【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 同的顏色，病例室的工作人員根據(jù)管子的顏色，就知道應(yīng)該把病歷放到哪個(gè)區(qū)域。開放式的檔案管理一目了然，便于檢索，取資料的時(shí)候比較容易，其缺點(diǎn)是任何人都可以查閱，使用頻繁，容易遺失，不適用于機(jī)密性的檔案管理。3．穿孔式活頁(yè)夾穿孔式的活頁(yè)夾最大的優(yōu)點(diǎn)就是易于保存資料，不必?fù)?dān)心資料次序錯(cuò)亂或遺失。其缺點(diǎn)是必須先對(duì)文件資料進(jìn)行打孔作業(yè)，有孔資料需要改孔，有些檔案、樣品格式會(huì)被夾住，或被穿孔破壞，無(wú)法展現(xiàn)完整內(nèi)容。這種方式一般用來(lái)保存重要的參考目錄等。4．檔案盒檔案盒的一般規(guī)格是，寬315ｍｍ，高220ｍｍ，深100ｍｍ，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)在全世界通用。這種檔案盒的特點(diǎn)是能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)單元化、分類分盒放好，適合用來(lái)存放新產(chǎn)品開發(fā)企劃書、資料影印文件、圖片、慣用表格、常用記事本等資料。5．金屬文件夾金屬文件夾里面有一個(gè)彈簧片，可以很方便地拉起來(lái)，再扣下去，夾住資料。金屬文件夾適合于開會(huì)的時(shí)候或者批閱資料的時(shí)候使用，可以隨時(shí)取放資料，其缺點(diǎn)是不能存放太多的資料，而且容易脫落。6．透明資料袋透明資料袋一般被用來(lái)暫時(shí)保存文件資料，使得資料不會(huì)被弄濕、弄臟或弄丟，它的好處是方便拿取，因?yàn)橥该?，人們一眼就知道里面放的是什么資料。如果不是很重要的資料，都可以暫時(shí)用透明資料袋來(lái)保存。7．兩層或四層資料盒這種資料盒一般放在桌面上，人們可以隨時(shí)拿取其中的資料，像表格、便條紙或者其他經(jīng)常用到的東西，都可以放在資料盒里。四層的資料盒一般上面兩層放本年度的相關(guān)檔案或者經(jīng)常需要查閱的資料，下面兩層放去年的或其他不常用的資料，這是根據(jù)人的身體特征來(lái)設(shè)計(jì)的，四層的資料盒中，上面兩層便于拿取，所以放常用的資料，下面兩層要躬身拿取，所以放不常用的資料。【自檢】請(qǐng)做下面的連線題，把各種檔案管理方式與它們的特點(diǎn)連起來(lái)。1．透明資料袋 ａ．易于保密，不易損壞2．抽屜式直立檔案柜 ｂ．具有標(biāo)準(zhǔn)的尺寸3．檔案盒 ｃ．一眼就可以判斷里面裝的是什么資料4．金屬文件夾 ｄ．檢索方便，容易拿取5．開放式橫向檔案柜 ｅ．可以隨時(shí)取放資料，但不能放太多見參考答案3－1檔案管理的方法檔案管理要有具體的管制方法。有些檔案一旦被借出，如果不能進(jìn)行有效的管理，到最后就會(huì)無(wú)從查找，不了了之，造成檔案的遺失或損壞，所以要設(shè)計(jì)完善的借出卡，在借出卡上詳細(xì)地記錄檔案的借出日期、檔名、借閱人姓名及歸還日期等信息，將每個(gè)檔案都落實(shí)到某個(gè)具體的人負(fù)責(zé)。1．運(yùn)用顏色管理運(yùn)用顏色來(lái)區(qū)分不同的檔案是一種直接有效的方法，通過這種方法可以一目了然地找到所需要的資料。在運(yùn)用顏色管理的時(shí)候，有如下幾個(gè)方面要注意：198。使用顏色區(qū)分時(shí)，顏色種類不宜太多，一般以紅、藍(lán)、黃、褐、綠五色為佳，中間色及粉嫩色容易造成混淆，要盡量少用。198。檔案夾本身要用同一色系，一般不采用檔案夾的顏色來(lái)區(qū)分檔案，顏色太多，會(huì)使人眼花繚亂，不能區(qū)分。198。應(yīng)該避免同時(shí)使用過于接近的顏色，比如青色、藍(lán)色、紫藍(lán)色等，顏色太過接近，不容易一眼就區(qū)分開來(lái)。198。顏色如果不夠用，可以增加卷標(biāo)，如貼二個(gè)紅色卷標(biāo)或粘貼一個(gè)紅色一個(gè)藍(lán)色表示不同的檔案，5種顏色互相配合，可得出若干種不同組合，應(yīng)用的范圍就更廣了。此外，還可以考慮顏色和數(shù)字的組合，比如紅黃2等等，使得檔案區(qū)域無(wú)限的延伸。2．尺寸要統(tǒng)一要想進(jìn)行高效率的檔案管理，應(yīng)該使資料具有統(tǒng)一的規(guī)格和尺寸，這樣才能便于辨認(rèn)和管理。3．檔案堆放的技巧檔案應(yīng)該豎起來(lái)擺放，整齊的排列，這樣相關(guān)人員尋找資料的時(shí)候就可以一目了然，而且可以很方便地取出來(lái)。如果一層層地疊放資料，上面的資料壓著下面的資料，要想拿下面的資料就比較困難，需要費(fèi)力的抽出來(lái)，而且不容易找到相關(guān)資料。4．檔案的分類方式一般有五種檔案分類方式：198。按對(duì)象劃分根據(jù)資料來(lái)自何人，與哪些企業(yè)有關(guān)進(jìn)行劃分。198。按主題劃分根據(jù)不同的主題進(jìn)行劃分，比如把資料分成技術(shù)開發(fā)領(lǐng)域的資料和銷售領(lǐng)域的資料，或者按照產(chǎn)品名稱區(qū)分資料。198。按形式劃分根據(jù)形式的不同進(jìn)行劃分，如適用于會(huì)議記錄的資料，或者規(guī)定格式的文檔等。198。按項(xiàng)目劃分項(xiàng)目也叫專案，可以針對(duì)某個(gè)具體的項(xiàng)目劃分檔案，比如要做情人節(jié)的專案，可以把歷年來(lái)情人節(jié)的專案資料進(jìn)行歸類、分析。198。按時(shí)間劃分按時(shí)間劃分是比較常用的分類方法，比如可將2002年的資料都收集在一個(gè)資料夾里，將2003年的資料收集在另一個(gè)資料夾里。名片的檔案管理名片雖然小，卻是人們拓展人際關(guān)系的橋梁，所以要認(rèn)真地收集好名片，作為秘書，還要替上司管理好名片，在上司需要的時(shí)候，能隨時(shí)為他找到所需的名片。1．管理名片的工具我們常?？吹接行┤税衙孟鹌とθζ饋?lái)，隨意放在抽屜里，這樣做容易造成名片的破損或丟失，我們應(yīng)該利用專門的工具來(lái)存放名片。當(dāng)名片的數(shù)量較少時(shí)，可以使用最常見的名片簿，當(dāng)名片的數(shù)量較多時(shí)，可以使用名片箱，此外，還可以使用便攜式的電子記事簿，把名片資料輸入，隨時(shí)可以查找。2．名片的分類方法對(duì)名片進(jìn)行分類，可以有效地管理、查找名片。3．名片的整理方法對(duì)名片進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼?，可以便于保存和查找名片?98。對(duì)于超大型的名片，應(yīng)該將其仔細(xì)修剪成正常尺寸，或者用計(jì)算機(jī)另外打一張，也可縮小影印后再建檔。198。收到名片后，應(yīng)在空白處記下見面日期、地點(diǎn)、談話主題和重點(diǎn)、對(duì)方特征、業(yè)務(wù)項(xiàng)目，便于以后回想。198。對(duì)于長(zhǎng)期中止聯(lián)絡(luò)的人的名片，可以將其過濾出來(lái)，放在固定的地方，或者丟棄，否則日積月累，名片會(huì)泛濫成災(zāi)。198。如果客戶變更了地址、電話，秘書應(yīng)主動(dòng)向客戶要張新名片，將舊名片更換掉，或者在名片上進(jìn)行更正、補(bǔ)充。運(yùn)用電腦管理檔案在現(xiàn)代社會(huì)中，電腦是必備的辦公工具，利用電腦來(lái)管理檔案是秘書應(yīng)該掌握的技能。1．利用文件夾管理檔案建立專門的文件夾來(lái)管理檔案是一種科學(xué)的做法。文件夾可以根據(jù)檔案的內(nèi)容和自己的習(xí)慣進(jìn)行分組，否則檔案會(huì)越積越多。全部存在Ｃ盤或Ｅ盤同一個(gè)目錄下，當(dāng)需要某一個(gè)資料的時(shí)候，僅僅是瀏覽各個(gè)文件夾的名稱就要消耗很多的時(shí)間和精力。【舉例】對(duì)于專業(yè)秘書訓(xùn)練的資料，可以在總文件夾里根據(jù)內(nèi)容的不同建立各個(gè)子文件夾，比如外形包裝、社交禮儀、崗位技能等，每個(gè)文件夾里存放各類具體的培訓(xùn)教材，這樣就便于進(jìn)行尋找、修改以及管理各部分的資料。2．定期備份檔案?jìng)浞菔潜ＷC檔案不丟失的最好辦法，檔案?jìng)浞莸姆椒ㄓ幸韵聨追N：198。最簡(jiǎn)單的方法直接將檔案進(jìn)行復(fù)制并存到另一個(gè)檔案路徑，但是一旦硬盤發(fā)生了問題，備份的檔案也會(huì)丟失。198。ＮＯＲＴＯＮ ＧＨＯＳＴ2002把整個(gè)硬盤或硬盤分割扇區(qū)所有檔案做為映像文件，當(dāng)系統(tǒng)損毀時(shí)通過映像文件直接覆蓋硬盤或磁盤來(lái)恢復(fù)系統(tǒng)，并提供硬盤及磁盤的直接拷貝映像文件的檢視及編修功能。198。數(shù)據(jù)處理器（Ｄａｔａ Ｐｒｏｃｅｓｓ Ｕｔｉｌｉｔｙ）專門用來(lái)備份編輯中的檔案，可以針對(duì)同一件檔案進(jìn)行多份備份。198。壓縮程序當(dāng)檔案必須存放在磁盤時(shí)，可以通過壓縮方式進(jìn)行區(qū)分，這樣以后可以解壓縮使用。198。Ｗｉｎｄｏｗｓ備份精靈如果把檔案存在“我的文檔”中，就會(huì)自動(dòng)把資料備份一份。198。光盤刻錄機(jī)可以將檔案刻錄到光盤中保存，這種方式比較簡(jiǎn)單、可靠。3．對(duì)重要文檔進(jìn)行加密對(duì)于一些重要的、機(jī)密的資料，人們必須具有保密意識(shí)，否則機(jī)密的泄漏會(huì)給公司、企業(yè)以及個(gè)人帶來(lái)很大的危害。要避免在無(wú)意中被別人看到機(jī)密，使用者就需要對(duì)自己的重要文檔進(jìn)行加密。ｏｆｆｉｃｅ程序中提供了加密的功能，專業(yè)秘書應(yīng)該學(xué)會(huì)應(yīng)用該功能。Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ的加密步驟很類似，其具體步驟如下：圖3－1 文檔加密步驟示意圖【自檢】電腦在現(xiàn)代辦公中發(fā)揮著重要的作用，您會(huì)使用電腦來(lái)管理文檔嗎？請(qǐng)?zhí)顚懴旅娴谋砀瘛z查自己是否已經(jīng)掌握了剛才所學(xué)的知識(shí)。操作要求操作方法或步驟建立文件夾備份檔案對(duì)重要文檔加密見參考答案3－2【本講小結(jié)】本講介紹了數(shù)字時(shí)代的檔案管理。首先，講解了檔案管理的基本原則和管制方法；其次，列舉了包括抽屜式直立檔案管理、開放式橫向檔案管理、穿孔活頁(yè)夾等在內(nèi)的七種常見的檔案管理方法；然后，介紹了檔案管理的技巧，即運(yùn)用顏色進(jìn)行管理、尺寸要統(tǒng)一、檔案的擺放技巧以及檔案的分類方式；接下來(lái)，提出要管理好名片，包括管理名片的工具、名片的分類方法、名片的整理方法三個(gè)方面；最后，強(qiáng)調(diào)了必須要學(xué)會(huì)用電腦來(lái)管理文檔，分別講解了建立文件夾、備份文檔、給重要文檔加密等內(nèi)容。在數(shù)字時(shí)代，一定要努力學(xué)習(xí)、勤于鉆研，做到熟練的運(yùn)用電腦來(lái)管理檔案。【心得體會(huì)】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________如何建立專業(yè)形象秘書的形象常常代表著公司的形象，所以秘書一定要注意自己的儀表。秘書的專業(yè)形象包括穿著、精神、態(tài)度、語(yǔ)言、動(dòng)作等多方面的內(nèi)容，只有一一進(jìn)行訓(xùn)練，才能使自己的形象變得完美。優(yōu)雅的儀態(tài)能夠顯示一個(gè)人的教養(yǎng)和內(nèi)涵，使別人不由自主的對(duì)他（她）產(chǎn)生好感，所以儀態(tài)訓(xùn)練是一名優(yōu)秀秘書的必修課。1．從容不迫的走路姿勢(shì)模特們?cè)谖枧_(tái)上走一字步，確實(shí)很好看，但是對(duì)工作中的秘書來(lái)說(shuō)，這種步法并不實(shí)用。對(duì)秘書來(lái)說(shuō)，走路的姿勢(shì)要自然、穩(wěn)重、從容不迫，收腹、抬頭挺胸，兩只腳走成平行線。2．優(yōu)雅得體的站姿秘書在站立的時(shí)候一般采用丁字步，這樣站的好處是，因?yàn)榛《鹊膬A斜，側(cè)身的時(shí)候會(huì)有三條線：一個(gè)是臀線，一個(gè)是腰線，一個(gè)是胸線，這三條線形成一個(gè)曲線，看起來(lái)會(huì)比較優(yōu)雅。如果采用立正式的站姿，短時(shí)間站立還可以忍受，站久了就會(huì)覺得很疲倦，因?yàn)閮芍荒_平放在地面上，久而久之雙腿會(huì)發(fā)麻。而采用丁字步的站法，可以左腳在前，把重心放在右邊，過一段時(shí)間站累了，可以不露痕跡地把重心移到左邊，讓右腳輕松一下，這樣兩只腳就可以輪流休息了。如果是男秘書，站立的時(shí)候兩腳應(yīng)稍微跨開，保持一定的距離，手輕輕地放在腹部或者貼在大腿側(cè)，要注意的是，一定要精神抖擻。3．穩(wěn)重端莊的坐姿坐的姿勢(shì)非常重要，因?yàn)槿藗內(nèi)粘Ｗ臅r(shí)間很長(zhǎng)，平時(shí)工作、開會(huì)或與朋友聚會(huì)的時(shí)候，大部分時(shí)間都是坐著的，而有些人有各種不良的坐姿習(xí)慣，比如抖腿、駝腰、過于前傾或后倒等等，這些都會(huì)給人留下不好的印象。坐的時(shí)候要保持身體的挺直，大概坐椅子的三分之二，雙手輕輕的擱在大腿中央，至于男士，可以將雙手放在大腿兩側(cè)，男士也可以兩腳稍微跨開，與肩同寬。有的人習(xí)慣翹腳，同時(shí)將身體歪在一邊，這個(gè)動(dòng)作會(huì)影響自己的專業(yè)形象，應(yīng)避免采用這種坐姿。當(dāng)與他人談話或傾聽他人的意見時(shí)，身體應(yīng)輕微地向前傾，表示對(duì)對(duì)方的尊重和重視，但是不要過于前傾，否則會(huì)顯得不自然。4．適當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言人們?cè)谡f(shuō)話的時(shí)候經(jīng)常要運(yùn)用手勢(shì)，手勢(shì)運(yùn)用得當(dāng)，能夠有效地增加說(shuō)話的效果，但是如果運(yùn)用不當(dāng)，則會(huì)適得其反。有的手勢(shì)在某些地方具有特定的含義，我們要先弄清楚具體含義再使用，比如在馬來(lái)西亞，豎起一根手指是罵人的動(dòng)作，如果隨便使用，很有可能會(huì)引起誤會(huì)。此外，人們還可以運(yùn)用眼神來(lái)進(jìn)行表達(dá)，尤其在面對(duì)客戶的時(shí)候，雙眼注視客戶是表示對(duì)客戶的尊重和對(duì)客戶意見的重視，反之，如果眼睛到處亂看，或者一直垂下眼簾不看客戶，則會(huì)給客戶留下很不好的印象。男性的穿著藝術(shù)1．正裝上班族的穿著有一個(gè)基本的原則，那就是根據(jù)場(chǎng)合選擇服裝，比如陪同主管去應(yīng)酬，就要穿得正式一些，如果是公司組織出去郊游，則應(yīng)該穿得休閑一些。198。西裝西裝分為很多款式，有單排扣的，有雙排扣的。選擇西裝款式的主要依據(jù)除了流行因素以外，就是身高了：個(gè)子比較矮小的男士，最好不要選擇雙排扣的西裝，因?yàn)殡p排扣的西裝會(huì)使腿顯得短；對(duì)于身材比較高的男士，雙排扣的西裝是一個(gè)不錯(cuò)的選擇，會(huì)使你顯得更加挺拔。西裝的長(zhǎng)度標(biāo)準(zhǔn)一般是：當(dāng)手下垂的時(shí)候，西裝外套的邊緣剛好貼在手背。總之，選擇西裝的目的就是拉長(zhǎng)身材，使自己顯得高大挺拔，而不是壓縮自己的身高。198。襯衫與西裝搭配可以選擇小翻領(lǐng)的襯衫，高領(lǐng)襯衫，或者豎領(lǐng)襯衫。選擇襯衫的基本原則是款式要簡(jiǎn)潔，顏色不能過于花哨，尤其是上班時(shí)穿的襯衫，一定要大方、穩(wěn)重，這樣才能給人以可信賴的感覺。前兩年非常流行條紋式的襯衫，近年又開始流行淺色的襯衫，如米黃色的、鵝黃色的、粉紅色的、粉紫色的等等，要注意不是所有流行的衣服都適合上班的時(shí)候穿著，對(duì)于那些過于復(fù)雜或夸張的服裝，最好留在下班以后或者休閑娛樂時(shí)再穿。198。領(lǐng)帶隨著時(shí)尚潮流的變化，領(lǐng)帶的寬度長(zhǎng)了又減，減了又長(zhǎng)，不管怎樣，選擇適合自己的領(lǐng)帶是一位男士所必備的。在選擇領(lǐng)帶的時(shí)候，一般要根據(jù)當(dāng)年的流行因素選擇一兩條領(lǐng)帶，但是不要太多，因?yàn)闀r(shí)尚是經(jīng)常變化的，而且?guī)啄曛笥謺?huì)輪回。佩帶領(lǐng)帶時(shí)，很多時(shí)候要用領(lǐng)帶夾，領(lǐng)帶夾的使用也很有講究，男士上衣的左胸口部位一般有一個(gè)口袋，這個(gè)口袋的中間位置就是夾領(lǐng)帶夾的標(biāo)準(zhǔn)高度，如果太低會(huì)使得上半身拉長(zhǎng)，如果太高則會(huì)凸現(xiàn)大腹便便。2．服裝配件服裝配件包括皮帶、皮鞋、襪子、眼鏡等等，這些配件是整體著裝的點(diǎn)睛之筆，專業(yè)秘書不但要使配件與正裝搭配得當(dāng)，而且可以通過配件來(lái)顯示自己的品味和修養(yǎng)。3．禮服在一些非常正式的場(chǎng)合，男士必需穿禮服出席，比如參加一個(gè)國(guó)際會(huì)議，舉行一個(gè)晚宴，這時(shí)禮服就是必備的服裝了。禮服又分為早禮服、晚禮服和燕尾服，下面將分別進(jìn)行介紹：198。早禮服（Ｍｏｒｎｉｎｇ Ｃｏａｔ）早禮服盛行于18～19世紀(jì)的上流社會(huì)，適用于在早晨至下午6點(diǎn)前的典禮，一般是單排扣或者只有一粒鈕扣，禮服的下擺順著腰際斜削下來(lái)，目前只有在非常正式的場(chǎng)合，才會(huì)看到早禮服。198。晚禮服（Ｆｏｒｍａｌ ｄｒｅｓｓ）晚禮服出現(xiàn)于18世紀(jì)初期，現(xiàn)在在各種正式的宴會(huì)中最常用的就是晚禮服，晚禮服一般就是小禮服，這種禮服的衣領(lǐng)部位常常鑲綢緞，有的是絲瓜領(lǐng)，有的是標(biāo)準(zhǔn)的西裝領(lǐng)，在腰際平行裁剪，由腰側(cè)斜下