文控手冊文控工作完整編(編輯修改稿)
2024-12-14 00:08 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 保存期限的記錄，應與最新的記錄分開存盤 ， 并且應記錄處理方法。 各部門須由專人負責管理文件。 受控的文件 (生效及未生 效 )不可作環(huán)保紙使用。 各部門之文件均應建立《記錄 文件 表格一覽表》， 并按文件保存期限要求存檔。 盡量將工作上經(jīng)常使用的文件整理在一起，經(jīng)常一起使用的檔案就近排列。 為了合乎容易尋找的要求，須技巧地制作【容易取閱的檔案】，如制作活頁夾標簽，各部門活頁夾需按公司統(tǒng)一規(guī)定格式制作標簽，以 下 為統(tǒng) 一規(guī)范的活頁夾樣式： 文件類型 文件 /表格名稱 編號 版本 /生效日期 制作 部門 使用部門 存放地方 最少保存期限 備注 手冊名稱：文控手冊 版本： 生效日期： 手冊編號： YXD01003 頁碼：第 9頁 頁數(shù)：共 18頁 文件的銷毀 已過保存期限的文件若需銷毀，需填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)相關文件批核人員的批核后方可進行銷毀。 銷毀需由相應文件級別的負責人員執(zhí)行，若銷毀的是機密文件，部門負責人需檢查銷毀后的場所，確保文件已完全銷毀。 機密文件需用碎紙機碎掉。 文件的補發(fā)及丟失處理 文件補發(fā)的前提條件： a. 使用部門不夠用； Train material 培訓教材 Administration 行政部 1 文件夾序列號（ 1,2,3,……….) 文件夾名稱（即此文件夾中保存的文件內(nèi)容） 文件夾所屬部門 FILES FOR 文件 夾標簽 字體： 英文 為 Times New Roman字體，中文 為 宋體，黑體，字體大小可依文件 夾 大小適 當 適整。 手冊名稱：文控手冊 版本： 生效日期： 手冊編號： YXD01003 頁碼：第 10頁 頁數(shù)：共 18頁 b. 原有文件已嚴重臟污或損傷； c. 遺失； d. 客戶或供應商需求 （不需蓋“受控文件”章，應加蓋“參考文件”章） 。 申請補 發(fā)文件之部門須填寫《文件補發(fā)申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理及行政部批準后，文控中心方可復印并給予補發(fā)。 所有受控文件如有丟失或損壞，需以報告形式向部門經(jīng) 理申請報失，并解釋相關原因及進行糾正及預防行動，同時抄送一份給文控中心 。 文控中心 將根據(jù)文件的重要程度追究相關人員的責任。若發(fā)現(xiàn)受控文件丟失而沒有報失者，將會對相關人員進行處罰。 文件借閱及其它注意事宜 所有需借出之文件或記錄必須記 錄于《出 /入記錄表》，以免遺失。 文件使用 后 須放回原處。 文件使用者不可隨意涂改文件內(nèi)容，不可在正式文件上加以標記或書寫任何文字、圖象及符號等，不可自行影印正式文件，應在良好的環(huán)境下保存文件，以免文件損壞或遺失。 文件借出部門有權要求經(jīng)常損壞或丟失文件的部門或人員采取糾正與預 防措施，以防問題再次出現(xiàn)。 、 文件 復印及傳送 控制 機密文件和 受控文件若需復印，須由授權的復印人員執(zhí)行。 機密文件和受控文件 的電子 檔案不可以隨便傳送給其它部門 人員或外傳，如有發(fā)現(xiàn)，必會追究責任，有必要時應將機密文件加密處理，內(nèi)部計算機傳送的文件 以非受控、無批核處理，當作參考文件。 任何 人員都不 得 隨意打印計算機中的受控文件和機密文件 ，或 將文件進行派發(fā)或使用外來接口（如 USB 接口）、光驅(qū)、軟驅(qū)等竊取公司資料， 如經(jīng)發(fā)現(xiàn)，必會追究 責任 。 手冊名稱：文控手冊 版本： 生效日期： 手冊編號： YXD01003 頁碼：第 11頁 頁數(shù)：共 18頁 文件 制作 文件編號規(guī)則 公司部門代碼： 行政部： AD 財務部： AC 文控中心： DCC 采購部： PU 計劃部 (物控 /倉庫）： PMC 生產(chǎn)部： PR 項 目 管理 部： PM 研發(fā)部： RD 品質(zhì)部： QC 售后服務 部 ： AS 國內(nèi)營銷部： DM 國際營銷部： IM 工程部： PE 倉儲部： WH 編號規(guī)則 類別 代號 名稱 格 式 索取方式 范例 1 QM 手冊 YXD01XXX（序號） 向 文控中心 索取 YXD01001（質(zhì)量手冊） 2 QP 程序書 YXD02XXX〔業(yè)務流程編號〕 根據(jù)業(yè)務 流程編號 YXD02001（文件控制程序） 3 QW 指導書 /管理辦法 部門代碼 03XXX（序號） 向 文控中心 索取 DCC03001（文件制作指書） WI 作業(yè)指導書（ 適用于 生產(chǎn)線） WI產(chǎn)品型號 XXX（序號） 部門內(nèi)部自 行編號 WIL2050001 / 圖紙 /BOM 表 以產(chǎn)品物料代碼為編號，參照《 BOM 管理辦法》 4 QF 表格 部門代碼 04XXXX（序號） 向 文控中心 索取 DCC040001(V01) 5 / 外來文件 部門代碼 05XXX（序號） 向文控中心 索取 DCC05001 6 AD 行政公文報告 AD年份月份 序號 行政部 自行編
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