，將要執(zhí)行的操作。? 流程催辦：流程管理員可以查看到所有在辦的文件狀態(tài)，流程管理員可以手工對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行催辦。每催辦一次，當(dāng)前處理人會(huì)收到收到一條待辦事宜提醒，并且待辦事宜標(biāo)題前會(huì)有“催辦
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