【文章內(nèi)容簡介】 中的文檔包含一個或多個 Microsoft Office 簽名行時，收集簽名工作流才會對該文檔顯示。 處理審批工作流：該工作流支持記錄管理流程，通過允許參與者決定是保留還是刪除過期的文檔來管理文檔的過期和保留。處理審批工作流主要適用于記錄中心網(wǎng)站。 三態(tài)工作流：該工作流可用于管理需要組織跟蹤大量問題或項目（如客戶支持問題、潛在客戶或項目任務(wù)）的業(yè)務(wù)流程。 中文電子審批流程：該工作流類似于審批工作流，但是它使用指定的文檔庫并提供用戶參與其中的審批流程的個性化視圖。該工作流可以提供分層組織結(jié)構(gòu)圖，從該結(jié)構(gòu)圖可以選擇審批者，并允許審批者使用圖章控件，而不必使用簽名。該解決方案只適用于東亞版本的 Office SharePoint Server 2007。 翻譯管理工作流：該工作流通過創(chuàng)建要翻譯的文檔副本并將翻譯任務(wù)分配給翻譯人員來管理手動文檔翻譯流程。該工作流只可用于翻譯管理庫。 企業(yè)可以通過多種方式來自定義上述每個工作流。例如，當(dāng)用戶將工作流添加到列表、庫或內(nèi)容類型以使其能夠用于文檔或項目時，用戶可以自定義存儲了工作流信息的任務(wù)列表和歷史記錄列表。當(dāng)網(wǎng)站用戶針對文檔或項目啟動工作流時，用戶還可以通過指定參與者列表、截止日期和任務(wù)說明來進一步自定義工作流。支持自定義工作流雖然可以對 Office SharePoint Server 2007 中的預(yù)定義工作流進行某種程度的自定義以滿足不同需求，但是企業(yè)可能會選擇設(shè)計和開發(fā)適用于業(yè)務(wù)流程的、特有的工作流。根據(jù)業(yè)務(wù)流程的需求，工作流可以簡單，也可以復(fù)雜。開發(fā)人員可以創(chuàng)建由使用網(wǎng)站的人員啟動的工作流，也可以創(chuàng)建根據(jù)事件（例如當(dāng)創(chuàng)建或更改列表項目時）自動啟動的工作流。如果您的企業(yè)已開發(fā)并部署了自定義工作流，那么這些工作流可以與上述預(yù)定義工作流共同使用，也可以替代這些預(yù)定義工作流?？梢圆捎脙煞N方法為 Office SharePoint Server 2007 創(chuàng)建自定義工作流： 專業(yè)軟件開發(fā)人員可以通過使用 Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation 創(chuàng)建工作流。這些工作流包含自定義代碼和工作流活動，專業(yè)開發(fā)人員創(chuàng)建自定義工作流之后，服務(wù)器管理員即可在多個網(wǎng)站上部署這些工作流。 Web 設(shè)計人員可以通過使用 Web 設(shè)計程序（如 Microsoft Office SharePoint Designer 2007）設(shè)計無代碼工作流，以用于特定列表或庫。這些工作流是從可用工作流活動列表中創(chuàng)建的，創(chuàng)建工作流的 Web 設(shè)計人員可以將這些工作流直接部署到將使用它們的列表或庫。 使用工作流所涉及的步驟針對文檔或列表項目使用工作流涉及了多個步驟。每個步驟都可以由不同角色的人員來完成。例如，網(wǎng)站管理員可以使工作流可用于文檔庫，內(nèi)容創(chuàng)建者可以啟動工作流或修改正在執(zhí)行過程中的工作流，而另一個人（如文檔審閱者或?qū)徟撸┛梢酝瓿晒ぷ髁魅蝿?wù)。將工作流添加到列表、庫或內(nèi)容類型在使用工作流之前，必須先將工作流添加到列表、庫或內(nèi)容類型以使其可用于特定位置的文檔或項目。您必須具備管理列表權(quán)限 （權(quán)限：允許或限制訪問給定項目、列表、庫或網(wǎng)站的特定安全設(shè)置。）才能將工作流添加到列表、庫或內(nèi)容類型。在大多數(shù)情況下，網(wǎng)站管理員或管理特定列表或庫的個人可執(zhí)行此任務(wù)。針對文檔或項目啟動工作流將工作流添加到列表、庫或內(nèi)容類型以使其可用后，您可以針對特定文檔或項目啟動工作流（如果將工作流配置為允許手動啟動）。要啟動工作流，您可以從適用于文檔或項目的工作流列表中選擇所需工作流。如果必要，您還需要在表單中填寫該工作流所需的信息。根據(jù)設(shè)計和配置工作流的方式的不同，您還可以在針對文檔或項目啟動工作流時通過自定義選項（如參與者、截止日期和任務(wù)說明）來進一步自定義該工作流。修改正在執(zhí)行過程中的工作流在針對項目啟動工作流后，您可能需要更改工作流的行為方式。例如，啟動工作流后，啟動工作流的人員可能需要添加其他參與者?；蛘撸ぷ髁鲄⑴c者可能需要將其任務(wù)重新分配給另一個人，或者請求對作為該工作流中心的文檔或項目進行更改。您可以在工作流正在執(zhí)行的過程中，修改 Office SharePoint Server 2007 中包含的預(yù)定義工作流。如果您的組織已開發(fā)并部署了自定義工作流，那么可能允許更改正在執(zhí)行過程中的工作流。完成工作流任務(wù)任何需要人工交互的工作流事件均由工作流任務(wù)表示。當(dāng)工作流將任務(wù)分配給工作流參與者時，任務(wù)接收人可以完成該任務(wù)，也可以請求通過編輯工作流任務(wù)表單來更改該工作流。在 Office SharePoint Server 2007 中，工作流參與者可以在 SharePoint 網(wǎng)站上或直接在Microsoft Office 2007發(fā)布版中的客戶端程序中完成工作流任務(wù)。當(dāng)工作流參與者完成工作流任務(wù)或請求更改該工作流時，將提示服務(wù)器將工作流轉(zhuǎn)移到下一個相關(guān)步驟。跟蹤工作流狀態(tài)工作流所有者和參與者可以通過檢查與工作流相關(guān)的狀態(tài)頁來跟蹤工作流進度。狀態(tài)頁包含有關(guān)未完成的工作流任務(wù)的狀態(tài)信息。同時，它還包含與工作流相關(guān)的歷史記錄信息。Office SharePoint Server 2007 還包含能夠提供工作流歷史記錄聚合分析的報告工具。組織可以使用該分析查找流程中的瓶頸，或者確定一個組是否達到給定業(yè)務(wù)流程的效果目標(biāo)。Office SharePoint Server 2007 包含一些 Microsoft Office Excel 預(yù)定義報告，這些報告可以用于任何工作流。另外，工作流歷史記錄信息可以用作 SharePoint 列表數(shù)據(jù)源，并可以在其他程序（如 Microsoft Office Visio 200Microsoft Office Access 2007）或自定義業(yè)務(wù)流程監(jiān)控解決方案中使用和分析。Office SharePoint Server 2007工作流應(yīng)用場景為了能夠更好地描述工作流在 Office SharePoint Server 中的工作模式，我們建立了一個具體的應(yīng)用場景。在該場景中選用了Office SharePoint Server預(yù)定義的審批工作流，借助Office SharePoint Server 2007，所有的交互工作可以直接在 Office 2007 應(yīng)用程序中完成。如圖3所示，工作人員可以從Microsoft Office Word 2007中直接啟動工作流。如果部署了Office SharePoint Server 2007，只需單擊“ Office 按鈕”，就會看到“啟動工作流”命令。圖3 在Word 2007中啟動工作流然后，會打開“開始新的工作流”對話框，如圖4所示。圖4 “開始新的工作流”對話框單擊“審批”工作流區(qū)域中的“開始”命令以啟動工作流，打開如圖5所示的對話框。此時，用戶需要在預(yù)定義的審批工作流中指定一個審批者列表，并設(shè)置完成任務(wù)的時間以及其他一些選項。圖5 在審批對話框中設(shè)置審閱者等信息接下來，工作流將為審閱者列表中指定的人員發(fā)送電子郵件，郵件的發(fā)送次序?qū)⒏鶕?jù)列表中審閱者的名稱先后進行排序。審閱者便可以在Outlook 2007中接收到如圖6所示的信息。圖6 審閱者利用 Office Outlook 2007 接收到的審批郵件審閱者接收到審批郵件以后，在郵件正文中單擊文檔正文的鏈接。然后單擊郵件信息頂部的“編輯任務(wù)”命令，將打開審批意見編輯對話框，如圖7所示。圖7 工作流審批對話框盡管該審批內(nèi)容是通過Microsoft InfoPath 2007設(shè)計的，但是該工作流表單可以直接在Outlook 2007中顯示出來。然后，審批者可以添加一些審批意見，批準(zhǔn)或拒絕該文檔。信息檢索企業(yè)內(nèi)的信息檢索，包括搜索信息和人員2部分內(nèi)容。而企業(yè)信息檢索技術(shù)可以通過Microsoft Office 2007客戶端應(yīng)用程序和Microsoft Office SharePoint Server 2007實現(xiàn)。企業(yè)信息檢索面臨的挑戰(zhàn)我們發(fā)現(xiàn)當(dāng)今客戶面臨大量企業(yè)信息檢索的挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)主要來自于：企業(yè)和IT的需求企業(yè)需要為自身構(gòu)建信息檢索解決方案，這樣的信息檢索解決方案需要協(xié)助企業(yè)完成相關(guān)的內(nèi)容服務(wù)，并提供高質(zhì)量的搜索結(jié)果；同時通過安全性模型，只顯示用戶可以訪問的企業(yè)內(nèi)容，而且這個平臺是可擴展、易管理的。很多企業(yè)的檢索解決方案無法協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)容。企業(yè)中通常會有多個離散的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化資源庫，因此無法找到適當(dāng)?shù)臋z索邏輯來處理這些資源庫中的文檔和記錄。企業(yè)很難真正建立一個搜索解決方案，往往搜索結(jié)果和用戶的期望相差甚遠(yuǎn)，在完成檢索操作的時候生產(chǎn)力非常低下。企業(yè)需要在信息的易于訪問和安全性之間找到最佳契合點，當(dāng)對內(nèi)容進行檢索的時候既需要快速、容易地找到所需結(jié)果，又要確保內(nèi)容的安全性。為了能夠達到隱私策略的需求、并有效地保護知識產(chǎn)權(quán)，企業(yè)需要對用戶權(quán)限進行嚴(yán)格管理，使用戶只能夠檢索并訪問到那些與其權(quán)限相符的信息。企業(yè)級的信息檢索解決方案必須要滿足企業(yè)不斷擴展的需求——逐漸增加的信息量、提升可操作性、增加新內(nèi)容資源庫、文檔類型、系統(tǒng)的成本控制，此外信息檢索解決方案必須具有良好的可測量性、易管理性和可擴展性。處理企業(yè)中大量數(shù)據(jù)和時常被用戶忽略的隱性資源企業(yè)中大量的數(shù)據(jù)包含在不同的資源庫中，用戶在完成日常任務(wù)的過程中能否迅速找到所需內(nèi)容十分關(guān)鍵。例如，用戶希望找到用戶的聯(lián)系信息、指定的訂單信息以及完成訂單信息所需的庫存信息。這些數(shù)據(jù)通常會位于不同的信息存儲庫中，需要進行多次檢索并將最后的結(jié)果匯總到一起。另外，用戶還需要存取、訪問來自桌面計算機、郵件、文檔共享、公共Web站點中的信息。對于用戶而言如何找到適當(dāng)?shù)募夹g(shù)來解決所有這些問題，的確是一個不小的挑戰(zhàn)。另外，員工在工作過程中積累了大量寶貴的工作經(jīng)驗和知識財富，但通常不會對類似這樣的信息進行記錄，如何才能有效利用企業(yè)中類似這樣的資源呢？根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)得知，企業(yè)中高達80%的有效信息和知識是這種“隱性資源”——這些信息不是真實存在的物理數(shù)據(jù)，所以難以檢索和利用。用戶需要將這樣的隱性信息連接到網(wǎng)絡(luò)中，這樣就可以在遇到問題時及時獲取相關(guān)人員的協(xié)助。數(shù)據(jù)與信息的搜索和人員的搜索同樣重要，在適當(dāng)?shù)臅r間快速定位到相關(guān)人員，并與之進行信息交流，這樣的解決方案在很多企業(yè)中似乎尚不存在。用戶體驗的挑戰(zhàn)現(xiàn)如今，用戶需要在多個地方來搜索信息，并要使用不同的應(yīng)用程序（每種程序都有自己的搜索引擎和用戶界面）。這意味著用戶必須頻繁登錄不同的系統(tǒng)并輸入不同的驗證信息，為了完成一項工作，需要將多個搜索系統(tǒng)中查找到的信息片斷進行拼接。另外，很多系統(tǒng)返回的搜索結(jié)果可操作性很差——例如，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中檢索客戶的郵件地址，即使您搜索到了所需的地址，但是仍然無法直接進行郵件發(fā)送，或?qū)⒌刂诽砑拥絆utlook通訊簿。用戶為了使用搜索到的郵件地址需要將地址手寫下來，或者復(fù)制/粘貼到電子郵件程序中。在客戶方面，所面臨的挑戰(zhàn)在于無法為客戶提供一個統(tǒng)一的界面將來自不同系統(tǒng)中的搜索內(nèi)容整合到同一個結(jié)果集中，用戶的生產(chǎn)力無法得到有效提升。對于很多的信息工作者而言，無法直接從桌面計算機或任務(wù)管理應(yīng)用程序（如Outlook）中直接完成信息檢索。Microsoft Office SharePoint Server 2007 中的搜索利用Microsoft Office SharePoint Server 2007實現(xiàn)的目標(biāo)是：每次都可以在首頁面中出現(xiàn)與搜索條件相關(guān)性最高的結(jié)果集。這絕對不是輕而易舉就可以辦到的——這需要強大的搜索引擎技術(shù)同時還要協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。搜索您的企業(yè)Microsoft Office SharePoint Server 2007 是一個能夠讓組織向其員工、合作伙伴和客戶提供強大搜索功能的 Microsoft 解決方案，通過該解決方案，用戶可以在大量各種存儲庫中搜索各種格式的內(nèi)容。Office SharePoint Server 2007 不僅僅能夠提供文檔搜索功能和跨存儲庫搜索功能，還能夠提供對企業(yè)中所有信息和人員的搜索功能。而且還在可操作的安全上下文中提供結(jié)果。針對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行調(diào)整在 Office SharePoint Server 2007 中，可快速提供搜索結(jié)果，并且會針對企業(yè)和行業(yè)數(shù)據(jù)來調(diào)整相關(guān)性。 針對企業(yè)內(nèi)容調(diào)整的相關(guān)性提供了由一系列各式各樣豐富的因素所確定的最佳結(jié)果。 可靠的安全性和精細(xì)的管理控制（包括監(jiān)視、分析和報告）可確保符合性并保護知識產(chǎn)權(quán) (IP)。 企業(yè)級的可伸縮性、擴展性和易管理性可以滿足哪怕是最大型客戶的需求。 數(shù)據(jù)和人員搜索Office SharePoint Server 2007 提供了現(xiàn)成的搜索功能來搜索常用的企業(yè)知識庫和文件類型以及普通人員和專家。使用 Office SharePoint Server 2007，可以： 搜索文件共享、網(wǎng)站、SharePoint 網(wǎng)站、Exchange 公用文件夾以及現(xiàn)成的 Lotus Notes 數(shù)據(jù)庫，并可以輕松地將搜索擴展到第三方來源和文件類型。 使用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)目錄功能來索引、搜索和顯示行業(yè)應(yīng)用程序、關(guān)系數(shù)據(jù)庫和其他結(jié)構(gòu)化內(nèi)容中的信息。 利用“人員搜索”功能，不僅可以按部門或職務(wù)來查找人員，而且可以按專業(yè)經(jīng)驗、社會差距和共同興趣來查找人員。 綜合的用戶體驗簡單而強大的用戶界面以及與 2007 Microsoft Office system 的集成使 Office SharePoint Server 2007 用戶可以輕松找到所需要的信息。這種集成的好處包括： 您可以在日常使用的熟悉工具的上下文中查找信息。 更清晰地呈現(xiàn)了搜索結(jié)果，突出顯示了找到的內(nèi)容，重復(fù)條目被折疊起來，同時給出了同義詞建議。 通過有選擇地與諸如實時通信等工具集成，結(jié)果將具有更好的可執(zhí)行性并且得到進一步增強。物理數(shù)據(jù)與隱性資源查找實實在在的物理數(shù)據(jù)和查找隱性資源（如相關(guān)人員、以及獲取協(xié)助信息），是一個問題的兩個方面，他們的重要程度不分伯仲，Off