南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)[用戶需求說明書(已改無(wú)錯(cuò)字)
2022-08-17 12:01:18 本頁(yè)面
【正文】 ”的字樣。? 文件轉(zhuǎn)辦：如果文件的當(dāng)前處理人由于出差、休假等原因，不能及時(shí)處理待辦公文（事先未作授權(quán)） ，為了保障整個(gè)流程的流轉(zhuǎn)暢通，流程管理員可以文件轉(zhuǎn)給其他人處理。? 流程定義：管理員可以對(duì)流程進(jìn)行定義，可自己多個(gè)發(fā)文流程，如行政發(fā)文、黨委發(fā)文等?？啥x單獨(dú)每個(gè)流程的發(fā)啟權(quán)限、流程的管理監(jiān)控權(quán)限、流程的默認(rèn)查看權(quán)限等。學(xué)校發(fā)文流程圖如下圖：4 / 16部門發(fā)文流程圖如下圖：工學(xué)院流程單獨(dú)定制 收文管理（校外來(lái)文）收文管理主要對(duì)學(xué)校收到的外來(lái)文件進(jìn)行收文校辦登記、主任擬辦、校領(lǐng)導(dǎo)閱批、下發(fā)、歸檔、查詢等功能。用戶在登記收文的時(shí)候，首先需將紙質(zhì)文件掃描。用戶流程可以自行定義，文件按系統(tǒng)設(shè)置好的流程正常流轉(zhuǎn)。用戶可以查看、打印文件的流轉(zhuǎn)過程記錄（包括辦文的通知時(shí)間、辦理時(shí)間、辦理結(jié)果、意見、以及領(lǐng)導(dǎo)批示意見等） ；并對(duì)文檔進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控；主辦和協(xié)辦部門在網(wǎng)上的填寫意見；同時(shí)系統(tǒng)對(duì)于文件的權(quán)限有嚴(yán)格的限制。收文管理的主要功能組成如下：5 / 16? 收文登記：機(jī)要員進(jìn)行收文基本信息和內(nèi)容的錄入。對(duì)于接收到的文字材料，可以通過掃描儀先掃描成電子格式（PDF 格式） ，然后通過文件引入的方式引入到系統(tǒng)中。登記內(nèi)容包括文件標(biāo)題、主題詞、來(lái)文單位（可選） 、來(lái)文字號(hào)、份數(shù)、收文類別（可選） 、收文號(hào)（格式為：校收[年份]+流水+號(hào)） 、來(lái)文日期、收文日期、登記人、辦理期限、緊急程度（可選：選項(xiàng)有“一般” 、 “緊急” 、 “加急” ） 、來(lái)文原文、備注。其中收文日期、登記人系統(tǒng)自動(dòng)生成登記人員可以再進(jìn)行修改；緩急提供選擇功能，選擇項(xiàng)為一般、急件、特急；? 收文編號(hào)：編號(hào)規(guī)則為按收文類類別年度流水、系統(tǒng)提供收文自動(dòng)編號(hào)功能；? 收文擬辦：由擬辦的負(fù)責(zé)人填寫或選擇擬辦意見。? 收文辦理：供主辦部門和協(xié)辦部門相關(guān)人員填寫辦理意見。主辦部門由校級(jí)秘書通過流程“提交”操作將文件送達(dá)，主辦部門必須反饋辦理情況流程才能繼續(xù)下一環(huán)節(jié)。協(xié)辦部門由校級(jí)秘書通過“傳閱”操作將文件送達(dá)相關(guān)部門電子公文秘書，部門電子公文秘書可將文件進(jìn)行“二次傳閱” ， “二次傳閱”只能傳閱給本部門內(nèi)的用戶。協(xié)辦部門也可能填寫意見或辦理情況。? 收文登記簿：對(duì)于完成收文登記的文件，系統(tǒng)提供收文登記簿方便統(tǒng)計(jì)查詢。? 文件轉(zhuǎn)辦：辦理過程中模塊管理員有督辦和催辦功能，并可更改受理人；? 收文傳閱：接收人可以將收到的收文傳閱給本部門的相關(guān)人員。? 文件查詢：通過收文日期、來(lái)文日期、原文文號(hào)、收文字號(hào)、文件標(biāo)題、來(lái)文機(jī)關(guān)字段、文件日期等各種條件組合，檢索出符合條件的收文。? 流程收回：供發(fā)送人收回已經(jīng)發(fā)送的發(fā)文，避免由于接收人外出或有事的情況下延誤發(fā)文過程。收回功能必須在提交的下一步處理人未將文件提交至下一環(huán)節(jié)時(shí)才可以使用。? 流程跟蹤：自動(dòng)跟蹤并顯示文件的流轉(zhuǎn)過程，可以查看流轉(zhuǎn)的情況，文件流轉(zhuǎn)時(shí)間，經(jīng)手人，執(zhí)行的操作，將要執(zhí)行的操作。? 流程催辦：流程管理員可以查看到所有在辦的文件狀態(tài)，流程管理員可以手工對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行催辦。每催辦一次，當(dāng)前處理人會(huì)收到收到一條待辦事宜提醒，并且待辦事宜標(biāo)題前會(huì)有“催辦”的字樣。6 / 16? 文件轉(zhuǎn)辦：如果文件的當(dāng)前處理人由于出差、休假等原因，不能及時(shí)處理待辦公文（事先未作授權(quán)） ，為了保障整個(gè)流程的流轉(zhuǎn)暢通，流程管理員可以文件轉(zhuǎn)給其他人處理。? 流程定義：管理員可以對(duì)流程進(jìn)行定義，可定義流程的發(fā)啟權(quán)限、流程的管理監(jiān)控權(quán)限、流程的默認(rèn)查看權(quán)限等。目前已定義了收文流程。收文流程如下圖： 請(qǐng)示報(bào)告校內(nèi)請(qǐng)示是學(xué)校內(nèi)部各部門向校辦或向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示工作的一種方式。該系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)校內(nèi)請(qǐng)示的網(wǎng)上起草、部門領(lǐng)導(dǎo)審批、會(huì)簽、校辦主任審核（擬辦） 、校領(lǐng)導(dǎo)批示、部門辦理、歸檔、統(tǒng)計(jì)查詢等功能。用戶可以定制文件流轉(zhuǎn)過程，系統(tǒng)按照預(yù)先定義的工作流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)；系統(tǒng)提供嚴(yán)密的授權(quán)管理，保證文件不被未授權(quán)人處理和查看，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔傳遞過程中有效的實(shí)時(shí)監(jiān)控，保證文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)準(zhǔn)確。校內(nèi)請(qǐng)示表單的字段有：標(biāo)題、事由、申請(qǐng)人、申請(qǐng)部門、聯(lián)系方式、部門編號(hào)、學(xué)校編號(hào)、主辦部門、備注、附件等。7 / 16校內(nèi)請(qǐng)示流程如下圖： 督辦管理實(shí)現(xiàn)督辦單制作、通知、跟蹤、人工催辦、承辦人承辦、督辦結(jié)果反饋、統(tǒng)計(jì)查詢等功能。督辦流程可自行定義，督辦單按設(shè)置好的流程正常流轉(zhuǎn)。督辦人員可以查看、打印督辦單流轉(zhuǎn)過程記錄，對(duì)未按時(shí)完成事項(xiàng)進(jìn)行催辦單。督辦管理表單字段如下：制發(fā)日期、完成時(shí)限、標(biāo)題、文件編號(hào)、會(huì)辦時(shí)間、負(fù)責(zé)部門、督辦人、聯(lián)系電話、電子郵箱、督辦類別（閱知、跟蹤反饋、其他） 、附件、督辦事由、辦理情況（需要加填寫提示，若完成請(qǐng)寫明完成情況、若未完成請(qǐng)寫明進(jìn)展情況和仍需解決的問題）督辦管理的功能組成如下：? 督辦流程可自行定義，督辦單按設(shè)置好的流程正常流轉(zhuǎn)。? 督辦人員可以查看、打印督辦單流轉(zhuǎn)過程記錄，對(duì)未按時(shí)完成事項(xiàng)，制發(fā)催辦單。? 請(qǐng)示登記簿：對(duì)于所有的請(qǐng)示報(bào)告文件，系統(tǒng)提供請(qǐng)示登記簿方便統(tǒng)計(jì)查詢。8 / 16? 督辦單由辦公室工作人員登記發(fā)起。督辦流程描述如下：辦公室工作人員登記督辦單后，發(fā)送給辦公室領(lǐng)導(dǎo)，辦公室領(lǐng)導(dǎo)同意后發(fā)送至辦公室督查科，辦公室督查科再分發(fā)到具體辦理部門，部門辦理結(jié)束將結(jié)果反饋至督查科，督查科反饋至辦公室領(lǐng)導(dǎo)要按程序和要求報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)。督辦管理流程如下： 日常事務(wù) 會(huì)議管理會(huì)議管理包括會(huì)議的創(chuàng)建與發(fā)布、與會(huì)人反饋是否參會(huì)、以及實(shí)際到會(huì)情況的匯總統(tǒng)計(jì)。 會(huì)議的創(chuàng)建與發(fā)布黨辦和校辦指定專人創(chuàng)建會(huì)議，會(huì)議信息內(nèi)容包括：會(huì)議標(biāo)題、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、備注、與會(huì)人、抄送等。會(huì)議發(fā)布后，與會(huì)人和抄送對(duì)象會(huì)收到會(huì)議提醒。與會(huì)人是指實(shí)際要參會(huì)的人員，抄送對(duì)象主要是讓他們提醒本部門內(nèi)的與會(huì)人
環(huán)評(píng)公示相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1