【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 多半是一個(gè)人思考、設(shè)計(jì)，因此在一天的哪一個(gè)時(shí)間單位內(nèi)工作，比較無(wú)大礙。如果當(dāng)天有什么突發(fā)且非完成不可的事，也沒(méi)有必要立刻記到時(shí)間表上，事實(shí)上也不可能如此做。相反地，與人見(jiàn)面，或在特定場(chǎng)所（如攝影或錄音等）進(jìn)行的工作，或與其他同仁一起做的工作的話，時(shí)間大致都會(huì)被限定。而且這種時(shí)間多半是不容更改或錯(cuò)失的。因此最好使用有時(shí)間刻度的時(shí)間表。所以，事實(shí)上時(shí)間表是有兩種形式的。也因此，我特別設(shè)計(jì)出能滿足自己所需，將時(shí)間細(xì)分化及將必須完成的事列出的日計(jì)劃時(shí)間表及周計(jì)劃時(shí)間表。要充分地運(yùn)用時(shí)間，最重要的就是產(chǎn)生一些東西，創(chuàng)造一些東西，或完成一些事情。忙碌無(wú)比，卻一事無(wú)成，是最令人覺(jué)得空虛的。掌握是為了使你充分運(yùn)用時(shí)間。五、時(shí)間表管理之道與對(duì)方通過(guò)電話，確定了對(duì)方及自己的時(shí)間及約會(huì)討論的重點(diǎn)之后，就可以將日期及時(shí)間記入記事本中了。翻閱記事本，記入一些定期召開(kāi)的企劃會(huì)議時(shí)間。整個(gè)時(shí)間表都被填得滿滿，黑壓壓的一片。這個(gè)月又是一個(gè)忙得不可開(kāi)交，連喘口氣的時(shí)間都沒(méi)有的月份..。如果，時(shí)間管理是如此這般的話，就太沒(méi)有效率了。每看到這樣的日程表，就會(huì)感覺(jué)煩躁。每天被時(shí)間所追趕，不得稍有松懈，人生將是多么地乏味呀！至于我在時(shí)間的管理上，是將這些區(qū)分為“時(shí)間管理”與“行動(dòng)管理”兩個(gè)部分?！跏棺约翰灰颐λ^“非做不可的事”與時(shí)間有關(guān)的項(xiàng)目之中，可以大略區(qū)分為兩個(gè)部分。第一就是“什么時(shí)候非做不可”，另一則是“什么時(shí)候非完成不可”。而所謂的“日程管理”，簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是把這兩點(diǎn)在自己的生活中，適度地加以分配。也就是說(shuō)“不慌不忙地工作”，而非攆鬼似地忙成一團(tuán)。雖然在記事本上安排了密密麻麻的行程，但是卻使自己毫無(wú)充裕的空間，我想一樣是毫無(wú)效率可言的。若想制作“不慌亂的行程表”，以下幾點(diǎn)絕對(duì)必須考慮。、中期、短期的日程表具有互動(dòng)關(guān)系。，要作倒數(shù)記日的記錄。4. 由自己所訂定的約會(huì)，要配合對(duì)方的時(shí)間。，也要配合自己的時(shí)間。不妨想想，當(dāng)我們還是孩子時(shí)，是如何渡過(guò)漫漫暑假的。一旦把大約.. 60天的暑假安排得密不通風(fēng)，自己的行動(dòng)也同時(shí)被局限得死死的。因此，到不如把暑假作業(yè)完成了之后，再去旅行或游玩，時(shí)間安排得妥妥貼貼來(lái)得好些。有時(shí)候，全家要去旅行的日期，卻又有朋友來(lái)相邀，這時(shí)候是最令人感到左右為難的時(shí)候了。如果對(duì)方的邀請(qǐng)與自己的時(shí)間無(wú)法配合的話，就選個(gè)自己喜歡的旅行吧！工作也是一樣，重要的事情一定要能區(qū)分出“什么時(shí)候該完成”以及“什么時(shí)候開(kāi)始進(jìn)行”，如此才能有妥善的管理。□利用顏色及記號(hào)區(qū)分這個(gè)部分，在日程表上也占有相當(dāng)重要的地位。一般記錄欄的空間都相當(dāng)狹小，想要在這小小的空間里記下大量的內(nèi)容，就必須有相當(dāng)?shù)墓し?。，記下已知的時(shí)間。，不要全盤記錄其中。.。在記錄行程表時(shí)，利用.. 4色原子筆，公私事件即可一目了然（公事用藍(lán)色、私事用紅色。另外.. 2色則是雜記用黑色、已處理事項(xiàng)用綠色刪除）。以顏色區(qū)分別無(wú)它意，而是可以在紙面上看出還有哪些未處理的事項(xiàng)。此外，當(dāng)預(yù)定行程有所變動(dòng)時(shí)，則以修正液加以修改，再以適當(dāng)色彩的筆記入，對(duì)預(yù)定行程的變更可一目了然。□時(shí)間管理的技巧。2. 保持較輕松的狀態(tài)，同時(shí)需有適當(dāng)?shù)木o張，并集中注意力于事物上。，而且要簡(jiǎn)潔。A. 避免下列發(fā)言：純?yōu)榻忉?、重?fù)不變、和行動(dòng)無(wú)關(guān)的發(fā).. B. 不要發(fā)表感想性的發(fā)言，例如“原來(lái)如此”、“相當(dāng)不錯(cuò)”等，而應(yīng)發(fā)表和下一個(gè)行動(dòng)有關(guān)，而且有建設(shè)性的發(fā)言。；；。、零碎時(shí)間?！?。，否則便當(dāng)場(chǎng)決定并付諸行動(dòng)。（未處理之文件）。4. 不要漫無(wú)計(jì)劃，事先限定好結(jié)束的預(yù)定時(shí)間之后再逐步執(zhí)行?！跻院诵乃伎脊芾頃r(shí)間.. 。，而不要將時(shí)間浪費(fèi)在重點(diǎn)以外的地方。4. 加強(qiáng)篩選的能力，以便有效率地從眾多情報(bào)中發(fā)掘出真正有價(jià)值的情報(bào)。，也不要中斷。，并牢牢記住事情的核心和骨干，以備下次之需。，集中精神。□確定時(shí)間表一天的時(shí)間表日志時(shí)間表，是可以將最具體的內(nèi)容記入的行程表，通常是將一天分記在一頁(yè)或兩頁(yè)之中。但是，通常我們并不使用日志型的記事本。因?yàn)檫@種型式的記事本，常常會(huì)使預(yù)定項(xiàng)目與雜記項(xiàng)目混在一起。日志型的行程表，只使用于特別的用處（例如：旅游等）。然而卻極適用于分類使用。也就是記事本中分為日志及金錢出納等，是公司保存業(yè)務(wù)報(bào)表的一種。大體而言，市面上出售的日志行程表可分為“預(yù)定及摘要”兩部分。亦即“應(yīng)完成事項(xiàng)、時(shí)間表、摘要記錄欄”等，這些是記錄日程表的三大主干。我們并不將行程表分此三部分，而是以另一種形態(tài)去處理，亦即“今日應(yīng)做事項(xiàng)”、“今日預(yù)定事項(xiàng)”、“今日記錄”等三個(gè)主干來(lái)記錄。內(nèi)容分述如下：。，以此代替日志。日志一天需要一張紙，一個(gè)月就要 3O張。但是以我們的方法，則只要 5～6張即可。但是，因?yàn)檫@種方法會(huì)使預(yù)定事項(xiàng)與摘要記錄分離，日后在整理上可能會(huì)有困難，因此這是它最大的缺點(diǎn)所在。作記錄有趣的一面前面我們已經(jīng)談過(guò)，日志時(shí)間表是由“預(yù)定事項(xiàng)與摘要記錄”所構(gòu)成?，F(xiàn)在，就讓我們?cè)偕钊氲卣勔徽?。在日志的某一?yè)中，事先記錄預(yù)定要做的事情。當(dāng)然，也有人到當(dāng)天才記錄的。而且，一天過(guò)去了，事情也結(jié)束了..而摘要記錄欄內(nèi)卻還記著當(dāng)天的事情。經(jīng)過(guò)了數(shù)年，連續(xù)的記錄就成為連貫的行動(dòng)記錄，這種記錄資料很容易就可喚起我們的記憶，這個(gè)時(shí)候，它不僅只是記憶而已，保存它，作為日后參考之用，實(shí)在具有相當(dāng)大的價(jià)值。不論是從事什么樣的業(yè)務(wù)，一定會(huì)預(yù)定一些年度大事。例如：4月份的新工人培訓(xùn)、冬天時(shí)間的防霜害準(zhǔn)備..等等。這時(shí)候，因?yàn)橛辛送甑挠涗?，于是這些舊記錄便成了一項(xiàng)有力的參考依據(jù)。這種“記錄性”具有日志及日記兩方面的功能。日志是以事實(shí)關(guān)系為重點(diǎn)所作成的記錄，小學(xué)生的家庭聯(lián)絡(luò)簿就可以作為代表。因此，業(yè)務(wù)日?qǐng)?bào)及金錢出入等項(xiàng)目也許可以歸入此一類別。與日志有些類似的是日記，日記里會(huì)融入個(gè)人的感情及情緒。如果能夠把這兩者巧妙的放進(jìn)我們的日志行程表里，將會(huì)是一本參考性頗高的個(gè)人史。確定一周時(shí)間表前面我們已經(jīng)提到，基本上我們的行動(dòng)是以“周”為單位，所以行程表也是以周而完成設(shè)計(jì)。一般而言，所謂一周即代表行動(dòng)的一個(gè)循環(huán)。所以大部分的人在行事方面，應(yīng)該都是以周為單位吧！周志行程表是在小小的筆記本紙張上，將一周行事做成一覽表。這實(shí)在是件很麻煩的事情，因?yàn)椤?”是個(gè)奇數(shù)，我們要將一張紙分割成 7部分看實(shí)在不容易。市面上銷售的周志行程表，則有兩種設(shè)計(jì)形式。①左頁(yè)分成 7個(gè)部分的行程表，右頁(yè)則維持空白，若將白紙部分亦分成7部分，則是雙周份的行程表。②左頁(yè)區(qū)分成三部分，為周一至周三，而右頁(yè)則與左頁(yè)同樣間格也區(qū)分為周四、周五兩天，剩余的 1/3則為周六部分。這兩種形式都是一長(zhǎng)一短。但它們共同的不便之處，則是行程表的可用空間很小。仔細(xì)想想，由深夜至次晨的這段時(shí)間，是我可以自由運(yùn)用的最大空間。可是市面上所販賣的產(chǎn)品，卻完全忽略了這一點(diǎn)，希望今后廠商能注意到這一點(diǎn)。事實(shí)上，24小時(shí)的周歷表，的確需要處處顧慮周詳些。我也曾經(jīng)從事過(guò)播音員的工作，不論是廣播電臺(tái)或是出版社等新聞傳播，幾乎全都是 24小時(shí)式（全天候）。而在近來(lái)，一些公司及廠家，基于實(shí)際需要，也漸漸走上24小時(shí)全天候工作的時(shí)代。記事本如果不能夠順應(yīng)此一時(shí)代潮流的話，恐怕也無(wú)法成為商場(chǎng)上的有利武器了?；谏鲜鲈?，經(jīng)過(guò)多方嘗試的結(jié)果，我仍然無(wú)法找到一本適合自己使用的記事本；于是也只好在可能的范圍內(nèi)，制作一本適合自己使用的記事本了。100頁(yè)的圖表，也就是我們經(jīng)常使用的周歷。我們不妨就參照該頁(yè)所示，來(lái)進(jìn)行說(shuō)明。，必須與中程、長(zhǎng)程計(jì)劃相連貫。為了兼顧短、中、長(zhǎng)期計(jì)劃的要求，最好是有周歷及月歷的對(duì)照表，如此方能使自己的計(jì)劃更周延。，要設(shè)置“本周任務(wù)欄”此欄是為了使前述的“何時(shí)開(kāi)動(dòng)”及“何時(shí)完成”更為明確而設(shè)。對(duì)凡事都一板一眼的人，這一點(diǎn)的設(shè)計(jì)更重要，而且不急不徐會(huì)使時(shí)間更為充裕。一般公司商號(hào)都是周休兩日制，因此美好的周六、周日更不能不好好加以利用?；诖艘焕碛桑宜O(shè)計(jì)的記事本當(dāng)中，星期日那一欄最為寬廣。寫些蠅頭小字，橫寫要比直寫省時(shí)。24小時(shí)當(dāng)中，只有深夜及清晨才算完完全全的屬于自己。尤其是對(duì)我而言，早上 4點(diǎn)一直到我去上班為止，更是我最寶貴的自由時(shí)間。對(duì)那些周休兩日的人而言，周六及周日是他們足以充分利用的大好時(shí)光。當(dāng)然，記入記事本的時(shí)間，最好是“已決定的時(shí)間”。而且時(shí)間一旦決定就要立即記入，對(duì)于完全掌握在自己手中的自由時(shí)間，則不妨好好地計(jì)劃一番吧！建立一個(gè)月的時(shí)間表目前人們生活是以每周日程表為中心。我想絕大多數(shù)的人也都和我差不多。但是以“月歷行程”為中心的人，應(yīng)該也數(shù)不少吧！然而日程表的設(shè)立，應(yīng)該也不外乎是這兩種主要形式！工作本身是以周為單位，則以周歷為中心。如果在工作當(dāng)中必須與許多人接觸，周歷則會(huì)更為方便。然而工作性質(zhì)須以一個(gè)月、甚至兩個(gè)月為單位的人，則以使用“月歷行程表”較佳。也就是說(shuō)，在決定“日程表重點(diǎn)”的同時(shí)，仍然要與其他的日程表之間有著彼此互動(dòng)的關(guān)系。此時(shí)要考慮的是“將工作更具體而簡(jiǎn)易地推展，減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)”，這就是制作日程表的基本前提?！懊恐堋睘橹行牡那樾我灾転閱挝话才?1個(gè)月..短期以月為單位安排 2—3個(gè)月..中期以年為單位（半年—1年）..長(zhǎng)期“每月”為中心的情形以日為單位安排 1周..短期以月為單位安排 1個(gè)月..中期以年為單位（半年—1年）...長(zhǎng)期這種整理方式可能使得整體更趨于具體，同時(shí)也可使我們不斷地將周日程表，轉(zhuǎn)記為月時(shí)間表的情形。3周內(nèi)的預(yù)定工作，A就先填入周時(shí)間表；B再填入月時(shí)間表。“月份行程表”大致可分為兩種。一種是傳統(tǒng)的橫式書寫形式，另一種則是最近流行的歷式書寫形式。橫式的特征是都有時(shí)間的標(biāo)示，亦即可當(dāng)成“日程表”來(lái)使用。在這種情形下，就兼具“月行程表”與“日行程表”的功能。至于歷式的特征，由于具有與一般月歷的版面設(shè)計(jì)，所以較易掌握每日時(shí)間表。連每周固定會(huì)議的次數(shù)也可一目了然。因版面設(shè)計(jì)的緣故，大多未標(biāo)示時(shí)間，所以就很難有效地做更為詳細(xì)的時(shí)間管理。而且空間不大，因此也無(wú)法記錄太多的事項(xiàng)。而我們的“月日程表”，則是沒(méi)有標(biāo)示時(shí)間的對(duì)折歷式行程表。這種對(duì)折式的日歷式日程表，前后周或月份之間的互動(dòng)情形比較容易完全掌握。如此一來(lái)雖然未標(biāo)示時(shí)間，也不致會(huì)有無(wú)法縱觀全局的困擾。其中并以格式表格，可直接供整理重要事項(xiàng)的專欄。為其特點(diǎn)。因而使這一個(gè)月的全貌和主題，都可在周行程表中具體地展現(xiàn)出來(lái)。建立全年的時(shí)間日程表？何謂長(zhǎng)期？行程表中可分為短期和長(zhǎng)期等不同之類別。我想每個(gè)人對(duì)期間長(zhǎng)短的感覺(jué)并不相同。以我個(gè)人而言，我將一個(gè)月以內(nèi)視為短期，數(shù)個(gè)月至半年視為中期、半年至一年視為長(zhǎng)期。我們的記事本就是以這種區(qū)分方式來(lái)組合行程表。也就是說(shuō)，周行程表為一個(gè)月、月行程表為兩個(gè)月，而所謂的年行程表則由 8個(gè)月組合而成。這并非一開(kāi)始即有此規(guī)劃，而是自然形成的。亦即在處理日常業(yè)務(wù)和自己的生活上，就某種具體性所考量的期間即為8個(gè)月（半年至一年）左右。然而，這種“全年行事歷”的功能何在？一般認(rèn)為有兩項(xiàng)功能。第一項(xiàng)功能是發(fā)揮“訂定預(yù)定計(jì)劃”，亦即是行程表的基本功能；第二項(xiàng)功能是發(fā)揮“參考、參照”的作用。訂定預(yù)定計(jì)劃主要是對(duì)今后的事件加以預(yù)測(cè)。正如在年底對(duì)這一年做完反省后，將下一年的目標(biāo)記入筆記中的行為，正符合“年行事歷”的使用目的。大多數(shù)人在進(jìn)行計(jì)劃的同時(shí)，會(huì)將固定的節(jié)日標(biāo)示出來(lái)，例如結(jié)婚紀(jì)念日、某人的生日等等，這其實(shí)就已經(jīng)具備了預(yù)定計(jì)劃的性質(zhì)。因此，各位何不更進(jìn)一步地將下一年度的預(yù)定計(jì)劃加以整編規(guī)劃。例如，若打算在 6月下旬盤點(diǎn)存貨，就將它特別在記事本上標(biāo)示出來(lái)，其他的預(yù)定計(jì)劃也依序預(yù)先填入訂定計(jì)劃。若及早有些覺(jué)悟的話，將可減少身心方面的疲勞。而事先預(yù)定休假，或許還可借此振奮自己。在訂定預(yù)定的計(jì)劃時(shí)，不妨參考過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)?；蛟S可經(jīng)由參照過(guò)去某些的記事本，而將 6月下旬的盤點(diǎn)工作，訂定在第三周的周五。這也是“全年行事歷”的第二項(xiàng)功能，其中所指的“參考、參照”也就是指參考過(guò)去行動(dòng)的結(jié)果。一點(diǎn)一滴的記錄是堅(jiān)持不間斷的秘訣一般都將“日程表”視為“預(yù)定表”。因此記錄的內(nèi)容都以未來(lái)的事項(xiàng)為主，但是如此一來(lái)將無(wú)法活用日程表。其實(shí)應(yīng)將非預(yù)定的事項(xiàng)也記錄下來(lái)，因?yàn)樵趦扇旰?，將可惜著這些事項(xiàng)而了解整個(gè)事件的流程。這可說(shuō)是擴(kuò)大并充實(shí)“參考價(jià)值”的重要方法。從使用記事本的第一年起，就不可遺忘加入行動(dòng)記錄。在使用記事本的第一年中，或許由于你不熟悉環(huán)境的變化而無(wú)法掌握要領(lǐng)。所以這段期間，必定也會(huì)因?yàn)樵S多瑣碎的事而忙得不可開(kāi)交。心情煩躁、為明天預(yù)定的事項(xiàng)感到茫然——每天不斷重演這樣的情節(jié)。這時(shí)就應(yīng)該立刻將預(yù)定的工作記錄下來(lái)，如此第二年便可輕松多了，免得到時(shí)候又是茫然不知。當(dāng)然，這個(gè)記錄若能當(dāng)成日記般地保留下來(lái)最好。若能持續(xù)數(shù)年的話，將更具有相當(dāng)?shù)膬r(jià)值。不過(guò)也可以不必如此大費(fèi)周折。在“全年日程表”中不記下數(shù)字的話，也有相當(dāng)?shù)男в茫膊灰欢ㄊ裁词露家瘛皩懭沼洝彼频赜浵?。若能把特殊事件、變更事?xiàng)等記錄下來(lái)的話，就不會(huì)感到有什么負(fù)擔(dān)。例如：在 4月 1日原來(lái)預(yù)定的事項(xiàng)，因故而提前時(shí)，這時(shí)只要記入“已變更”，事后看來(lái)就方便多了。以電臺(tái)的廣播主持人而言，每年業(yè)務(wù)的內(nèi)容常常是一再重復(fù)的，所以根據(jù)過(guò)去的記事本就可提供許多參考。每當(dāng)我遇到困難時(shí)，都會(huì)看一看數(shù)年前的記事本。若能寫下商品發(fā)貨量的變化等，記事本就更能成為有用的資料。建立終生計(jì)劃規(guī)劃人生是時(shí)間管理中最長(zhǎng)期、也最抽象的計(jì)劃。它的另一種說(shuō)法是，充滿許多夢(mèng)想的行事歷。由于平均壽命的延長(zhǎng)。整個(gè)世界已進(jìn)入人生 80年的時(shí)代，而退休后的20年該如何規(guī)劃，已經(jīng)成為社會(huì)上最普遍的話題。每一個(gè)人小時(shí)候都有夢(mèng)想，但隨著年歲的增長(zhǎng)，卻越變?cè)?