【文章內容簡介】 己的辦公室。略微整理了一下，就坐在自己的辦公桌前開始工作了。 沈小姐數了下信件的數量，一共21件。她先把公函和和私人信函分開，把有密級要求的、標有“某某親啟‘的信件分開。然后她根據收件部門的名稱分類：有5封信是人事科的；7封信是銷售科的；1封是財務科的；1封寫著教育科的，但公司沒有這個部門，她把這封信歸到培訓部去了；1封信上寫總經理親啟；另2封是總經理辦公室的；剩下的4份是報紙雜志。 沈小姐拿出郵件登記簿，邊登記邊分檢。所有的來函和郵件都登記在冊了，也按部門分檢歸類了。接著沈小姐把總經理親啟的那封信放在總經理的辦公桌上，把其他信放到各個部門的專用信箱里，留下了2份報紙、2封總經理辦公室的信。 在拆信前，她先把信拿到光亮地方照了一下，一封信的信紙拆得幾乎與信封一樣大小，沈小姐只好把信在桌上磕了十幾下，盡可能使信紙沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪開了信口。將信封內的信紙一一展開，蓋上日戳，再用回形針把信紙和信封一一別住。信里寫明有三份附件，但沈小姐仔細檢查，只找到二份附件，她用紅筆在信紙上寫下：“缺少一份附件”，然后簽了自己的姓名。她想，這封信讓總經理來處理吧。 另一封是對本公司提出業(yè)務方面意見的客戶來信，按照慣例，沈小姐決定立即復信。她寫到：郭思源先生： 非常感謝您對我公司的關心。您所提到的服務質量和態(tài)度問題，我們正在研究改進，希望在不久之后，您看到的將是新的面貌。希望我們繼續(xù)合作。再次向您致謝。敬請 安好 奇斯公司敬上 2000年5月6日 擬好復信稿，本已坐到電腦前準備打印的沈小姐想了一下，還是拿出了鋼筆，手抄了一遍，并寫好了信封，填好了發(fā)函登記。 思考題： 1．沈小姐的收件程序是否正確？每一個細節(jié)是否符合秘書的要求？ 2．“缺少一份附件”的那封信為什么要由總經理自己處理？可能是什么內容的？ 3．沈小姐最后為什么不用電腦打信，而要手寫發(fā)出？案例二 誤拆信箋的處理 小王是某外資公司秘書。一次，他不小心誤拆了總經理的私人信件。而且信里寫的是總經理極其不愿他人知曉的隱私，這可如何是好呢？ 小王當時想，事情既然已經發(fā)生了，就要勇于面對，不可藏匿不交，更不可私自拆毀。誤拆信件只是工作事故，而藏匿或拆毀則是道德甚至是法律問題了。當務之急是先解決問題，然后再分析原因。 思考題：小王秘書該怎樣解決這個問題？ ，當即停止閱讀，并保證不把自已看到的內容告訴任何人。 ，放回信封。 ，上面寫上：Sorry ,opened by mistake,并簽上自己的姓名。然后將這張便士貼粘在信封上。 ，把這封錯誤開拆的信放在其他文件中間，一并送入總經理室。如辦公室無人，當面向總經理道歉。若辦公室有其他人在，則過后道歉。 第三節(jié) 通知通報行政公文的撰寫一、行政公文的特點 作者的法定性 一般的文章，誰寫誰就是作者，而行政公文，寫稿人和作者不是一個概念，寫稿人是一般的工作人員，稿子經領導審核批準后才能成定稿，而領導人也不是作者，領導人所代表的機關才是行政公文的作者。 體式的權威性 1999年12月27日《國家行政機關公文格式》和2000年《國家行政機關公文處理辦法》，對行政公文的格式做出了嚴格的規(guī)范。 功能的權威性 行政公文一經發(fā)布，便具有了權威性，必須遵照執(zhí)行。二、行政公文的分類 按行文方向可分為：上行文、下行文、平行文、中性行文。（行文方向是指發(fā)文單位和收文單位之間的關系。） 上行文 指具有隸屬關系的下級機關報送給上級機關的文書。 下行文 指具有隸屬關系的上級機關發(fā)送給下級機關的文書。 平行文 指不相隸屬或同一系統(tǒng)內平級機關之間往來的文書。 命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要。將這13種法定行政公文按行文方向分類。 上行文： 下行文： 平行文： 中性行文：000001 機密★20年 特 急浙江省教育廳文件浙教〔2001〕15號 浙江省教育廳關于的通知： 。。。。。。。。。。。。。 浙江省教育廳（印） 二OO一年五月八日主題詞： 抄送： 浙江省教育廳辦公室 2001年5月8日印發(fā) 共印份 文頭份號：不少于兩位；用阿拉伯數字表示，可以用虛位，如002.秘密等級：秘密、機密、絕密 保密期限：過了保密期自動解密。 緊急程度：急件、特急發(fā)文機關標識（只有下行文文頭帶“文件”字樣） 發(fā)文字號：機關代字（如豫政）、年份、年度文件的流水號行文 標題；主送機關；正文；署名、日期（用大寫）、印章文尾主題詞。能表示公文主旨的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，一般是3—5個，最后一個詞標明文種（如“通知”）抄送機關；印發(fā)機關、印發(fā)日期；印發(fā)份數（用阿拉伯數字）三、通知 （一）通知的適用范圍 “批轉下級機關的公文；轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項；任免人員。” （二）通知的種類及其寫法 根據通知的內容、性質和作用分，通知可分為七種：發(fā)布性通知、轉發(fā)性通知、批轉性通知、指示性通知、任免通知、會議通知、一般事務性通知。 用于發(fā)布各種法規(guī)制度，具有很強的指導性和政策性。如，《國務院關于發(fā)布〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》國務院關于發(fā)布《涉外人員守則》的通知各省、市、自治區(qū)： 國務院對1981年發(fā)布的《涉外人員守則》做了修訂，現(xiàn)將新修訂的《涉外人員守則》發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。 在改革開發(fā)的形勢下，我國對外交往日益增多，各地區(qū)、各部門要進一步加強對涉外人員的教育管理，組織他們認真學習，堅決執(zhí)行《涉外人員守則》，要求他們自覺遵守外事紀律，克服各種不良傾向，確保黨和國家的方針政策和法律法規(guī)順利貫徹執(zhí)行。 特此通知。 一九九二年二月九日《涉外人員守則》（1992年2月修訂） 。。。。。。。。。。。。標題：（發(fā)文機關）+（關于）+發(fā)布（或印發(fā)）+規(guī)章制度名稱+通知正文：要發(fā)布什么、執(zhí)行要求、具體的指示和說明。 河南科技大學文件河科大教〔2010〕45號 關于印發(fā)《河南科技大學開展第13屆全國推廣普通話宣傳周活動方案》的通知校屬各單位： 根據《河南省教育廳等十部門轉發(fā)教育部等九部門關于開展第13屆全國推廣普通話宣傳周活動的通知》（教語辦〔2010〕577號）文件精神，為了更好地開展第13屆全國推廣普通化宣傳周活動，特制定《河南科技大學開展第13屆全國推廣普通話宣傳周活動方案》，經學校同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請結合本單位實際，認真貫徹落實。 二○一○年九月十日 河南科技大學開展第13屆推廣普通話宣傳周活　動　方　案 一、指導思想 為了全面貫徹執(zhí)行國家語言文字法律法規(guī)和方針政策，堅持“建設、推廣、監(jiān)管、服務”的工作原則，積極引導廣大師生和教育工作者樹立科學的語言觀，進一步增強全校的語言規(guī)范意識、法律意識和推廣普通話的參與意識，提高我校師生語言文字應用能力，為提高國家文化軟實力、增強國家綜合實力，建設人力資源強國和構建社會主義和諧社會作出積極貢獻。 二、活動主題： “規(guī)范使用國家通用語言文字，弘揚中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化” 三、活動時間： 2010年9月12日——2010年9月18日 四、目標和要求： 按照學?？傮w目標，精心策劃、組織好相關宣傳，擴大普通話、規(guī)范字的影響力，增加《國家通用語言文字法》的校園知名。。主題詞：普通話宣傳周 活動方案 通知河南科技大學校長辦公室 2010年9月10日印發(fā) 轉發(fā)性通知 用于轉發(fā)上級機關或不相隸屬機關的公文，這樣的公文通常對本系統(tǒng)的工作有關聯(lián)或有重要指導意義。河南省人民政府辦公廳轉發(fā)《國務院辦公廳關于禁止非法買賣人民幣的通知》的通知各市、縣（區(qū)）人民政府，省人民政府各工作部門、各直屬機構： 現(xiàn)將《國務院辦公廳關于禁止非法買賣人民幣的通知》轉發(fā)給（國辦發(fā)〔1997〕28號）你們，請認真遵照執(zhí)行。 　 河南省人民政府辦公廳（印） 一九九七年X月X日國務院辦公廳關于禁止非法買賣人民幣的通知 國辦發(fā)〔1997〕28號各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構： 目前，非法倒買倒賣人民幣的問題比較嚴重，影響了人民幣的正常流通，破壞了人民幣的信譽。為加強對人民幣的管理，打擊非法買賣人民幣的行為，根據《中華人民共和國中國人民銀行法》有關規(guī)定，經國務院批準，特作如下通知： 一、禁止非法買賣流通人民幣（包括紀念幣，下同）；經營已退出流通的人民幣，必須經中國人民銀行批準。 二、未經中國人民銀行批準，任何單位和個人不得裝幀和經營裝幀的流通人民幣。 。。。。 國務院辦公廳 一九九七年七月四日標題：轉發(fā)正文：要轉發(fā)什么、執(zhí)行要求、具體的說明。國務院辦公廳文件國辦發(fā)〔1997〕28號國務院辦公廳關于禁止非法買賣人民幣的通知 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構： 目前，非法倒買倒賣人民幣的問題比較嚴重，影響了人民幣的正常流通，破壞了人民幣的信譽。為加強對人民幣的管理，打擊非法買賣人民幣的行為，根據《中華人民共和國中國人民銀行法》有關規(guī)定，經國務院批準，特作如下通知： 一、禁止非法買賣流通人民幣（包括紀念幣，下同）；經營已退出流通的人民幣，必須經中國人民銀行批準。 二、未經中國人民銀行