質(zhì)量認(rèn)證的審核策略和審核能力(編輯修改稿)
2024-07-26 05:20 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 的成員應(yīng)當(dāng)都經(jīng)過(guò)審核員的訓(xùn)練，單純的工作經(jīng)驗(yàn)是不足夠的。一旦組成了審核小組，則組長(zhǎng)應(yīng)承擔(dān)起相應(yīng)的職責(zé)：n 編制審核計(jì)劃；n 控制、調(diào)整、協(xié)調(diào)審核進(jìn)度；n 主持小組內(nèi)部會(huì)；n 討論、審定不合格項(xiàng)；n 召開(kāi)審核的見(jiàn)面會(huì)和總結(jié)會(huì)；n 完成審核報(bào)告；n 不合格項(xiàng)的追蹤和關(guān)閉。五 審核前溝通審核組長(zhǎng)在審核首次會(huì)議前建議召開(kāi)審核小組會(huì)議，向參加審核的審核員介紹審核的一些基本情況，如審核計(jì)劃、審核的重點(diǎn)、審核注意事項(xiàng)，就審核各個(gè)審核組成員應(yīng)充分溝通，達(dá)成一致。 第三章 審核實(shí)施一 審核過(guò)程1首次會(huì)議首次會(huì)議是實(shí)施審核的第一步，可通過(guò)首次會(huì)議營(yíng)造審核的良好氣氛。首次會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持，所有審核人員參加，管理代表、各部門經(jīng)理或其代理人必須參加，建議總經(jīng)理參加。好的開(kāi)始是成功的半——開(kāi)首次會(huì)議很重要，審核員要不卑不亢。首次會(huì)議的內(nèi)容、程序如下：n 人員介紹；n 出席人員簽到；n 介紹審核的目的、準(zhǔn)則、范圍；n 介紹審核計(jì)劃；n 明確注意事項(xiàng)；n 確定陪同人員；n 說(shuō)明中間會(huì)議及末次會(huì)議的時(shí)間。2中間會(huì)議中間會(huì)議沒(méi)有一致的做法。就現(xiàn)在的各種類型的審核看，并不要求一定召開(kāi)中間會(huì)議。當(dāng)組織規(guī)模教復(fù)雜，難以在一天內(nèi)完成時(shí)，建議召開(kāi)中間會(huì)議。中間會(huì)議的目的在于：當(dāng)天將情況通報(bào)給被審核部門，減少總結(jié)會(huì)的時(shí)間。在總結(jié)會(huì)之前，一般會(huì)召開(kāi)審核小組的內(nèi)部會(huì)，供審核員討論相應(yīng)的發(fā)現(xiàn)，以及書寫不合格項(xiàng)報(bào)告，一般的控制時(shí)間為半小時(shí)左右，但并沒(méi)有嚴(yán)格的時(shí)間限制。3末次會(huì)議首先感謝各位同事在審核期間的配合和協(xié)助，請(qǐng)各位參加末次會(huì)議的同事簽到。好，下面請(qǐng)審核員通報(bào)所發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)末次會(huì)議是對(duì)審核工作作出結(jié)論的會(huì)議。會(huì)議的目的是向被審核部門及機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告審核情況、不合格項(xiàng)。會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持。末次會(huì)議的內(nèi)容程序如下：n 出席人員簽到；n 感謝被審核部門、人員的支持；n 重申審核的目的、范圍和準(zhǔn)則；n 說(shuō)明審核是抽樣活動(dòng)；n 肯定被審核部門的優(yōu)點(diǎn)和成績(jī)；n 由審核人員報(bào)告不符合項(xiàng)；n 征求被審核部門意見(jiàn)；n 請(qǐng)管理代表在報(bào)告上簽字；n 商定未盡事宜；n 再次感謝；n 結(jié)束會(huì)議。4時(shí)間控制時(shí)間的控制是審核組長(zhǎng)及每一個(gè)審核員要特別注意的問(wèn)題。如無(wú)特殊情況，務(wù)必按審核計(jì)劃執(zhí)行，一方面方便其它部門安排工作，一方面不影響總體時(shí)間。最影響時(shí)間的是對(duì)某些有不同看法的問(wèn)題的討論。這是不宜在審核過(guò)程中進(jìn)行。如果被審核人員在這些問(wèn)題上糾纏，可予以禮貌阻止。5緊急處理在審核中，有時(shí)會(huì)發(fā)生一些緊急情況，如被審核部門無(wú)人接待、突然發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重缺項(xiàng)需要增加時(shí)間，審核員因病不能審核等等。對(duì)審核員不能妥善處理的，向?qū)徍私M長(zhǎng)及管理代表請(qǐng)求。二 審核方法和技術(shù)這是一個(gè)抽象的問(wèn)題，更多地依賴于審核員的實(shí)際審核經(jīng)驗(yàn)，如果審核員對(duì)被審核部門的工作不熟悉了解、對(duì)審核準(zhǔn)則不了解或心態(tài)不正，很難想象可以進(jìn)行有效地審核。按照被審核方受益的原則，某種程度上站在被審核方的角度來(lái)看看問(wèn)題，會(huì)更切合實(shí)際，也更容易與被審核方達(dá)成默契。從而，審核雖嚴(yán)，但好評(píng)如潮。1獲取審核證據(jù)的技術(shù)審核證據(jù)是審核員作出合格與不合格項(xiàng)的依據(jù)，務(wù)必實(shí)事求是。獲取證據(jù)的方法與中國(guó)的中醫(yī)診斷幾乎相同，即：望、聞、問(wèn)、切。■望 利用審核員的眼睛和經(jīng)驗(yàn)，可以通過(guò)觀察、審查發(fā)現(xiàn)審核證據(jù)。 查文件：如文件是否為有效版本；是否受控；是否有未經(jīng)授權(quán)的更改；是否經(jīng)過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)；作業(yè)指導(dǎo)書是否足夠；內(nèi)容是否適當(dāng)；計(jì)量證書是否有效；質(zhì)量記錄是否完整等等。 看現(xiàn)場(chǎng)：操作及設(shè)備狀況是否與文件一致；產(chǎn)品標(biāo)識(shí)、檢驗(yàn)標(biāo)識(shí)、合格品與不合格品隔離否合適。■聞 在某些情況下，聞將有助于獲得證據(jù)；尤其在化工、食品等領(lǐng)域。 有沒(méi)有問(wèn)題？■問(wèn) 提問(wèn)是除了觀察之外又一個(gè)有效的獲取客觀證據(jù)的手段。任何人回答的如果是它工作職責(zé)之內(nèi)的工作，都可以作為審核證據(jù)。從回答問(wèn)題的方式看，提問(wèn)包括3種：開(kāi)放型提問(wèn)、封閉型提問(wèn)、引導(dǎo)型提問(wèn)。 開(kāi)放型提問(wèn)，如，“請(qǐng)您介紹以下您的日常工作”，由被審核人自己闡述。這種問(wèn)題的好處在于獲取較多信息，但也容易導(dǎo)致浪費(fèi)時(shí)間。這種問(wèn)題的要素在于“5W1H”及“Show me”。5W1H=What Why When Where Who How 什么 為何 何時(shí) 何地 誰(shuí) 如何 即中國(guó)記敘文中的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、經(jīng)過(guò)Show me=做給我看看、請(qǐng)示范一下詢問(wèn)時(shí)注意記錄：沒(méi)聽(tīng)清楚多問(wèn)一遍。對(duì)不起，麻煩您再說(shuō)一遍。 封閉型提問(wèn)，如，“您是否將所有的儀器送外計(jì)量？”回答只能為“是”或“不是”。對(duì)那些說(shuō)話羅嗦、借題發(fā)揮的被審核方，這種提問(wèn)可以控制時(shí)間。 引導(dǎo)型提問(wèn)，如，“你是按照你的主管的要求進(jìn)行這項(xiàng)工作的嗎？”。對(duì)于一些被審核者緊張的情況下，這種提問(wèn)可以幫助被審核者舒緩緊張壓力從所提問(wèn)題看，包括： 假設(shè)問(wèn)題：對(duì)從沒(méi)有客戶退貨的公司，問(wèn)“客戶有退貨如何處理？” 真實(shí)問(wèn)題：真實(shí)問(wèn)題如，“檢驗(yàn)不合格后怎么辦？”■切 即，親自動(dòng)手。如對(duì)檢測(cè)儀器，用同樣的產(chǎn)品進(jìn)行比對(duì)。如果我們用2臺(tái)計(jì)量合格儀器檢測(cè)產(chǎn)品，結(jié)果發(fā)現(xiàn)用一種儀器檢測(cè)后不合格，那么可能計(jì)量系統(tǒng)有問(wèn)題。2抽樣技術(shù)無(wú)論是外部審核還是內(nèi)部審核，都需要采用抽樣的審核方法。既然是抽樣，必然會(huì)帶來(lái)審核上的風(fēng)險(xiǎn)，因此審核中采取科學(xué)合理的抽樣方法以降低風(fēng)險(xiǎn)尤其重要?！鲭S機(jī)性 抽樣的根本原則，如隨機(jī)地抽取一個(gè)檢測(cè)儀器，隨機(jī)地抽幾份記錄，隨機(jī)地問(wèn)幾個(gè)工人等，審核員抽樣時(shí)應(yīng)親歷親為，避免被審核者代勞?！鋈嫘?抽樣應(yīng)當(dāng)覆蓋幾乎全部要素。一些審核員對(duì)自己熟悉的就多抽樣品，對(duì)自己不熟悉的則一筆帶過(guò)，樣品不夠，犯了以偏概全的錯(cuò)誤。被審核方不服氣，只怨運(yùn)氣不好，或認(rèn)定審核員
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