質(zhì)量認(rèn)證的審核策略和審核能力(編輯修改稿)
2024-07-26 05:20 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 的成員應(yīng)當(dāng)都經(jīng)過審核員的訓(xùn)練，單純的工作經(jīng)驗是不足夠的。一旦組成了審核小組，則組長應(yīng)承擔(dān)起相應(yīng)的職責(zé)：n 編制審核計劃；n 控制、調(diào)整、協(xié)調(diào)審核進(jìn)度；n 主持小組內(nèi)部會；n 討論、審定不合格項；n 召開審核的見面會和總結(jié)會；n 完成審核報告；n 不合格項的追蹤和關(guān)閉。五 審核前溝通審核組長在審核首次會議前建議召開審核小組會議，向參加審核的審核員介紹審核的一些基本情況，如審核計劃、審核的重點、審核注意事項，就審核各個審核組成員應(yīng)充分溝通，達(dá)成一致。 第三章 審核實施一 審核過程1首次會議首次會議是實施審核的第一步，可通過首次會議營造審核的良好氣氛。首次會議由審核組長主持，所有審核人員參加，管理代表、各部門經(jīng)理或其代理人必須參加，建議總經(jīng)理參加。好的開始是成功的半——開首次會議很重要，審核員要不卑不亢。首次會議的內(nèi)容、程序如下：n 人員介紹；n 出席人員簽到；n 介紹審核的目的、準(zhǔn)則、范圍；n 介紹審核計劃；n 明確注意事項；n 確定陪同人員；n 說明中間會議及末次會議的時間。2中間會議中間會議沒有一致的做法。就現(xiàn)在的各種類型的審核看，并不要求一定召開中間會議。當(dāng)組織規(guī)模教復(fù)雜，難以在一天內(nèi)完成時，建議召開中間會議。中間會議的目的在于：當(dāng)天將情況通報給被審核部門，減少總結(jié)會的時間。在總結(jié)會之前，一般會召開審核小組的內(nèi)部會，供審核員討論相應(yīng)的發(fā)現(xiàn)，以及書寫不合格項報告，一般的控制時間為半小時左右，但并沒有嚴(yán)格的時間限制。3末次會議首先感謝各位同事在審核期間的配合和協(xié)助，請各位參加末次會議的同事簽到。好，下面請審核員通報所發(fā)現(xiàn)的不符合項末次會議是對審核工作作出結(jié)論的會議。會議的目的是向被審核部門及機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)報告審核情況、不合格項。會議由審核組長主持。末次會議的內(nèi)容程序如下：n 出席人員簽到；n 感謝被審核部門、人員的支持；n 重申審核的目的、范圍和準(zhǔn)則；n 說明審核是抽樣活動；n 肯定被審核部門的優(yōu)點和成績；n 由審核人員報告不符合項；n 征求被審核部門意見；n 請管理代表在報告上簽字；n 商定未盡事宜；n 再次感謝；n 結(jié)束會議。4時間控制時間的控制是審核組長及每一個審核員要特別注意的問題。如無特殊情況，務(wù)必按審核計劃執(zhí)行，一方面方便其它部門安排工作，一方面不影響總體時間。最影響時間的是對某些有不同看法的問題的討論。這是不宜在審核過程中進(jìn)行。如果被審核人員在這些問題上糾纏，可予以禮貌阻止。5緊急處理在審核中，有時會發(fā)生一些緊急情況，如被審核部門無人接待、突然發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重缺項需要增加時間，審核員因病不能審核等等。對審核員不能妥善處理的，向?qū)徍私M長及管理代表請求。二 審核方法和技術(shù)這是一個抽象的問題，更多地依賴于審核員的實際審核經(jīng)驗，如果審核員對被審核部門的工作不熟悉了解、對審核準(zhǔn)則不了解或心態(tài)不正，很難想象可以進(jìn)行有效地審核。按照被審核方受益的原則，某種程度上站在被審核方的角度來看看問題，會更切合實際，也更容易與被審核方達(dá)成默契。從而，審核雖嚴(yán)，但好評如潮。1獲取審核證據(jù)的技術(shù)審核證據(jù)是審核員作出合格與不合格項的依據(jù)，務(wù)必實事求是。獲取證據(jù)的方法與中國的中醫(yī)診斷幾乎相同，即：望、聞、問、切?！鐾? 利用審核員的眼睛和經(jīng)驗，可以通過觀察、審查發(fā)現(xiàn)審核證據(jù)。 查文件：如文件是否為有效版本；是否受控；是否有未經(jīng)授權(quán)的更改；是否經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)；作業(yè)指導(dǎo)書是否足夠；內(nèi)容是否適當(dāng)；計量證書是否有效；質(zhì)量記錄是否完整等等。 看現(xiàn)場：操作及設(shè)備狀況是否與文件一致；產(chǎn)品標(biāo)識、檢驗標(biāo)識、合格品與不合格品隔離否合適。■聞 在某些情況下，聞將有助于獲得證據(jù)；尤其在化工、食品等領(lǐng)域。 有沒有問題？■問 提問是除了觀察之外又一個有效的獲取客觀證據(jù)的手段。任何人回答的如果是它工作職責(zé)之內(nèi)的工作，都可以作為審核證據(jù)。從回答問題的方式看，提問包括3種：開放型提問、封閉型提問、引導(dǎo)型提問。 開放型提問，如，“請您介紹以下您的日常工作”，由被審核人自己闡述。這種問題的好處在于獲取較多信息，但也容易導(dǎo)致浪費時間。這種問題的要素在于“5W1H”及“Show me”。5W1H=What Why When Where Who How 什么 為何 何時 何地 誰 如何 即中國記敘文中的時間、地點、人物、經(jīng)過Show me=做給我看看、請示范一下詢問時注意記錄：沒聽清楚多問一遍。對不起，麻煩您再說一遍。 封閉型提問，如，“您是否將所有的儀器送外計量？”回答只能為“是”或“不是”。對那些說話羅嗦、借題發(fā)揮的被審核方，這種提問可以控制時間。 引導(dǎo)型提問，如，“你是按照你的主管的要求進(jìn)行這項工作的嗎？”。對于一些被審核者緊張的情況下，這種提問可以幫助被審核者舒緩緊張壓力從所提問題看，包括： 假設(shè)問題：對從沒有客戶退貨的公司，問“客戶有退貨如何處理？” 真實問題：真實問題如，“檢驗不合格后怎么辦？”■切 即，親自動手。如對檢測儀器，用同樣的產(chǎn)品進(jìn)行比對。如果我們用2臺計量合格儀器檢測產(chǎn)品，結(jié)果發(fā)現(xiàn)用一種儀器檢測后不合格，那么可能計量系統(tǒng)有問題。2抽樣技術(shù)無論是外部審核還是內(nèi)部審核，都需要采用抽樣的審核方法。既然是抽樣，必然會帶來審核上的風(fēng)險，因此審核中采取科學(xué)合理的抽樣方法以降低風(fēng)險尤其重要。■隨機(jī)性 抽樣的根本原則，如隨機(jī)地抽取一個檢測儀器，隨機(jī)地抽幾份記錄，隨機(jī)地問幾個工人等，審核員抽樣時應(yīng)親歷親為，避免被審核者代勞?！鋈嫘?抽樣應(yīng)當(dāng)覆蓋幾乎全部要素。一些審核員對自己熟悉的就多抽樣品，對自己不熟悉的則一筆帶過，樣品不夠，犯了以偏概全的錯誤。被審核方不服氣，只怨運氣不好，或認(rèn)定審核員
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