【文章內(nèi)容簡介】 己的辦公室。略微整理了一下，就坐在自己的辦公桌前開始工作了。 沈小姐數(shù)了下信件的數(shù)量，一共21件。她先把公函和和私人信函分開，把有密級(jí)要求的、標(biāo)有“某某親啟‘的信件分開。然后她根據(jù)收件部門的名稱分類：有5封信是人事科的；7封信是銷售科的；1封是財(cái)務(wù)科的；1封寫著教育科的，但公司沒有這個(gè)部門，她把這封信歸到培訓(xùn)部去了；1封信上寫總經(jīng)理親啟；另2封是總經(jīng)理辦公室的；剩下的4份是報(bào)紙雜志。 沈小姐拿出郵件登記簿，邊登記邊分檢。所有的來函和郵件都登記在冊(cè)了，也按部門分檢歸類了。接著沈小姐把總經(jīng)理親啟的那封信放在總經(jīng)理的辦公桌上，把其他信放到各個(gè)部門的專用信箱里，留下了2份報(bào)紙、2封總經(jīng)理辦公室的信。 在拆信前，她先把信拿到光亮地方照了一下，一封信的信紙拆得幾乎與信封一樣大小，沈小姐只好把信在桌上磕了十幾下，盡可能使信紙沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪開了信口。將信封內(nèi)的信紙一一展開，蓋上日戳，再用回形針把信紙和信封一一別住。信里寫明有三份附件，但沈小姐仔細(xì)檢查，只找到二份附件，她用紅筆在信紙上寫下：“缺少一份附件”，然后簽了自己的姓名。她想，這封信讓總經(jīng)理來處理吧。 另一封是對(duì)本公司提出業(yè)務(wù)方面意見的客戶來信，按照慣例，沈小姐決定立即復(fù)信。她寫到：郭思源先生： 非常感謝您對(duì)我公司的關(guān)心。您所提到的服務(wù)質(zhì)量和態(tài)度問題，我們正在研究改進(jìn)，希望在不久之后，您看到的將是新的面貌。希望我們繼續(xù)合作。再次向您致謝。敬請(qǐng) 安好 奇斯公司敬上 2000年5月6日 擬好復(fù)信稿，本已坐到電腦前準(zhǔn)備打印的沈小姐想了一下，還是拿出了鋼筆，手抄了一遍，并寫好了信封，填好了發(fā)函登記。 思考題： 1．沈小姐的收件程序是否正確？每一個(gè)細(xì)節(jié)是否符合秘書的要求？ 2．“缺少一份附件”的那封信為什么要由總經(jīng)理自己處理？可能是什么內(nèi)容的？ 3．沈小姐最后為什么不用電腦打信，而要手寫發(fā)出？案例二 誤拆信箋的處理 小王是某外資公司秘書。一次，他不小心誤拆了總經(jīng)理的私人信件。而且信里寫的是總經(jīng)理極其不愿他人知曉的隱私，這可如何是好呢？ 小王當(dāng)時(shí)想，事情既然已經(jīng)發(fā)生了，就要勇于面對(duì)，不可藏匿不交，更不可私自拆毀。誤拆信件只是工作事故，而藏匿或拆毀則是道德甚至是法律問題了。當(dāng)務(wù)之急是先解決問題，然后再分析原因。 思考題：小王秘書該怎樣解決這個(gè)問題？ ，當(dāng)即停止閱讀，并保證不把自已看到的內(nèi)容告訴任何人。 ，放回信封。 ，上面寫上：Sorry ,opened by mistake,并簽上自己的姓名。然后將這張便士貼粘在信封上。 ，把這封錯(cuò)誤開拆的信放在其他文件中間，一并送入總經(jīng)理室。如辦公室無人，當(dāng)面向總經(jīng)理道歉。若辦公室有其他人在，則過后道歉。 第三節(jié) 通知通報(bào)行政公文的撰寫一、行政公文的特點(diǎn) 作者的法定性 一般的文章，誰寫誰就是作者，而行政公文，寫稿人和作者不是一個(gè)概念，寫稿人是一般的工作人員，稿子經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才能成定稿，而領(lǐng)導(dǎo)人也不是作者，領(lǐng)導(dǎo)人所代表的機(jī)關(guān)才是行政公文的作者。 體式的權(quán)威性 1999年12月27日《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》和2000年《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，對(duì)行政公文的格式做出了嚴(yán)格的規(guī)范。 功能的權(quán)威性 行政公文一經(jīng)發(fā)布，便具有了權(quán)威性，必須遵照?qǐng)?zhí)行。二、行政公文的分類 按行文方向可分為：上行文、下行文、平行文、中性行文。（行文方向是指發(fā)文單位和收文單位之間的關(guān)系。） 上行文 指具有隸屬關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送給上級(jí)機(jī)關(guān)的文書。 下行文 指具有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送給下級(jí)機(jī)關(guān)的文書。 平行文 指不相隸屬或同一系統(tǒng)內(nèi)平級(jí)機(jī)關(guān)之間往來的文書。 命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函和會(huì)議紀(jì)要。將這13種法定行政公文按行文方向分類。 上行文： 下行文： 平行文： 中性行文：000001 機(jī)密★20年 特 急浙江省教育廳文件浙教〔2001〕15號(hào) 浙江省教育廳關(guān)于的通知： 。。。。。。。。。。。。。 浙江省教育廳（?。? 二OO一年五月八日主題詞： 抄送： 浙江省教育廳辦公室 2001年5月8日印發(fā) 共印份 文頭份號(hào)：不少于兩位；用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，可以用虛位，如002.秘密等級(jí)：秘密、機(jī)密、絕密 保密期限：過了保密期自動(dòng)解密。 緊急程度：急件、特急發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（只有下行文文頭帶“文件”字樣） 發(fā)文字號(hào)：機(jī)關(guān)代字（如豫政）、年份、年度文件的流水號(hào)行文 標(biāo)題；主送機(jī)關(guān)；正文；署名、日期（用大寫）、印章文尾主題詞。能表示公文主旨的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，一般是3—5個(gè)，最后一個(gè)詞標(biāo)明文種（如“通知”）抄送機(jī)關(guān)；印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期；印發(fā)份數(shù)（用阿拉伯?dāng)?shù)字）三、通知 （一）通知的適用范圍 “批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；任免人員。” （二）通知的種類及其寫法 根據(jù)通知的內(nèi)容、性質(zhì)和作用分，通知可分為七種：發(fā)布性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、批轉(zhuǎn)性通知、指示性通知、任免通知、會(huì)議通知、一般事務(wù)性通知。 用于發(fā)布各種法規(guī)制度，具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性和政策性。如，《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布〈國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉的通知》國務(wù)院關(guān)于發(fā)布《涉外人員守則》的通知各省、市、自治區(qū)： 國務(wù)院對(duì)1981年發(fā)布的《涉外人員守則》做了修訂，現(xiàn)將新修訂的《涉外人員守則》發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。 在改革開發(fā)的形勢(shì)下，我國對(duì)外交往日益增多，各地區(qū)、各部門要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)涉外人員的教育管理，組織他們認(rèn)真學(xué)習(xí)，堅(jiān)決執(zhí)行《涉外人員守則》，要求他們自覺遵守外事紀(jì)律，克服各種不良傾向，確保黨和國家的方針政策和法律法規(guī)順利貫徹執(zhí)行。 特此通知。 一九九二年二月九日《涉外人員守則》（1992年2月修訂） 。。。。。。。。。。。。標(biāo)題：（發(fā)文機(jī)關(guān)）+（關(guān)于）+發(fā)布（或印發(fā)）+規(guī)章制度名稱+通知正文：要發(fā)布什么、執(zhí)行要求、具體的指示和說明。 河南科技大學(xué)文件河科大教〔2010〕45號(hào) 關(guān)于印發(fā)《河南科技大學(xué)開展第13屆全國推廣普通話宣傳周活動(dòng)方案》的通知校屬各單位： 根據(jù)《河南省教育廳等十部門轉(zhuǎn)發(fā)教育部等九部門關(guān)于開展第13屆全國推廣普通話宣傳周活動(dòng)的通知》（教語辦〔2010〕577號(hào)）文件精神，為了更好地開展第13屆全國推廣普通化宣傳周活動(dòng)，特制定《河南科技大學(xué)開展第13屆全國推廣普通話宣傳周活動(dòng)方案》，經(jīng)學(xué)校同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合本單位實(shí)際，認(rèn)真貫徹落實(shí)。 二○一○年九月十日 河南科技大學(xué)開展第13屆推廣普通話宣傳周活　動(dòng)　方　案 一、指導(dǎo)思想 為了全面貫徹執(zhí)行國家語言文字法律法規(guī)和方針政策，堅(jiān)持“建設(shè)、推廣、監(jiān)管、服務(wù)”的工作原則，積極引導(dǎo)廣大師生和教育工作者樹立科學(xué)的語言觀，進(jìn)一步增強(qiáng)全校的語言規(guī)范意識(shí)、法律意識(shí)和推廣普通話的參與意識(shí)，提高我校師生語言文字應(yīng)用能力，為提高國家文化軟實(shí)力、增強(qiáng)國家綜合實(shí)力，建設(shè)人力資源強(qiáng)國和構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)作出積極貢獻(xiàn)。 二、活動(dòng)主題： “規(guī)范使用國家通用語言文字，弘揚(yáng)中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化” 三、活動(dòng)時(shí)間： 2010年9月12日——2010年9月18日 四、目標(biāo)和要求： 按照學(xué)校總體目標(biāo)，精心策劃、組織好相關(guān)宣傳，擴(kuò)大普通話、規(guī)范字的影響力，增加《國家通用語言文字法》的校園知名。。主題詞：普通話宣傳周 活動(dòng)方案 通知河南科技大學(xué)校長辦公室 2010年9月10日印發(fā) 轉(zhuǎn)發(fā)性通知 用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，這樣的公文通常對(duì)本系統(tǒng)的工作有關(guān)聯(lián)或有重要指導(dǎo)意義。河南省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)《國務(wù)院辦公廳關(guān)于禁止非法買賣人民幣的通知》的通知各市、縣（區(qū)）人民政府，省人民政府各工作部門、各直屬機(jī)構(gòu)： 現(xiàn)將《國務(wù)院辦公廳關(guān)于禁止非法買賣人民幣的通知》轉(zhuǎn)發(fā)給（國辦發(fā)〔1997〕28號(hào)）你們，請(qǐng)認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。 　 河南省人民政府辦公廳（?。? 一九九七年X月X日國務(wù)院辦公廳關(guān)于禁止非法買賣人民幣的通知 國辦發(fā)〔1997〕28號(hào)各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)： 目前，非法倒買倒賣人民幣的問題比較嚴(yán)重，影響了人民幣的正常流通，破壞了人民幣的信譽(yù)。為加強(qiáng)對(duì)人民幣的管理，打擊非法買賣人民幣的行為，根據(jù)《中華人民共和國中國人民銀行法》有關(guān)規(guī)定，經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)，特作如下通知： 一、禁止非法買賣流通人民幣（包括紀(jì)念幣，下同）；經(jīng)營已退出流通的人民幣，必須經(jīng)中國人民銀行批準(zhǔn)。 二、未經(jīng)中國人民銀行批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得裝幀和經(jīng)營裝幀的流通人民幣。 。。。。 國務(wù)院辦公廳 一九九七年七月四日標(biāo)題：轉(zhuǎn)發(fā)正文：要轉(zhuǎn)發(fā)什么、執(zhí)行要求、具體的說明。國務(wù)院辦公廳文件國辦發(fā)〔1997〕28號(hào)國務(wù)院辦公廳關(guān)于禁止非法買賣人民幣的通知 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)： 目前，非法倒買倒賣人民幣的問題比較嚴(yán)重，影響了人民幣的正常流通，破壞了人民幣的信譽(yù)。為加強(qiáng)對(duì)人民幣的管理，打擊非法買賣人民幣的行為，根據(jù)《中華人民共和國中國人民銀行法》有關(guān)規(guī)定，經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)，特作如下通知： 一、禁止非法買賣流通人民幣（包括紀(jì)念幣，下同）；經(jīng)營已退出流通的人民幣，必須經(jīng)中國人民銀行批準(zhǔn)。 二、未經(jīng)中國人民銀行