【文章內(nèi)容簡介】 ，以達到便于檢索和利用的目的。需要注意的是，標注主題詞要盡量用《公文主題詞表》里的詞，確實無法表述準確的可以自造，后面加△。抄送機關。抄送機關是指除主送機關以外需要告知公文內(nèi)容的上級、平級、下級及不相隸屬機關。抄送機關標注于主題詞下方、印制版記上方位置。抄送機關與印制版記之間用橫線相隔。公文的抄送范圍應當嚴格按工作需要和保密要求確定。抄送單位的排列順序一般按機關性質和隸屬關系掌握。在公文標注抄送范圍上，要注意以下問題：（1）不要漏抄漏送。根據(jù)行文規(guī)則，越級行文應同時抄報（或抄發(fā)）越過的機關。也就是說，上級機關越級向下行文（如省委直接向縣委行文）應抄發(fā)越過的行文對象的直接上級機關，下級機關越級向上行文（如縣委直接向省委行文）應抄報越過的直接上級機關。如一個縣的縣委、縣政府《關于改變計劃生育落后面貌的報告》，直接報送了省委、省政府，卻沒有抄報市委、市政府，是違反行文規(guī)則的。（2）不要濫抄濫送。公文的抄送范圍必須準確確定，嚴加控制。（3）不能既對組織又對個人。按照公文處理規(guī)定，公文“不要直接送領導者個人”?？梢恍┑胤綄⒐闹苯铀皖I導者個人的現(xiàn)象很普遍，凡發(fā)文都要抄報主管書記、市長。這是不符合行文規(guī)則的。（4）“抄”字不應省略。有一些地方的公文將抄報、抄送、抄發(fā)中的“抄”字省略，成了“報、送、發(fā)”，以致弄不清是主送還是抄送。所以，“抄”字是不應省略的。印制版記。印制版記也叫印發(fā)說明，它包括公文印發(fā)機關名稱、印發(fā)日期和份數(shù)。印發(fā)機關名稱和日期位于公文末頁下端同一行的兩端，份數(shù)加括號標注于印發(fā)日期下方，此兩行之間用橫線相隔。印制版記表示印刷機關對公文的印制負責，同時便于查考。如翻印，則要在印發(fā)機關名稱和印發(fā)日期下方標注翻印機關名稱、翻印日期和翻印份數(shù)。各級各部門機關公文用紙現(xiàn)在一律改用國際標準A4型。二、 公文的種類及常用文種的撰寫所謂公文種類，一般是指公文制發(fā)機關根據(jù)公文的內(nèi)容、性質和所承擔的任務而確定的行文形式和名稱。黨的機關公文的分類，《條例》規(guī)定，主要有14種，即：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要。平常我們用的沒有這么多，最常用的也就是通知、通報、報告、請示、批復、會議紀要這幾種。一、通 知通知，是用來傳達上級的指示，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項時所使用的一種文體。通知，在各級黨政機關、人民團體和廠（礦）企事業(yè)等單位的公務活動中使用比較廣泛。因為這種文體適用性比較強、形式靈活、簡便、多樣，所以使用頻率較高，是用的最多的一種公文。通知可分為幾種類型，如：指示性通知、批示性通知、會議性通知、任免通知、一般性通知等等。指示性通知一般來說，上級機關需要對下級機關或所屬單位下達指示，而內(nèi)容又不適于用“命令”或“指示”等文種發(fā)布的，便發(fā)布指示性通知。這類通知的內(nèi)容只是傳達某項具體指示，沒有附件。撰寫指示性通知要注意以下幾點：（1）一般來說，指示性通知針對性和政策性要強。開頭部分要寫通知緣由，一般應交待出發(fā)布通知的背景、目的、理由等，以便為下文進一步提出通知事項作好鋪墊。用語要簡潔、明確，文字不宜過多，然后用過渡語“現(xiàn)通知如下”、“現(xiàn)將有關事項通知如下”、“為此，特作如下通知”等，后用冒號，并啟下文，寫通知的事項。（2）通知事項是指示性通知撰寫的主干。它是受文單位執(zhí)行的依據(jù)，因此，要明確、具體地交待出應知和應辦的事項，即工作的任務和要求，切忌含混籠統(tǒng)。在結構安排上，一般采用分條列項式寫法，用序號標明層次。要做到條理清晰，便于下級領會和執(zhí)行。（3）為了防止政策規(guī)定矛盾，有的指示性通知結束語中常寫有“凡與本規(guī)定有抵觸的，按本規(guī)定執(zhí)行”等語。批示性通知批示性通知包括三種情形：一是用于批轉下級機關公文，通稱“批轉性通知”；二是用于轉發(fā)上級機關，同級機關和不相隸機關的公文，通稱“轉發(fā)性通知”；三是印發(fā)有關的文件材料，如領導人講話、本機關的工作計劃和工作總結等，通稱“印發(fā)性通知”。這類通知的后面均附有被批轉、轉發(fā)、印發(fā)的原文。批示性通知的正文一般應載明三層內(nèi)容：一是寫明對被批轉、轉發(fā)、印發(fā)文件的評價性意見或態(tài)度，措詞要適度、中肯，語氣要肯定；如“現(xiàn)將《全國婦幼衛(wèi)生工作會議紀要》轉發(fā)給你們，請參照執(zhí)行”。二是指明通知事項的意義，也就是闡述批轉、轉發(fā)、印發(fā)該文件的必要性和重要性；三是提出具體的貫徹執(zhí)行的意見或要求。會議性通知會議通知主要是通知與會的有關單位了解會議的名稱、主持單位、召開會議的目的、會議的內(nèi)容、開會的時間、天數(shù)及參加人員，報到日期和地點，是否需要帶文件、材料等，以便做好準備。為了安排好會務工作，有的會議通知還要求提前報告參加會議的人員名單（包括性別、職務）、乘坐的交通工具等情況。若是召開表彰性會議的通知，還要寫明評選勞?；蛳冗M人物的范圍、條件、方法、名額和組織領導等有關事宜。會議性通知比較好寫，關鍵是要認真、細致、周全，不出現(xiàn)漏洞。會議的內(nèi)容如果保密，通知中可不寫開會的內(nèi)容和討論的議題。任免通知上級機關任免下級機關的領導人，或上級機關的有關任免事項需要下屬單位知道時，要印發(fā)任免通知。一般性通知一般性通知，是要某些單位辦理某項事宜或告知其某些事情時所用的一種通知。用這種通知形式比較多，如：關于慶祝某一個節(jié)日，舉行某種紀念活動安排的通知，成立、調(diào)整、撤銷某個機構的通知，調(diào)整某一個領導小組成員的通知，啟用某某單位印章的通知，請下級機關報送有關材料的通知等等。二、通 報通報，是黨政機關和社會團體用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要情況時使用的一種公文，這種公文、多數(shù)是屬于上級機關為了使下級機關知道某一方面工作的經(jīng)驗、教訓或重要情況而印發(fā)的。它對于溝通信息，互通情況，學習經(jīng)驗，吸取教訓，改進工作很有益處。通報一般由以下幾部分組成：（一） 標題標題構成方式主要有兩種，一是完整式，即包括發(fā)文機關名稱、事由和文種三個要素。這種形式的標題最為多見，如《中央紀律檢查委員會關于不準干擾大學畢業(yè)生分配工作的通報》等；二是省略式，即由“事由和文種”