暨大秘書實務(wù)復(fù)習(xí)題及答案(編輯修改稿)
2025-07-24 22:10 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 要留有充分的機動時間4）要充分尊重領(lǐng)導(dǎo)本人的意見5）要注意保守機密編制領(lǐng)導(dǎo)日程表的方法1）種類：日程表按照時間，分為長期（一年或半年）、中期（一個季度或一個月）、短期（一周或一天），另有會議日程表、旅行日程表、調(diào)查研究日程表等專用的日程表。2） 注意事項v 日程安排要進行統(tǒng)籌計劃，科學(xué)安排；v 任何日程安排都必須征得領(lǐng)導(dǎo)本人同意。除非收到領(lǐng)導(dǎo)明確指示或授權(quán)，否則秘書不得在未經(jīng)請示領(lǐng)導(dǎo)的情況下代領(lǐng)導(dǎo)接受或拒絕預(yù)約。v 對職能部門秩序通知其應(yīng)該參加或配合的活動安排。v 日程要在前一個周期之前確定好，和領(lǐng)導(dǎo)確定好，和重要的相關(guān)工作人員確定好，以便能按照計劃順利進行三、接電話與處理郵件四、印信與保密工作印信工作含義：印信工作即印章及介紹信的制發(fā)、保管和使用工作。印信的管理與使用1）印信的管理秘書部門保管的印章主要有單位公章、領(lǐng)導(dǎo)人名章以及各種專用章。專人保管印章/印章的保管應(yīng)安全可靠/保持印章清晰2）印章的使用審批檢查制度/用印都要進行詳細的登記/蓋印要求端正、清楚，落在落款的單位和日期之上介紹信或證明的管理和使用1）含義：介紹信是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位因?qū)ν饴?lián)系工作、商洽事務(wù)而由派出人員所持有的憑證性心信函。2）介紹信的保管正式介紹信通常專門印制并有編號；介紹信和公章一般由同一人保管并使用，必須與公章同等重視。3）介紹信的使用指定專人掌管；主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；應(yīng)填寫有效期；沒用則退回填錯則注明“廢”并保留保密工作管住“口”，知密不泄密，密不從口出管住“手”，保證經(jīng)手的書面信息和電子信息的安全。（1）做好口頭信息的安全工作（2）做好書面信息的安全工作（3）做好電子信息的安全工作（4）保密工作的措施第四章：溝通與協(xié)調(diào)工作一、溝通的概念和種類概述：1）含義：溝通是一種信息傳遞和交流的過程。它不僅包括公務(wù)信息的傳遞和交流，也包含著個人情感、思想和觀點的交流。秘書溝通工作的任務(wù)，就是要在公務(wù)活動中，有意識地運用各種方法和技巧，促進人與人、人與組織之間的有效溝通，以達到提高公務(wù)活動效率的目的。2）溝通的種類v 按照溝通方式分類：口頭溝通；書面溝通；非語言溝通；電子溝通v 按照組織內(nèi)部信息溝通的方向分類：上行溝通；下行溝通；平行溝通；斜向溝通v 按照信息溝通的渠道分類：正式溝通；非正式溝通v 按照信息溝通是否存在反饋分類：單向溝通；雙向溝通 有效溝通的條件與原則有效溝通：是信息的發(fā)出者，通過合適的途徑、方式和方法等，讓信息的接受者完全理解了他所發(fā)出的信息。1） 條件：一表達者所發(fā)出的信息應(yīng)該準(zhǔn)確而完整；二是信息在傳遞的過程中沒有損失；三是接受者必須真正理解了接收到的信息2） 原則：一致性原則；內(nèi)容的針對性原則；明確性原則；持續(xù)性原則；渠道恰當(dāng)性原則 影響溝通的障礙因素1）信息發(fā)送方面的障礙：表達能力不夠；知識經(jīng)驗缺乏；發(fā)送者被信任程度不夠2）信息傳遞渠道的障礙：信息傳遞環(huán)節(jié)過多；溝通的方式選擇不當(dāng)；外界環(huán)境的干擾3）信息接收者的障礙：理解能力不夠；信息量太大；認(rèn)識上的障礙；情緒的影響 有效溝通的方法：1） 提高表達的能力2） .積極傾聽，做好記錄3） 有效的提問4） 注重非語言溝通5）運用反饋手段6）把握好溝通的時機二、協(xié)調(diào)工作概述協(xié)調(diào)的含義與作用1）含義：協(xié)調(diào)是一個系統(tǒng)內(nèi)各個部分之間為了實現(xiàn)一個共同的目的而相互溝通，尋找共同點，從而實現(xiàn)某種平衡，達到某種默契的一種行為方式。從管理的角度來解釋，管理只有從整體系統(tǒng)來把握，才能提高管理效率。而提高管理效率則主要靠協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)的過程就是管理的過程。2） 作用：協(xié)調(diào)的作用在于消除內(nèi)耗，化解矛盾，把各方面的力量組成一個和諧統(tǒng)一的合力，以便取得最佳管理效果，實現(xiàn)共同的目標(biāo)。因此
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