【文章內(nèi)容簡介】 策略 需求導(dǎo)向策略：社會(huì)需求是制定和調(diào)整檔案數(shù)字化工作策略的“風(fēng)向標(biāo)”。匯集多年檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，把利用頻繁檔案的進(jìn)行綜合分析，科學(xué)地圈定優(yōu)先檔案數(shù)字化的范圍。并建立快速反應(yīng)機(jī)制，執(zhí)行常用檔案繼續(xù)做與急用檔案突擊做 的計(jì)劃，達(dá)到數(shù)字化檔案利用即時(shí)見效的目的。 本級(jí)為主策略：地方檔案館保存的本級(jí)永久檔案是數(shù)字化的重點(diǎn)。進(jìn)入信息時(shí)代，館際間重復(fù)的上級(jí)檔案文件，與其分頭進(jìn)行數(shù)字化及開放鑒定，不如發(fā)揮中國特色檔案管理體制的優(yōu)勢，由上級(jí)檔案行政管理部門組織，向館際共建、共享數(shù)字化、開放鑒定成果的方向發(fā)展，盡量減少檔案館多層的重復(fù)勞動(dòng)。 分步實(shí)施策略：館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，而且隨著時(shí)間的推移，檔案室進(jìn)館范圍的檔案將陸續(xù)移交到檔案館，這些檔案采取館室共建、共贏、共享的數(shù)字化策略非常有意義。 剔除無用策略：館藏現(xiàn)行檔案是否進(jìn)館 往往由立卷人員決定，加之保管期限表比較籠統(tǒng)，館藏不該歸檔、不該進(jìn)館、重復(fù)檔案頗多。特別是建國超過 50 年以后，市以下檔案館長期保管的檔案逐年超過保管期的上限。因此，開展檔案價(jià)值鑒定，剔除無用，以免再造數(shù)字化垃圾，避免資源浪費(fèi)應(yīng)是長久的策略。 四、技術(shù)路線的優(yōu)化選擇 檔案鑒定與數(shù)字化同步：從利用上講，解決制約檔案信息資源共享的主要瓶頸 檔案開放鑒定問題是當(dāng)務(wù)之急；從成本上講，檔案價(jià)值鑒定是避免失效檔案數(shù)字化的最佳方法。只有這樣，才能控制檔案數(shù)字化投入與產(chǎn)出比例失調(diào)、數(shù)量很大共享很少的問題。 多種檔案數(shù)據(jù)庫建 設(shè)同步：一是首先建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫。滿足一次檢索需要，建好文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫。目前，絕大多數(shù)檔案館，因沒實(shí)現(xiàn)全部檔案的文件級(jí)目錄機(jī)檢，查檔不快、不準(zhǔn)、不全的問題不可避免。所以，把文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為基礎(chǔ)性工作，是提高檔案查全率、查準(zhǔn)率必經(jīng)之路。二是適時(shí)建立專題數(shù)據(jù)庫。隨著社會(huì)發(fā)展，對某一專題檔案集中需求時(shí)有發(fā)生，突擊建立專題數(shù)據(jù)庫，滿足社會(huì)需求是發(fā)揮檔案作用的最佳時(shí)機(jī)。三是優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫。滿足檔案信息資源開發(fā)利用需要，優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫。按照國家檔案局提出的利用頻繁檔案首先數(shù)字化的要求，遵循“二八” 定律（即以 20%的努力達(dá)到 80%的效果），同步開展檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。 檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步：檔案數(shù)字化的根本目的是充分發(fā)揮其作用。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化與局域網(wǎng)上利用同步，開放檔案數(shù)字化與互聯(lián)網(wǎng)上利用同步。 五．重組和再造的優(yōu)化流程 為發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，重組和再造優(yōu)化流程的實(shí)質(zhì)，就是對檔案數(shù)字化整個(gè)工作流程進(jìn)行系統(tǒng)分析，不但要打破原有業(yè)務(wù)規(guī)程，還要改變行政管理分工，進(jìn)行全方位的變革。檔案數(shù)字化的任何一個(gè)細(xì)節(jié)都會(huì)對整體產(chǎn)生影響，輕者降低效率，重者決定成敗。長春市檔案館高度重視每一個(gè)細(xì)節(jié)， 再造和優(yōu)化了上百個(gè)流程和內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，保證優(yōu)化技術(shù)路線的順利執(zhí)行。 六．檔案數(shù)字化示范案例 長春模式 從 2020 年開始，長春市檔案館以科研課題為先導(dǎo)，以項(xiàng)目管理為手段，以效益實(shí)現(xiàn)為檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，組建并成功運(yùn)行檔案數(shù)字化工作組織架構(gòu)、資源配置、數(shù)字化加工、上網(wǎng)利用“一站式”流水作業(yè)線，探索檔案數(shù)字化和網(wǎng)上利用服務(wù)工程優(yōu)化模式，終于闖出一條獨(dú)特的檔案數(shù)字化之路。 (一 )實(shí)施三個(gè)工程，建立一個(gè)團(tuán)隊(duì) 長春市檔案館把信息化帶動(dòng)作為首位戰(zhàn)略，視為一把手工程、班子工程、全員工程突出抓，并創(chuàng)新管理機(jī)制，打破行政分工，在計(jì)算機(jī) 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，建立了行政領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)專家（技術(shù)業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)）、專業(yè)人員、外聘技工 20 人的長期流程團(tuán)隊(duì)，并與現(xiàn)有計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備進(jìn)行合理搭配。該團(tuán)隊(duì)由局（館）黨組直接領(lǐng)導(dǎo)，館技術(shù)部門提供支持，管理部門提供檔案，專家提供指導(dǎo)，創(chuàng)立了高效的組織體系，搭建了投入小產(chǎn)出大機(jī)制框架。 （二）集中四個(gè)環(huán)節(jié)，堅(jiān)持流水作業(yè) 文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)錄入是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，檔案鑒定是檔案信息資源共享的前提，全文數(shù)字化是提升檔案服務(wù)水平的途徑，整理是檔案文件實(shí)體管理主要環(huán)節(jié)，把上述四個(gè)環(huán)節(jié)集中，是提高工作效率和質(zhì)量的最佳選擇。長春市檔案館四集中 流水線上，目錄數(shù)據(jù)錄入崗位安排業(yè)務(wù)和技工 7 名、檔案鑒定崗位安排 5 人、檔案數(shù)字化加工 4 人、檔案實(shí)體整理 4 人，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)行集中辦公和流水作業(yè)。 （三）數(shù)字化成本降低，數(shù)字化速度加快 由于采用高效的組織體系和優(yōu)化的技術(shù)路線，已有 20 萬件檔案走下流水線。 低成本主要體現(xiàn)在： 20 萬件檔案緩銷剔出占 %，留存檔案占 %；留存的 %檔案，全文數(shù)字化占 %，現(xiàn)用現(xiàn)掃占 %，比全部掃描節(jié)省費(fèi)用 40%以上。同時(shí)，三年時(shí)間建成數(shù)據(jù)庫 50 個(gè)，文件級(jí)數(shù)據(jù)庫 120 萬條（包括 20 萬件全文）；專題數(shù)據(jù)庫 120 萬條；照片數(shù)據(jù)庫 2020 張；資料數(shù)據(jù)庫 5000 條，案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫 23 萬條；現(xiàn)行文件和政府公開信息 1 萬余件（條）。局域網(wǎng)運(yùn)行檔案目錄數(shù)據(jù) 260 萬余條， 20 萬件全文；互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行檔案目錄數(shù)據(jù) 120 萬條 ,8 萬件全文。完成這樣規(guī)模的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，全部人工費(fèi)只有 萬元（包括流程團(tuán)隊(duì)檔案干部的工資），經(jīng)濟(jì)成本很低，時(shí)間成本很少。 高效率主要體現(xiàn)在：價(jià)值鑒定、開放鑒定、數(shù)字化篩選、原件掃描、實(shí)體整理同步完成，比各項(xiàng)分步做效率高數(shù)倍，同時(shí)有現(xiàn)用現(xiàn)掃的方法配套，投入少量設(shè)備，相當(dāng)于將 20 萬件（ 200萬頁）檔案全部掃描 的效果。 （四）利用方式變革，社會(huì)效益顯著 為充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，長春市檔案館采取了直接與間接相結(jié)合的方法提供利用。 直接提供利用：對數(shù)字化檔案全文，在局域網(wǎng)內(nèi)，接待人員利用網(wǎng)絡(luò)檢索后直接打印，為用戶提供數(shù)字化檔案打印件。在互聯(lián)網(wǎng)上提供數(shù)字化檔案全文下載、打印服務(wù)。并通過CA 認(rèn)證、電子簽名等安全技術(shù)，對特定的用戶直接提供加蓋電子簽章的數(shù)字化檔案打印件，已有案例。 2．間接提供利用：對目錄數(shù)字化檔案，在局域網(wǎng)內(nèi)，接待人員機(jī)檢到檔案后通知檔案庫管人員，檔案庫管人員調(diào)出原件全文掃描后，通過網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)直接傳輸打印 件，由接待人員提供給用戶。 目前，長春市檔案館基本實(shí)現(xiàn)了三個(gè)替代：網(wǎng)絡(luò)檢索替代手工目錄檢索，查看數(shù)字化檔案替代查看紙質(zhì)檔案，網(wǎng)絡(luò)打印替代手工復(fù)印。 高效益體現(xiàn)在：檔案全文數(shù)字化占館藏檔案的 10%，提供數(shù)字化檔案占利用率的 70%。為上萬人提供了檔案證明，公眾成為檔案數(shù)字化的最大受益者。檔案數(shù)字化成果得到社會(huì)公眾，上級(jí)檔案和信息化部門，當(dāng)?shù)攸h委、政府，國內(nèi)外同行的普遍贊譽(yù)，數(shù)以百計(jì)的留言、錦旗、感謝信、獎(jiǎng)勵(lì)證書、媒體報(bào)道就是最好的證明。 檔案數(shù)字化解決方案 檔案數(shù)字化是指采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù) 碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。 公司裝備多種掃描設(shè)備：高速掃描儀、零邊距掃描儀、寬幅掃描儀、書刊掃描儀，可處理各類紙質(zhì)文檔?？筛鶕?jù)不同文檔的材質(zhì)、幅面大小及內(nèi)容，提供不同的電子化掃描及索引（著錄）解決方案，并可根據(jù)客戶需求量身制定掃描加工方案。 經(jīng)驗(yàn)豐富的實(shí)施生產(chǎn)隊(duì)伍 自 2020 年開展數(shù)字化掃描加工業(yè)務(wù)以來，掌握了較全面的專業(yè)知識(shí)及積累了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。 成熟的管理機(jī)制、有效的管理控制手段。 嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁|(zhì)量控制手 段，可實(shí)現(xiàn)掃描加工過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制和自動(dòng)化的量化記錄，可確保掃描加工的影像、索引的正確性。 嚴(yán)格的客戶財(cái)產(chǎn)保全制度及控制手段。可確?？蛻粑臋n資料、數(shù)據(jù)在掃描加工服務(wù)中的安全性、保密性。 先進(jìn)、靈活的掃描加工生產(chǎn)系統(tǒng) 公司自主研發(fā)的掃描加工生產(chǎn)軟件系統(tǒng)，基于工作流的任務(wù)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)流水線式的生產(chǎn)模式，可根據(jù)客戶的需求靈活的配置、調(diào)整，以適應(yīng)不同客戶、不同類型文檔的加工任務(wù)。 包括：文件、檔案、文獻(xiàn)、資料、報(bào)紙、書刊、雜志、合釘本、匯編 掃描模式：黑白二值、灰度、彩色 掃描分辨率： 150DPI～ 2400 DPI 保存格式： TIFF、 JPG、 CEB、 PDF 等。 掃描加工生產(chǎn)軟件系統(tǒng)針對文件、檔案管理工作的特點(diǎn)，通過集合圖像處理、 OCR 等多項(xiàng)自動(dòng)化智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)處理掃描圖像自動(dòng)糾偏、除黑邊、去污等處理，實(shí)現(xiàn)掃描文件自動(dòng)命名與裝訂，生成多頁 TIF 文件，通過 OCR 識(shí)別技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子文件元數(shù)據(jù)半自動(dòng)獲取，在大幅度提高掃描加工的工作效率的同時(shí)，可以完成電子文件元數(shù)據(jù)的獲取工作，并在保證掃描圖像文件質(zhì)量前提下，以最低的容量存儲(chǔ)文件。 主要功能介紹 ① 自動(dòng)掃描與目錄圖象屬性加工設(shè)置； ② 自動(dòng)傾斜校正 /去黑邊 /去白頁 /加 粗 /A3 切割為 A4； ③ 前置處理設(shè)置：去斑、亮度 /對比度、顏色通道設(shè)置； ④ 自動(dòng)文件命名； ⑤ 自動(dòng)裝訂（將多個(gè)單頁 TIF 文件合并為 1 個(gè)多頁 TIF 文件） ,支持固定頁分割、白頁分割、標(biāo)志按鈕分割； ⑥ 自動(dòng) JPG 輸出質(zhì)量設(shè)置； ⑦ 自動(dòng)掃描頁計(jì)數(shù)（見主界面掃描計(jì)數(shù)器），目錄中文件與頁數(shù)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。 根據(jù)各檔案館（室）在處理歷史檔案問題的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我公司圖像處理技術(shù)上的優(yōu)勢，特提出了檔案數(shù)字化制作流程及相應(yīng)的技術(shù)參考。 檔案分類整理 檔案分類整理是指將案卷按掃描要求進(jìn)行分解整理，包括原件的拆卷、起釘、粘貼頁撕開 。并按掃描后的電子文件組織形成進(jìn)行分類，以便掃描時(shí)的批次處理。 檔案交接 分類整理后的檔案按時(shí)間先后或其他分類項(xiàng)順序提出，并按實(shí)際卷（頁）數(shù)填寫詳細(xì)的檔案交接清單，并由雙方管理人員簽字。 標(biāo)引著錄 標(biāo)引著錄為了方便查閱與管理，打印制作檔案目錄及檔案封面，對文字錄入的準(zhǔn)確性要求較高，但著錄的文本域并不是完全統(tǒng)一的在某一頁面上，一些文本域要在多個(gè)文件中選擇，所以錄入時(shí)需要相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)，制作相應(yīng)的《文字錄入工作說明書》，確保文本域錄入的準(zhǔn)確率。 檔案的掃描 原件的掃描與存儲(chǔ)格式完全按照國家 檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描。掃描圖像使用先進(jìn)的圖像掃描處理軟件，掃描人員可根據(jù)原稿質(zhì)量，對系統(tǒng)進(jìn)行定義，如傾斜校正、去污等批處理功能。在由系統(tǒng)自動(dòng)處理功能的同時(shí)，掃描人員根據(jù)原件的實(shí)際情況做相應(yīng)的調(diào)整，如超大頁面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時(shí)可根據(jù)不同原件的情況，調(diào)整圖像的分辨率、明暗度以及掃描方式和掃描速度，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下，使原件完好無損。圖像的分辨率正常情況下為 150dpi ，如遇字間距和行間距過密、原件本身是復(fù)印件等字跡不清楚的情況，可適當(dāng)增加掃描的分辨率，但要保證圖像清晰的 同時(shí)，又不影響遠(yuǎn)程查詢和瀏覽的速度。 圖像處理 檔案數(shù)字化制作模塊中的圖像處理采用自動(dòng)化處理和人工處理相結(jié)合的方式，確保圖像質(zhì)量的完美。通過對圖像進(jìn)行校對，確保圖像順序正確，在校對時(shí)，發(fā)現(xiàn)不合格圖像及時(shí)返回前一工序進(jìn)行改正。 1）污漬、黑白、偏斜處理 2）全文字面的掃描密度 3）粘帖頁與表格 4）插頁 5）照片頁的處理 6）存儲(chǔ)格式與面頁空間 分辨率： 100－ 300dpi 圖像格式： TIF、 JPG、 PDF、 CEB 儲(chǔ)存空間： A4，黑白二值， 4050KB/頁 質(zhì)量檢驗(yàn) 對掃描處理完成后的圖像頁進(jìn)行檢 驗(yàn)，對檔案拆分、掃描、修正、去污、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁的匹配等質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗(yàn)。對文本域錄入與文本錄入域的標(biāo)引、文件的頁號(hào)及頁數(shù)進(jìn)行對比，對掃描前圖像頁的標(biāo)引與掃描后的圖像頁的編號(hào)與頁數(shù)進(jìn)行對比，發(fā)現(xiàn)不合格的登記清單并退回上一流程重新處理。 掛接 文本域錄入和掃描處理檢驗(yàn)后的圖像成品，由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行文字圖像與系統(tǒng)的匹配掛接。掛接到檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中后，進(jìn)行再次的成品驗(yàn)收。 案卷整理 檔案整理工作嚴(yán)格按照國家檔案局規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和本單位實(shí)際情況進(jìn)行有序的整理，安排專人負(fù)責(zé)案卷合并與整理。 入庫交接 裝訂還原后的檔案按時(shí)間先后或其他分類項(xiàng)順序入庫，并按實(shí)際卷（頁）數(shù)填寫詳細(xì)的檔案交接清單，并由雙方管理人員簽字。 檔案資料是歷史的見證、社會(huì)的財(cái)富，無論在國內(nèi)還是國外都對其價(jià)值與重要性給予了高度的重視。但是，由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，管理成本高，保管時(shí)易損壞，如紙張易黃、易粘、易脆，而且查閱、利用非常不便；雖然目前有部分單位使用計(jì)算機(jī)管理，但其多數(shù)是基于目錄級(jí)的管理，文檔資料本身仍以紙張形式存在，其管理、查詢與利用仍需要在庫房中進(jìn)行，因此并沒有 解決傳統(tǒng)純粹紙張化文檔資料管理所固有的成本高、效率低、原件容易損毀等問題。 如何安全、有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢的需求？建立一套完整的、自動(dòng)化的、擴(kuò)展性強(qiáng)的文檔信息管理系統(tǒng)已勢在必行。 一、目前現(xiàn)狀 ，需靠手工查詢紙張?jiān)?，響?yīng)速度慢。 ，當(dāng)需要查詢檔案時(shí)，需花費(fèi)幾個(gè)小時(shí)甚至一天的時(shí)間在檔案室查找。耗時(shí)、耗力。 ，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張 受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投 入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。 ，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。 ，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文 檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。 二、解決方案 高速文檔掃描儀：富士通掃描儀 EDOCscan 文檔自動(dòng)掃描軟件